Stell dir vor, du fährst Auto ohne Tacho. Du weißt nicht, wie schnell du bist – und ob du irgendwo geblitzt wurdest. So ähnlich fühlt sich das Thema Überstunden dokumentieren für viele Betriebsleiter an: Man weiß, dass es wichtig ist, hat aber keinen klaren Blick auf die rechtlichen Anforderungen. Und plötzlich kommt die Aufsichtsbehörde und fragt nach den Aufzeichnungen. Das Bundesarbeitsgericht hat im Jahr 2022 klargestellt: Die Arbeitszeit muss erfasst werden – auch in kleinen Betrieben. Das betrifft nicht nur Großunternehmen, sondern genauso dich als Geschäftsführer oder HR-Leiter eines Teams von 5 bis 50 Mitarbeitenden.

Die Frage ist nicht mehr, ob du die Arbeitszeit erfassen sollst, sondern wie du das rechtssicher und praktikabel machst. Denn die Zeiten, in denen ein Schichtplan auf der Pinnwand ausreichte, sind vorbei. Heute musst du Beginn, Ende, Dauer und Pausen jeder Schicht nachweisen können – und natürlich auch die Überstunden. Das klingt nach Mehraufwand, kann aber deinen Betrieb vor Bußgeldern schützen und sogar die Planung erleichtern.

In diesem Artikel erfährst du, welche rechtlichen Pflichten du konkret hast, welche Daten du erheben musst und wie du die Erfassung so organisierst, dass sie im Alltag funktioniert – ohne Bürokratie-Wahnsinn.

Inhaltsverzeichnis

• Was das BAG-Urteil für deinen Betrieb bedeutet
• Welche Daten du unbedingt erfassen musst
• So delegierst du die Erfassung richtig
• Besondere Regeln für Minijobs und Branchen
• Was bei Kontrollen und Bußgeldern droht
• Praktische Umsetzung im Alltag
• FAQ
• Fazit

Was das BAG-Urteil für deinen Betrieb bedeutet

Das Bundesarbeitsgericht hat die Zeiterfassungspflicht für Arbeitgeber unmissverständlich festgeschrieben. Laut Haufe besteht für Arbeitgeber eine „objektive gesetzliche Handlungspflicht“, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzurichten. Das bedeutet: Du musst aktiv werden und ein funktionierendes System bereitstellen. Es reicht nicht aus, wenn die Mitarbeitenden ihre Zeiten auf einem Zettel notieren oder du vertraulich auf ihre Eigenverantwortung setzt.

Die Pflicht gilt für den Großteil der Beschäftigten. Nur leitende Angestellte, die weisungsbefugt sind und eigenverantwortlich handeln, sind davon ausgenommen. Für alle anderen gilt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen erfasst werden. Das betrifft auch Pausenzeiten und Überstunden. Ein Schichtplan allein reicht nicht mehr aus, weil er nur die geplante, nicht aber die tatsächlich gearbeitete Zeit dokumentiert.

Die rechtliche Grundlage findet sich im Arbeitszeitgesetz (ArbZG). § 16 Abs. 2 ArbZG schreibt vor, dass der Arbeitgeber die Überschreitung der täglichen Arbeitszeit sowie die Arbeit an Sonn- und Feiertagen aufzuzeichnen hat. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht nun ausgeweitet: Die Erfassung muss systematisch und lückenlos erfolgen.

Wichtig: Ein Verstoß gegen die aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitete Zeiterfassungspflicht ist aktuell noch keine eigenständige Ordnungswidrigkeit mit automatischen Bußgeldern. Bußgelder können nur verhängt werden, wenn die Aufsichtsbehörde dich bereits zur Einführung einer Zeiterfassung aufgefordert hat und du dem nicht nachkommst. Doch das ist kein Grund, untätig zu bleiben – denn die Anforderung kann jederzeit kommen.

Für kleine Betriebe bedeutet das: Du brauchst eine klare Strategie. Die gute Nachricht ist, dass du die praktische Durchführung an deine Mitarbeitenden delegieren kannst. Die Verantwortung für die korrekte Dokumentation und die Einhaltung des ArbZG bleibt aber bei dir als Arbeitgeber. Das bedeutet auch: Du musst sicherstellen, dass das System funktioniert und die Daten vollständig sind.

