Rollen und Rechte

Rollen und Rechte bezeichnen das Berechtigungsmodell in einer Zeiterfassungssoftware. Über Rollen werden typische Funktionen im Unternehmen abgebildet – etwa Mitarbeiter, Teamleiter, Personalverantwortliche oder Geschäftsführung. Den Rollen werden dann konkrete Rechte zugewiesen, zum Beispiel „Zeiten buchen“, „Zeiten freigeben“, „Berichte einsehen“ oder „Mitarbeiter verwalten“.

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In der Praxis bedeutet das: Mitarbeiter können nur ihre eigenen Zeiten erfassen und sehen. Teamleiter dürfen Zeiten ihrer Teams prüfen, korrigieren und freigeben. Personalverantwortliche erhalten erweiterte Auswertungen zu Arbeitszeit, Überstunden, Urlaub und Fehlzeiten. Die Geschäftsführung sieht aggregierte Kennzahlen, aber muss nicht in jede Einzelbuchung einsteigen.

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Ein klar definiertes Rollen- und Rechtesystem unterstützt auch die Einhaltung rechtlicher Anforderungen. Nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sowie aus EuGH-Urteil und nationaler Rechtsprechung ergibt sich die Pflicht, Arbeitszeiten vollständig, korrekt und nachvollziehbar zu erfassen. Gleichzeitig sind personenbezogene Daten nach DSGVO besonders zu schützen. Rollen und Rechte helfen, den Zugriff auf notwendige Personen zu beschränken ("need-to-know"-Prinzip) und Missbrauch zu vermeiden.

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Moderne digitale Zeiterfassungssysteme bieten vordefinierte Rollen sowie die Möglichkeit, individuelle Rollen anzulegen – etwa für externe Lohnbüros, Projektleiter oder Standortleiter. Änderungen an Rollen und Rechten werden idealerweise protokolliert (Audit-Trail), damit nachverfolgbar bleibt, wer wann welche Daten eingesehen oder geändert hat.

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Gut eingerichtete Rollen und Rechte erhöhen damit Datensicherheit, Transparenz und Effizienz: weniger Rückfragen, weniger Fehler bei Korrekturen und Freigaben sowie klar geregelte Verantwortung im Prozess der Arbeitszeiterfassung.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.