Stell dir vor, du kaufst ein neues Auto. Du entscheidest nicht nur nach Farbe, sondern überlegst: Benzin oder Elektro? Kombi oder SUV? Welche Sicherheitsfeatures brauche ich wirklich? Genauso verhält es sich mit deinem ersten Zeiterfassungsterminal. Die Wahl ist mehr als eine Frage des Designs – sie bestimmt, wie rechtssicher, nutzerfreundlich und zukunftsfähig deine Arbeitszeiterfassung in den nächsten Jahren läuft. In diesem Artikel bekommst du praxisnahe Zeiterfassungsterminal-Auswahl-Tipps, damit gerade für kleine Betriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitenden die richtige Entscheidung gelingt: Zu teure oder überdimensionierte Systeme belasten das Budget, zu simple Lösungen halten rechtlichen Prüfungen nicht stand.

Die Arbeitszeiterfassungspflicht hat sich zum festen Bestandteil des deutschen Arbeitsrechts entwickelt. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts und den Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Teams lückenlos dokumentieren. Laut IHK Berlin reicht es nicht aus, nur die Stundenanzahl zu notieren – du musst Arbeitsbeginn, -ende und die Pausenzeiten konkret erfassen. Die gute Nachricht: Du kannst die Notierung an deine Mitarbeitenden delegieren. Die Verantwortung bleibt aber bei dir.

Doch welches System passt zu deinem Betrieb? Stationäre Zeiterfassungsterminals sind nur eine von mehreren Möglichkeiten. Dieser Artikel führt dich durch die fünf wichtigsten Entscheidungen vor der Montage – damit deine Investition rechtssicher, praxistauglich und langfristig tragfähig ist.

Inhaltsverzeichnis

• Entscheidung 1: Terminal oder mobile Lösung – was passt zu deinem Team?
• Entscheidung 2: Rechtliche Anforderungen – was muss das System wirklich können?
• Entscheidung 3: Bedienkomfort – wie einfach ist die Handhabung im Alltag?
• Entscheidung 4: Systemintegration – wie gut spielt es mit deiner Buchhaltung?
• Entscheidung 5: Datenschutz & Sicherheit – welche Standards gelten?
• FAQ: Häufige Fragen zur Zeiterfassungsterminal-Auswahl
• Fazit: Der richtige Start in die digitale Zeiterfassung

Entscheidung 1: Terminal oder mobile Lösung – was passt zu deinem Team?

Die erste Frage ist grundlegend: Brauchst du überhaupt ein physisches Terminal? Oder reicht eine rein digitale Lösung? Die Antwort hängt von deinem Betriebsmodell ab.

Stationäre Zeiterfassungsterminals haben einen klaren Vorteil: Sie sind fest im Betrieb verankert und bieten einen definierten Ort für die Zeiterfassung. Laut Haufe sind diese Systeme besonders einfach zu bedienen. Mitarbeitende stoßen beim Betreten und Verlassen des Gebäudes ihre Karte oder geben einen PIN ein – fertig. Die Daten werden automatisch übertragen und lassen sich leicht für die Lohnabrechnung auswerten.

Der Nachteil: Nur wer physisch anwesend ist, kann stechen. Mitarbeitende im Außendienst, im Homeoffice oder auf Baustellen bleiben außen vor. Für Betriebe mit mobilen Teams oder hybriden Arbeitsmodellen ist ein reines Terminal-System daher ungeeignet.

Mobile Lösungen über App oder Browser ergänzen dieses Defizit. Sie erfassen Arbeitszeiten ortsunabhängig in der Cloud. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang. Einfache Systeme mit Terminals sind laut Haufe bereits ab wenigen hundert Euro erhältlich, während komplexere Cloud-Lösungen mehrere tausend Euro kosten können.

Die hybride Lösung kombiniert beides: ein Terminal im Büro plus mobile Apps für unterwegs. Das gibt dir maximale Flexibilität, kostet aber mehr und erfordert eine zentrale Software, die beide Welten vereint.

Vergleich Terminal vs. mobile Lösungen

Wann ein Terminal sinnvoll ist:

• Dein Team arbeitet überwiegend am selben Standort
• Du möchtest eine klare Stechuhr-Kultur etablieren
• Die Lohnabrechnung soll automatisiert werden

Wann mobile Lösungen besser passen:

• Mitarbeitende sind häufig im Außendienst
• Homeoffice ist fest etabliert
• Du suchst eine kostengünstige Entry-Level-Lösung

Die Entscheidung ist keine entweder-oder-Frage. Viele moderne Systeme bieten beides. Wichtig ist, dass du deinen tatsächlichen Bedarf kennst und nicht für Features zahlst, die du nie nutzt.