Ein weiterer Vorteil: Eine systematische Erfassung schützt nicht nur vor rechtlichen Problemen. Sie gibt dir auch Transparenz über die tatsächlichen Arbeitszeiten im Betrieb. Du erkennst, wo Überstunden entstehen und kannst gezielt steuern – zum Beispiel durch flexible Arbeitszeitmodelle oder gezielte Neueinstellungen.

Welche Daten du unbedingt erfassen musst

Die Zeiterfassung muss lückenlos sein. Laut Haufe musst du folgende Angaben für jeden Arbeitstag dokumentieren:

• Beginn der Arbeitszeit: Der exakte Uhrzeitpunkt, zu dem die Arbeit aufgenommen wird
• Ende der Arbeitszeit: Der exakte Uhrzeitpunkt, zu dem die Arbeit beendet wird
• Dauer der Arbeitszeit: Die tatsächlich gearbeiteten Stunden
• Pausenzeiten: Wann und wie lange Pausen gemacht wurden
• Überstunden: Jede Überschreitung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit

Diese Daten müssen für jeden einzelnen Arbeitstag erfasst werden. Eine wöchentliche oder monatliche Zusammenfassung reicht nicht aus. Die Dokumentation muss so erfolgen, dass sie bei einer Prüfung der Aufsichtsbehörde sofort vorgelegt werden kann.

Was ist mit dem Homeoffice?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt auch für Arbeit, die von zuhause erledigt wird. Laut der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) werden Arbeitszeiten, die zuhause geleistet werden, etwas seltener erfasst – rechtlich sind sie aber gleichwertig. Das bedeutet: Auch hier musst du ein System haben, mit dem deine Mitarbeitenden ihre Zeiten erfassen können, etwa eine passende Homeoffice-Zeiterfassung.

Die sieben-Tage-Regel bei Minijobs

Für bestimmte Beschäftigungsverhältnisse gelten besondere Vorgaben. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) schreibt vor: Die Arbeitszeit muss spätestens innerhalb von sieben Tagen nach dem Arbeitstag dokumentiert sein. Das bedeutet: Du hast eine Woche Zeit, die Aufzeichnung zu erstellen oder prüfen zu lassen.

Tabelle: Vergleich der Anforderungen

Die Form der Dokumentation ist frei. Du kannst handschriftliche Stundenzettel, digitale Systeme oder eine Kombination aus beidem nutzen. Wichtig ist nur, dass die Daten vollständig und nachvollziehbar sind. Unterschriften sind weder vom Arbeitgeber noch vom Arbeitnehmer erforderlich.

So delegierst du die Erfassung richtig

Du musst die Zeiterfassung nicht persönlich für jeden Mitarbeitenden durchführen. Die BAuA betont: Der Arbeitgeber kann die Erfassung an die Beschäftigten delegieren. Das ist besonders für kleine Betriebe mit wenig Verwaltungskapazität wichtig. Die Verantwortung für die korrekte Dokumentation und die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes bleibt aber letztlich bei dir.

Praktische Umsetzung der Delegation

1. Klare Anweisungen: Gib deinen Mitarbeitenden schriftlich mit, welche Daten sie erfassen müssen und bis wann. Ein kurzes Onboarding zum Thema Zeiterfassung reicht aus.

2. Einfaches System: Je einfacher das System, desto weniger Fehler passieren. Eine Zeiterfassungssoftware auf dem Smartphone oder ein Terminal im Eingangsbereich sind praktikable Lösungen.

3. Regelmäßige Prüfung: Du musst nicht täglich kontrollieren, aber eine stichprobenartige Prüfung pro Woche oder Monat zeigt, ob das System funktioniert.

4. Korrekturmechanismus: Schaffe eine Möglichkeit, nachträgliche Korrekturen vorzunehmen. Jeder macht mal einen Tippfehler.

