Stell dir vor: Du bist beim Bäcker um die Ecke. Du kaufst drei Brötchen à 0,95 Euro und zahlst mit Karte. Statt 2,85 Euro werden dir 3,00 Euro abgebucht – weil der Bäcker „praktischerweise“ auf volle 50 Cent aufrundet. Würdest du das akzeptieren? Wahrscheinlich nicht. Denn jeder Cent, den du zu viel zahlst, ist ein Verlust für dich.

Genau so verhält es sich mit der Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden. Wenn du als Arbeitgeber Zeiten „praktischerweise“ abrundest, nimmst du ihnen Lohn und Freizeit. Und das ist nicht nur unfair – es ist oft illegal. Die Frage „Arbeitszeit runden erlaubt?“ beschäftigt viele Geschäftsführer und HR-Leiter kleiner Betriebe. Schließlich will man den Verwaltungsaufwand gering halten. Doch wo hört Praktikabilität auf und wo fängt Rechtsbruch an? Das Bundesarbeitsgericht hat klare Kriterien aufgestellt. In diesem Artikel zeige ich dir, welche Toleranzgrenzen rechtlich noch okay sind – und wo du dich strafbar machst.

• Was bedeutet Arbeitszeit runden überhaupt?
• Der rechtliche Rahmen: Was das Arbeitszeitgesetz sagt
• Warum das BAG-Urteil zum Urlaub auch für Zeiten gilt
• Praxisbeispiele: Das ist erlaubt – und das nicht
• Homeoffice: Besondere Fallstricke bei der Zeiterfassung
• So gehen Sie rechtssicher vor

Was bedeutet Arbeitszeit runden überhaupt?

Unter Arbeitszeit runden versteht man das Auf- oder Abrunden von erfassten Zeiten auf bestimmte Intervalle. Das kann 5, 10 oder 15 Minuten sein, manchmal auch volle halbe Stunden. Die Idee dahinter: Statt mit jeder einzelnen Minute zu rechnen, arbeitet man mit größeren Blöcken. Das klingt praktisch – vor allem bei der Lohnabrechnung.

Doch genau hier liegt der Hund begraben. Denn jede Rundung kann zu einer Verkürzung des Lohnanspruchs führen. Kommt dein Mitarbeitender um 8:03 Uhr und geht um 17:02 Uhr, sind das theoretisch 8 Stunden und 59 Minuten. Rundest du auf 9 Stunden auf, ist alles gut. Rundest du aber auf 8 Stunden und 45 Minuten ab, fehlen 14 Minuten – umgerechnet rund 2,9 % des Tageslohns. Bei einem Monatsgehalt von 3.000 Euro sind das fast 90 Euro weniger im Monat.

Die rechtliche Problematik ist klar: Du darfst Ansprüche deiner Mitarbeitenden nicht einfach kürzen. Das gilt für Lohn, Urlaub – und eben auch für erfasste Arbeitszeit. Das Bundesurlaubsgesetz regelt zwar nur Urlaub, aber die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) gibt einen klaren Leitfaden vor: Ohne ausdrückliche Rechtsgrundlage ist Abrunden unzulässig.

In kleinen Betrieben mit 5 bis 50 Mitarbeitenden ist der Verwaltungsaufwand oft knapp bemessen. Du kennst das: Am Monatsende sammelst du die Stundenzettel, tippst sie in Excel – und rundest dabei „praktisch“. Doch genau diese Praktikabilität kann teuer werden. Denn wenn ein Mitarbeitender klagt, musst du jede einzelne Minute nachweisen können.

Der rechtliche Rahmen: Was das Arbeitszeitgesetz sagt

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist dein wichtigster Spielpartner. Es regelt nicht nur die Höchstarbeitszeit, sondern auch die Pflicht zur Aufzeichnung. Laut Haufe darf die werktägliche Arbeitszeit grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten. Unter bestimmten Voraussetzungen kann sie auf bis zu zehn Stunden verlängert werden. Das ist der Rahmen, in dem sich jede Zeiterfassung bewegen muss.

Welche Aufzeichnungspflichten bestehen?

Das ArbZG schreibt in § 16 vor, dass der Arbeitgeber die über acht Stunden hinausgehende tägliche Arbeitszeit der Mitarbeitenden erfassen muss. Die umfassende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung folgt allerdings aus der Rechtsprechung von EuGH und BAG (BAG 2022), nicht direkt aus § 16 ArbZG. Das bedeutet konkret:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Pausenzeiten
• Überstunden

Diese Daten musst du mindestens zwei Jahre aufbewahren. Und sie müssen rückverfolgbar sein. Wenn du rundest, verlierst du diese Rückverfolgbarkeit.

