Zeiterfassungsterminal

Ein Zeiterfassungsterminal ist das physische „Einstiegsgerät“ in ein Zeiterfassungssystem. Es hängt typischerweise im Eingangsbereich, in der Werkstatt oder im Pausenraum. Mitarbeitende melden sich dort beim Kommen, Gehen und in Pausen an – etwa mit RFID-Chip, Magnetkarte, PIN-Code, NFC-Transponder oder einem biometrischen Merkmal (Fingerabdruck, Venen- oder Gesichtsscan).

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Moderne Terminals sind direkt an eine digitale Zeiterfassung angebunden. Die Buchungen werden in Echtzeit an die Zeiterfassungssoftware übertragen, die daraus Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden und Zuschläge berechnet. So lassen sich Schichten, Teilzeitmodelle und flexible Arbeitszeitregelungen transparent abbilden, ohne manuelle Stundenzettel oder nachträgliche Korrekturen in Excel.

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Für Unternehmen ist das besonders im Hinblick auf Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten relevant, etwa für Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen. Zudem helfen exakte Zeitdaten bei der korrekten Berechnung von Lohn, Mindestlohn und Zuschlägen sowie bei Lohnexporten z. B. zu DATEV. Gleichzeitig müssen Datenschutzanforderungen (DSGVO) beachtet werden, insbesondere bei biometrischen Verfahren: nur erforderliche Daten erheben, Zugriffe beschränken, Löschfristen definieren.

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In der Praxis kommen Zeiterfassungsterminals vor allem dort zum Einsatz, wo viele Mitarbeitende vor Ort arbeiten: Produktion, Handwerk, Lager, Pflege, Gastronomie oder Einzelhandel. Sie sind robust, schnell bedienbar und funktionieren oft auch offline, wobei die Daten später synchronisiert werden. In Kombination mit Web- oder App-Lösungen entsteht ein hybrides System, das sowohl stationäre als auch mobile Arbeitsplätze abdeckt und damit eine durchgängige, rechtssichere und effiziente Arbeitszeiterfassung ermöglicht.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.