Digitale Lösungen für kleine Betriebe

Digitale Zeiterfassungssysteme sind für kleine Teams oft die effizienteste Lösung. Sie reduzieren den Aufwand und minimieren Fehlerquellen. Ein Terminal wie das GEN5 oder GEN5 mini mit NFC und PIN kann im Eingangsbereich aufgestellt werden. Mitarbeitende buchen sich bei Arbeitsbeginn und -ende ein – fertig. Die Daten werden automatisch gespeichert und lassen sich exportieren.

Eine App auf dem Smartphone ist eine Alternative, vor allem für Mitarbeitende im Außendienst oder im Homeoffice. Die Buchung erfolgt per Knopfdruck, die Daten werden in Echtzeit übertragen. Wichtig ist, dass das System Pausen und Überstunden automatisch erkennen oder manuell erfassen lässt.

Vorteile einer digitalen Lösung:

• Automatische Berechnung von Arbeitszeit und Pausen
• Weniger Papierkram und Archivierungsaufwand
• Schnelle Auswertung bei Betriebsprüfungen
• Transparenz für Mitarbeitende über ihr Arbeitszeitkonto

Die Investition lohnt sich schnell: Du sparst Zeit bei der Lohnabrechnung und gehst rechtssicher vor. Auch deine Mitarbeitenden profitieren, weil sie jederzeit sehen können, wie viele Überstunden sie angesammelt haben.

Besondere Regeln für Minijobs und Branchen

Nicht alle Beschäftigungsverhältnisse sind gleich behandelt. Das BMAS hat besondere Dokumentationspflichten für bestimmte Gruppen festgelegt:

Minijobber (geringfügige Beschäftigung)

Für alle Minijobber gilt: Die Arbeitszeit muss dokumentiert werden. Das gilt sowohl für Minijobs im Betrieb als auch in privaten Haushalten. Die Dokumentation muss zeitnah erfolgen, spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages.

Was bedeutet das für dich?

• Du musst ein System haben, mit dem Minijobber ihre Zeiten erfassen
• Die Zeiten müssen innerhalb einer Woche nach dem Arbeitstag dokumentiert sein
• Die Form ist frei – digital oder handschriftlich
• Du musst die Richtigkeit sicherstellen

Branchen mit Missbrauchsgefahr

In bestimmten Wirtschaftsbereichen besteht ebenfalls eine besondere Dokumentationspflicht. Das sind Branchen, in denen die Gefahr des Lohndumpings und der Schwarzarbeit besonders hoch ist. Dazu zählen laut BMAS:

• Baugewerbe
• Gaststätten und Herbergen
• Speditions-, Transport- und Logistikbereich
• Forstwirtschaft
• Gebäudereinigung
• Messebau
• Fleischwirtschaft
• Zeitungszustellung

In diesen Branchen musst du die Arbeitszeiten aller Beschäftigten dokumentieren – unabhängig davon, ob es sich um Vollzeit, Teilzeit oder Minijobs handelt.

Was ist mit Leiharbeitnehmern?

Auch für Leiharbeitnehmer gilt die Dokumentationspflicht. Der Entleiher muss dem Verleiher die tatsächlichen Arbeitszeiten mitteilen, damit dieser seine Dokumentationspflicht gegenüber dem Leiharbeitnehmer erfüllen kann.

Tabelle: Übersicht der besonderen Pflichtgruppen

Die Dokumentationspflicht dient dem Schutz der Beschäftigten und dem Nachweis der Mindestlohnzahlung. Sie ist ein wichtiges Instrument zur Bekämpfung von Lohnunterbietung und illegaler Beschäftigung.

Was bei Kontrollen und Bußgeldern droht

Die Angst vor Bußgeldern treibt viele Betriebsleiter um. Doch die Rechtslage ist klarer, als man denkt. Zunächst einmal: Ein Verstoß gegen die Zeiterfassungspflicht ist noch keine automatische Ordnungswidrigkeit.

Der zweistufige Sanktionsmechanismus

1. Erste Stufe: Die Aufsichtsbehörde fordert dich schriftlich auf, ein Zeiterfassungssystem einzurichten. Du hast eine Frist zur Umsetzung.

