Cloud-Zeiterfassung

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Cloud-Zeiterfassung

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Cloud-Zeiterfassung bezeichnet die digitale Erfassung, Speicherung und Auswertung von Arbeitszeiten über internetbasierte Systeme. Daten werden zentral auf externen Servern (Cloud) gehalten und sind ortsunabhängig per Browser oder App verfügbar, statt auf lokalen Servern im Unternehmen.

In vielen kleinen Unternehmen werden Arbeitszeiten noch mit Excel-Listen oder Zetteln erfasst – fehleranfällig, zeitaufwendig und schwer auswertbar. Gleichzeitig steigen Anforderungen an Transparenz, Flexibilität und Rechtssicherheit. Cloud-Zeiterfassung ermöglicht, Arbeitszeiten zentral, aktuell und ortsunabhängig zu verwalten und schafft damit eine Basis für saubere Lohnabrechnung, übersichtliche Personaleinsatzplanung und die Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten.

Das Wichtigste in Kürze

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• Zeiterfassung und -auswertung laufen zentral über einen Online-Dienst• Besonders geeignet für verteilte Teams, Homeoffice und mobile Einsätze• Unterstützt bei Dokumentationspflichten und reduziert Verwaltungsaufwand

Cloud-Zeiterfassung ist ein internetbasiertes Zeiterfassungssystem, das nicht auf einem eigenen Firmenserver läuft, sondern in einem Rechenzentrum des Anbieters. Mitarbeitende buchen ihre Zeiten per Webbrowser, App, Terminal oder digitale Stechuhr; alle Daten werden direkt in der Cloud gespeichert und in Echtzeit ausgewertet.

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Für kleinere Unternehmen ist der Vorteil: keine eigene IT-Infrastruktur, keine Serverpflege und in der Regel automatische Updates. Neue Standorte oder Homeoffice-Arbeitsplätze können einfach eingebunden werden. Gerade bei verteilten Teams, Baustellen, Außendienst oder Pflegeeinsätzen erleichtert Cloud-Zeiterfassung die Erfassung von Arbeitszeit, Projektzeiten und Fahrtzeiten erheblich.

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Rechtlich spielen unter anderem das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das Mindestlohngesetz sowie die Dokumentationspflichten nach EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung und nachweisbezogene Pflichten (z. B. Nachweisgesetz) eine Rolle. Cloud-Lösungen unterstützen, diese Anforderungen zu erfüllen, etwa durch lückenlose Erfassung, Auswertungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Pausenregelungen sowie revisionssichere Protokolle. Gleichzeitig müssen Vorgaben der DSGVO eingehalten werden, z. B. Auftragsverarbeitung, Rollen- und Rechtekonzepte und Löschfristen.

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In der Praxis bieten viele Cloud-Systeme Zusatzfunktionen: Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Zeitkonten, Zuschlagsberechnung, Export für Lohnabrechnung (z. B. DATEV-Schnittstelle) und Auswertungen nach Kostenstellen oder Projekten. Die Einführung sollte organisatorisch begleitet werden: klare Regeln zur Buchung, Abstimmung mit dem Betriebsrat (falls vorhanden) und transparente Kommunikation gegenüber der Belegschaft.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Welche Vorteile hat Cloud-Zeiterfassung gegenüber einer lokalen Lösung?

Cloud-Zeiterfassung benötigt keinen eigenen Server und keine aufwendige IT-Betreuung. Updates, Datensicherung und neue Funktionen übernimmt der Anbieter, und Standorte sowie Homeoffice lassen sich unkompliziert anbinden.

Ist Cloud-Zeiterfassung mit dem Arbeitszeitgesetz und dem EuGH-Urteil vereinbar?

Ja, moderne Systeme sind darauf ausgelegt, Arbeitszeiten vollständig und nachvollziehbar zu erfassen. Sie unterstützen bei der Einhaltung von Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Dokumentationspflichten, ersetzen aber keine individuelle Rechtsprüfung.

Wie sicher sind Arbeitszeitdaten in der Cloud?

Seriöse Anbieter setzen auf verschlüsselte Übertragung, gesicherte Rechenzentren und definierte Zugriffsrechte. Wichtig sind eine DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung, transparente Serverstandorte und klar geregelte Löschkonzepte.