Stundenzettel

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Stundenzettel

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Ein Stundenzettel ist ein Formular zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit von Mitarbeitern. Er dokumentiert Beginn, Ende, Pausen und ggf. Projekt- oder Auftragsbezug und dient als Grundlage für Lohnabrechnung, Projektkalkulation und rechtlich erforderliche Arbeitszeitnachweise.

In vielen kleinen Unternehmen gehen Stunden im Alltagstrubel unter: Zettel verschwinden, Zahlen passen nicht, Rückfragen zur Lohnabrechnung kosten Zeit und Nerven. Der Stundenzettel steht dabei im Zentrum: Er verbindet Arbeitsorganisation, Abrechnung und rechtliche Pflichten. Wer ihn strukturiert und möglichst digital nutzt, reduziert Fehlzeiten, verhindert Streit um Überstunden und schafft eine verlässliche Basis für Kalkulation, Planung und Controlling.

Das Wichtigste in Kürze

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• Stundenzettel dokumentieren Arbeitszeit, Pausen und ggf. Projekte• Sie sind Grundlage für Lohnabrechnung und gesetzliche Nachweispflichten• Digitale Stundenzettel reduzieren Fehler und Verwaltungsaufwand deutlich

Der Stundenzettel ist ein zentrales Werkzeug der Zeiterfassung im Unternehmensalltag. Er hält fest, wann ein Mitarbeiter die Arbeit beginnt, Pausen nimmt und wann die Arbeitszeit endet. Ergänzend können Projekte, Aufträge, Einsatzorte oder Kostenstellen dokumentiert werden. Traditionell erfolgt dies auf Papier oder in einfachen Excel-Tabellen, zunehmend wird der Stundenzettel jedoch durch digitale Lösungen ersetzt.

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Für Arbeitgeber ist der Stundenzettel aus mehreren Gründen wichtig:

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Lohn- und Gehaltsabrechnung: Er ist Grundlage für die Berechnung von Stundenlohn, Überstunden, Zuschlägen (z.B. Nacht- oder Sonntagszuschlag) und Zulagen.
Nachweis- und Aufzeichnungspflichten: Nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und den Vorgaben zur Aufzeichnungspflicht müssen Arbeitszeiten bestimmter Beschäftigtengruppen (u.a. Minijobber) dokumentiert und aufbewahrt werden.
Arbeitszeitrecht: Korrekte Stundenzettel unterstützen bei der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), z.B. Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen.

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Papier-Stundenzettel sind anfällig für Fehler, Nachträge „aus dem Gedächtnis“, Verlust und schwer nachvollziehbare Korrekturen. Digitale Zeiterfassungssysteme ersetzen den klassischen Stundenzettel durch Apps, Terminals oder Weblösungen. Beginn, Ende und Pausen werden unmittelbar erfasst, Summen automatisch berechnet und die Daten zentral gespeichert. Dies erleichtert Auswertungen, schafft Transparenz, ermöglicht Schnittstellen zur Lohnabrechnung und reduziert Verwaltungsaufwand.

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Im Hinblick auf Datenschutz (DSGVO) ist zu beachten, dass Stundenzettel personenbezogene Daten enthalten. Digitale Systeme sollten daher klare Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und technische Schutzmaßnahmen bieten.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Sind Stundenzettel gesetzlich vorgeschrieben?

Es gibt keine Pflicht zum „Stundenzettel“ als Formular, wohl aber zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten für bestimmte Beschäftigtengruppen, z.B. nach Mindestlohngesetz. Ein strukturierter Stundenzettel – analog oder digital – ist der praktischste Weg, diese Pflichten zu erfüllen und Nachweise zu sichern.

Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?

Für Zeiten nach Mindestlohngesetz gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Aus lohn- und sozialversicherungsrechtlichen Gründen werden in der Praxis oft längere Fristen gewählt. Die konkrete Ausgestaltung sollte mit Steuerberater oder Fachanwalt abgestimmt werden.

Was spricht gegen klassische Stundenzettel auf Papier?

Papier-Stundenzettel sind fehleranfällig, können verloren gehen und erfordern viel manuelle Nacharbeit für Auswertung und Lohnabrechnung. Digitale Stundenzettel erfassen Zeiten unmittelbar, rechnen automatisch und bieten bessere Nachvollziehbarkeit sowie Auswertungen auf Knopfdruck.