Stell dir vor, du fährst seit Jahren mit einem alten Stadtplan durch die Gegend – plötzlich wird das Navigationssystem im Auto zur gesetzlichen Pflicht. Genau das passiert gerade mit der Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Mit dem Arbeitszeitgesetz 2026 Zeiterfassung wird ein elektronisches „Navigationssystem“ für Arbeitszeiten zur Pflicht. Was bisher oft noch handschriftlich in Stundenzetteln oder Excel-Tabellen erledigt wurde, muss künftig systematisch und elektronisch dokumentiert werden. Das geplante Arbeitszeitgesetz 2026 setzt neue Maßstäbe für die Dokumentation von Arbeitszeiten – und das betrifft auch dein Unternehmen.

Die Zeiten, in denen eine Vertrauensarbeitszeit ohne jede Aufzeichnung auskommt, sind endgültig vorbei. Der EuGH hat bereits 2019 klar gemacht, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter umfassend zu erfassen. Die bloße Erfassung von Überstunden reicht dabei nicht aus – es muss ein objektives, verlässliches und zugängliches System vorhanden sein. Das deutsche Recht hat diese Anforderungen bisher noch nicht vollständig umgesetzt. Der Gesetzgeber hat nun mit dem Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz reagiert und eine elektronische Aufzeichnungspflicht eingeführt. Laut Haufe gilt die Devise: Unternehmen müssen sich jetzt zwingend mit dem Thema auseinandersetzen.

Für dich als Geschäftsführer oder HR-Leiter eines kleinen Betriebs stellt sich die Frage: Was bedeutet das konkret für mein Unternehmen? Brauche ich jetzt ein teures System? Was ist mit meinen Mitarbeitern im Homeoffice? Und wie viel Zeit habe ich überhaupt noch? Dieser Artikel klärt auf, welche Pflichten das neue Arbeitszeitgesetz 2026 mit sich bringt und warum eine Terminal-Zeiterfassung die smarteste Lösung für deine Dokumentationspflicht sein kann.

Inhaltsverzeichnis

Was das Arbeitszeitgesetz 2026 wirklich vorsieht

Übergangsfristen: Wer hat wie viel Zeit?

Elektronische Zeiterfassung: Was ist erlaubt?

Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice: Was ändert sich?

Kontrollen und Risiken: Was droht bei Nicht-Einhaltung?

Praktische Umsetzung für kleine Betriebe

FAQ

Fazit

Was das Arbeitszeitgesetz 2026 wirklich vorsieht

Der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz bringt die lange diskutierte Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung auf den Punkt. Grundsätzlich soll künftig jeder Arbeitgeber verpflichtet sein, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter elektronisch zu erfassen. Das klingt nach einem großen Umbruch, aber die genaueren Anforderungen bleiben bewusst flexibel. Das Gesetz schreibt nicht vor, welches spezifische System du nutzen musst – es definiert vielmehr den Rahmen.

Laut Haufe bedeutet das: Die meisten gängigen Programme und Apps dürften zulässig sein, ebenso wie eine tabellarische Zeiterfassung in digitaler Form. Das Gesetz will Technologieoffenheit wahren und keine bestimmten Anbieter bevorzugen. Entscheidend ist, dass das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist – genau die Kriterien, die der EuGH in seiner Entscheidung C-55/18 gefordert hat.

Die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes gelten auch bislang schon unabhängig vom Arbeitsort. Wie das BMAS klarstellt, müssen die Regelungen zur täglichen Höchstarbeitszeit und zu Ruhezeiten bereits heute auch im Homeoffice eingehalten werden. Das neue Gesetz macht diese Pflicht nur noch deutlicher und setzt auf elektronische Nachvollziehbarkeit.

Eine zentrale Neuerung ist die klare gesetzliche Verankerung der elektronischen Aufzeichnungspflicht. Das BMAS bestätigt: Die Bundesregierung hat sich im Koalitionsvertrag darauf verständigt, die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz auszugestalten. Das schafft Rechtssicherheit für beide Seiten – Arbeitgeber wissen genau, was sie tun müssen, und Arbeitnehmer können ihre Rechte besser durchsetzen.