2. Zweite Stufe: Wenn du der Aufforderung nicht nachkommst, kann die Behörde ein Bußgeld verhängen.

Das bedeutet: Du hast eine Chance, nachzubessern, bevor es teuer wird. Doch wartest du besser nicht darauf. Denn wenn die Behörde erst einmal wegen eines anderen Vorfalls im Betrieb ist (z.B. ein Arbeitsunfall), prüft sie auch die Zeiterfassung.

Was bei einer Kontrolle verlangt wird

Bei einer Betriebsprüfung musst du folgendes vorlegen können:

• Vollständige Aufzeichnungen der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden
• Nachweis über Pausenzeiten
• Dokumentation von Überstunden
• Nachweis, dass das System funktioniert (z.B. Protokolle von Schulungen)

Die Prüfer wollen sehen, dass du ein systematisches Verfahren hast und dieses auch umsetzt. Lückenhafte Aufzeichnungen oder fehlende Dokumentation für bestimmte Tage werden beanstandet.

Höhe der Bußgelder

Die genaue Höhe der Bußgelder richtet sich nach dem jeweiligen Landesrecht und dem Schweregrad des Verstoßes. In der Regel liegen sie im mittleren bis oberen vierstelligen Bereich. Bei wiederholten Verstößen oder groben Pflichtverletzungen können sie deutlich höher ausfallen.

Praxistipp: Dokumentiere nicht nur die Zeiten, sondern auch deine Maßnahmen zur Einhaltung des ArbZG. Wenn du deinen Mitarbeitenden eine Schulung zum Thema Arbeitszeiterfassung gegeben hast, lasse dich das schriftlich bestätigen. Das zeigt der Aufsichtsbehörde, dass du deine Pflichten ernst nimmst.

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Praktische Umsetzung im Alltag

Theorie ist das eine – Praxis das andere. Wie sieht eine rechtssichere Zeiterfassung im Betrieb mit 5 bis 50 Mitarbeitenden konkret aus?

Schritt 1: Systemwahl

Entscheide dich für ein System, das zu deinem Betrieb passt:

• Terminal im Eingangsbereich: Ideal für Handwerksbetriebe, Lager, Produktion
• App auf dem Smartphone: Praktisch für Außendienst, Homeoffice, Büro
• Hybridlösung: Kombination aus Terminal und App

Das System sollte folgende Funktionen haben:

• Erfassung von Beginn und Ende
• Automatische Berechnung der Arbeitszeit
• Manuelle Eingabe von Pausen
• Kennzeichnung von Überstunden
• Exportmöglichkeit für die Lohnabrechnung

Schritt 2: Einführung

Informiere dein Team rechtzeitig über die neue Pflicht. Eine kurze Besprechung reicht aus. Erkläre:

• Warum die Erfassung jetzt Pflicht ist (BAG-Urteil)
• Welche Daten erfasst werden müssen
• Wie das technisch funktioniert
• Wer bei Fragen helfen kann

Schritt 3: Dokumentation der Maßnahmen

Erstelle eine kurze Zeiterfassungsrichtlinie zur Zeiterfassung. Darin steht:

• Wer für die Richtigkeit der Daten verantwortlich ist
• Wie oft die Daten geprüft werden
• Wie Korrekturen vorgenommen werden

Unterschreibe die Anweisung und lass sie von allen Mitarbeitenden gegenzeichnen – nicht als Nachweis der Zeiten, sondern als Nachweis der Information.

Schritt 4: Regelmäßige Prüfung

Schau dir einmal pro Woche oder Monat stichprobenartig an, ob alle Zeiten erfasst sind. Bei Lücken sprich den Mitarbeitenden direkt an. Das zeigt der Aufsichtsbehörde, dass du deine Kontrollpflicht wahrnimmst.

Schritt 5: Archivierung

Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden – besser drei, um auf der sicheren Seite zu sein. Digitale Systeme erleichtern diese Aufbewahrung erheblich.

