Stell dir vor, du stehst an der Kasse im Supermarkt und plötzlich will die Kassenkontrolle deinen Einkaufswagen sehen. Du weißt, du hast nichts versteckt – aber die Nervosität ist trotzdem da. Genauso fühlt sich eine Betriebsprüfung an, wenn deine Zeiterfassung nicht hundertprozentig in Ordnung ist – insbesondere bei einer Zeiterfassung Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung. Die Rentenversicherung kommt nicht ohne Vorwarnung, aber wenn sie erst einmal im Büro steht, zählt jede Minute. Und genau dort beginnt das Problem: Viele kleine Betriebe denken noch immer, eine Zeiterfassung sei optional oder ein reines Vertrauensthema. Doch seit dem EuGH-Urteil 2019 und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) wird eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus § 3 ArbSchG hergeleitet – und bei einer Betriebsprüfung wird das zum Brennpunkt.

Du bist Geschäftsführer oder HR-Leiter in einem Kleinbetrieb mit fünf bis fünfzig Mitarbeitern? Dann ist dieses Thema besonders heikel. Ihr habt oft keine eigene Rechtsabteilung, die euch absichert. Jede Strafe trifft den Betrieb direkt in der Kasse. Und die Prüfer der Deutschen Rentenversicherung schauen genau hin: Sie wollen sehen, ob du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter korrekt erfasst, aufbewahrt und – seit 2022 – elektronisch vorlegst. Fehlt nur ein Puzzle-Teil, kann das schnell teuer werden.

In diesem Artikel erkläre ich dir, was bei einer Betriebsprüfung wirklich auf dich zukommt, wenn die Zeiterfassung nicht korrekt ist. Du erfährst, welche rechtlichen Grundlagen gelten, was die Prüfer konkret sehen wollen und wie du dich am besten vorbereitest. Keine Angst – mit dem richtigen Wissen kannst du die Prüfung souverän meistern.

Inhaltsverzeichnis

1. Die rechtliche Pflicht: Warum Zeiterfassung nicht freiwillig ist

2. Was die Prüfer sehen wollen: Elektronische Entgeltunterlagen

3. Übergangsfristen bis 2026: Was jetzt noch geht

4. Die teuersten Fehler in der Praxis

5. Souverän durch die Prüfung: Die richtige Vorbereitung

6. Was passiert bei Verstößen?

7. FAQ

8. Fazit

Die rechtliche Pflicht: Warum Zeiterfassung nicht freiwillig ist

Die Zeiterfassung ist kein nettes Extra, sondern eine gesetzliche Pflicht. Das ist die zentrale Botschaft, die du als Arbeitgeber verinnerlichen musst. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat bereits im Mai 2019 geurteilt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System zur Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten einzuführen. Dieses Urteil hat die deutsche Rechtslage grundlegend verändert.

Laut IHK Reutlingen hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Anschluss die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus der europarechtskonformen Auslegung des § 3 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) hergeleitet. Was bedeutet das konkret für dich? Der Gesetzgeber verpflichtet Arbeitgeber ganz allgemein, „für eine geeignete Organisation zu sorgen“. Und diese Organisation umfasst eben auch die Erfassung der Arbeitszeiten.

Die Befreiung für leitende Angestellte im Sinne des § 5 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) bleibt bestehen. Das heißt: Wenn du eine Führungskraft hast, die wirklich leitende Aufgaben wahrnimmt, ist diese Person von der Pflicht ausgenommen. Für alle anderen Mitarbeiter gilt: Du musst die Zeiten erfassen. Und zwar nicht nur grob, sondern konkret: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.

Die Prüfer der Rentenversicherung prüfen genau diese gesetzliche Verpflichtung. Sie schauen nicht nur auf den Mindestlohn, sondern auch auf die Nachweisbarkeit der geleisteten Arbeitsstunden. Denn nur wer die Zeiten korrekt erfasst, kann beweisen, dass der Mindestlohn auch für jede Stunde gezahlt wurde. Die Zeiterfassung ist also die Grundlage für die Einhaltung des Mindestlohngesetzes (MiLoG).

Wichtiger Kernsatz: Das ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber zur Erfassung der Arbeitszeit – und die Rentenversicherung prüft bei jeder Betriebsprüfung, ob diese Pflicht erfüllt wird.

Was die Prüfer sehen wollen: Elektronische Entgeltunterlagen

Seit dem 1. Januar 2022 hat sich die Anforderung an die Zeiterfassung verschärft. Die Rentenversicherung verlangt nun grundsätzlich, dass bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Und genau darauf schauen die Prüfer besonders genau.