"Das Zeiterfassungssystem muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Sofern die nationalen Gesetze diesen Anforderungen nicht genügen, bedarf es einer Anpassung." – EuGH-Entscheidung C-55/18, zitiert nach Haufe

Die gute Nachricht: Du musst nicht alles auf einmal umstellen. Das Gesetz sieht sensible Übergangsfristen vor, die sich nach der Größe deines Unternehmens richten. Das gibt dir Planungssicherheit und vermeidet eine übereilte, teure Schnelllösung.

Übergangsfristen: Wer hat wie viel Zeit?

Die Übergangsfristen sind ein zentrales Detail für kleine und mittelständische Unternehmen. Der Gesetzgeber hat erkannt, dass nicht jeder Betrieb sofort ein neues System implementieren kann. Deshalb werden die Fristen gestaffelt nach Mitarbeiterzahl vergeben.

Die Regelung im Überblick:

Quelle: Haufe

Für deinen Betrieb mit 5-50 Mitarbeitern bedeutet das: Du hast volle fünf Jahre Zeit, ein geeignetes elektronisches Zeiterfassungssystem einzuführen. Das ist eine großzügige Frist, die eine sorgfältige Auswahl und schrittweise Einführung ermöglicht. Du kannst also in Ruhe verschiedene Systeme testen, mit deinem Betriebsrat verhandeln und deine Prozesse anpassen.

Eine wichtige Ausnahme gibt es noch: Unternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten sind von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung komplett ausgenommen. Sie dürfen die Arbeitszeiten auch weiterhin analog erfassen. Wenn du also ein Kleinstunternehmen mit maximal zehn Mitarbeitern leitest, bleibt alles beim Alten – zumindest gesetzlich. Allerdings ist auch hier eine ordentliche Dokumentation wichtig, um im Streitfall beweisen zu können, dass du die gesetzlichen Vorgaben einhältst.

Die Übergangsfristen laufen erst ab dem Inkrafttreten des Gesetzes. Da der Referentenentwurf noch nicht verabschiedet ist, kannst du aktuell noch nicht den genauen Startpunkt bestimmen. Experten gehen aber davon aus, dass das Gesetz spätestens Anfang 2026 in Kraft tritt. Das heißt für dich: Die fünf Jahre könnten theoretisch bis 2031 reichen.

Trotz der langen Frist solltest du nicht zu lange warten. Die Implementierung digitaler Zeiterfassungssysteme, ihre Einbindung in bestehende HR-Software und Verhandlungen mit dem Betriebsrat können Zeit in Anspruch nehmen. Je früher du beginnst, desto entspannter kannst du die Umstellung gestalten.

Elektronische Zeiterfassung: Was ist erlaubt?

Das Wort "elektronisch" klingt nach High-Tech und großen Investitionen. Doch die gesetzliche Definition ist erstaunlich pragmatisch. Laut Haufe sind viele gängige Programme und Apps zulässig, ebenso wie eine einfache tabellarische Zeiterfassung in digitaler Form. Das bedeutet: Du musst kein teures Enterprise-System kaufen, sondern kannst auch mit einfachen Mitteln starten.

Was genau bedeutet "elektronisch"? Die rechtlichen Anforderungen sind klar:

• Objektiv: Die Zeiten müssen automatisch oder durch klare Vorgaben erfasst werden, nicht willkürlich angepasst werden können
• Verlässlich: Das System muss fehlerfrei arbeiten und Daten sicher speichern
• Zugänglich: Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen auf die Daten zugreifen können

Ein Terminal-Zeiterfassungssystem erfüllt diese Kriterien ideal. Mitarbeiter stoßen per NFC-Karte oder PIN an einem Gerät an – die Zeiten werden automatisch erfasst und digital gespeichert. Kein Streit über vergessene Einträge, keine unleserlichen handschriftlichen Zettel.

Aber auch andere Lösungen sind denkbar:

• Web-basierte Zeiterfassung über Browser
• Mobile Apps für unterwegs oder im Homeoffice
• Excel-basierte Systeme mit festen Vorgaben

Wichtig ist nur, dass du ein System hast, das die täglichen Arbeitszeiten lückenlos erfasst. Die bloße Erfassung von Mehrarbeit reicht nicht mehr aus. Wie der EuGH in seiner Entscheidung betont, muss das System umfassend sein.

