Zeiterfassung App

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Zeiterfassung App

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Eine Zeiterfassung App ist eine Software für Smartphone oder Tablet, mit der Arbeitszeiten digital erfasst, gespeichert und ausgewertet werden. Sie ersetzt handschriftliche Stundenzettel, erleichtert die Dokumentation und unterstützt bei Lohnabrechnung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

In vielen kleinen Unternehmen werden Arbeitszeiten noch per Excel oder Papier erfasst – mit fehlenden Einträgen, Zahlendrehern und hohem Verwaltungsaufwand. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an genaue Arbeitszeitnachweise und transparente Auswertungen. Eine Zeiterfassung App ermöglicht es, Zeiten direkt am Einsatzort zu erfassen, Prozesse zu automatisieren und rechtliche Dokumentationspflichten deutlich einfacher zu erfüllen.

Das Wichtigste in Kürze

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• Digitale Alternative zum Stundenzettel per Smartphone oder Tablet• Unterstützt bei Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Mindestlohn und Nachweispflichten• Vereinfacht Lohnabrechnung, Planung und Auswertungen insbesondere in mobilen Teams

Eine Zeiterfassung App ist ein digitales Werkzeug, mit dem Beschäftigte ihre Arbeitszeit per Smartphone oder Tablet starten, stoppen und nachträglich korrigieren können. Sie ersetzt analoge Stundenzettel und vereinfacht den gesamten Prozess von der Erfassung über die Freigabe bis zur Übergabe an Lohnbuchhaltung oder Steuerberater.

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Typische Funktionen sind das Buchen von Kommen/Gehen, Pausen, Projekten oder Aufträgen, die Zuordnung zu Kostenstellen sowie eine Übersicht über Plus- und Minusstunden. Für Unternehmen mit Außendienst, Handwerk, Bau oder Pflege ist eine App besonders praxisnah, weil Zeiten direkt vor Ort, auch mobil, erfasst werden können – oft inklusive GPS- oder Standortbezug (sofern datenschutzkonform konfiguriert).

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Rechtlich gewinnt die Zeiterfassung App durch das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung und die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (Höchstarbeitszeit, Ruhezeit, Pausen) an Bedeutung. Sie unterstützt dabei, Arbeitszeiten systematisch zu dokumentieren und Auswertungen für Prüfungen, interne Kontrollen und die Einhaltung von Mindestlohn-Nachweisen bereitzustellen. Gleichzeitig müssen Datenschutzanforderungen nach DSGVO beachtet werden, etwa Datenminimierung, Zugriffsbeschränkungen und klare Löschfristen.

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In der Praxis reduziert eine Zeiterfassung App Rückfragen zur Lohnabrechnung, beschleunigt den Monatsabschluss und schafft Transparenz für Geschäftsführung und Teamleitungen. Häufig stehen Schnittstellen zu Lohnprogrammen (z. B. DATEV-Export) und Funktionen wie Urlaubsplanung oder Dienstplan zur Verfügung. So wird aus einer reinen Stundenerfassung ein zentrales Werkzeug für die tägliche Personal- und Einsatzplanung.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Für welche Unternehmen lohnt sich eine Zeiterfassung App besonders?

Besonders profitieren Betriebe mit mobilen Mitarbeitern, vielen Teilzeitkräften oder wechselnden Einsatzorten, etwa Handwerk, Bau, Pflege oder Dienstleistungen. Aber auch kleine Büros und Agenturen nutzen Apps, um Prozesse zu automatisieren und Transparenz bei Überstunden und Urlaub zu schaffen.

Ist eine Zeiterfassung App rechtssicher?

Rechtssicherheit hängt von korrekter Konfiguration und dem Umgang im Unternehmen ab. Die App sollte Arbeitszeiten lückenlos und manipulationssicher speichern, Auswertungen ermöglichen und DSGVO-Anforderungen erfüllen; interne Regeln zur Nutzung sind ebenfalls wichtig.

Wie funktioniert die Anbindung an die Lohnabrechnung?

Viele Zeiterfassung Apps bieten Exporte im passenden Format, zum Beispiel für DATEV oder andere Lohnprogramme. Arbeitszeiten werden geprüft, freigegeben und dann digital übertragen, sodass weniger manuelle Eingaben und weniger Fehler in der Lohnabrechnung entstehen.