Stell dir vor, du betreibst ein kleines Café. Jeder Gast bestellt einen Kaffee und ein Croissant – aber auf der Rechnung schreibst du automatisch eine dreigängige Mahlzeit mit Aperitif und Digestif. Verrückt? Ja. Und genau diesen Fehler begehen viele Betriebe bei der Pausenerfassung. Du ziehst pauschal 30 Minuten Mittagspause ab, obwohl dein Mitarbeiter nur 10 Minuten zum Essen braucht und dann weiterarbeitet. Oder umgekehrt: Jemand macht 45 Minuten Pause, aber im System stehen nur 30. Das Ergebnis: falsche Arbeitszeitkonten, rechtliche Risiken und am Ende zahlst du drauf – oder verlierst Geld, das dir zusteht. Die gute Nachricht: Richtig gemacht ist die korrekte Pausenerfassung weder kompliziert noch teuer. Sie schützt dich vor Abmahnungen und sorgt für faire, transparente Arbeitsverhältnisse. Denn seit dem EuGH-Urteil und der darauf folgenden Rechtsprechung des BAG zur Arbeitszeiterfassung ist klar: Pausen korrekt erfassen ist keine nette Zusatzoption, sondern zwingende Pflicht. Laut BMAS gaben 2023 noch 18 % der Beschäftigten an, dass ihre Arbeitszeit nicht erfasst wird – ein Risiko, das du als Arbeitgeber nicht eingehen darfst. Dieser Artikel zeigt dir, wie du Pausen gesetzeskonform dokumentierst, welche Fallstricke du vermeidest und welche Systeme für kleine Betriebe wirklich Sinn machen.

Inhaltsverzeichnis

• Warum Pausen korrekt erfassen rechtlich Pflicht ist
• Was das Gesetz zu Pausenzeiten vorschreibt
• Der Fehler des pauschalen Pausenabzugs
• So funktioniert die korrekte Dokumentation in der Praxis
• Digital oder analog: Welches System passt zu deinem Betrieb?
• Checkliste: So implementierst du die korrekte Pausenerfassung
• FAQ: Die häufigsten Fragen zur Pausenerfassung
• Fazit: Der nächste Schritt zu rechtssicherer Zeiterfassung

Warum Pausen korrekt erfassen rechtlich Pflicht ist

Die Arbeitszeiterfassung ist seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 und der darauf folgenden Rechtsprechung des BAG im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) keine freiwillige Disziplin mehr; eine ausdrückliche Anpassung des ArbZG steht noch aus. Jeder Arbeitgeber in Deutschland muss die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter systematisch erfassen – und das schließt die Pausenzeiten explizit ein. Das BMAS betont in seinen FAQ, dass die Dokumentationspflicht nicht nur die reinen Arbeitsstunden umfasst, sondern auch die Nachweisbarkeit von Pausen und Ruhezeiten. Wer hier pfuscht, handelt nicht nur ordnungswidrig, sondern riskiert erhebliche rechtliche Konsequenzen.

Die Kernpflichten ergeben sich aus mehreren Rechtsquellen:

• ArbZG § 4: Regelt die Mindestpausen (mehr dazu im nächsten Abschnitt)
• ArbZG § 16: Verpflichtet den Arbeitgeber zur Aufzeichnung der Arbeitszeit
• EuGH-Urteil C-55/18: Verlangt ein objektives, zuverlässiges System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit

Sinngemäß gilt: Der Arbeitgeber hat die Arbeitszeit so zu erfassen, dass die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit und der Pausenregelungen jederzeit nachvollziehbar ist.

Diese Pflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort. Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – du musst nachweisen können, dass deine Mitarbeiter ihre gesetzlichen Pausen tatsächlich nehmen und dass die Gesamtarbeitszeit nicht überschritten wird. Laut Haufe müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden, damit Überstunden und Pausenzeiten klar erkennbar sind.

Die rechtlichen Risiken bei fehlerhafter Erfassung sind vielfältig:

• Bußgeldverfahren: Ordnungswidrigkeiten können mit Geldbußen bis zu 30.000 Euro geahndet werden
• Abmahnungen: Betriebsräte oder Mitarbeiter können bei Verstößen abmahnen
• Schadensersatzansprüche: Bei Unfällen durch Übermüdung wegen fehlender Pausen
• Falschberechnung von Lohn: Zu wenig abgezogene Pausen führen zu zu hohem Lohnanspruch, zu viel abgezogene zu unrechtmäßigen Lohnkürzungen

Besonders brisant: Die Aufbewahrungspflicht beträgt mindestens zwei Jahre. Fehlende oder lückenhafte Aufzeichnungen können also lange nach dem eigentlichen Verstoß noch geahndet werden. Für kleine Betriebe mit begrenzten Ressourcen ist es deshalb umso wichtiger, ein schlankes, aber lückenloses System zu etablieren.