Praxistipp: Nutze die Zeiterfassung nicht nur zur Erfüllung rechtlicher Pflichten, sondern auch als Führungsinstrument. Die Daten zeigen dir, wo Engpässe sind, welche Projekte besonders zeitintensiv sind und wo du gezielt unterstützen kannst.

FAQ

Müssen wir wirklich jede Pause dokumentieren?

Ja, das ArbZG schreibt Pausen vor und die Zeiterfassung muss nachweisen, dass diese eingehalten werden. Laut BAuA gehören Pausenzeiten zu den zentralen Daten, die erfasst werden müssen. Das System muss also erkennen, wann eine Pause begonnen und beendet wurde. Bei digitalen Systemen kann das automatisch geschehen (z.B. nach 6 Stunden automatisch eine 30-Minuten-Pause vormerken) oder manuell vom Mitarbeitenden eingegeben werden. Wichtig ist, dass die Pausenregelung nachvollziehbar ist.

Was passiert, wenn ein Mitarbeitender seine Zeiten nicht einträgt?

Die Verantwortung liegt bei dir als Arbeitgeber. Wenn ein Mitarbeitender seine Zeiten nicht erfasst, musst du nachhaken und gegebenenfalls eine Abmahnung aussprechen. Technisch kannst du das System so einstellen, dass bei fehlenden Einträgen automatisch eine Erinnerung verschickt wird oder der Vorgesetzte informiert wird. Bei wiederholten Verstößen musst du arbeitsrechtlich reagieren, da du sonst deine Pflichten als Arbeitgeber verletzt.

Können wir die Zeiterfassung auch nach einem Jahr noch nachträglich einführen?

Ja, das ist jederzeit möglich. Das BAG-Urteil hat keine Übergangsfristen vorgesehen. Das bedeutet: Du kannst und solltest jetzt mit der Einführung beginnen. Wenn die Aufsichtsbehörde kommt und du kein System hast, kann sie dich zur Einführung auffordern. Wenn du dann nicht reagierst, drohen Bußgelder. Also lieber frühzeitig handeln als auf die Aufforderung zu warten.

Reicht ein Excel-Tabellenblatt als Dokumentation?

Grundsätzlich ja – die Form ist frei. Allerdings ist Excel fehleranfällig und aufwendig zu pflegen. Laut BMAS reicht eine maschinell erstellte Liste aus, aber du musst die Richtigkeit sicherstellen. Bei Excel besteht die Gefahr von Formelfehlern, unbeabsichtigten Löschungen oder Manipulationen. Digitale Zeiterfassungssysteme sind sicherer und sparen Zeit. Sie sind deshalb für kleine Betriebe oft die bessere Wahl.

Fazit

Die Zeiterfassung ist keine lästige Pflicht, sondern ein wichtiges Instrument für den Arbeitsschutz und die Transparenz in deinem Betrieb. Das BAG-Urteil hat klar gemacht: Du musst ein System einführen, das Beginn, Ende, Dauer, Pausen und Überstunden lückenlos dokumentiert. Das gilt für alle Mitarbeitenden außer leitenden Angestellten – auch für Minijobber und Beschäftigte im Homeoffice.

Die gute Nachricht: Du kannst die praktische Erfassung an dein Team delegieren. Die Verantwortung bleibt bei dir, aber der Aufwand verteilt sich. Digitale Systeme wie Terminals oder Apps machen die Umsetzung einfach und sicher. Sie schützen vor Bußgeldern und geben dir wertvolle Einblicke in deinen Betrieb.

Warte nicht auf die Aufforderung der Aufsichtsbehörde. Je früher du ein funktionierendes System hast, desto entspannter siehst du einer Betriebsprüfung entgegen. Und denk daran: Die Zeiterfassung schützt nicht nur dich als Arbeitgeber, sondern auch deine Mitarbeitenden vor Überlastung und zeitlicher Entgrenzung.

Als nächster Schritt empfiehlt es sich, das aktuelle Vorgehen im Betrieb zu analysieren und zu prüfen, ob es den Anforderungen genügt. Sollten Lücken bestehen, ist die Einführung eines geeigneten Systems zeitnah zu planen.