Stell dir vor, du fährst jeden Tag mit dem Auto zur Arbeit. Du kennst die Verkehrsregeln, aber ehrlich gesagt, hältst du dich nicht immer daran. Mal schnell 60 statt 50, mal ein Parkplatz auf dem Gehweg. Meist passiert nichts – bis zur nächsten Verkehrskontrolle. Dann werden kleine Vergehen zum teuren Problem. Ähnlich läuft es bei der Zeiterfassung: Gerade bei einer Zeiterfassung in der Betriebsprüfung wird aus einer vermeintlichen Lappalie schnell ein ernstes Problem. Viele kleine Betriebe sehen sie als lästige Pflicht, die man sich gerne mal ersparen würde. Doch gerade wenn die Rentenversicherung oder die Arbeitsschutzbehörde unangekündigt vor der Tür stehen, wird diese "Kleinigkeit" zum großen Risiko.

Als Geschäftsführer oder HR-Leiter trägst du die Verantwortung. Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist kein Papierkram, den man nach Gutdünken handhaben darf. Sie ist ein zentraler Baustein des Arbeitsschutzes und der sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben. Wer sie ignoriert oder schlampig umsetzt, riskiert bei einer Betriebsprüfung nicht nur ärgerliche Nachzahlungen, sondern empfindliche Bußgelder. Laut Haufe drohen Arbeitgebern bei fehlender Zeiterfassung erhebliche rechtliche Risiken – und das nicht nur theoretisch, sondern in jedem Prüffall konkret.

Dieser Artikel zeigt dir, was bei einer Betriebsprüfung tatsächlich passiert, welche Zeiterfassungs-Pflichten du erfüllen musst und welche Fallstricke dich teuer zu stehen kommen. Ohne Umschweife, ohne Floskeln.

Inhaltsverzeichnis

• Die rechtliche Pflicht zur Zeiterfassung – was du wirklich tun musst
• Betriebsprüfung: Was Prüfer konkret von dir verlangen
• Die häufigsten Fallstricke bei der Zeiterfassung
• Bußgelder und rechtliche Konsequenzen im Detail
• So sieht eine korrekte Zeiterfassung aus
• FAQ: Die wichtigsten Fragen im Überblick
• Fazit: Was du jetzt wissen solltest

Die rechtliche Pflicht zur Zeiterfassung – was du wirklich tun musst

Die Zeiterfassung ist keine freiwillige Zusatzleistung, sondern eine klare gesetzliche Verpflichtung. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verpflichtet dich nach aktueller Rechtslage zur Arbeitszeiterfassung (u. a. durch die Rechtsprechung des BAG und geplante Gesetzesänderungen), auch wenn § 4 ArbZG selbst nur Ruhepausen regelt. Diese Pflicht gilt grundsätzlich unabhängig von der Betriebsgröße, auch wenn der konkrete gesetzliche Umsetzungsstand und Ausnahmen (z. B. Vertrauensarbeitszeit, bestimmte Branchen) zu beachten sind.

Doch was bedeutet das konkret für deinen Betrieb? Du musst für jeden Mitarbeiter den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren. Das gilt auch für Teilzeitkräfte, Minijobber und Aushilfen. Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter sie nachvollziehen kann. Das schreibt das Sozialversicherungsrecht in § 28f Abs. 1 und 1a SGB IV vor.

Eine wichtige Frage betrifft die Übertragbarkeit dieser Pflicht. Kannst du die Zeiterfassung einfach auf deine Mitarbeiter abwälzen? Grundsätzlich bleibt die Verantwortung beim Arbeitgeber. Laut Haufe können Arbeitnehmer nur dann sanktioniert werden, wenn ihnen die Aufzeichnungspflicht wirksam übertragen wurde und sie gegen diese Pflicht verstoßen haben. Die rechtlichen Anforderungen an eine solche Übertragung sind hoch – eine mündliche Absprache reicht nicht aus.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre für die dort genannten Aufzeichnungen. Das heißt: Du musst die Unterlagen nicht nur führen, sondern auch archivieren. Und zwar so, dass du sie bei einer Prüfung innerhalb kurzer Zeit vorlegen kannst. Papierakten im Keller reichen oft nicht aus, wenn sie nicht geordnet und durchsuchbar sind.