Laut Haufe gehören dazu:

• Die Dokumentation über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz (Stundenaufzeichnungen)
• Befreiungserklärungen von Minijobbern von der Rentenversicherungspflicht

Die Prüfer wollen diese Daten nicht nur sehen – sie wollen sie elektronisch vorliegen haben. Das bedeutet: Papierlisten allein genügen perspektivisch nicht mehr. Du musst ein System haben, das die Daten digital speichert und bei Bedarf exportieren kann.

Was genau bedeutet „elektronisch geführt“? Es reicht nicht aus, wenn du die Stundenzettel einscanst und als PDF ablegst. Die Daten müssen in einem System erfasst werden, das eine strukturierte Speicherung ermöglicht. Idealerweise nutzt du eine digitale Zeiterfassungslösung, die automatisch die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Die Prüfer werden bei einer Betriebsprüfung folgende Fragen stellen:

• Welches System nutzen Sie zur Zeiterfassung?
• Wie werden die Daten erfasst und gespeichert?
• Können Sie uns die Daten elektronisch übermitteln?
• Sind die Daten manipulationssicher und revisionssicher?

Wichtig ist auch: Die Daten müssen zentral und jederzeit abrufbar sein. Wenn du für verschiedene Mitarbeitergruppen unterschiedliche Systeme nutzt, muss alles zusammengeführt werden können. Die Prüfer haben keine Zeit, durch drei verschiedene Excel-Dateien zu klicken.

Übergangsfristen bis 2026: Was jetzt noch geht

Die Umstellung auf elektronische Entgeltunterlagen ist für viele kleine Betriebe eine Herausforderung. Die Rentenversicherung hat das erkannt und Übergangsfristen eingeräumt. Aber: Diese Fristen sind kein Freibrief für das Ignorieren der Pflicht.

Laut Haufe können Arbeitgeber bei dem für die Prüfung zuständigen Rentenversicherungsträger beantragen, dass für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Daten verzichtet wird. Das heißt: Du kannst noch bis Ende 2026 bei einer Betriebsprüfung darauf hoffen, dass die Prüfer auf eine elektronische Datenübermittlung verzichten.

Aber Vorsicht: Dieser Antrag ist keine Garantie. Die Rentenversicherung kann ihn ablehnen, wenn sie Bedarf an den digitalen Daten sieht. Und selbst wenn der Antrag genehmigt wird: Die Pflicht zur elektronischen Führung der Unterlagen bleibt bestehen. Du solltest also ein digitales System einführen und nutzen – der Verzichtsantrag betrifft vor allem die elektronische Übermittlung im Prüfungsfall.

Was bedeutet das konkret für deinen Betrieb?

• Bis 31.12.2026: Du kannst bei der Betriebsprüfung theoretisch noch auf Papierbasis argumentieren, wenn du einen Antrag gestellt hast.
• Ab 01.01.2027: Es gibt keine Ausreden mehr. Alle Daten müssen elektronisch vorliegen und übermittelt werden können.

Die Übergangsfrist ist also kein Grund, sich zurückzulehnen. Sie ist eine klare Frist, bis zu der du dein System etabliert haben solltest. Je früher du startest, desto besser. Denn die Prüfer werden immer strenger und die Anträge werden seltener genehmigt.

Die teuersten Fehler in der Praxis

In der Praxis wiederholen sich bei Kleinbetrieben immer wieder die gleichen Fehler. Diese Fehler sind nicht nur ärgerlich – sie sind teuer. Denn jeder Verstoß gegen die Zeiterfassungspflicht kann mit Bußgeldern geahndet werden.

Fehler 1: Keine oder unzureichende Zeiterfassung für Minijobber

Viele Betriebe denken, Minijobber seien von der Zeiterfassungspflicht befreit oder eine grobe Stundenschätzung reiche aus. Das ist falsch. Auch für geringfügig Beschäftigte musst du die Arbeitszeiten vollständig und nachvollziehbar erfassen. Laut Haufe gehören die Stundenaufzeichnungen für Minijobber zu den zentralen Prüfungspunkten – fehlen sie oder sind sie lückenhaft, drohen schnell Nachzahlungen und Bußgelder.

Fehler 2: Vertrauensarbeitszeit ohne Nachweis

Vertrauensarbeitszeit bedeutet nicht, dass du auf die Erfassung komplett verzichten kannst. Selbst bei Vertrauensarbeitszeit musst du sicherstellen, dass die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten eingehalten werden. Das geht nur mit einer Form der Zeiterfassung. Die Prüfer werden nach Nachweisen fragen.

Fehler 3: Papierlisten statt digitalem System

Papierlisten sind seit 2022 nicht mehr zeitgemäß. Die Prüfer erwarten ein digitales System. Wenn du nur Papier hast, signalisierst du, dass du die gesetzlichen Anforderungen nicht ernst nimmst.