Was das Gesetz zu Pausenzeiten vorschreibt

Das Arbeitszeitgesetz ist klar und konkret, wenn es um Mindestpausen geht. Diese Vorgaben gelten für alle Arbeitnehmer über 18 Jahren und sind nicht verhandelbar. Die Höhe der Pausen richtet sich nach der täglichen Arbeitsdauer:

Wichtig ist die Mindestdauer von 15 Minuten pro Pausensegment. Kürzere Unterbrechungen gelten rechtlich nicht als Pause, sondern als Arbeitsunterbrechung, die nicht von der Arbeitszeit abgezogen werden darf. Das bedeutet: Fünfmal kurz drei Minuten zur Kaffeemaschine sind keine Pause, sondern Arbeitszeit.

Die gesetzlichen Regelungen sind in ArbZG § 4 festgeschrieben:

"Die Arbeit ist durch Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden zu unterbrechen. Die Ruhepausen können in andere Zeitabschnitte aufgeteilt werden; jeder Abschnitt muss mindestens 15 Minuten betragen."

Diese Zeiten sind Mindestwerte. Du kannst als Arbeitgeber längere Pausen vorschreiben oder gewähren, aber niemals kürzer. Besonders im Handwerk oder in der Pflege gibt es oft Tarifverträge mit noch längeren Pausenregelungen – diese gelten dann vorrangig.

Ein häufiger Irrtum betrifft die Zeitpunkte der Pausen. Das Gesetz schreibt keine konkrete Uhrzeit vor, aber die Pause muss so gelegt werden, dass sie dem Erholungszweck dient. Das heißt: Eine 6-stündige Schicht ohne Unterbrechung gefolgt von einer 30-minütigen "Pause" am Ende ist rechtswidrig. Die Pause muss die Arbeit tatsächlich unterbrechen.

Für Jugendliche gelten noch strengere Regelungen (JArbSchG): Bei mehr als 4,5 Stunden Arbeit müssen sie mindestens 30 Minuten Pause machen. Das ist besonders für Betriebe mit Azubis relevant.

Die Haufe-Quelle betont zusätzlich, dass diese Regelungen auch für das Homeoffice gelten. Viele Arbeitgeber denken fälschlicherweise, dass Mitarbeiter daheim flexibler sind und die Pausenvorgaben entfallen. Das ist falsch. Die Dokumentationspflicht bleibt bestehen.

Der Fehler des pauschalen Pausenabzugs

Der wohl größte und teuerste Fehler in der Praxis ist der automatische, pauschale Abzug von Pausen. Viele Zeiterfassungssysteme – besonders ältere oder schlecht konfigurierte – ziehen einfach von der gesamten Anwesenheitszeit 30 oder 45 Minuten ab. Das reicht rechtlich nicht aus. Die IHK Regensburg stellt klar: "Ein pauschaler Abzug von Pausen (beispielsweise Mittagspause 30 Minuten) genügt nicht."

Warum ist das so problematisch? Weil du als Arbeitgeber nicht nachweisen kannst, ob die gesetzlichen Mindestpausen tatsächlich eingehalten wurden. Dein Mitarbeiter könnte:

• Nur 20 Minuten Mittagspause machen und früher anfangen
• Die Pause in drei 10-Minuten-Blöcke aufteilen (rechtlich ungültig)
• Gar keine Pause nehmen und dafür früher nach Hause gehen

In all diesen Fällen entstehen falsche Arbeitszeitkonten:

• Zu viel abgezogen: Dein Mitarbeiter hat Anspruch auf ausgefallene Arbeitszeit (und damit Lohn)
• Zu wenig abgezogen: Du zahlst für Zeit, die nicht gearbeitet wurde
• Gesetzesverstoß: Wenn die Mindestpause nicht eingehalten wurde, liegt ein Verstoß gegen das ArbZG vor

Die rechtlichen Risiken sind erheblich:

1. Ordnungswidrigkeiten: Bußgelder bis zu 30.000 Euro pro Verstoß

2. Abmahnungen: Durch Betriebsrat oder einzelne Mitarbeiter

3. Lohnnachzahlungen: Bei zu viel abgezogenen Pausen

4. Haftung: Bei Unfällen durch Übermüdung

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Handwerksbetrieb zieht automatisch 45 Minuten Pause ab, wenn jemand länger als 9 Stunden eingestempelt ist. Ein Mitarbeiter arbeitet tatsächlich 9,5 Stunden, macht aber nur 30 Minuten Pause, weil er früher fertig werden will. Er hat Anspruch auf 0,5 Stunden Überstunden plus die nicht gewährte Pause – das summiert sich schnell.

