Lohnabrechnung

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Die Lohnabrechnung ist die monatliche, gesetzlich vorgeschriebene Abrechnung der Entgeltzahlungen eines Arbeitgebers an Beschäftigte. Sie weist Bruttoentgelt, Abzüge (Steuern, Sozialabgaben) und das auszuzahlende Nettoentgelt transparent und nachvollziehbar aus.

In vielen kleinen Unternehmen kostet die monatliche Lohnrunde viel Zeit und Nerven: Stundenzettel fehlen, Überstunden sind unklar, Zuschläge werden diskutiert. Gleichzeitig steigen die Anforderungen von Finanzamt, Sozialversicherung und Mindestlohnkontrollen. Eine saubere Lohnabrechnung ist daher nicht nur Pflicht, sondern zentral für Vertrauen im Team, Rechtssicherheit und effiziente Verwaltung.

Das Wichtigste in Kürze

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• Lohnabrechnung macht alle Entgeltbestandteile und Abzüge transparent• Gesetzliche Vorgaben zu Steuern, Sozialabgaben und Mindestlohn müssen eingehalten werden• Digitale Zeiterfassung liefert die Datenbasis für korrekte Lohnabrechnungen und Lohnexporte

Die Lohnabrechnung bildet die Grundlage dafür, dass Beschäftigte korrekt und fristgerecht bezahlt werden. Sie zeigt detailliert, wie sich das Nettoentgelt aus dem vereinbarten Bruttolohn ergibt: Grundlohn bzw. -gehalt, Zuschläge (z. B. Nacht‑, Sonn‑ und Feiertagszuschläge), Überstundenvergütung, Sachbezüge, Einmalzahlungen sowie alle gesetzlichen und freiwilligen Abzüge.

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Rechtlich ist die Lohnabrechnung eng mit mehreren Regelwerken verknüpft: dem Einkommensteuerrecht, den Sozialgesetzbüchern (v. a. SGB IV, V, VI), dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und – je nach Branche – Tarifverträgen. Für Minijobs und kurzfristige Beschäftigungen gelten zusätzliche Besonderheiten. Arbeitgeber müssen Entgeltbestandteile nachvollziehbar dokumentieren und auf Anfrage von Behörden nachweisen können.

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Hier spielt Zeiterfassung eine zentrale Rolle: Nur mit verlässlichen Arbeitszeitdaten lassen sich Überstunden, Zuschläge, Pausen, Nacht‑ und Sonntagsarbeit korrekt berechnen. Digitale Zeiterfassungssysteme liefern strukturierte Daten, die sich häufig direkt in Lohnprogramme oder über eine DATEV‑Schnittstelle importieren lassen. Das reduziert Erfassungsfehler, Nachfragen im Team und manuellen Aufwand in der Vorbereitung der Lohnabrechnung.

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Für kleine und mittlere Unternehmen ist es wichtig, ein durchgängiges System zu haben: von der Erfassung der Arbeitszeiten (inkl. Pausen und Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit) bis hin zum Lohnexport. So lassen sich auch Nachweispflichten rund um Mindestlohn, Arbeitszeiten und Zuschläge besser erfüllen und Rückfragen von Betriebsprüfern souverän beantworten.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Welche Angaben muss eine Lohnabrechnung mindestens enthalten?

Eine Lohnabrechnung sollte Bruttolohn, alle Zuschläge und Abzüge, Steuerklasse, Sozialversicherungsbeiträge sowie das auszuzahlende Nettoentgelt enthalten. Zusätzlich gehören Zeitraum, Arbeitgeber‑ und Arbeitnehmerdaten und ggf. Stundenangaben dazu.

Wie hilft digitale Zeiterfassung bei der Lohnabrechnung?

Digitale Zeiterfassung stellt exakte Arbeitszeiten, Pausen und Zuschlagszeiten bereit und übergibt diese strukturiert an die Lohnsoftware. Dadurch werden Fehlberechnungen reduziert und die monatliche Lohnvorbereitung deutlich beschleunigt.

Wer ist für die korrekte Lohnabrechnung verantwortlich?

Verantwortlich ist immer der Arbeitgeber, auch wenn ein Steuerbüro oder Lohnbüro beauftragt wird. Sorgfältige Arbeitszeit- und Abwesenheitserfassung im Unternehmen ist daher entscheidend, um richtige Abrechnungsdaten zu liefern.