Web-Zeiterfassung

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Web-Zeiterfassung bezeichnet die Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten über einen Webbrowser. Mitarbeiter melden Kommen, Gehen, Pausen und Projekte online, Daten werden zentral gespeichert, ausgewertet und für Lohnabrechnung, Controlling und Nachweise bereitgestellt.

In kleinen Unternehmen kosten unklare Stundenlisten, Papierzettel und Excel-Tabellen viel Zeit und führen schnell zu Fehlern. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Dokumentation, Transparenz und Flexibilität. Web-Zeiterfassung macht Arbeitszeiten standort- und geräteunabhängig erfassbar und zentral auswertbar. So lassen sich Nachweise, Auswertungen und Abrechnungen mit deutlich weniger Aufwand und geringerer Fehlerquote organisieren.

Das Wichtigste in Kürze

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• Web-Zeiterfassung läuft im Browser und ist von jedem internetfähigen Gerät nutzbar• Sie unterstützt bei Dokumentationspflichten und reduziert manuellen Verwaltungsaufwand• Echtzeitdaten erleichtern Lohnabrechnung, Projektsteuerung und Controlling

Web-Zeiterfassung ist ein digitales Zeiterfassungssystem, das vollständig im Browser läuft. Mitarbeitende buchen ihre Arbeitszeit über PC, Laptop, Tablet oder Smartphone – ohne Installation spezieller Software. Die Daten werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und stehen in Echtzeit für Verwaltung, Auswertung und Lohnabrechnung zur Verfügung.

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Typische Funktionen sind Kommen-/Gehen-Buchungen, Pausen, Projekt- oder Auftragszeiten, Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten sowie Übersichten zu Überstunden und Zeitkonten. Gerade in verteilten Teams, im Homeoffice oder bei Außendienst-Einsätzen bietet Web-Zeiterfassung einen einfachen Zugang, da nur ein Internetbrowser benötigt wird.

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Für Unternehmen in Deutschland spielt neben der Effizienz auch die rechtssichere Dokumentation eine Rolle. Durch digitale Arbeitszeitnachweise können Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (z. B. Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten), des Mindestlohngesetzes (Dokumentation der Arbeitszeit in bestimmten Branchen) und die Aufzeichnungspflichten aus dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung in der Praxis besser erfüllt werden. Die Daten helfen, Verstöße früh zu erkennen und Auswertungen für Prüfungen vorzubereiten.

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Im Alltag reduziert Web-Zeiterfassung manuellen Verwaltungsaufwand: Stundenzettel müssen nicht mehr nachgetragen, entschlüsselt oder nachgerechnet werden. Berichte für Lohnabrechnung, Projektkalkulation oder Kostenstellen lassen sich per Knopfdruck erzeugen. Schnittstellen zu Lohnprogrammen (z. B. DATEV-Export) und Projektcontrolling sind häufig vorhanden.

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Wichtig ist ein DSGVO-konformer Betrieb: klare Rollen- und Rechtekonzepte, nachvollziehbare Zugriffe und definierte Löschfristen sind zentrale Auswahlkriterien bei der Einführung eines webbasierten Zeiterfassungssystems.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Wie funktioniert Web-Zeiterfassung in der Praxis?

Mitarbeitende melden Kommen, Gehen, Pausen und ggf. Projekte direkt im Browser an PC, Tablet oder Smartphone. Die Zeiten werden zentral gespeichert, können geprüft und freigegeben und anschließend für Lohnabrechnung und Auswertungen genutzt werden.

Welche Vorteile hat Web-Zeiterfassung gegenüber Excel oder Stundenzetteln?

Web-Zeiterfassung reduziert Erfassungsfehler, spart Nachrechnen und Abtippen und liefert jederzeit aktuelle Übersichten. Zudem lassen sich rechtliche Vorgaben gezielter überwachen und Daten automatisch an Lohn- und Projektsoftware übergeben.

Ist Web-Zeiterfassung DSGVO-konform?

Das hängt vom jeweiligen Anbieter und der Konfiguration ab. Wichtig sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz, Rollen- und Rechtekonzept, Löschfristen sowie transparente Information der Mitarbeitenden.