Lösung: Du brauchst ein System, bei dem jede Pause individuell und manuell erfasst wird. Der Mitarbeiter muss aktiv bestätigen: "Ich mache jetzt eine 30-minütige Pause." Nur so ist die Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Auch im Homeoffice ist dies besonders wichtig. Die Haufe-Quelle weist darauf hin, dass auch hier die Dokumentationspflicht gilt. Eine Excel-Liste reicht aus, wenn sie ordentlich geführt wird – aber auch hier ohne Pauschalabzug.

So funktioniert die korrekte Dokumentation in der Praxis

Die korrekte Pausenerfassung folgt einem einfachen Prinzip: Jede Pause muss real, individuell und nachvollziehbar dokumentiert sein. Das klingt aufwändig, ist es aber nicht, wenn du die richtigen Prozesse etablierst.

Was genau muss dokumentiert werden?

Laut BMAS musst du folgende Daten für jeden Arbeitstag erfassen:

• Arbeitsbeginn (Uhrzeit)
• Arbeitsende (Uhrzeit)
• Pausenbeginn und -ende (jede Pause einzeln)
• Gesamtarbeitszeit (automatisch berechnet)

Wichtig: Die Dokumentation muss so erfolgen, dass später klar ist, ob die gesetzlichen Mindestpausen eingehalten wurden. Das heißt: Du musst sehen können, ob zwischen Arbeitsbeginn und -ende genug Zeit für die vorgeschriebene Pause war.

Die drei Säulen der rechtssicheren Erfassung

1. Aktive Bestätigung: Der Mitarbeiter muss jede Pause aktiv starten und beenden. Keine automatischen Abzüge.

2. Mindestlänge-Prüfung: Das System sollte prüfen, ob die Pause mindestens 15 Minuten dauert (sonst keine gültige Pause).

3. Gesamtzeit-Kontrolle: Am Ende des Tages muss klar sein, ob die Gesamtarbeitszeit mit Pausen korrekt ist.

Praxisbeispiel: Büroarbeit

Dein Mitarbeiter kommt um 8:00 Uhr, macht von 12:00-12:30 Uhr Mittagspause und geht um 16:30 Uhr. Das System zeigt:

• Anwesenheit: 8,5 Stunden
• Pause: 0,5 Stunden
• Arbeitszeit: 8 Stunden

Das ist korrekt. Wenn er aber nur von 12:00-12:15 Uhr Pause macht, zeigt das System:

• Anwesenheit: 8,25 Stunden
• Pause: 0,25 Stunden (aber: ungültig!)
• Hinweis: Gesetzliche Mindestpause nicht eingehalten

Diese Warnfunktion hilft dir, Verstöße zu vermeiden.

Homeoffice-Spezialfall

Für Homeoffice gilt das Gleiche wie im Büro. Die Haufe-Quelle bestätigt: "Es muss jedoch nachvollziehbar sein, ob die vorgeschriebenen Ruhepausen und Ruhezeiten eingehalten werden." Dein Mitarbeiter kann:

• Eine Web-App nutzen
• Eine Excel-Liste führen (mit Zeitstempel)
• Ein mobiles Terminal nutzen (falls vorhanden)

Wichtig ist nur, dass die Erfassung zum tatsächlichen Zeitpunkt erfolgt, nicht nachträglich geschätzt. Eine nachträgliche Schätzung ist rechtlich wertlos.

Nachvollziehbarkeit für den Prüfer

Stell dir vor, ein Betriebsprüfer oder Arbeitsinspektor kommt. Er will sehen:

• Kann ich für einen beliebigen Tag nachvollziehen, wer wann gearbeitet hat?
• Sind die Pausen lang genug?
• Wurden sie zur richtigen Zeit eingelegt?

Deine Aufzeichnungen müssen diese Fragen in Sekunden beantworten können. Eine gut sortierte Excel-Datei oder ein digitales System mit Exportfunktion ist dafür ideal.

Digital oder analog: Welches System passt zu deinem Betrieb?

Die Wahl des Erfassungssystems hängt von deiner Betriebsgröße, deinem Budget und der Art der Arbeit ab. Hier ein Vergleich der gängigsten Optionen für kleine Betriebe:

Händische Erfassung: Für wen lohnt sie sich?

