Stell dir vor, du fährst Auto ohne Tacho. Du weißt ungefähr, wie schnell du bist – aber genau kannst du es nicht sagen. Irgendwann blitzt es, und du hast ein Problem. Mit Vertrauensarbeitszeit ohne Zeiterfassung – also ohne klare Vertrauensarbeitszeit Zeiterfassung – geht es ähnlich: Du vertraust deinen Mitarbeitern, sie erledigen ihre Aufgaben – aber ohne klare Aufzeichnungen weißt du nicht, ob das Arbeitszeitgesetz eingehalten wird. Und das kann teuer werden. Seit dem EuGH-Urteil und dem BAG-Beschluss zur Arbeitszeiterfassung ist klar: Auch bei Vertrauensarbeitszeit musst du die Zeiten dokumentieren. Der Unterschied liegt nur darin, wie.

Für Geschäftsführer und HR-Leiter kleiner Betriebe stellt sich die Frage: Wie gestaltest du Vertrauensarbeitszeit rechtssicher, ohne das Vertrauen zu zerstören? Dieser Artikel zeigt dir, was das Gesetz wirklich verlangt, welche Fallstricke dich erwarten und wie du die neuen Regeln praktikabel umsetzt.

Inhaltsverzeichnis

• Was Vertrauensarbeitszeit wirklich bedeutet
• EuGH-Urteil: Die Zeiterfassungspflicht auch für Vertrauensarbeitszeit
• Rechtliche Konsequenzen für kleine Betriebe
• Praktische Umsetzung: So führst du Vertrauensarbeitszeit rechtssicher
• Digitale Zeiterfassung für KMUs: Das solltest du beachten
• Häufige Fehler und Fallstricke
• FAQ
• Fazit

Was Vertrauensarbeitszeit wirklich bedeutet

Vertrauensarbeitszeit klingt nach Freiheit – und das ist sie auch, aber nur bedingt. Gemeint ist ein Arbeitszeitmodell, bei dem du als Arbeitgeber nicht vorgibst, wann deine Mitarbeiter anfangen und aufhören. Das Arbeitsergebnis steht im Vordergrund, nicht die Präsenz zur festgelegten Zeit. Laut Haufe verzichtest du lediglich auf die Festlegung von Beginn und Ende – nicht aber auf die Einhaltung der arbeitszeitrechtlichen Vorgaben.

Die rechtliche Grundlage ist bislang nicht im Gesetz verankert. Vertrauensarbeitszeit lebt aus Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder individuellen Arbeitsverträgen. Du vereinbarst mit deinem Mitarbeiter meist nur das wöchentliche oder monatliche Arbeitszeitvolumen. Wie er die Zeit einteilt, bleibt ihm überlassen – solange er das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) einhält.

Doch genau hier liegt der Hase im Pfeffer. Denn das ArbZG schreibt klare Grenzen vor:

• Höchstarbeitszeit von 8 Stunden pro Tag (mit Ausweitung auf 10 Stunden)
• Ruhezeiten von mindestens 11 Stunden zwischen den Arbeitstagen
• Pausenregelungen nach 6 Stunden

Selbst wenn du deinen Mitarbeitern freie Hand lässt, musst du sicherstellen, dass diese Grenzen nicht überschritten werden. Und dafür brauchst du eine Form der Dokumentation.

Wichtig: Das Führen eines Arbeitszeitkontos stand der Durchführung von Vertrauensarbeitszeit auch vor der Entscheidung des BAG nicht entgegen. Die Zeiterfassung ist kein Vertrauensbruch, sondern rechtliche Pflicht.

Vertrauensarbeitszeit vs. klassische Arbeitszeitmodelle

Die Tabelle zeigt: Der Unterschied liegt nicht in der Dokumentation, sondern in der Art der Kontrolle. Bei Vertrauensarbeitszeit delegierst du die Erfassung, nicht die Verantwortung.

EuGH-Urteil: Die Zeiterfassungspflicht auch für Vertrauensarbeitszeit

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat 2019 entschieden: Jeder Arbeitgeber muss ein „objektives, zuverlässiges und zugängliches System“ zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat dies 2022 für Deutschland bestätigt. Die Konsequenz: Auch bei Vertrauensarbeitszeit musst du die Arbeitszeiten erfassen.