Wichtig: Die Zeiterfassung dient nicht nur dem Arbeitsschutz. Sie ist auch eine sozialversicherungsrechtliche Kernpflicht. Die Rentenversicherungsträger nutzen diese Daten, um die korrekte Beitragsberechnung zu überprüfen. Fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen lassen Zweifel an der Richtigkeit deiner Entgeltabrechnungen aufkommen.

Betriebsprüfung: Was Prüfer konkret von dir verlangen

Wenn der Prüfer deines Rentenversicherungsträgers (oft mit Vorankündigung, teils aber auch kurzfristig) kommt, hat er ein klares Ziel: Er will nachvollziehen, ob du die sozialversicherungsrechtlichen Pflichten erfüllst. Die Zeiterfassung steht dabei ganz oben auf der Checkliste.

Die Prüfer verlangen strukturierte Entgeltunterlagen. Das sind nicht nur die Lohnabrechnungen, sondern alle Dokumente, die die Berechnung des Arbeitsentgelts belegen – und dazu gehören zwingend die Stundenaufzeichnungen. Laut Haufe ist bei elektronisch unterstützter Betriebsprüfung eine elektronische Übermittlung der Unterlagen vorgesehen und sie sollten mit einem sprechenden Namen versehen sein (z. B. stundenaufzeichnung-mustermann-max-2024-01.pdf).

Was bedeutet "sprechender Name"? Der Dateiname muss klar machen, um welchen Mitarbeiter und welchen Zeitraum es geht. Ein Ordner voller Dateien wie stunden1.pdf, stunden2.pdf wird in der Praxis von Prüfern regelmäßig kritisiert.

Die Prüfer wollen die Aufzeichnungen in einer Form, die sie elektronisch auswerten können. Das bedeutet: Strukturierte Daten, klare Zuordnung und keine handschriftlichen Kritzeleien, die erst mühsam entziffert werden müssen. Die Unterlagen müssen so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick vermitteln können. Diese Formulierung stammt aus dem Sozialversicherungsrecht und wird von Prüfern streng ausgelegt.

Ein weiterer Punkt: Die Entgeltunterlagen müssen für alle Mitarbeiter gleichermaßen geführt werden. Ob Vollzeitkraft oder Minijobber – die Anforderungen sind identisch. Der Prüfer will die Zuordnung von Arbeitszeit, Arbeitsentgelt und Sozialversicherungsbeiträgen für jeden einzelnen Mitarbeiter sicher nachvollziehen können.

Tipp: Bereite eine Übersicht vor, die zeigt, welches Zeiterfassungssystem du nutzt und wie die Daten abgesichert werden. Das spart Zeit und zeigt Professionalität.

Die häufigsten Fallstricke bei der Zeiterfassung

In der Praxis tauchen immer wieder dieselben Fehler auf. Die meisten sind leicht zu vermeiden – kosten dich aber teuer, wenn der Prüfer sie entdeckt.

Fehler 1: Lückenhafte Aufzeichnungen

Du hast für manche Mitarbeiter Stundenlisten, für andere nicht. Oder es fehlen einzelne Tage, weil "ja eh alle da waren". Das reicht nicht aus. Lücken lassen den Prüfer misstrauisch werden. Er muss sicher sein, dass er die vollständige Arbeitszeit nachrechnen kann.

Fehler 2: Fehlende Unterschriften

Mitarbeiter sollten ihre Stundenaufzeichnungen bestätigen. Eine Unterschrift erhöht die Beweiskraft. Fehlt sie, kann die Aufzeichnung im Streitfall weniger Gewicht haben. Der Prüfer kann dann nicht sicher sein, ob die angegebenen Zeiten stimmen.

Fehler 3: Unklare Pausenzeiten

Die gesetzlichen Pausenregelungen sind klar: Bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten Pause, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. In der Praxis erwarten viele Prüfer eine nachvollziehbare Dokumentation der Pausen; pauschale Angaben können problematisch sein.