Bis zu 10 Mitarbeitern kann eine gut strukturierte Excel-Tabelle ausreichen. Wichtig:

• Jeder Mitarbeiter trägt täglich selbst ein
• Zeitstempel-Funktion verhindert Nachträge
• Wöchentliche Plausibilitätsprüfung durch dich

Vorteil: Keine Kosten. Nachteil: Hoher Verwaltungsaufwand und Fehleranfälligkeit. Die IHK-Quelle bestätigt, dass eine händische Erfassung rechtlich ausreicht, wenn sie ordentlich geführt wird.

Digitale Systeme: Ab wann sind sie sinnvoll?

Ab 5 Mitarbeitern amortisiert sich eine digitale Lösung schnell durch Zeitersparnis und Fehlerreduktion. Moderne Systeme bieten:

• App-basierte Erfassung für Homeoffice und mobile Mitarbeiter
• Terminal am Eingang für Büro und Werkstatt
• Automatische Validierung (z.B. Warnung bei zu kurzer Pause)
• Automatische Auswertung für Lohnabrechnung

Ein Zeiterfassungsterminal GEN5 oder GEN5 mini mit NFC und PIN kann hier eine gute Lösung sein, wenn du Mitarbeiter an einem zentralen Ort hast. Die NFC-Karte wird an das Terminal gehalten, die Pause wird aktiviert – fertig. Für mobile Mitarbeiter oder Homeoffice nutzt man die dazugehörige App.

Wichtig: Das System muss die Pausen nicht automatisch abziehen. Der Mitarbeiter muss jede Pause aktiv starten und beenden. Gute Systeme lassen sich so konfigurieren.

Hybridlösungen: Die beste Praxis

Viele kleine Betriebe nutzen eine Kombination:

• Büroangestellte: Terminal am Eingang
• Außendienst: App auf dem Smartphone
• Homeoffice: Web-App im Browser

Alle Daten laufen in dieselbe Datenbank, du hast eine zentrale Übersicht. Das ist besonders für Betriebe mit 15-50 Mitarbeitern ideal.

GEN5 Mini WiFi: Das smarte Terminal für moderne Arbeitsplätze

Schnell installiert, einfach bedienbar und ideal für Büros, Werkstätten, Praxen oder jegliche Eingangsbereiche – unser kompaktes GEN5 Mini WiFi macht Zeiterfassung endlich stressfrei.

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Checkliste: So implementierst du die korrekte Pausenerfassung

Du willst jetzt handeln? Mit dieser Schritt-für-Schritt-Checkliste implementierst du die rechtssichere Pausenerfassung in deinem Betrieb:

Phase 1: Analyse & Entscheidung (1 Woche)

• [ ] Aktuellen Stand dokumentieren: Wie werden Pausen jetzt erfasst?
• [ ] Rechtliche Anforderungen prüfen: Welche Pausenlängen gelten bei euch?
• [ ] Systementscheidung treffen: Digital oder analog?
• [ ] Budget freigeben: Auch Excel kostet Arbeitszeit

Phase 2: Systemaufbau (1-2 Wochen)

• [ ] Bei digitaler Lösung: Software auswählen und testen
• [ ] Bei Excel: Vorlage erstellen mit Zeitstempel-Funktion
• [ ] Prozess definieren: Wer wann wie erfasst?
• [ ] Mitarbeiter informieren: Transparente Kommunikation ist Schlüssel

Phase 3: Schulung & Rollout (1 Woche)

• [ ] Alle Mitarbeiter schulen: Warum ist das wichtig?
• [ ] Testphase starten: 1 Woche parallel zum alten System
• [ ] Feedback einholen: Wo hapert es?
• [ ] Feineinstellungen vornehmen

Phase 4: Kontrolle & Optimierung (laufend)

• [ ] Wöchentliche Plausibilitätsprüfung in den ersten 4 Wochen
• [ ] Monatliche Stichproben danach
• [ ] Bei Abweichungen sofort reagieren und nachschulen
• [ ] Dokumentation der Kontrollen (für den Prüfer)

Spezielle Tipps für den Start

Kommunikation: Erkläre deinem Team, dass das nicht um Kontrolle, sondern um rechtlichen Schutz für alle geht. Betone, dass korrekte Pausen auch ihre Gesundheit schützen.

Bei Widerstand: Manche Mitarbeiter sehen Zeiterfassung als Misstrauen. Zeige ihnen, wie das System auch ihre Rechte schützt (z.B. korrekte Überstundenabrechnung).