"Die bloße Erfassung der Mehrarbeit ist nicht ausreichend. Das Zeiterfassungssystem muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein." – EuGH C-55/18, zitiert nach Haufe

Für kleine Betriebe ist ein Terminal oft die beste Wahl. Warum?

• Einfache Bedienung: Jeder Mitarbeiter kann es nutzen, ohne Schulung
• Objektive Erfassung: Kein manuelles Nachtragen, keine Manipulation
• Sofortige Speicherung: Daten sind sofort digital verfügbar
• Geringe Kosten: Moderne Terminals sind erschwinglich und ohne Abo nutzbar

Du kannst das Terminal auch kombinieren mit einer App für Mitarbeiter im Außendienst oder Homeoffice. So hast du alle Zeiten zentral erfasst und erfüllst die Dokumentationspflicht lückenlos.

Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice: Was ändert sich?

Eine der größten Sorgen vieler Arbeitgeber: Was passiert mit der Vertrauensarbeitszeit? Können Führungskräfte und Projektmitarbeiter künftig nicht mehr flexibel arbeiten? Die Antwort ist beruhigend: Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich – aber mit einer wichtigen Einschränkung.

Laut Haufe bleibt die Vertrauensarbeitszeit weiterhin erlaubt, muss aber dokumentiert werden. Das bedeutet: Du musst nicht jede Minute im Homeoffice per Stempeluhr erfassen, aber du brauchst ein System, das die tatsächlich gearbeitete Zeit nachweisen kann.

Die praktische Umsetzung kann so aussehen:

• Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten wöchentlich in ein digitales System ein
• Der Arbeitgeber führt stichprobenweise Kontrollen durch
• Bei Projektarbeit wird die Zeit pro Projekt erfasst

Wichtig ist, dass das System objektiv und nachprüfbar ist. Eine reine Ehrenwort-Regelung reicht nicht mehr aus. Du musst in der Lage sein, bei einer Prüfung durch das Zollamt oder einen Betriebsrat nachzuweisen, dass die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.

Für Mitarbeiter im Homeoffice bedeutet das:

• Sie müssen ihre Arbeitszeiten systematisch erfassen
• Die Zeiten müssen dem Arbeitgeber zugänglich sein
• Das System muss Pausen und Ruhezeiten automatisch überwachen

Eine Kombination aus Terminal im Büro und App für das Homeoffice ist hier ideal. Mitarbeiter stoßen im Büro am Terminal an, zu Hause nutzen sie eine sichere App. Alle Daten landen in einem System – du hast die volle Übersicht und erfüllst deine Dokumentationspflicht.

Die Betriebsvereinbarung zur Vertrauensarbeitszeit solltest du überprüfen und anpassen. Sie muss jetzt explizit regeln, wie die Zeiterfassung erfolgt und wer für die Richtigkeit verantwortlich ist.

Kontrollen und Risiken: Was droht bei Nicht-Einhaltung?

Du denkst vielleicht: "Ich habe ja noch fünf Jahre Zeit – warum jetzt schon handeln?" Die Antwort liegt in den Risiken, die bereits heute bestehen. Denn die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird seit der EuGH-Entscheidung 2019 von der Rechtsprechung abgeleitet, nur die technischen Details fehlen noch.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in seiner Entscheidung vom 13.9.2022 (1 ABR 22/21) bereits eine umfassende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet. Diese Ansicht ist zwar umstritten, zeigt aber die Richtung auf. Wie Haufe zusammenfasst: Die derzeitige Rechtslage genügt den Anforderungen des EuGH nicht.

