Digitale Zeiterfassung

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Digitale Zeiterfassung bezeichnet die elektronische Erfassung, Speicherung und Auswertung von Arbeitszeiten per Software oder App. Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende werden in Echtzeit dokumentiert und stehen für Auswertungen, Lohnabrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bereit.

In vielen kleinen Unternehmen sind Stundenzettel, Excel-Listen und unklare Zeiten tägliche Realität. Das kostet Zeit, schafft Unsicherheit bei Überstunden und birgt Risiken bei Prüfungen. Digitale Zeiterfassung schafft hier Transparenz: Arbeitszeiten werden automatisch erfasst, zentral gespeichert und können für Planung, Auswertung und Lohnabrechnung rechtssicher genutzt werden.

Das Wichtigste in Kürze

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• Arbeitszeiten werden elektronisch statt auf Papier oder in Excel erfasst• Unterstützt bei Planung, Lohnabrechnung und Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben• Erhöht Transparenz, reduziert Fehler und spart Verwaltungsaufwand im Alltag

Digitale Zeiterfassung ist ein System, mit dem Arbeitszeiten nicht mehr händisch, sondern elektronisch erfasst werden. Mitarbeitende stempeln per Terminal, App, Webbrowser oder beispielsweise mittels RFID-/NFC-Chip. Die Zeiten werden automatisch im Hintergrund gespeichert, addiert und für verschiedene Zwecke aufbereitet.

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Für Unternehmen mit 2–50 Mitarbeitenden bringt dies mehrere Vorteile: Die Erfassung ist weniger fehleranfällig als Papier- oder Excel-Listen, Nachträge und Korrekturen können nachvollzogen werden, und es entsteht ein aktueller Überblick über Anwesenheiten, Überstunden, Urlaubs- und Fehlzeiten. In vielen Systemen lassen sich Arbeitszeiten zudem Projekten oder Kostenstellen zuordnen, was die Kalkulation und Abrechnung gegenüber Kunden erleichtert.

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Rechtlich spielt digitale Zeiterfassung insbesondere im Zusammenhang mit dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), dem Mindestlohngesetz, Dokumentationspflichten in bestimmten Branchen und dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung eine Rolle. Auch das Nachweisgesetz und Vorgaben zu Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Pausenregelung werden in der Praxis über entsprechende Auswertungen überwacht. Eine digitale Lösung kann Grenzwerte automatisch prüfen und bei Verstößen warnen.

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Da es sich um personenbezogene Daten handelt, müssen Anforderungen der DSGVO eingehalten werden: etwa Datenminimierung, Zugriffsbeschränkungen, Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter und definierte Löschfristen. Moderne Systeme unterstützen diese Punkte über Rollen- und Rechtekonzepte, Protokollierung und standortbezogene Server.

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Insgesamt unterstützt digitale Zeiterfassung Geschäftsführung und Personalverantwortliche dabei, Prozesse zu vereinfachen, Haftungsrisiken zu senken, mehr Transparenz im Team zu schaffen und die Lohnabrechnung effizienter zu gestalten.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Ist digitale Zeiterfassung für kleine Unternehmen überhaupt sinnvoll?

Ja, insbesondere bei mehreren Mitarbeitenden, Schichtarbeit oder Teilzeitmodellen. Der Verwaltungsaufwand sinkt deutlich, Auswertungen gelingen schneller und es entsteht Klarheit über Überstunden, Fehlzeiten und Personaleinsatz.

Muss mit digitaler Zeiterfassung jede einzelne Minute erfasst werden?

In der Praxis wird meist minutengenau oder in kleinen Intervallen erfasst. Wichtig ist eine vollständige, nachvollziehbare Erfassung der täglichen Arbeitszeit, um arbeitszeitrechtliche Vorgaben und Dokumentationspflichten erfüllen zu können.

Wie sicher sind personenbezogene Daten in der digitalen Zeiterfassung?

Die Datensicherheit hängt vom Anbieter und der Konfiguration ab. Ein DSGVO-konformes System bietet verschlüsselte Übertragung, klar geregelte Zugriffsrechte, dokumentierte Auftragsverarbeitung und definierte Löschfristen.