Stell dir vor, du fährst ein Auto ohne Tacho. Du weißt nicht, wie schnell du bist – und irgendwann blitzt es. Oder der Tank ist leer, ohne dass du es kommen sahst. So ähnlich läuft es, wenn du im Homeoffice Arbeitszeit nicht erfasst. Du denkst, es läuft alles nach Plan, bis die Aufsichtsbehörde, das Bundesarbeitsgericht (BAG) oder die Berufsgenossenschaft vor der Tür steht. Die gute Nachricht: Du musst dein Team nicht mit Mikromanagement nerven. Mit der richtigen Methode behältst du die rechtliche Sicherheit und die Mitarbeitenden behalten ihre Freiheit.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer – unabhängig davon, ob sie im Büro oder im Homeoffice arbeiten. Laut BMAS gilt diese Verpflichtung auch für mobile Arbeit und Vertrauensarbeitszeit. Die Zeiten für Arbeitsbeginn, -ende und Pausen müssen dokumentiert werden. Das klingt nach Bürokratie, ist aber vor allem eins: Gesundheitsschutz und rechtliche Absicherung für dich als Arbeitgeber.

Inhaltsverzeichnis

• Warum du die Arbeitszeit im Homeoffice erfassen musst
• Was das Gesetz genau verlangt
• Pausen und Ruhezeiten richtig dokumentieren
• Vertrauensarbeitszeit im Homeoffice – geht das überhaupt noch?
• Praktische Umsetzung für kleine Betriebe
• Häufige Fallstricke und wie du sie vermeidest
• FAQ
• Fazit

Warum du die Arbeitszeit im Homeoffice erfassen musst

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 klar entschieden: Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem die gesamte Arbeitszeit erfasst werden kann. Diese Pflicht ergibt sich aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) in Verbindung mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie.

"Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 verbindlich entschieden, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist." (BMAS)

Die Vorgaben gelten unabhängig vom Arbeitsort. Ob dein Mitarbeitender am Schreibtisch im Büro oder an der Küchentheke zu Hause sitzt – das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) macht keinen Unterschied. Das bedeutet: Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten müssen auch im Homeoffice eingehalten werden.

Laut BMAS wurden 2021 die Arbeitszeiten bei 79 % der Beschäftigten erfasst, 2023 waren es bereits 82 %. Nur noch 18 % gaben an, dass ihre Zeit nicht dokumentiert wird. Du siehst: Die Praxis entwickelt sich schnell, und die rechtliche Pflicht ist kein Zukunftsthema mehr, sondern Gegenwart.

Die Arbeitszeiterfassung dient dem Gesundheitsschutz. Sie soll verhindern, dass Mitarbeitende sich überarbeiten oder gesetzliche Ruhezeiten missachten. Für dich als Arbeitgeber kleiner Betriebe bedeutet das: Ohne Nachweis riskierst du Bußgelder und haftest im Schadensfall.

Was das Gesetz genau verlangt

Die gesetzlichen Anforderungen sind klar, aber nicht übermäßig detailliert. Der Gesetzgeber hat bislang keine festen Formvorschriften erlassen – das bleibt der Betriebspraxis überlassen.

Was du mindestens dokumentieren musst

Um die Einhaltung der Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten zu gewährleisten, musst du folgende Daten erfassen:

• Arbeitsbeginn: Uhrzeit des Arbeitseinstiegs
• Arbeitsende: Uhrzeit des Feierabends
• Pausen: Dauer und zeitlicher Ablauf

Das ist der Mindeststandard. Alles darüber hinaus – etwa Projektzeiten oder Tätigkeitsbeschreibungen – ist optional und kommt auf deine Betriebsvereinbarung an.

Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich

Eine wichtige Ergänzung: Die Erfassungspflicht schließt Vertrauensarbeitszeit nicht aus. Wie Haufe erklärt, steht bei Vertrauensarbeitszeit das Arbeitsergebnis im Vordergrund. Die Mitarbeitenden können ihre Zeit eigenverantwortlich gestalten. Allerdings müssen sie jetzt dokumentieren, wann sie gearbeitet haben – auch wenn kein Chef die Uhrzeiten vorgibt.