Homeoffice: Lass Homeoffice-Mitarbeiter die App auf privaten Handys nutzen? Datenschutz! Besser: Firmenhandy oder Web-App im Browser (keine Installation).

Kontrollen: Prüfe nicht nur, ob Pausen erfasst wurden, sondern auch ob sie rechtlich korrekt waren (Mindestlänge, richtige Zeit). Gute Systeme zeigen dir das automatisch an.

FAQ: Die häufigsten Fragen zur Pausenerfassung

Muss ich auch 5-Minuten-Kaffeepausen erfassen?

Nein, aber mit Einschränkungen. Kurze Arbeitsunterbrechungen unter 15 Minuten sind keine gesetzlichen Pausen und dürfen nicht als solche erfasst werden. Sie zählen als Arbeitszeit. Erst ab 15 Minuten kann eine Unterbrechung als Pause gewertet werden. Praktisch bedeutet das: Dein Mitarbeiter kann dreimal am Tag 5 Minuten zur Kaffeemaschine gehen – das ist Arbeitszeit. Macht er aber einmal 15 Minuten, kann das als Pause gelten, wenn er sie aktiv als Pause erfasst. Die Haufe-Quelle bestätigt, dass Pausen in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden können.

Was passiert bei Verstößen gegen die Pausenregelung?

Es gibt mehrere Sanktionsmöglichkeiten:

• Ordnungswidrigkeit: Bußgeld bis 30.000 Euro (ArbZG § 22)
• Abmahnung: Durch Betriebsrat oder Mitarbeiter
• Unterlassungsanspruch: Gerichtliche Durchsetzung der korrekten Erfassung
• Schadensersatz: Bei Unfällen durch Übermüdung

Wichtig: Der Verstoß liegt nicht beim Mitarbeiter, sondern beim Arbeitgeber. Du bist dafür verantwortlich, dass die Regelungen eingehalten werden – auch wenn der Mitarbeiter freiwillig auf seine Pause verzichtet.

Kann ich im Homeoffice auf Pausenerfassung verzichten?

Nein. Die Dokumentationspflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort. Laut Haufe müssen auch im Homeoffice Beginn, Ende und Pausen dokumentiert werden. Du kannst aber auf das Medium flexibel reagieren: Eine einfache Excel-Liste, die der Mitarbeiter täglich per E-Mail schickt, reicht – wenn sie korrekt geführt wird.

Wie lange muss ich die Aufzeichnungen aufbewahren?

Mindestens zwei Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung gemacht wurde. Für 2024 musst du also alle Aufzeichnungen bis zum 31.12.2026 aufbewahren. Die Aufbewahrung kann digital oder analog erfolgen, muss aber jederzeit vollständig und lesbar sein.

Fazit: Der nächste Schritt zu rechtssicherer Zeiterfassung

Pausen korrekt erfassen ist kein bürokratisches Übel, sondern dein Schutzschild gegen rechtliche Risiken und finanzielle Verluste. Du hast gesehen, dass pauschale Abzüge rechtlich nicht haltbar sind und welche Konsequenzen fehlerhafte Dokumentation haben kann. Die Lösung ist einfach: Ein System, bei dem jede Pause aktiv und individuell erfasst wird – ob per App, Terminal oder sorgfältig geführter Excel-Liste.

Für kleine Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern ist eine händische Erfassung noch vertretbar, wenn du diszipliniert kontrollierst. Ab 15 Mitarbeitern lohnt sich der Umstieg auf eine digitale Lösung durch Zeitersparnis und automatische Validierungen. Die Investition von 5-15 Euro pro Mitarbeiter und Monat amortisiert sich schnell, wenn du Bußgelder, Lohnnachzahlungen oder Verwaltungsaufwand vermeidest.

Der nächste logische Schritt ist eine Bestandsaufnahme: Dokumentiere heute noch, wie Pausen aktuell in deinem Betrieb erfasst werden. Prüfe dann anhand dieser Checkliste, wo die Lücken sind. In den meisten Fällen reicht eine kleine Anpassung des Prozesses oder die Einführung einer einfachen App, um rechtssicher zu sein. Und denk daran: Transparente Kommunikation mit deinem Team ist das A und O. Wenn alle verstehen, warum Pausen korrekt erfassen wichtig ist, funktioniert auch die Umsetzung reibungslos.

Die Zeit zu handeln ist jetzt – denn je länger du wartest, desto größer wird das Risiko einer Abmahnung oder eines Bußgelds. Mit den hier vorgestellten Grundlagen bist du bestens gerüstet für eine rechtssichere und faire Zeiterfassung in deinem Betrieb.