Stundenerfassung

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Stundenerfassung

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Stundenerfassung bezeichnet die systematische Aufzeichnung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden von Mitarbeitenden. Sie bildet die Grundlage für Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kontrolle von Arbeitszeiten, Projektkalkulation sowie die Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten im Unternehmen.

In vielen kleinen Unternehmen ist unklar, wie viele Stunden tatsächlich gearbeitet werden – Zettel, Excel-Listen und Zurufe führen zu Streit über Überstunden und falschen Lohnabrechnungen. Stundenerfassung schafft hier Transparenz und Verlässlichkeit. Sie hilft, Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren, Projekte besser zu steuern und rechtliche Anforderungen, etwa aus Arbeitszeitgesetz und Mindestlohn, zuverlässig einzuhalten.

Das Wichtigste in Kürze

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• Stundenerfassung dokumentiert alle tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden• Sie ist Basis für Lohnabrechnung, Überstundenkontrolle und Projektkalkulation• Digitale Systeme erleichtern Erfassung, Auswertung und rechtssichere Dokumentation

Stundenerfassung umfasst alle Prozesse und Werkzeuge, mit denen Arbeitsstunden von Mitarbeitenden erfasst, geprüft und ausgewertet werden. Typisch wird zwischen Sollstunden (laut Vertrag oder Dienstplan) und Iststunden (tatsächlich gearbeitet) unterschieden. Aus diesem Abgleich ergeben sich Überstunden, Mehrarbeit oder Minusstunden.

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In der Praxis erfolgt Stundenerfassung oft noch per Stundenzettel oder Excel. Diese Methoden sind fehleranfällig, aufwendig und schwer nachprüfbar – insbesondere bei Teilzeit, Minijobs, Schichtarbeit oder wechselnden Einsatzorten (z. B. Handwerk, Pflege, Gebäudereinigung). Zudem wird schnell der Überblick über Plusstunden, Urlaubszeiten und Krankheitstage verloren.

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Rechtlich ist Stundenerfassung unter anderem relevant für das Arbeitszeitgesetz (Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten), den Mindestlohn (Beleg der tatsächlich gearbeiteten Stunden, insbesondere bei Minijobs und bestimmten Branchen) und Dokumentationspflichten, die sich aus Rechtsprechung (u. a. EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung) ergeben können. Eine saubere Stundenerfassung erleichtert außerdem die Erfüllung von Nachweispflichten gegenüber Behörden und reduziert Streitfälle mit Mitarbeitenden.

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Digitale Zeiterfassungssysteme unterstützen die Stundenerfassung, indem Arbeitszeiten per Terminal, App, Weboberfläche oder Mobile Zeiterfassung lückenlos und minutengenau erfasst werden. Automatische Pausenregeln, Rundungen und Zuschlagsberechnungen (z. B. Nacht- oder Sonntagszuschlag) lassen sich hinterlegen. Aus den Daten entstehen Stundennachweise und Auswertungen, die direkt für Lohnabrechnung, Projektkalkulation oder Kostenstellenrechnung genutzt werden können. So entsteht Transparenz für Geschäftsführung, Personalverantwortliche und Mitarbeitende – mit deutlich weniger Verwaltungsaufwand.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Ist Stundenerfassung in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben?

Es bestehen bereits heute verschiedene Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten, etwa aus dem Mindestlohngesetz und für bestimmte Beschäftigtengruppen. Zudem deutet die EuGH-Rechtsprechung auf eine generelle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung hin. Wie dies konkret umzusetzen ist, hängt von Gesetzeslage und Praxis ab.

Wie lange müssen erfasste Stunden aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfristen hängen vom Zweck ab, etwa Lohnabrechnung, Mindestlohnkontrolle oder interne Auswertung. Üblich sind mehrere Jahre, häufig sechs Jahre oder länger, orientiert an steuerlichen und arbeitsrechtlichen Vorgaben. Konkrete Fristen sollten mit Steuerberater oder Fachanwalt abgestimmt werden.

Manuelle Stundenzettel oder digitale Stundenerfassung – was ist sinnvoller?

Manuelle Stundenzettel sind in kleinen Teams möglich, aber anfällig für Fehler, Nachträge und Verlust. Digitale Stundenerfassung reduziert Verwaltungsaufwand, schafft mehr Transparenz und unterstützt bei gesetzlichen Anforderungen und Auswertungen, etwa für Lohnabrechnung und Projektsteuerung.