Pausen und Ruhezeiten richtig dokumentieren

Pausen sind im Homeoffice keine Option – sie sind Pflicht. Das Arbeitszeitgesetz schreibt in § 4 Mindestpausen vor:

"Arbeitnehmer dürfen nicht mehr als sechs Stunden ohne Pause beschäftigt werden. Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden beträgt die Pause mindestens 30 Minuten." (Gesetze im Internet)

Diese Regel gilt auch dann, wenn dein Mitarbeitender zu Hause am Küchentisch sitzt und die Waschmaschine nebenher laufen hat. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Pausen eingehalten werden.

Wie du Pausen nachweist

Laut Haufe musst du ein System haben, das auch im Homeoffice funktioniert. Das kann simpel sein:

• Excel-Liste: Mitarbeitende tragen Beginn, Ende und Pausen manuell ein
• Digitale Zeiterfassung: App oder Browser-Tool mit Pausen-Timer
• Hybrid: Papierformular am Monatsende abgeben

Wichtig ist die Nachvollziehbarkeit. Du musst belegen können, dass die vorgeschriebenen Ruhepausen und Ruhezeiten eingehalten wurden. Bei einer Prüfung durch die Berufsgenossenschaft reicht "haben wir mündlich vereinbart" nicht aus.

Vorteile einfacher Lösungen:

• Geringe Kosten
• Schnelle Einführung
• Keine komplexe IT-Infrastruktur nötig

Nachteile:

• Höherer Aufwand für Mitarbeitende
• Fehleranfälligkeit bei manuellen Einträgen
• Keine automatischen Warnungen bei Überschreitungen

Vertrauensarbeitszeit im Homeoffice – geht das überhaupt noch?

Die Vertrauensarbeitszeit ist für viele kleine Betriebe ein wichtiger Vorteil im Wettbewerb um Fachkräfte. Die gute Nachricht: Sie bleibt erhalten. Die schlechte Nachricht: Auch hier musst du jetzt dokumentieren.

Was sich ändert – und was nicht

Bei Vertrauensarbeitszeit legst du als Arbeitgeber nicht fest, wann deine Mitarbeitenden arbeiten. Sie entscheiden selbst, ob sie früh morgens oder spät abends arbeiten – solange das Ergebnis stimmt. Diese Flexibilität bleibt erhalten.

Was neu ist: Die geleisteten Zeiten müssen aufgezeichnet werden. Das heißt nicht, dass du jeden Tag nachfragen musst. Es bedeutet, dass am Ende des Monats ein Arbeitszeitkonto existiert, aus dem hervorgeht:

• Wie viele Stunden wurden geleistet?
• Wurden die gesetzlichen Ruhezeiten eingehalten?
• Gab es Überschreitungen der Höchstarbeitszeit?

Haufe weist darauf hin, dass das Führen eines Arbeitszeitkontos der Vertrauensarbeitszeit nie entgegenstand. Die Dokumentation ist also kein Novum – nur die Pflicht, sie systematisch zu führen.

Der Koalitionsvertrag und die EU-Rechtsprechung

Der Koalitionsvertrag für die 21. Legislaturperiode sieht vor, die Vertrauensarbeitszeit ohne Zeiterfassung im Einklang mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie zu ermöglichen. Allerdings hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) eine solche Ausnahme nie vorgesehen. Die konkrete gesetzliche Ausgestaltung bleibt daher abzuwarten. Bis es eine neue Regelung gibt, gilt das BAG-Urteil in vollem Umfang.

Praktische Umsetzung für kleine Betriebe

Als Betrieb mit 5 bis 50 Mitarbeitenden brauchst du keine teure Enterprise-Software. Du brauchst ein System, das funktioniert – rechtssicher, datenschutzkonform und praktikabel.

Einfache vs. digitale Lösungen

Excel oder Papier reicht rechtlich aus, solang die Daten vollständig und nachvollziehbar sind. Allerdings musst du als Arbeitgeber sicherstellen, dass die Einträge tatsächlich gemacht werden. Bei digitalen Lösungen kannst du sanfte Erinnerungen automatisieren.