Laut IHK Bodensee-Oberschwaben bleibt Vertrauensarbeitszeit zwar möglich – aber eben nicht ohne Zeiterfassung. Der Gesetzentwurf zur Umsetzung sieht eine besondere Regelung vor: Du kannst die Erfassung an deine Mitarbeiter delegieren und auf die Kontrolle der vertraglichen Arbeitszeit verzichten. Aber: Du musst organisatorisch sicherstellen, dass Verstöße gegen das ArbZG erkannt und vermieden werden.

Die Bundesregierung hat im Koalitionsvertrag angekündigt, für Vertrauensarbeitszeit eine Ausnahme von der Zeiterfassungspflicht schaffen zu wollen. Doch wie die Haufe betont, lässt das EU-Recht keinen generellen Verzicht zu. Nur in eng begrenzten Ausnahmefällen – wenn die besonderen Merkmale der Tätigkeit eine Erfassung unmöglich machen – darfst du darauf verzichten. Das trifft bei Bürojobs oder Homeoffice aber kaum zu.

EuGH-Urteil im Kern: „Die Mitgliedstaaten müssen dafür sorgen, dass Arbeitgeber ein System einrichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst wird.“ Diese Pflicht gilt ohne generelle Ausnahme für Vertrauensarbeitszeitmodelle.

Was bedeutet das konkret für dich?

• Du brauchst ein System – digital oder analog
• Deine Mitarbeiter können die Zeiten selbst erfassen
• Das System muss automatisch warnen, wenn gesetzliche Grenzen drohen überschritten zu werden
• Du musst die Daten mindestens zwei Jahre aufbewahren

Die Arbeitszeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit ist also kein Vertrauensverlust, sondern ein Schutz für beide Seiten. Dein Mitarbeiter kann nachweisen, dass er seine Zeit ordentlich geleistet hat – und du kannst belegen, dass du die Gesetze eingehalten hast.

Rechtliche Konsequenzen für kleine Betriebe

Kleine Betriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitern sind nicht von der Zeiterfassungspflicht ausgenommen. Das Gesetz macht keine Unterscheidung nach Betriebsgröße. Fehlende oder unzureichende Dokumentation kann teuer werden.

Bußgelder und Sanktionen

Die zuständige Aufsichtsbehörde (in der Regel die Arbeitsschutzbehörde der Länder) kann bei Verstößen gegen das ArbZG Bußgelder verhängen. Die Höhe richtet sich nach Schwere und Dauer des Verstoßes. Bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verstößen kann das Bußgeld bis zu 15.000 Euro pro Verstoß betragen. Bei mehreren betroffenen Mitarbeitern summiert sich das schnell.

Haftungsrisiken

Wenn ein Mitarbeiter wegen Überarbeitung erkrankt oder einen Unfall hat, kann fehlende Zeiterfassung zur Haftungsfalle werden. Ohne Nachweis, dass du die gesetzlichen Ruhezeiten eingehalten hast, stehst du im Zweifel allein da. Das Arbeitsgericht geht dann davon aus, dass du deine Fürsorgepflicht verletzt hast.

Betriebsprüfungen

Bei einer Betriebsprüfung durch das Zollamt musst du die Arbeitszeitdokumentation bei Behördenprüfungen vorlegen. Fehlen diese oder sind sie lückenhaft, wird das als schwerer Verstoß gewertet. Die Prüfer kontrollieren besonders:

• Einhaltung der Höchstarbeitszeit
• Pausenzeiten
• Ruhezeiten zwischen den Schichten
• Nachweis der Jahresarbeitszeit

Was das für deinen Betrieb bedeutet

Ein KMU hat weniger Ressourcen für Rechtsstreitigkeiten. Eine ordentliche Zeiterfassung ist also keine Bürokratie, sondern eine Versicherung. Sie schützt vor unangenehmen Überraschungen bei Prüfungen und vor Schadensersatzansprüchen.

Übergangsregelungen für kleine Betriebe

Der aktuelle Gesetzentwurf sieht Übergangsfristen vor. Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern haben mehr Zeit zur Umsetzung. Nutze diese Phase, um ein passendes System zu finden und deine Mitarbeiter zu schulen. Warte aber nicht bis zur letzten Minute – denn die organisatorische Umstellung braucht Zeit.

Praktische Umsetzung: So führst du Vertrauensarbeitszeit rechtssicher

Vertrauensarbeitszeit zeiterfassungspflichtig umzusetzen, ist keine Raketenwissenschaft. Der Trick liegt in der richtigen Delegation und Automatisierung.