Pausenregelungen als Grenze

Das ArbZG unterscheidet zwischen Ruhepause und Ruhezeit. Ruhepausen sind die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen während einer Schicht. Ruhezeit ist die Freizeit zwischen zwei Schichten.

Für Ruhepausen gilt:

• Bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit: mindestens 30 Minuten Pause
• Bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit: mindestens 45 Minuten Pause

Diese Pausen müssen korrekt erfasst werden. Eine Rundung auf 15-Minuten-Takte kann hier schnell zu Verstößen führen. Wenn dein Mitarbeitender eine 32-minütige Pause macht, darfst du das nicht auf 30 Minuten abrunden. Die gesetzliche Mindestpause wäre zwar erfüllt, problematisch ist hier aber vor allem die ungenaue Zeiterfassung.

Wichtig: Die Aufzeichnungspflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Ob 5 oder 500 Mitarbeitende – du musst die Zeiten systematisch erfassen.

Warum das BAG-Urteil zum Urlaub auch für Zeiten gilt

Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2019 ein Urteil gefällt, das direkt auf die Zeiterfassung übertragen werden kann. In dem Fall ging es um die Abrundung von Urlaubstagen. Das BAG entschied: Der Arbeitgeber darf Urlaubstage nicht ohne eine entsprechende Vorschrift abrunden. Eine Fluggastkontrolleurin bekam Schadensersatz, weil ihr Arbeitgeber ihren Urlaubsanspruch von 28,15 Tagen auf 28 Tage gekürzt hatte.

Laut Haufe führte das Gericht aus:

„Nach der Rechtsprechung des Senats kommt eine Rundung von Bruchteilen von Urlaubstagen ohne eine gesonderte Rundungsvorschrift nicht in Betracht.“

Diese Aussage ist goldwert für die Zeiterfassung. Denn sie lässt sich als Grundsatz auch auf andere Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis übertragen. Der Grundsatz ist klar: Ohne gesetzliche oder tarifliche Grundlage darf grundsätzlich nicht zu Lasten der Mitarbeitenden abgerundet werden.

Was bedeutet das konkret für dich?

• Kein automatisches Abrunden: Du darfst keine Software einsetzen, die systematisch auf 5-, 10- oder 15-Minuten-Takte abrundet.
• Keine „Praktikabilitätsklausel“: „Das haben wir schon immer so gemacht“ ist kein Rechtsargument.
• Tarifverträge zur Arbeitszeit prüfen: Nur wenn ein Tarifvertrag explizite Rundungsregeln enthält, sind diese wirksam. Das ist in der Praxis extrem selten.

Das Bundesurlaubsgesetz selbst enthält nur eine einzige Rundungsvorschrift: Bei Teilurlaub werden Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, auf volle Urlaubstage aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG). Eine Abrundungsvorschrift gibt es nirgends.

Fazit: Wenn es für Urlaubstage keine Abrundung ohne Rechtsgrundlage gibt, gilt das erst recht für die Arbeitszeit, die direkt den Lohn beeinflusst.

Praxisbeispiele: Das ist erlaubt – und das nicht

In der Praxis gibt es viele Grauzonen. Hier sind die häufigsten Szenarien aus dem Alltag kleiner Betriebe.

Szenario 1: Auf 15-Minuten-Takte runden

Situation: Deine Zeiterfassung arbeitet mit Viertelstunden-Blöcken. Ein Mitarbeitender kommt um 8:05 Uhr und bucht sich um 17:10 Uhr aus.

Erlaubt? Nein, wenn automatisch abgerundet wird. Die 5 Minuten am Morgen und die 10 Minuten am Abend würden systematisch gekürzt. Das ist ein Verstoß gegen das Gebot der genauen Erfassung.

Alternative: Du kannst auf aufrunden. Also 8:05 Uhr wird zu 8:00 Uhr (Beginn), 17:10 Uhr wird zu 17:15 Uhr (Ende). Der Mitarbeitende profitiert – das ist rechtlich unbedenklich.

Szenario 2: Gleitzeitmodelle mit Toleranz

Situation: In deinem Betrieb gibt es Gleitzeit. Kernarbeitszeit ist von 9:00 bis 15:00 Uhr. Dazwischen darf jeder kommen und gehen, wie er will.

Erlaubt? Ja, aber nur mit klaren Regeln. Du darfst keine Minuten verlieren lassen, die über die vertragliche Arbeitszeit hinausgehen. Wenn jemand von 7:30 bis 16:30 Uhr arbeitet, müssen alle Minuten erfasst werden – auch wenn er innerhalb der Kernzeit eine 45-Minuten-Pause macht.