Was "nachvollziehbar" bedeutet

Nachvollziehbar heißt: Du kannst bei einer Prüfung belegen, dass die Zeiten tatsächlich geleistet wurden und die gesetzlichen Vorgaben eingehalten wurden. Das bedeutet:

• Die Zeiten sind zeitnah erfasst (nicht erst am Monatsende aus dem Gedächtnis)
• Die Pausen sind dokumentiert
• Die Ruhezeiten zwischen den Arbeitstagen sind ersichtlich

Eine simple Methode: Mitarbeitende senden jeden Tag eine kurze E-Mail mit den Zeiten. Das ist zwar umständlich, aber rechtssicher. Eleganter wird es mit einer App oder einem Cloud-Zeiterfassungssystem, das auch im Homeoffice genutzt werden kann – etwa über NFC und PIN.

Datenschutz beachten: Welche Daten du erfassen darfst, regelt die DSGVO-konforme Zeiterfassung. Du brauchst nur die reinen Zeiten, keine Details über Tätigkeiten oder Standorte. Speichere die Daten nur so lange, wie es gesetzlich nötig ist (in der Regel zwei Jahre).

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Häufige Fallstricke und wie du sie vermeidest

Die Umsetzung ist nicht kompliziert, aber es gibt Stolperfallen. Hier sind die häufigsten Fehler kleiner Betriebe:

1. Du lässt die Erfassung den Mitarbeitenden über

Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber. Du musst ein System bereitstellen und sicherstellen, dass es genutzt wird. Wenn du sagst "jeder soll selbst seine Zeiten notieren", ohne Rahmen zu geben, erfüllst du nicht die Sorgfaltspflicht.

Lösung: Führe eine klare Anweisung ein. Schreibe in die Arbeitsanweisung oder Betriebsvereinbarung, wie die Erfassung erfolgen muss.

2. Du verwechselst Erfassung mit Kontrolle

§ 75 BetrVG verbietet unzulässige Kontrollmaßnahmen. Die Zeiterfassung darf nicht zur ständigen Überwachung werden. Du darfst nicht jede Minute hinterfragen.

Lösung: Dokumentiere, aber werte nicht ständig aus. Prüfe nur, ob Ruhezeiten eingehalten wurden oder ob jemand systematisch überlastet ist.

3. Du ignorierst die Pausen

Viele im Homeoffice arbeiten durch – aus Bequemlichkeit oder Zeitdruck. Das ist dein Problem als Arbeitgeber.

Lösung: Baue automatische Pausen-Erinnerungen in dein System ein. Oder vereinbare in der Teambesprechung, dass alle eine Mittagspause einplanen.

4. Du hast keine Lückenlösung für Vertrauensarbeitszeit

Wenn du Vertrauensarbeitszeit anbietest, aber keine Zeiterfassung vorgibst, bist du im Rechtsstreit chancenlos.

Lösung: Vereinbare mit deinen Mitarbeitenden, dass sie wöchentlich oder monatlich eine Übersicht einreichen. Das reicht aus.

FAQ

Muss ich als Betrieb unter 10 Mitarbeitenden wirklich jede Minute erfassen?

Ja, die Betriebsgröße spielt keine Rolle. Das BAG-Urteil und das ArbSchG gelten für alle Arbeitgeber in Deutschland. Allerdings musst du nicht jede Minute im Minutentakt erfassen. Du musst Beginn, Ende und Pausen dokumentieren. Bei einer 8-Stunden-Arbeit reicht "8:00 bis 17:00 mit 60 Minuten Pause" völlig aus. Die Genauigkeit sollte im Rahmen bleiben. Wenn deine Mitarbeitenden in halben Stunden arbeiten, reicht diese Auflösung.

Praxistipp: Für kleine Teams reicht oft eine einfache Excel-Datei im ShareDrive. Jeder trägt seine Zeiten am Tag ein. Du prüfst nur bei Auffälligkeiten. Das ist rechtssicher und kostengünstig.

Kann ich Vertrauensarbeitszeit weiterhin anbieten?

Ja, das ist ausdrücklich möglich. Wie Haufe betont, steht bei Vertrauensarbeitszeit das Arbeitsergebnis im Vordergrund. Die Flexibilität für deine Mitarbeitenden bleibt erhalten. Neu ist nur die Dokumentationspflicht.