Schritt 1: Selbsterfassung durch Mitarbeiter

Du kannst die Zeiterfassung komplett an deine Mitarbeiter delegieren. Sie tragen selbst ein, wann sie gearbeitet haben. Wichtig ist nur, dass das System technisch sicherstellt, dass keine Gesetzesverstöße passieren. Laut IHK reicht es aus, wenn das elektronische System automatisch Meldungen bei Verstößen ausgibt.

Schritt 2: Automatische Warnsysteme

Ein rechtssicheres System muss folgende Warnungen abgeben:

• Überschreitung der 10-Stunden-Grenze
• Unterschreitung der 11-Stunden-Ruhezeit
• Fehlende Pausen nach 6 Stunden
• Überschreitung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit

Diese Meldungen gehen an den Mitarbeiter und optional an den Vorgesetzten. Der Mitarbeiter kann dann selbstständig reagieren – zum Beispiel durch früheres Aufhören am nächsten Tag.

Schritt 3: Arbeitszeitkonto trotz Vertrauensarbeitszeit

Das Arbeitszeitkonto ist dein bester Freund. Es zeigt transparent, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter gearbeitet hat und wie viel Plus- oder Minusstunden angehäuft sind. Laut Haufe steht das Arbeitszeitkonto der Vertrauensarbeitszeit nicht entgegen.

Vorteile eines digitalen Arbeitszeitkontos:

• Automatische Berechnung der Soll-Ist-Abweichungen
• Transparenz für Mitarbeiter und Arbeitgeber
• Einfache Auswertung bei Betriebsprüfungen
• Keine Diskussionen über geleistete Stunden

Schritt 4: Klare Regeln im Arbeitsvertrag

Papier ist geduldig, aber wichtig. Dein Arbeitsvertrag sollte bei Vertrauensarbeitszeit folgende Punkte enthalten:

• Verweis auf das geltende Arbeitszeitgesetz
• Pflicht zur Selbsterfassung
• Hinweis auf automatische Warnsysteme
• Regelung zum Arbeitszeitkonto
• Verpflichtung zur Einhaltung der Ruhezeiten

Schritt 5: Schulung und Kommunikation

Deine Mitarbeiter müssen verstehen, warum die Zeiterfassung notwendig ist. Erkläre ihnen:

• Es schützt sie vor Überarbeitung
• Es schützt dich als Arbeitgeber
• Es ist gesetzliche Pflicht
• Die Daten dienen nur dem Nachweis, nicht der Kontrolle

Eine kurze Schulung am Anfang und eine auffrischende Einweisung alle sechs Monate reichen aus.

Digitale Zeiterfassung für KMUs: Das solltest du beachten

Für kleine Betriebe sind digitale Systeme oft die einzige praktikable Lösung. Sie automatisieren die meisten Prozesse und reduzieren den Aufwand auf ein Minimum.

Was ein gutes System für KMUs leisten muss

• Mobile Erfassung: Mitarbeitern im Homeoffice oder unterwegs müssen ihre Zeiten einfach erfassen können – per Zeiterfassungs-App oder Browser.
• Automatische Gesetzeschecks: Das System warnt automatisch vor Verstößen gegen ArbZG.
• Einfache Bedienung: Weniger ist mehr. Komplexe Systeme überfordern Mitarbeiter.
• Audit-Trail: Alle Änderungen sind nachvollziehbar – wichtig bei Prüfungen.
• Datenschutz: DSGVO-konforme Speicherung und Verarbeitung.
• Kostentransparenz: Klare Preismodelle ohne versteckte Kosten.

Vorteile für kleine Betriebe

1. Zeitersparnis: Keine manuellen Auswertungen mehr.

2. Rechtssicherheit: Automatische Einhaltung der Gesetze.

3. Mitarbeiterzufriedenheit: Transparenz über geleistete Zeit.

4. Prüfungsvorbereitung: Alle Daten auf Knopfdruck verfügbar.

5. Skalierbarkeit: Wächst mit deinem Betrieb mit.

Übergangsregelungen nutzen

Der Gesetzgeber hat erkannt, dass KMUs mehr Zeit brauchen. Nutze diese Phase, um verschiedene Systeme zu testen. Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen an. Starte frühzeitig mit einem Pilotprojekt bei wenigen Mitarbeitern, bevor du das System flächendeckend einführst.

Kosten-Nutzen-Rechnung

Die Kosten für ein digitales Zeiterfassungssystem liegen oft bei wenigen Euro pro Mitarbeiter und Monat. Verglichen mit dem Risiko eines Bußgelds von 15.000 Euro oder einem Schadensersatzprozess ist das ein klares Plus. Zudem sparst du Zeit bei der Lohnabrechnung und bei Betriebsprüfungen.