Fehler 4: Unvollständige Daten

Es reicht nicht, nur die Gesamtstunden pro Tag zu notieren. Du musst exakt erfassen: Wann hat der Mitarbeiter angefangen? Wann hat er aufgehört? Wie lang war die Pause? Jede Lücke ist ein Risiko.

Fehler 5: Keine Befreiungserklärungen für Minijobber

Die Befreiungserklärungen von Minijobbern von der Rentenversicherungspflicht müssen elektronisch vorliegen. Viele Betriebe vergessen diese Unterlagen oder führen sie nur papierbasiert. Das ist ein klarer Verstoß.

Die Folgen dieser Fehler können sein:

• Bußgelder bis zu 30.000 Euro pro Verstoß
• Nachzahlungen für Minijobber inklusive Sozialversicherungsbeiträgen
• Zeitaufwand für Nachforderungen und Korrekturen

Kernsatz: Jeder fehlende oder unvollständige Zeiterfassungsnachweis ist ein potenzielles Bußgeld. Die Prüfer gehen systematisch vor und finden jedes Loch im System.

Souverän durch die Prüfung: Die richtige Vorbereitung

Eine Betriebsprüfung kommt nie überraschend. Die Rentenversicherung meldet sich schriftlich an und nennt einen Termin. Das gibt dir Zeit zur Vorbereitung – nutze sie. Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer stressfreien Prüfung.

Schritt 1: Dokumentationssystem checken

Schau dir dein aktuelles Zeiterfassungssystem an. Erfasst es alle geforderten Daten? Sind die Daten elektronisch gespeichert? Kannst du sie exportieren? Wenn nein, ist jetzt der Zeitpunkt für ein neues System, zum Beispiel eine moderne Zeiterfassungssoftware.

Schritt 2: Lücken schließen

Prüfe deine Daten auf Lücken. Gibt es Mitarbeiter, für die keine Zeiten erfasst wurden? Gibt es Zeiträume mit unvollständigen Daten? Schließe diese Lücken vor der Prüfung. Es ist besser, wenn du sie selbst findest und korrigierst.

Schritt 3: Antrag auf Übergangsfrist stellen

Wenn du noch nicht vollständig digital bist, stelle bei deiner Rentenversicherungsstelle einen Antrag auf Übergangsfrist nach § 8 Abs. 3 BVV. Laut Haufe kannst du so bis Ende 2026 auf eine elektronische Übermittlung verzichten lassen – aber nur, wenn du den Antrag rechtzeitig stellst.

Schritt 4: Mitarbeiter informieren

Informiere deine Mitarbeiter über die bevorstehende Prüfung. Sie müssen wissen, dass die Prüfer eventuell mit ihnen sprechen wollen. Eine transparente Kommunikation vermeidet Missverständnisse.

Schritt 5: Unterlagen bereitstellen

Bereite alle Unterlagen vor, die die Prüfer sehen wollen:

• Elektronische Stundenaufzeichnungen
• Befreiungserklärungen Minijobber
• Entgeltnachweise
• Arbeitsverträge

Je schneller du diese Unterlagen bereitstellst, desto kürzer ist die Prüfung.

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Was passiert bei Verstößen?

Du hast die Prüfung hinter dir – und es wurden Verstöße festgestellt. Was jetzt? Die Folgen können gravierend sein, aber sie sind nicht das Ende deines Betriebs. Wichtig ist, wie du reagierst.

Bußgelder

Die Deutsche Rentenversicherung kann Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß verhängen. Bei systematischen Verstößen können mehrere Bußgelder nebeneinander verhängt werden. Das heißt: Wenn du bei zehn Mitarbeitern die Zeiterfassung nicht korrekt führst, kann das schnell sehr teuer werden.

Nachzahlungen

Bei Minijobbern kann es zu Nachzahlungen kommen. Wenn du nicht nachweisen kannst, dass der Minijob wirklich geringfügig war, kann die Rentenversicherung die Sozialversicherungsbeiträge nachfordern – rückwirkend für bis zu vier Jahre.

Betriebsprüfungsbericht

Du erhältst einen schriftlichen Prüfungsbericht mit allen festgestellten Verstößen und den daraus resultierenden Forderungen. Du hast das Recht, dazu Stellung zu nehmen – nutze es. Wenn du gute Gründe hast (z.B. Corona-bedingte Umstellungsschwierigkeiten), kann das Bußgeld gemindert werden.

Wiederholungsprüfung

Bei schwerwiegenden Verstößen kann eine Wiederholungsprüfung angeordnet werden. Das bedeutet: In ein bis zwei Jahren kommt der Prüfer wieder – und dann wird noch genauer hingeschaut.