Das bedeutet: Deine Mitarbeitenden entscheiden selbst, wann sie arbeiten. Am Ende des Monats legen sie eine Übersicht vor: "Ich habe im November 168 Stunden gearbeitet, Beginn und Ende variabel." Du prüfst, ob die Höchstarbeitszeit (10 Stunden pro Tag) und die Ruhezeiten (11 Stunden ununterbrochen) eingehalten wurden.

Achtung: Der Koalitionsvertrag will Vertrauensarbeitszeit von der Pflicht befreien. Die EU-Rechtsprechung lässt das aber nicht zu. Solange keine neue Gesetzeslage besteht, gilt: Dokumentation ist Pflicht.

Darf ich meine Mitarbeitenden im Homeoffice kontrollieren?

Nein, nicht im klassischen Sinne. § 75 BetrVG verbietet unzulässige Kontrollmaßnahmen. Die Zeiterfassung darf nicht zur ständigen Überwachung werden. Du darfst nicht prüfen, ob jemand wirklich um 9:00 Uhr am Schreibtisch saß.

Was du tun darfst: Du darfst sicherstellen, dass die gesetzlichen Ruhezeiten eingehalten werden. Du darfst bei Auffälligkeiten (z.B. tägliche 12-Stunden-Einträge) nachfragen. Und du darfst verlangen, dass die Zeiten zeitnah erfasst werden – nicht erst am Monatsende aus dem Gedächtnis.

Praxistipp: Nutze die Zeiterfassung als Gesundheitsinstrument, nicht als Kontrollinstrument. Wenn jemand kontinuierlich überlastet ist, sprich das an – nicht als Vorwurf, sondern als Fürsorge.

Was passiert, wenn ich die Erfassung nicht umsetze?

Du riskierst Bußgelder. Die Berufsgenossenschaft kann bei Prüfungen Sanktionen verhängen. Im Schadensfall – etwa wenn ein Mitarbeitender wegen Überarbeitung krank wird – bist du ohne Nachweis der Einhaltung der Arbeitszeitgesetze im Nachteil.

Laut BMAS ist die Umsetzung bereits heute Pflicht. Das BAG-Urteil hat nur klargestellt, was schon immer galt. Eine bewusste Nichtumsetzung kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

Fazit: Die Kosten für eine Nichtumsetzung sind höher als die Investition in ein einfaches System. Selbst eine kostenlose Excel-Lösung ist besser als gar nichts.

Fazit

Die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice ist keine Bürokratie-Übung, sondern rechtliche Pflicht und Gesundheitsschutz zugleich. Das BAG-Urteil vom September 2022 hat klare Verhältnisse geschaffen: Du musst als Arbeitgeber ein System bereitstellen, mit dem Beginn, Ende und Pausen dokumentiert werden – auch bei Vertrauensarbeitszeit.

Das bedeutet nicht das Ende der Flexibilität. Deine Mitarbeitenden können weiterhin eigenverantwortlich arbeiten. Sie müssen nur am Ende des Tages oder der Woche ihre Zeiten eintragen. Für kleine Betriebe reicht oft eine simple Excel-Tabelle oder eine kostengünstige Zeiterfassungssoftware. Hauptsache, die Daten sind vollständig und nachvollziehbar.

Die häufigsten Fehler sind nicht technischer Natur, sondern organisatorisch: Die Verantwortung beim Arbeitgeber liegen lassen, die Pausen ignorieren oder die Erfassung zur Kontrolle missbrauchen. Vermeide diese Fallstricke durch klare Anweisungen und eine offene Kommunikation.

Der nächste logische Schritt ist, deine aktuelle Praxis zu prüfen. Hast du bereits ein System? Funktioniert es im Homeoffice? Sind alle Mitarbeitenden informiert? Wenn nicht, ist jetzt der Zeitpunkt für eine pragmatische Lösung – bevor das Finanzamt oder die Berufsgenossenschaft Fragen stellt.

Homeoffice Arbeitszeit erfassen bedeutet nicht Misstrauen, sondern Verantwortung übernehmen – für dein Unternehmen und dein Team.