Zeiterfassungssystem

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Digitale Stechuhr,Cloud-Zeiterfassung,SaaS-Zeiterfassung

Ein Zeiterfassungssystem ist eine organisatorische und technische Lösung zur systematischen Erfassung, Speicherung und Auswertung von Arbeitszeiten. Es bildet Anwesenheit, Pausen, Überstunden und Abwesenheiten ab und unterstützt Unternehmen bei Planung, Abrechnung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

In vielen kleinen Unternehmen werden Arbeitszeiten noch mit Excel-Listen oder Papier-Stundenzetteln verwaltet – unübersichtlich, fehleranfällig und zeitaufwendig. Ein modernes Zeiterfassungssystem schafft hier Transparenz: Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden werden strukturiert erfasst, ausgewertet und für Lohnabrechnung, Planung und Nachweise nutzbar gemacht. So lassen sich interne Abläufe vereinfachen und rechtliche Anforderungen besser erfüllen.

Das Wichtigste in Kürze

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• Zeiterfassungssysteme erfassen und verwalten Arbeitszeiten strukturiert• Sie unterstützen bei Planung, Lohnabrechnung und rechtlichen Nachweisen• Digitale Systeme reduzieren Fehler und schaffen Transparenz in Echtzeit

Ein Zeiterfassungssystem umfasst alle Prozesse und Werkzeuge, mit denen Arbeitszeiten von Beschäftigten erfasst, geprüft und ausgewertet werden. Es kann rein analog (z. B. Stundenzettel), halb-digital (Excel) oder vollständig digital mit Terminals, Apps oder Weboberflächen umgesetzt sein. In kleinen und mittleren Unternehmen kommen zunehmend digitale Systeme zum Einsatz, da sie Fehler reduzieren und Routineaufgaben automatisieren.

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Kernfunktionen eines Zeiterfassungssystems sind das Ein- und Ausstempeln, die Erfassung von Pausen, die Berechnung von Überstunden sowie die Zuordnung von Zeiten zu Projekten, Kostenstellen oder Schichten. Ergänzend können Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit sowie Zeitkonten (Plus- und Minusstunden) abgebildet werden. Schnittstellen zur Lohnabrechnung – etwa per DATEV-Export – erleichtern die Weitergabe der Daten an Steuerbüros.

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Rechtlich spielt Zeiterfassung eine wichtige Rolle: Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Pausen. Zudem hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung bereitstellen müssen. In Verbindung mit Mindestlohnvorgaben und branchenspezifischen Dokumentationspflichten kann ein strukturiertes Zeiterfassungssystem helfen, Nachweispflichten effizient zu erfüllen.

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Digitale Zeiterfassungssysteme bieten dabei klare Vorteile: automatische Plausibilitätsprüfungen, weniger Übertragungsfehler, Echtzeitübersichten für Führungskräfte und transparente Zeitkonten für Mitarbeitende. Mobile Zeiterfassung per App ermöglicht zudem eine einfache Nutzung im Handwerk, auf Baustellen oder im Homeoffice. Wichtig ist, vor der Einführung Prozesse zu klären, Zuständigkeiten festzulegen und Betriebsrat beziehungsweise Mitarbeitende frühzeitig einzubinden.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Ist ein Zeiterfassungssystem für kleine Betriebe mit wenigen Mitarbeitern sinnvoll?

Ja, auch bei wenigen Mitarbeitenden reduziert ein System Rückfragen, Rechenfehler und Verwaltungsaufwand. Zudem lassen sich gesetzliche Vorgaben und Nachweise deutlich einfacher erfüllen als mit Papierlisten oder Excel.

Welche Daten sollte ein Zeiterfassungssystem mindestens erfassen?

Mindestens sollten Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen sowie Überstunden erfasst werden. Zusätzlich sind oft Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) und die Zuordnung zu Projekten oder Kostenstellen sinnvoll.

Wie wirkt sich ein Zeiterfassungssystem auf die Lohnabrechnung aus?

Die Lohnabrechnung wird verlässlicher und schneller, weil geprüfte Zeiten direkt übergeben werden können. Schnittstellen, zum Beispiel per DATEV-Export, vermeiden doppelte Datenerfassung und manuelle Übertragungsfehler.