Was du beim Anbieterwechsel beachten solltest

Solltest du bereits ein System nutzen, prüfe, ob es die neuen Anforderungen erfüllt. Nicht jedes alte System warnt automatisch vor ArbZG-Verstößen. Wenn nicht, ist ein Wechsel sinnvoll. Achte auf eine einfache Datenübernahme und eine gute Schulung deines Teams.

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Häufige Fehler und Fallstricke

Die größten Probleme entstehen nicht aus böser Absicht, sondern aus Unwissenheit oder falschen Annahmen. Hier sind die häufigsten Fehler, die du vermeiden solltest.

Fehler 1: „Vertrauensarbeitszeit heißt keine Zeiterfassung“

Diese Annahme ist falsch und gefährlich. Du musst auch bei Vertrauensarbeitszeit die Zeiten erfassen. Der Unterschied liegt nur in der Art der Kontrolle. Du verzichtest auf die Vorgabe der Arbeitszeit, nicht auf die Dokumentation.

Fehler 2: Nur auf mündliche Absprachen vertrauen

„Wir haben das immer so gemacht“ hilft nicht vor dem Zollamt. Ohne schriftliche Regelung im Arbeitsvertrag und ohne technisches System hast du keinen Nachweis. Bei einer Prüfung gilt: Was nicht dokumentiert ist, ist nicht passiert.

Fehler 3: Keine systematische Kontrolle der Grenzwerte

Selbst wenn deine Mitarbeiter selbst erfassen, musst du sicherstellen, dass das System automatisch warnt. Wenn ein Mitarbeiter regelmäßig 12 Stunden arbeitet und du nichts davon weißt, bist du trotzdem haftbar. Das System muss also Meldungen generieren, die du als Arbeitgeber sehen kannst.

Fehler 4: Falsche Aufbewahrungsfristen

Arbeitszeitaufzeichnungen musst du mindestens zwei Jahre aufbewahren. Viele Systeme löschen Daten automatisch nach kürzerer Zeit. Passe die Einstellungen an oder lasse dich vom Anbieter beraten.

Fehler 5: Keine Schulung der Mitarbeiter

Wenn dein Team das System nicht versteht, entstehen Lücken oder falsche Einträge. Eine einmalige Schulung reicht nicht. Biete regelmäßige Auffrischungen an und stelle Ansprechpartner zur Verfügung.

Fehler 6: Datenschutz vernachlässigen

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Du brauchst eine Rechtsgrundlage (meistens § 26 BDSG) und musst deine Mitarbeiter informieren. Achte darauf, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben.

Was bei Prüfungen zählt

Das Zollamt prüft nicht nur, ob du ein System hast, sondern auch, ob es funktioniert. Das heißt:

• Sind alle Mitarbeiter erfasst?
• Werden Warnmeldungen verfolgt?
• Gibt es Auswertungen?
• Sind die Daten vollständig?

Ein System, das niemand nutzt oder dessen Warnungen ignoriert werden, schützt dich nicht.

FAQ

Muss ich bei Vertrauensarbeitszeit wirklich jede Minute erfassen?

Ja, aber mit einem wichtigen Unterschied: Du musst nicht jede Minute kontrollieren, sondern dokumentieren können. Deine Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten selbst – auch im Minutentakt. Das System speichert die Daten automatisch. Du als Arbeitgeber musst diese Daten nicht täglich prüfen, sondern nur sicherstellen, dass das System automatisch warnt, wenn gesetzliche Grenzen wie die 10-Stunden-Regel oder die 11-Stunden-Ruhezeit drohen überschritten zu werden.

Laut IHK kannst du auf die Kontrolle der vertraglichen Arbeitszeit verzichten. Die Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeit bleibt aber Pflicht. Das bedeutet: Dein Mitarbeiter trägt seine Zeiten ein, das System prüft automatisch und meldet nur bei Verstößen. Diese Meldungen musst du dann organisatorisch abfangen und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen.

Die Praxis zeigt: Werden die Zeiten korrekt erfasst, entstehen kaum Verstöße. Die reine Stundenerfassung schafft bereits Bewusstsein bei den Mitarbeitern.

Was passiert, wenn ich keine Zeiterfassung habe?