Szenario 3: Kurze Verspätungen ignorieren

Situation: „Wenn jemand mal 3 Minuten zu spät kommt, schreibe ich das nicht auf.“

Erlaubt? Grundsätzlich nein. Auch hier gilt: Systematisches Ignorieren ist systematisches Abrunden. Wenn es aber wirklich einmalig und nicht abhängig vom Arbeitgeberwillen ist (also kein „Gefallen“), kann das als Kulanz gelten. Doch das Risiko bleibt.

Szenario 4: Raucherpausen

Situation: Dein Mitarbeitender macht drei Raucherpausen à 5 Minuten. Du buchst das als 15-Minuten-Pause.

Erlaubt? Nein. Kurzpausen sind arbeitszeitrechtlich nicht zwingend als Ruhepausen im Sinne des ArbZG zu erfassen; problematisch ist hier vor allem die korrekte Abgrenzung von Arbeitszeit und Pause. Laut Haufe musst du die gesetzlich verpflichtenden Pausenregelungen einhalten. Eine pauschale Zusammenfassung ist keine ordnungsgemäße Aufzeichnung.

Homeoffice: Besondere Fallstricke bei der Zeiterfassung

Homeoffice hat die Zeiterfassung komplizierter gemacht. Das BAG hat im September 2022 die unionsrechtliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung festgestellt; die konkrete Ausgestaltung bleibt aber dem Gesetzgeber überlassen, das ArbZG ist aktuell noch nicht vollständig angepasst. Das gilt auch im Homeoffice.

Laut Haufe stellt sich die Frage nicht mehr, ob du die Arbeitszeit überprüfen darfst. Du musst sie erfassen können. Die Auswertung von Login-Daten ist dabei grundsätzlich zulässig.

Was darfst du im Homeoffice machen?

• Login-Zeiten erfassen: Wann hat sich der Mitarbeitende am System angemeldet?
• Homeoffice-Zeiterfassung nutzen: Eine App oder ein Browser-Tool ist erlaubt.
• Pausen dokumentieren: Der Mitarbeitende muss seine Pausen aktiv eintragen.

Was darfst du NICHT machen?

• Spionagesoftware installieren: Programme, die Tastaturanschläge oder Bildschirminhalte aufzeichnen, sind nur bei dringendem Straftatsverdacht erlaubt.
• Privatdetektive beauftragen: Du darfst nicht überprüfen lassen, ob dein Mitarbeitender wirklich zu Hause arbeitet.
• Videoüberwachung: Auch hier gilt: Nur bei schwerwiegenden Verdachtsmomenten.

Die Rundungsfalle im Homeoffice

Im Büro siehst du, wann jemand kommt und geht. Im Homeoffice fehlt diese visuelle Kontrolle. Daher neigen viele Arbeitgeber dazu, Zeiten pauschal zu erfassen. „Von 8 bis 17 Uhr“ wird eingetragen, auch wenn um 8:15 Uhr erst gestartet wurde.

Das ist gefährlich. Denn du verletzt damit zwei Pflichten:

1. Die Erfassungspflicht nach ArbZG § 16

2. Die Pflicht zur verlässlichen und objektiven Erfassung nach der Rechtsprechung von EuGH und BAG – das ArbZG in seiner aktuellen Fassung ist hier noch nicht vollständig angepasst.

Lösung: Nutze eine digitale Zeiterfassung, die jede Minute erfasst. Auch im Homeoffice. Die Investition lohnt sich – Bußgelder können bis zu 30.000 Euro nach § 22 ArbZG betragen.

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So gehen Sie rechtssicher vor

Du willst keine Risiken eingehen? Dann folge dieser Checkliste für kleine Betriebe.

1. Schriftliche Vereinbarungen treffen

Leg im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung fest:

• Wie wird die Arbeitszeit erfasst?
• Welches Zeiterfassungssystem wird genutzt?
• Gibt es tarifliche Regelungen?

Wichtig: Eine nachträgliche Vereinbarung zum Abrunden ist unwirksam, wenn sie nachteilig für den Mitarbeitenden ist.

2. Digitale Systeme nutzen

Digitale Zeiterfassungssysteme sind heute erschwinglich und rechtskonform. Sie erfassen jede Minute automatisch und erstellen nachweisende Protokolle. Laut Haufe bieten solche Systeme rechtssichere Lösungen für den Arbeitsalltag.

Vorteile für kleine Betriebe:

• Kein manuelles Tippen
• Automatische Pausenabzüge
• Nachweis bei Betriebsprüfung

3. Transparenz schaffen

Zeige deinen Mitarbeitenden ihre erfassten Zeiten regelmäßig. Einmal im Monat reicht. So können sie Fehler rechtzeitig melden. Das schafft Vertrauen und verhindert spätere Streitigkeiten.