Die Kontrollen erfolgen durch:

• Zollämter: Sie sind für den Arbeitszeitschutz zuständig und können Bußgelder verhängen
• Betriebsräte: Sie haben ein Recht auf Einsicht in die Zeiterfassung
• Gerichte: Im Arbeitsrechtsstreit musst du die Arbeitszeiten beweisen können

Was passiert bei Verstößen? Die Folgen können sein:

• Bußgelder bis zu 30.000 Euro pro Verstoß
• Schadensersatzansprüche von Mitarbeitern bei Gesundheitsschäden durch Überarbeitung
• Beweislastnachteil in Kündigungsschutzverfahren

Besonders gefährlich ist die Situation bei Hausangestellten oder Mitarbeitern ohne festen Arbeitsort. Hier ist die Dokumentationspflicht besonders hoch, da du als Arbeitgeber nachweisen musst, dass du die Arbeitszeiten kontrollierst.

Ein weiteres Risiko: Die Übergangsfristen gelten nur für die technische Umstellung. Die inhaltliche Pflicht zur Zeiterfassung besteht bereits heute. Wenn du also gar keine systematische Zeiterfassung hast, läufst du bereits heute ein erhebliches rechtliches Risiko.

Das BMAS plant zwar einen neuen Rechtsrahmen für mobiles Arbeiten, dieser wird aber erst im nächsten Jahr kommen. Bis dahin musst du dich an die bestehenden Vorgaben halten.

Die Praxis zeigt: Wer frühzeitig ein ordentliches System einführt, hat weniger Ärger. Die Implementierung kann mehrere Monate dauern – von der Auswahl über die Verhandlungen mit dem Betriebsrat bis zur Schulung der Mitarbeiter. Beginne deshalb rechtzeitig.

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Praktische Umsetzung für kleine Betriebe

Jetzt kommen wir zum Kern: Wie setzt du das neue Gesetz in deinem Betrieb mit 5-50 Mitarbeitern praktisch um? Die gute Nachricht: Du brauchst keine teure Großlösung. Eine Kombination aus Terminal-Zeiterfassung und ergänzenden digitalen Tools reicht völlig aus.

Schritt 1: Bedarfsanalyse

• Wie viele Mitarbeiter arbeiten vor Ort?
• Wie viele sind im Außendienst oder Homeoffice?
• Gibt es bereits einen Betriebsrat?
• Welche Systeme nutzt du aktuell für HR?

Schritt 2: Systemauswahl

Für den Großteil deiner Mitarbeiter ist ein Terminal ideal. Es ist:

• Kostengünstig (einmalige Anschaffung, keine monatlichen Kosten)
• Einfach zu bedienen (keine Schulung nötig)
• Manipulationssicher (automatische Erfassung)
• Sofort einsatzbereit

Für Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz ergänzt du mit einer App oder einem webbasierten System. Wichtig: Alle Systeme müssen Daten zentral speichern.

Schritt 3: Betriebsvereinbarung

Ohne Betriebsrat kannst du das System direkt einführen. Mit Betriebsrat brauchst du eine Vereinbarung. Themen:

• Art der Erfassung (Terminal, App, etc.)
• Umgang mit Fehlzeiten
• Zugriffsrechte auf die Daten
• Kontrollmöglichkeiten

Schritt 4: Datenschutz

Die Zeiterfassung ist personenbezogene Datenverarbeitung. Du brauchst:

• Eine Rechtsgrundlage (Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung)
• Einen Hinweis nach Art. 13 DSGVO
• Sicherheitstechnische Maßnahmen (verschlüsselte Speicherung)

Schritt 5: Schulung & Einführung

Auch wenn ein Terminal selbsterklärend ist, solltest du kurz erklären:

• Warum ihr das System einführt (gesetzliche Pflicht)
• Wie es funktioniert (anstoßen mit Karte/PIN)
• Wer bei Fragen helfen kann

Vorteile für kleine Betriebe:

Terminal-Zeiterfassung ist besonders für kleine Teams geeignet:

• Keine IT-Abteilung nötig
• Sofort einsatzbereit
• Geringe Wartung
• Skalierbar (wenn das Team wächst)

Laut Haufe solltest du die Implementierung nicht auf die lange Bank schieben. Die Systeme sind heute bereits erschwinglich und einfach zu integrieren.

Ein Tipp: Wähle ein System, das auch Pausen automatisch erkennt und bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit warnt. So vermeidest du automatisch Verstöße gegen das ArbZG.