Fehler 4: Elektronische Daten ohne Struktur

Du nutzt bereits eine digitale Lösung – gut. Aber wenn die Daten nur als unstrukturierte PDF-Dateien oder noch schlimmer als Excel-Listen ohne klare Benennungskonvention existieren, hat der Prüfer Mühe bei der Auswertung. Laut Haufe müssen die Dateien so benannt sein, dass Art, Zeit und Person klar erkennbar sind – orientiere dich dabei an dem oben beschriebenen Beispiel mit sprechendem Dateinamen.

Fehler 5: Mischung aus Papier und Digital

Einige Mitarbeiter stempeln analog, andere nutzen eine App. Das ist grundsätzlich erlaubt – aber nur, wenn beide Systeme gleichwertig dokumentiert und nachvollziehbar sind. Hast du zwei parallele Systeme ohne klare Regelung, ist das ein rotes Tuch für Prüfer.

Wichtiger Hinweis: Die Entgeltunterlagen müssen so gestaltet sein, dass eine Zuordnung von Arbeitszeit, Arbeitsentgelt und Sozialversicherungsbeiträgen zu jedem Mitarbeiter möglich ist. Diese Forderung kommt direkt aus der Praxis der Rentenversicherungsprüfer (Haufe).

Bußgelder und rechtliche Konsequenzen im Detail

Jetzt wird es konkret: Was kostet dich eine schlampige Zeiterfassung wirklich? Die Antwort fällt nicht angenehm aus.

Das ArbZG sieht Bußgelder von bis zu 30.000 Euro für bestimmte Verstöße vor. Das ist kein Schreibfehler. Fehlende oder fehlerhafte Zeiterfassung kann im Einzelfall zu mehreren Bußgeldern führen; die konkrete Höhe liegt im Ermessen der Behörde.

Doch damit nicht genug. Die Rentenversicherung kann Nachzahlungen für Sozialversicherungsbeiträge fordern, wenn sie die Richtigkeit deiner Entgeltabrechnungen in Zweifel zieht. Ohne verlässliche Stundenaufzeichnungen kann sie pauschal höhere Beiträge berechnen. Das kann schnell in die Zehntausende gehen.

Auch der Betriebsrat hat ein Wörtchen mitzureden. Laut Haufe kann er die zuständige Arbeitsschutzbehörde einschalten, wenn du deine Pflicht verletzt. Das bedeutet: Neben der Betriebsprüfung kommt noch ein gesondertes Arbeitsschutzverfahren auf dich zu.

Arbeitnehmer können betroffen sein

Wenn du die Erfassungspflicht wirksam auf Mitarbeiter übertragen hast (was rechtlich schwierig ist), können diese selbst sanktioniert werden. Das schadet dem Betriebsklima und kann zu Kündigungen führen.

Die Tabelle zeigt: Es lohnt sich nicht, auf der falschen Seite zu sparen. Ein ordentliches System verhindert fünfstellige Kosten.

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So sieht eine korrekte Zeiterfassung aus

Was genau muss eine zeitgemäße Zeiterfassung leisten, um Prüfern standzuhalten? Die Anforderungen sind klar und umsetzbar.

Mindestanforderungen:

• Vollständigkeit: Jeder Arbeitstag, jede Pause, jeder Mitarbeiter
• Richtigkeit: Zeiten müssen mit der Realität übereinstimmen
• Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter kann die Abrechnung verstehen
• Elektronische Übermittelbarkeit: Dateien müssen strukturiert sein

Strukturierte Daten statt PDF-Chaos

Laut Haufe müssen die Dateien so benannt werden, dass Art, Person und Zeitraum klar erkennbar sind. Ein sprechender Dateiname, wie oben im Abschnitt zur Betriebsprüfung beschrieben, hilft Prüfern, gezielt Daten zu filtern und auszuwerten.

Unterschriften und Bestätigungen

Jede Zeiterfassungsperiode (z. B. Monat) sollte vom Mitarbeiter bestätigt werden. Eine einfache digitale oder handschriftliche Unterschrift genügt und erhöht die Beweiskraft der Aufzeichnungen.

Pausen dokumentieren

Nicht nur die Arbeitszeit, sondern auch die Pausen sollten erfasst werden. Die gesetzlichen Mindestpausen sind einzuhalten und nachvollziehbar zu dokumentieren. Pauschale Angaben können in der Praxis zu Rückfragen führen.