Strafrechtliche Konsequenzen

In seltenen Fällen können Verstöße auch strafrechtliche Konsequenzen haben, etwa bei vorsätzlicher Hinterziehung von Sozialversicherungsbeiträgen. Das ist aber die absolute Ausnahme und betrifft in der Regel nur grob fahrlässige oder vorsätzliche Handlungen.

Die gute Nachricht: Wenn du die festgestellten Mängel schnell und umfassend behebst, zeigst du Kooperationsbereitschaft. Das wird bei der Höhe des Bußgelds berücksichtigt. Also: Nicht in Schockstarre verfallen, sondern aktiv werden.

FAQ: Die wichtigsten Fragen zur Zeiterfassung bei Betriebsprüfungen

Müssen auch kleine Betriebe mit unter 10 Mitarbeitern Zeiterfassung betreiben?

Ja, absolut. Die Größe des Betriebs spielt für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung keine Rolle. Laut IHK Reutlingen gilt die Pflicht aus § 3 ArbSchG für alle Arbeitgeber – unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Der EuGH hat das Urteil explizit für alle Betriebe gefällt, nicht nur für Großkonzerne. Auch wenn du nur einen einzigen Mitarbeiter hast (außer leitende Angestellte), musst du dessen Arbeitszeit erfassen. Die Rentenversicherungsprüfer achten besonders auf Kleinbetriebe, weil dort oft das Bewusstsein für diese Pflicht fehlt.

Was ist mit Vertrauensarbeitszeit – muss ich da auch erfassen?

Vertrauensarbeitszeit ist kein Freifahrtschein für die Zeiterfassung. Du musst auch bei Vertrauensarbeitszeit sicherstellen, dass die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten (z.B. 8 Stunden pro Tag, 48 Stunden pro Woche) eingehalten werden. Das geht nur durch eine Form der Zeiterfassung. Die Praxis zeigt: Die meisten Betriebe mit Vertrauensarbeitszeit lassen ihre Mitarbeiter die Zeiten selbst erfassen – das ist erlaubt, aber du musst die Plausibilität prüfen. Die Prüfer werden nach deinem Kontrollsystem fragen. Wenn du gar keine Kontrolle hast, ist das ein Verstoß.

Werden leitende Angestellte bei einer Betriebsprüfung kontrolliert?

Nein, leitende Angestellte im Sinne des § 5 BetrVG sind von der Zeiterfassungspflicht ausgenommen. Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Beschluss klargestellt, dass es in der Entscheidung um die Reichweite von Initiativrechten des Betriebsrates ging und leitende Angestellte ohnehin nicht erfasst werden konnten (IHK Reutlingen). Die Prüfer werden also bei leitenden Angestellten nicht nach Zeiterfassungsunterlagen fragen. Aber: Die Abgrenzung muss klar sein. Nicht jeder mit dem Titel „Teamleiter“ ist automatisch leitender Angestellter im Sinne des Gesetzes.

Was kostet eine fehlende Zeiterfassung wirklich?

Die Kosten können sich schnell summieren. Formale Obergrenze sind Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß, hinzu kommen mögliche Nachzahlungen – insbesondere, wenn Arbeitszeiten von Minijobbern nicht nachvollziehbar sind. Details zu Bußgeldrahmen und Nachzahlungsrisiken findest du im Abschnitt „Was passiert bei Verstößen?“.

Fazit: Souverän durch souveräne Vorbereitung

Eine Betriebsprüfung zur Zeiterfassung ist kein Hexenwerk – aber sie erfordert Vorbereitung. Die Zeiterfassungs-Pflicht ist seit 2019 gesetzlich verankert und seit 2022 digital verpflichtend. Die Übergangsfrist bis 2026 gibt dir Luft, aber keinen Aufschub. Je früher du ein digitales System etablierst, desto entspannter gehst du in die nächste Prüfung.

Die wichtigste Erkenntnis: Transparenz zahlt sich aus. Wenn du alle Zeiten korrekt erfasst, elektronisch speicherst und bei Bedarf schnell liefern kannst, bist du auf der sicheren Seite. Die Prüfer suchen nicht in erster Linie nach Fehlern, sondern nach Systemen, die funktionieren. Zeige ihnen ein funktionierendes System und die Prüfung wird zur Formsache.

Für den nächsten Schritt empfiehlt es sich, das eigene Zeiterfassungs-System kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls rechtssicher aufzurüsten.

Inhalte basieren auf aktuellen Gesetzen und Verwaltungsvorschriften; sie stellen keine Rechtsberatung dar.