FAQ

Muss ich als Betrieb mit 15 Mitarbeitern wirklich ein elektronisches System einführen?

Ja, grundsätzlich schon. Du bist zwar kein Kleinstbetrieb mehr (ab 10 Mitarbeitern), hast aber fünf Jahre Übergangsfrist. Das heißt: Du musst nicht sofort handeln, solltest aber zeitnah planen. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird seit der EuGH-Entscheidung 2019 von der Rechtsprechung abgeleitet – nur die technischen Details fehlen noch. Mit einem Terminal bist du auf der sicheren Seite.

Was ist mit meinen Führungskräften, die Vertrauensarbeitszeit haben?

Vertrauensarbeitszeit bleibt erlaubt, muss aber dokumentiert werden. Deine Führungskräfte müssen ihre Arbeitszeiten systematisch erfassen – entweder über eine App oder durch wöchentliche Eingaben in ein digitales System. Die reine Ehrenwort-Regelung reicht nicht mehr aus. Wichtig: Das System muss objektiv und nachprüfbar sein.

Kann ich weiterhin Excel für die Zeiterfassung nutzen?

Grundsätzlich ja – wenn es elektronisch und systematisch ist. Eine simple Excel-Tabelle reicht aus, wenn sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt: objektive Erfassung, keine Manipulation möglich, zugänglich für alle Beteiligten. In der Praxis ist ein Terminal aber sicherer und weniger fehleranfällig. Excel-Tabellen können leicht gelöscht oder verändert werden.

Wer kontrolliert die Einhaltung der neuen Vorschriften?

Die Zollämter sind für den Arbeitszeitschutz zuständig und können Betriebe kontrollieren. Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht in die Zeiterfassung. Im Arbeitsstreit musst du die Arbeitszeiten beweisen können. Die Kontrollen können bereits jetzt erfolgen – die Übergangsfristen gelten nur für die technische Umstellung, nicht für die inhaltliche Pflicht.

Was passiert, wenn ich gar keine Zeiterfassung habe?

Dann läufst du bereits heute ein erhebliches rechtliches Risiko. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird seit der EuGH-Entscheidung 2019 von der Rechtsprechung abgeleitet. Fehlende Dokumentation kann zu Bußgeldern führen und im Streitfall zu Beweislastnachteilen. Du solltest daher umgehend ein System einführen – am besten ein Terminal, das sofort einsatzbereit ist.

Fazit

Das Arbeitszeitgesetz 2026 setzt einen klaren Rahmen für die Zukunft: Elektronische Zeiterfassung wird zur Pflicht, aber mit sensiblen Übergangsfristen für kleine Betriebe. Für dein Unternehmen mit 5-50 Mitarbeitern bedeutet das: Du hast fünf Jahre Zeit, aber die Pflicht zur Zeiterfassung wird seit der EuGH-Entscheidung 2019 von der Rechtsprechung abgeleitet. Warten ist keine Option.

Eine Terminal-Zeiterfassung ist die smarteste Lösung für deine Dokumentationspflicht. Sie ist kostengünstig, einfach zu bedienen und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an Objektivität und Verlässlichkeit. Kombiniert mit einer App für Homeoffice-Mitarbeiter hast du alle Zeiten zentral erfasst und bist auf der sicheren Seite.

Die wichtigsten Punkte nochmal zusammengefasst:

• Elektronische Zeiterfassung wird Pflicht – aber du hast fünf Jahre Zeit
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, muss aber dokumentiert werden
• Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein
• Kontrollen können bereits jetzt erfolgen – warte nicht zu lange
• Kleinstbetriebe bis 10 Mitarbeiter sind von der Pflicht ausgenommen

Nutze die Übergangsfrist für eine sorgfältige Planung. Prüfe deine aktuelle Zeiterfassung, sprich mit deinem Betriebsrat und wähle ein System, das zu deinem Betrieb passt. Eine frühzeitige Umstellung schützt vor Bußgeldern und gibt dir und deinen Mitarbeitern Rechtssicherheit. Das Arbeitszeitgesetz 2026 ist keine Bedrohung, sondern eine Chance, deine Prozesse zu modernisieren und transparent zu gestalten.