Zugriff und Aufbewahrung

Die Daten müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Sie müssen jederzeit für die Prüfer verfügbar sein. Eine Aufbewahrung nur auf dem lokalen PC des Büroleiters ist riskant – was, wenn er krank ist?

Ein System, das diese Kriterien erfüllt, übersteht jede Betriebsprüfung ohne Beanstandungen.

FAQ: Die wichtigsten Fragen im Überblick

Was passiert, wenn ich gar keine Zeiterfassung habe?

Dann hast du ein Problem. Die Betriebsprüfung wird feststellen, dass du gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung verstößt. Das kann zu Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro führen. Zusätzlich kann die Rentenversicherung Nachzahlungen fordern, weil sie die Richtigkeit deiner Entgeltabrechnungen nicht überprüfen kann. Der Betriebsrat kann die Arbeitsschutzbehörde einschalten. Kurz: Du bekommst mehrere Verfahren gleichzeitig am Hals. Laut Haufe sind das keine theoretischen Risiken, sondern Standard in jeder Prüfung.

Kann ich die Zeiterfassung auf meine Mitarbeiter übertragen?

Grundsätzlich bleibt die Verantwortung beim Arbeitgeber. Eine Übertragung ist nur unter engen Voraussetzungen möglich. Du brauchst eine wirksame, schriftliche Vereinbarung und musst deine Mitarbeiter entsprechend schulen. Selbst dann haftest du als Arbeitgeber weiterhin für die Einhaltung der Pflicht. Wenn Mitarbeiter gegen ihre Übernahmepflicht verstoßen, können sie sanktioniert werden – aber das schadet eher dem Betriebsklima als dass es dir nutzt.

Wie lange muss ich die Aufzeichnungen aufbewahren?

Mindestens zwei Jahre. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Arbeitszeit geleistet wurde. Für 2024 musst du daher – soweit eine entsprechende Pflicht besteht – alle relevanten Aufzeichnungen bis zum 31. Dezember 2026 aufbewahren. Die Aufbewahrung muss sicher sein und die Daten vor Verlust schützen. Nur auf dem lokalen PC zu speichern, ist keine sichere Aufbewahrung.

Was ist, wenn ich nur Papier-Aufzeichnungen habe?

Papier ist grundsätzlich erlaubt – solange die Unterlagen vollständig, richtig und geordnet sind. Bei elektronisch unterstützter Betriebsprüfung kann eine elektronische Übermittlung verlangt werden. Das heißt: Du musst sie gegebenenfalls scannen und in strukturierten Dateien bereitstellen können. Handschriftliche Stundenzettel ohne klare Struktur sind ein Risiko. Die Prüfer erwarten eine schnelle, digitale Auswertbarkeit.

Fazit: Was du jetzt wissen solltest

Eine ordentliche Zeiterfassung ist kein optionaler Luxus, sondern eine existenzielle Pflicht für jeden Arbeitgeber. Bei einer Betriebsprüfung wird sie zum Test, ob dein Betrieb reif für die Zukunft ist. Fehlende oder schlechte Aufzeichnungen führen zu Bußgeldern, Nachzahlungen und zusätzlichen Prüfverfahren durch die Arbeitsschutzbehörde. Die Rentenversicherungsträger legen großen Wert auf strukturierte, elektronisch übermittelbare Daten. Lückenhafte Dokumentation ist das größte Risiko.

Du solltest jetzt prüfen, ob dein aktuelles Verfahren den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Ein Blick in die Praxis zeigt: Viele kleine Betriebe unterschätzen die Anforderungen an Struktur und Nachvollziehbarkeit. Die gute Nachricht: Ein einmalig korrekt eingerichtetes System verhindert wiederkehrende Probleme. Die Investition in eine ordentliche, digitale Zeiterfassung zahlt sich aus – nicht nur bei der nächsten Betriebsprüfung.

Letzte Info: Die gesetzlichen Grundlagen sind u. a. in § 28f Abs. 1 und 1a SGB IV, § 166 Abs. 2 SGB VII i. V. m. § 8 BVV geregelt. Diese Vorschriften bilden wichtige Grundlagen für viele Betriebsprüfungen der Sozialversicherungsträger.