Entscheidung 2: Rechtliche Anforderungen – was muss das System wirklich können?

Rechtssicherheit ist das A und O. Ein Zeiterfassungssystem, das den gesetzlichen Vorgaben nicht genügt, bringt dir nichts – im Gegenteil, es gefährdet dein Unternehmen.

Die gesetzlichen Grundlagen sind klar: Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts und den Vorgaben des EuGH müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden tatsächlich erfassen. Laut IHK Rhein-Neckar reicht es nicht aus, nur die Möglichkeit zur Erfassung bereitzustellen. Du musst aktiv sicherstellen, dass die Zeiten dokumentiert werden.

Was genau muss erfasst werden? Die arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen sind konkret:

"Es ist notwendig Arbeitsbeginn und -ende sowie die Pausenzeiten festzuhalten." – IHK Berlin

Eine simple Notiz "8 Stunden gearbeitet, 30 Minuten Pause" ist nicht ausreichend. Du benötigst einen Arbeitszeitnachweis wie:

Kalendertag: 1.2.2023

Arbeitsbeginn: 08:00 Uhr

Arbeitsende: 16:30 Uhr

Pause: 30 Min. (12-12.30 Uhr)

Dauer: 8 Std.

Die Form ist frei wählbar – elektronisch oder schriftlich. Doch der Gesetzgeber plant eine Verschärfung. Ein Entwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales aus dem Jahr 2023 sieht den elektronischen Regelfall vor. Arbeitgeber sollen Beginn, Ende und Dauer täglich aufzeichnen. Delegation bleibt möglich, die Verantwortung für die Einhaltung der Vorgaben liegt jedoch weiterhin bei dir.

Rechtliche Mindestanforderungen an dein System:

• Nachweisbarkeit: Auf Verlangen der Aufsichtsbehörde musst du die Zeiten vorlegen können
• Unveränderbarkeit: Nachträgliche Manipulationen müssen erkennbar sein (z. B. über einen Audit-Trail)
• Vollständigkeit: Alle gesetzlichen Komponenten müssen erfasst werden
• Aufbewahrung: Die Daten müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden

Checkliste: Rechtssicherheit prüfen

Ein Tipp: Frage beim Anbieter nach einer rechtskonformen Zertifizierung oder einer Stellungnahme zu den gesetzlichen Vorgaben. Seriöse Hersteller kennen die Anforderungen und dokumentieren sie.

Entscheidung 3: Bedienkomfort – wie einfach ist die Handhabung im Alltag?

Ein System kann noch so rechtskonform sein – wenn die Mitarbeitenden es nicht akzeptieren, scheitert es im Alltag. Der Bedienkomfort bestimmt maßgeblich den Erfolg deiner Zeiterfassungslösung.

Stationäre Terminals punkten hier mit ihrer Einfachheit. Der Vorgang ist intuitiv: Karte vorhalten oder PIN eingeben, fertig. Laut Haufe sind diese Systeme "einfach von den Anwender:innen zu bedienen". Das reduziert Fehler und Beschwerden.

Doch auch bei Terminals gibt es Unterschiede:

Identifikationsmethoden:

• NFC-Karten: Schnell, günstig, aber Karten können verloren gehen
• PIN-Eingabe: Kein Material nötig, aber Mitarbeitende vergessen Codes
• NFC + PIN: Kombination bietet mehr Sicherheit, erfordert aber zwei Schritte

Die Wahl hängt von deinem Sicherheitsbedürfnis ab. Für viele kleine Betriebe reicht NFC allein aus. Wenn du sensible Bereiche hast oder die Manipulationsgefahr minimieren willst, ist die Kombination sinnvoll.

Display und Feedback:

Ein gutes Terminal zeigt sofort an, ob die Buchung erfolgreich war. Farbige LEDs oder kurze Textmeldungen auf dem Display vermeiden Missverständnisse. Mitarbeitende sollten sehen können: "Kommen 08:00 – Buchung ok."

Mobile Apps:

Wenn du auch mobile Lösungen nutzt, achte auf die Benutzerführung. Die App sollte maximal drei Klicks zum Buchen benötigen. Komplexe Menüs frustrieren und führen zu fehlerhaften Einträgen.

Mitarbeiterschulung:

Selbst das einfachste System braucht eine kurze Einführung. Plane eine 15-minütige Schulung ein und stelle eine kurze Anleitung am Terminal bereit. Das vermeidet Fehlbuchungen und reduziert deinen Erklärungsaufwand.

Akzeptanz fördern:

Erkläre deinem Team, warum du die Zeiterfassung einführst. Betone nicht die Kontrolle, sondern den Schutz vor Überlastung und die korrekte Abrechnung von Überstunden. Transparenz schafft Vertrauen.