Das kann teuer werden. Die zuständige Aufsichtsbehörde (in der Regel die Arbeitsschutzbehörde der Länder) kann Bußgelder von bis zu 15.000 Euro pro Verstoß verhängen. Bei mehreren Mitarbeitern summiert sich das schnell. Zudem droht ein erhebliches Haftungsrisiko: Erkrankt ein Mitarbeiter durch Überarbeitung oder hat er einen Unfall auf dem Weg nach Hause nach einer 12-Stunden-Schicht, kann er Schadensersatz geltend machen. Ohne Zeiterfassung kannst du nicht beweisen, dass du die gesetzlichen Ruhezeiten eingehalten hast.

Laut Haufe ist ein genereller Verzicht auf die Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit europarechtlich nicht möglich. Nur in eng begrenzten Ausnahmefällen – wenn die Tätigkeit eine Erfassung technisch unmöglich macht – darfst du darauf verzichten. Das trifft auf Bürojobs oder Homeoffice aber kaum zu.

Fazit: Das Risiko überwiegt bei Weitem den Aufwand. Eine Zeiterfassung ist schneller eingerichtet, als du denkst.

Kann ich die Erfassung komplett an meine Mitarbeiter delegieren?

Ja, das ist sogar der Sinn der Sache bei Vertrauensarbeitszeit. Der Gesetzgeber sieht explizit vor, dass der Arbeitnehmer die Arbeitszeit selbst erfassen kann. Du als Arbeitgeber kannst auf die Kontrolle verzichten. Aber: Du musst organisatorische Maßnahmen ergreifen, die sicherstellen, dass Verstöße gegen das ArbZG vermieden werden.

Das heißt konkret:

• Das System muss automatisch warnen
• Du musst die Warnmeldungen empfangen können
• Bei wiederholten Verstößen musst du intervenieren
• Du musst die Daten aufbewahren und bei Prüfungen vorlegen können

Die Verantwortung bleibt also bei dir – die Ausführung kannst du delegieren. Das ist ein wichtiger Unterschied. Du gibst nicht die Verantwortung ab, sondern nur die operative Durchführung.

Wie sieht es mit dem Homeoffice aus?

Homeoffice-Zeiterfassung ist keine Ausnahme vom Zeiterfassungsgebot. Im Gegenteil: Gerade hier ist eine digitale Lösung unverzichtbar. Dein Mitarbeiter sitzt zu Hause, du siehst ihn nicht – aber du musst trotzdem sicherstellen, dass er nicht überarbeitet.

Eine App oder Browserlösung ist die einzige praktikable Möglichkeit. Der Mitarbeiter startet seine Arbeitszeit per Klick, macht Pausen und beendet am Ende des Tages. Das System prüft automatisch, ob er die gesetzlichen Pausen eingehalten hat und ob die Ruhezeit zwischen den Tagen stimmt.

Wichtig: Du darfst deine Mitarbeiter im Homeoffice nicht überwachen. Die Zeiterfassung dient allein dem Nachweis der ArbZG-Einhaltung. GPS-Tracking, Webcam-Kontrolle oder Bildschirmaufnahmen sind datenschutzrechtlich verboten und zerstören das Vertrauen. Ein gutes System erfasst nur die reine Arbeitszeit – mehr nicht.

Fazit

Vertrauensarbeitszeit Zeiterfassung ist kein Widerspruch – sie gehören zusammen. Das EuGH-Urteil hat klar gemacht: Ohne Dokumentation ist kein Modell rechtssicher. Der Unterschied liegt nicht im Ob, sondern im Wie. Du musst nicht jede Minute kontrollieren, aber du musst sicherstellen können, dass deine Mitarbeiter das Arbeitszeitgesetz einhalten.

Für kleine Betriebe bedeutet das: Nutze die Übergangsregelungen, teste digitale Systeme und schule dein Team frühzeitig. Die Kosten für eine ordentliche digitale Zeiterfassung sind minimal im Vergleich zu den Risiken fehlender Dokumentation. Mit dem richtigen System delegierst du die Erfassung an deine Mitarbeiter, behältst aber die Kontrolle über die Einhaltung der Gesetze.

Der nächste logische Schritt ist die konkrete Auswahl eines Systems, das zu deinem Betrieb passt. Lass dich dabei von Anbietern beraten, die Erfahrung mit KMUs haben und die speziellen Anforderungen der Vertrauensarbeitszeit kennen.

Vertrauen ist gut, Kontrolle durch Dokumentation ist besser – und gesetzlich vorgeschrieben.