4. Tarifverträge prüfen

Gibt es in deiner Branche einen Tarifvertrag? Dann prüfe, ob er Rundungsregelungen enthält. Das ist aber extrem selten. Die meisten Tarifverträge verweisen auf das ArbZG und dessen Genauigkeitsanforderungen.

5. Dokumentation ist alles

Wenn du doch mal eine Kulanz gewährst (z.B. bei einem technischen Ausfall), dokumentiere das schriftlich: „Am 15.03.2024 Systemausfall von 8:00 bis 8:07 Uhr – Zeiten wurden geschätzt.“ So hast du einen Nachweis, dass es keine systematische Praxis ist.

Achtung: Bußgelder wegen mangelhafter Zeiterfassung können bis zu 30.000 Euro betragen. Bei mehreren Mitarbeitenden wird das schnell teuer.

FAQ: Die häufigsten Fragen zur Arbeitszeit-Rundung

Darf ich auf volle Viertelstunden runden, wenn es im Arbeitsvertrag steht?

Nein, das ist auch mit Arbeitsvertrag nicht erlaubt. Eine vertragliche Klausel, die systematisches Abrunden vorsieht, ist nach § 307 BGB unwirksam, weil sie den Mitarbeitenden unangemessen benachteiligt. Das BAG hat klargestellt, dass nur gesetzliche oder tarifliche Vorschriften eine Rundung rechtfertigen können. Eine private Vereinbarung reicht nicht aus. Du kannst aber auf Aufrunden vereinbaren – das ist immer zulässig.

Was passiert, wenn ich systematisch abrunde und ein Mitarbeitender klagt?

Dann hast du ein erhebliches Problem. Der Mitarbeitende kann:

• Lohnansprüche für die fehlenden Minuten geltend machen (bis zu 3 Jahre rückwirkend)
• Schadensersatz wegen entgangener Freizeit verlangen
• Eine Unterlassungsklage einreichen

Das BAG-Urteil zum Urlaub zeigt die Richtung: Die Richter gewähren Schadensersatz, wenn Ansprüche ohne Rechtsgrundlage gekürzt wurden. Bei 10 Mitarbeitenden über 3 Jahre kann das schnell fünfstellig werden. Zudem droht ein Bußgeld vom Zoll (Arbeitsschutz).

Ich habe ein Gleitzeitmodell. Darf ich da nicht flexibler runden?

Gleitzeit ändert nichts an der Erfassungspflicht. Du musst weiterhin jede Minute erfassen. Was du flexibel gestalten kannst, ist die Arbeitszeitplanung. Der Mitarbeitende kann seine Kernarbeitszeit selbst legen. Aber die tatsächlich gearbeitete Zeit muss exakt dokumentiert werden. Eine pauschale Erfassung von „8 Stunden Gleitzeit“ ist unzulässig.

Muss ich wirklich jede Minute einzeln erfassen?

Ja, das verlangt die aktuelle Rechtsprechung von EuGH und BAG. Es gibt keine „Bagatellgrenze“. Selbst eine Minute ist ein erfassungspflichtiger Zeitraum. In der Praxis nutzen digitale Systeme eine Auflösung von einer Minute. Das ist völlig ausreichend. Was nicht geht: das bewusste Weglassen von Minuten oder das Abrunden auf volle Viertelstunden. Wenn dein System nur 15-Minuten-Schritte kann, ist das System rechtswidrig.

Fazit: Praktikabilität endet dort, wo Recht beginnt

Du siehst: Arbeitszeit runden erlaubt ist eine Frage der Rechtsgrundlage. Und die fehlt in den meisten Fällen. Die Rechtsprechung (EuGH/BAG) verlangt eine verlässliche und objektive Erfassung; das ArbZG in seiner aktuellen Fassung ist noch nicht vollständig angepasst. Die Tage, in denen du Stundenzettel per Hand ausfüllen und dabei „praktisch“ runden konntest, sind vorbei.

Für kleine Betriebe bedeutet das: Investiere in eine digitale Zeiterfassung. Die Kosten sind gering (oft unter 5 Euro pro Mitarbeitenden im Monat), das Risiko bei Nicht-Erfassung ist hoch. Zeige deinen Mitarbeitenden ihre Zeiten transparent und verzichte auf jede Form des Abrundens.

Dein nächster Schritt: Prüfe dein aktuelles Zeiterfassungssystem. Rundet es automatisch ab? Dann ändere das sofort um. Hast du noch keine digitale Lösung? Dann informiere dich über rechtskonforme Systeme, die ArbZG-konform arbeiten. Nur so bist du auf der sicheren Seite – und deine Mitarbeitenden bekommen, was ihnen zusteht: jeden einzelnen Minutenlohn.