Entscheidung 4: Systemintegration – wie gut spielt es mit deiner Buchhaltung?

Dein Zeiterfassungssystem ist nicht alleinstehend – es muss mit deiner Lohnabrechnung kommunizieren. Eine fehlende Integration bedeutet manuelle Nacharbeit und Fehlerquellen.

Moderne Terminals übertragen die erfassten Daten automatisch in eine Software. Von dort geht es weiter in die Lohnabrechnung. Laut Haufe können die Daten "leicht ausgewertet und über Schnittstellen für die Lohnabrechnung verwendet werden."

Wichtige Schnittstellen:

• Datev: Standard in vielen Steuerkanzleien
• SAP: Für größere Betriebe mit ERP-System
• Lexware/DATEV LODAS: Beliebt bei mittelständischen Unternehmen
• CSV-Export: Flexibel, aber manueller Aufwand

Fragen an den Anbieter:

1. Welche Schnittstellen werden standardmäßig unterstützt?

2. Ist die Integration in meine Lohnsoftware inklusive oder kostenpflichtig?

3. Wie oft werden die Daten synchronisiert (Echtzeit, stündlich, täglich)?

4. Gibt es eine API für individuelle Anbindungen?

Prozesskette:

Terminal → Auswertungssoftware → Lohnabrechnung → Überweisung

Jeder manuelle Schritt in dieser Kette kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko. Eine nahtlose Integration spart dir pro Monat mehrere Stunden Arbeit.

Testen vor Kauf:

Lass dir vom Anbieter eine Live-Demo zeigen. Buche eine Testzeit und exportiere diese in deine Lohnsoftware. Prüfe, ob alle Daten korrekt übernommen werden: Arbeitszeiten, Pausen, Fehlzeiten, Überstunden.

Zukunftssicherheit:

Dein Betrieb wächst vielleicht. Das System sollte weitere Terminals unterstützen und neue Mitarbeitende einfach anlegen können. Auch zusätzliche Standorte sollten ohne großen Aufwand integrierbar sein.

GEN5 Mini WiFi: Das smarte Terminal für moderne Arbeitsplätze

Schnell installiert, einfach bedienbar und ideal für Büros, Werkstätten, Praxen oder jegliche Eingangsbereiche – unser kompaktes GEN5 Mini WiFi macht Zeiterfassung endlich stressfrei.

Bestelle dir jetzt dein Terminal!

Entscheidung 5: Datenschutz & Sicherheit – welche Standards gelten?

Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten – und damit hochsensibel. Ein Datenleck kann teuer werden und das Vertrauen deiner Mitarbeitenden zerstören.

Grundlagen der Datensicherheit:

Die Daten müssen gegen unbefugten Zugriff geschützt sein. Das gilt für die Übertragung vom Terminal zur Software als auch für die Speicherung in der Cloud oder auf deinem Server.

Verschlüsselung:

Frage nach Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die Daten sollten bereits am Terminal verschlüsselt werden und erst im sicheren Backend entschlüsselt werden. Unverschlüsselte Datenübertragung per WLAN ist eine rote Flagge.

Zugriffskontrolle:

Nicht jeder darf auf alle Daten zugreifen. Das System muss Rollen und Rechte unterstützen:

• Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Zeiten
• Teamleiter sehen die Zeiten ihrer Abteilung
• HR sieht alles

Aufbewahrung und Löschung:

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt zwei Jahre. Danach müssen die Daten gelöscht werden. Ein gutes System unterstützt automatische Löschroutinen oder zumindest Erinnerungen.

Backup:

Was passiert bei einem Systemausfall? Tägliche Backups sind Pflicht. Bei Cloud-Lösungen sollte der Anbieter dies garantieren. Bei On-Premise-Lösungen musst du selbst dafür sorgen.

DSGVO-Konformität:

Der Anbieter sollte eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) anbieten. Prüfe, wo die Server stehen – bei europäischen Anbietern meist in der EU, was die DSGVO-konforme Zeiterfassung erleichtert.

Sicherheitsmerkmale prüfen:

• TLS-Verschlüsselung für Datenübertragung
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Zweifaktorauthentifizierung für Admin-Zugang
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Zertifizierung nach ISO 27001 oder vergleichbar

Terminal-Physische Sicherheit:

Das Terminal selbst sollte manipulationssicher sein. Kann es einfach aufgeschraubt und die Daten ausgelesen werden? Hochwertige Geräte haben versiegelte Gehäuse und interne Verschlüsselung.

FAQ: Häufige Fragen zur Zeiterfassungsterminal-Auswahl

Muss ich als Kleinbetrieb überhaupt ein elektronisches Terminal nutzen?

Nein, die Form der Zeiterfassung ist frei wählbar. Laut IHK Berlin sind sowohl elektronische als auch schriftliche Systeme möglich. Du kannst auch weiterhin Papier-Zettel verwenden – musst aber sicherstellen, dass Arbeitsbeginn, -ende und Pausenzeiten lückenlos und nachprüfbar dokumentiert sind. Allerdings wird die elektronische Erfassung zum Regelfall. Der geplante Gesetzesentwurf des BMAS sieht vor, dass Arbeitgeber die Zeiten täglich elektronisch aufzeichnen sollen. Kleinstbetriebe sollen dabei Erleichterungen erhalten, doch die genauen Kriterien stehen noch aus. Ein elektronisches Terminal ist also keine Pflicht, aber eine zukunftssichere Investition.

Was kostet ein Zeiterfassungsterminal wirklich?

Die Kostenstruktur ist vielfältig. Laut Haufe gibt es einfache Systeme mit Terminals bereits ab wenigen hundert Euro. Komplexere Lösungen mit Cloud-Anbindung und umfangreicher Software können mehrere tausend Euro kosten. Die Preise setzen sich zusammen aus:

• Hardware (Terminal, Karten, Leser)
• Softwarelizenz (einmalig oder abonnementbasiert)
• Installation und Schulung
• Wartung und Support
• Schnittstellen zu Lohnsoftware (oft kostenpflichtig)

Achte bei der Kalkulation auf versteckte Kosten: Monatliche Gebühren pro Nutzer, Kosten für Updates, Supportpauschalen. Fordere ein Gesamtkonzept für drei Jahre an, nicht nur die Anschaffungskosten.

Darf ich die Zeiterfassung an meine Mitarbeitenden delegieren?

Ja, das ist explizit erlaubt. Sowohl die IHK Berlin als auch die IHK Rhein-Neckar bestätigen, dass die Notierung der Arbeitszeiten an die Arbeitnehmer delegiert werden kann. Wichtig ist, dass die Zeiten überprüfbar sind und auf Verlangen der Aufsichtsbehörde nachgewiesen werden können. Das bedeutet: Du musst eine Kontrollmöglichkeit haben. Das System sollte Abweichungen markieren können, zum Beispiel wenn ein Mitarbeitender seine Zeiten mehrfach nachträglich korrigiert. Die Verantwortung für die Vollständigkeit und Richtigkeit bleibt jedoch unverändert bei dir als Arbeitgeber.

Wie sichere ich die Mitarbeiterakzeptanz?

Transparenz ist der Schlüssel. Erkläre deinem Team, warum du die Zeiterfassung einführst – nicht als Kontrollinstrument, sondern als Schutzmaßnahme. Korrekt erfasste Zeiten schützen vor Überlastung und garantieren korrekte Bezahlung. Betone, dass alle Zeiten korrekt in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Wähle ein System, das einfach zu bedienen ist. Laut Haufe sind stationäre Terminals besonders nutzerfreundlich. Kurze Schulungen und eine klare Anleitung am Terminal reduzieren Fehler. Lass Mitarbeitende bei der Auswahl testen – ihr Feedback ist wertvoll. Akzeptanz entsteht durch Mitgestaltung, nicht durch Durchsetzung.

Fazit: Der richtige Start in die digitale Zeiterfassung

Die Wahl deines ersten Zeiterfassungsterminals ist keine Kleinigkeit – sie prägt deine Arbeitsprozesse für Jahre. Die fünf Entscheidungen vor der Montage sind dein Kompass: Terminal oder mobile Lösung, rechtliche Anforderungen, Bedienkomfort, Systemintegration und Datenschutz. Jede Entscheidung beeinflusst die anderen.

Denke langfristig. Das geplante Gesetz zur elektronischen Arbeitszeiterfassung macht digitale Systeme zum Regelfall. Eine Investition heute spart dir spätere Umstellungskosten. Prüfe nicht nur die Anschaffungskosten, sondern den Gesamtbetrieb über drei Jahre.

Die Quellenlage ist eindeutig: Laut IHK Berlin und IHK Rhein-Neckar müssen Arbeitsbeginn, -ende und Pausen lückenlos erfasst werden. Die Delegation ist möglich, die Verantwortung bleibt bei dir. Stationäre Terminals bieten laut Haufe hohen Bedienkomfort und automatisierte Auswertung.

Dein nächster Schritt: Erstelle einen Anforderungskatalog für deinen Betrieb. Welche Mitarbeitenden wo arbeiten, welche Software nutzt du bereits, welches Budget steht zur Verfügung? Mit diesem Katalog gehst du gezielt in Gespräche mit Anbietern. Lass dich nicht von Features überzeugen, die du nicht brauchst. Konzentriere dich auf das Wesentliche: rechtssichere, praxistaugliche digitale Zeiterfassung für dein Team.