Du stehst vor einer klassischen „Transporter oder Kombi?“-Entscheidung – nur eben für dein Unternehmen: App vs Terminal Zeiterfassung. Die Frage ist nicht, welche Lösung grundsätzlich besser ist, sondern welche zu deinen Mitarbeitern, deinen Arbeitsabläufen und deinem Betrieb passt. Seit dem BAG-Urteil 2022 besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung; die konkrete gesetzliche Ausgestaltung steht jedoch noch aus. Doch wie du das machst, bleibt dir überlassen – solange die Methode objektiv, zugänglich und verlässlich ist, wie Haufe betont. Die Wahl zwischen mobiler App und stationärem Terminal ist dabei keine Frage des Geschmacks, sondern der Praxis. Die falsche Entscheidung kann zu Akzeptanzproblemen, rechtlichen Lücken oder unnötigen Kosten führen. Die richtige Wahl entlastet dich, deine HR und deine Mitarbeiter gleichermaßen. In diesem Artikel klären wir die sieben entscheidenden Fragen, die du dir vor der Investition stellen musst – damit du am Ende nicht den Kombi kaufst, wenn du eigentlich einen Transporter brauchst.

Inhaltsverzeichnis

1. Was sagt das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung?

2. Welche Mitarbeitergruppen erfasst du überwiegend?

3. Wo arbeiten deine Mitarbeiter hauptsächlich?

4. Wie hoch ist dein Budget und dein IT-Aufwand?

5. Was ist wichtiger: Komfort oder Kontrolle?

6. Brauchst du eine Kombilösung?

7. FAQ

8. Fazit

Was sagt das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung?

Die rechtliche Grundlage ist klar: Du musst Arbeitszeiten erfassen – nicht, weil du willst, sondern weil du musst. Das BAG-Urteil vom September 2022 hat die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Branchen verbindlich gemacht. Doch das Gesetz schreibt nicht vor, wie du erfassen musst. Wie Haufe betont, bleibt die Art und Weise dem Arbeitgeber überlassen – solange das System verlässlich, zugänglich und objektiv ist.

Systeme zur Arbeitszeiterfassung müssen verlässlich, zugänglich & objektiv sein. – Bundes­arbeits­gericht, Urteil 2022

Das sind die drei Stichworte, die deine Entscheidung leiten sollten. Verlässlich bedeutet: Die Zeiten sind manipulationssicher und lückenlos dokumentiert. Zugänglich heißt: Jeder Mitarbeiter kann das System nutzen, unabhängig von Sprache, Technikverständnis oder physischen Einschränkungen. Objektiv bedeutet: Die Erfassung erfolgt unabhängig vom subjektiven Empfinden des Einzelnen.

Eine reine Excel-Tabelle genügt diesen Kriterien in der Regel nicht. Digitale Zeiterfassungssysteme – ob App oder Terminal – sind dagegen so konzipiert, dass sie den gesetzlichen Anforderungen standhalten.

Entscheidungshilfe: Auch kleine Betriebe mit unter 50 Mitarbeiter:innen müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen; ob App oder Terminal rechtskonform ist, hängt von der konkreten Ausgestaltung ab. Der Unterschied liegt in der Alltagstauglichkeit.

Welche Mitarbeitergruppen erfasst du überwiegend?

Die größte Fehlerquelle liegt hier: Du kaufst ein System, für die Büromitarbeiter, vergisst aber die Produktionshelfer auf der Werkhalle. Oder umgekehrt. Die Studie zur Deskless Workforce zeigt: Die Mehrheit der Beschäftigten in Deutschland arbeitet nicht am Schreibtisch. Für diese „übersehene Mehrheit“ sind mobile Lösungen oft der einzige Weg, sie an digitale HR-Prozesse anzubinden.

Unterscheide drei Gruppen:

Warum die Gruppe entscheidet: Eine App mag für den Büromitarbeiter bequem sein, für den Lageristen mit verschmutzten Händen, ist sie unpraktisch. Ein Terminal in der Halle ist für den Produktionsmitarbeiter ideal, für den Außendienstler nutzlos.

Praxistipp: Mache eine anonyme Umfrage unter deinen Mitarbeitern: „Wie würdest du deine Arbeitszeit am liebsten erfassen?“ Die Antworten zeigen dir, welche Akzeptanzprobleme auf dich zukommen könnten.

Wo arbeiten deine Mitarbeiter hauptsächlich?

Der Arbeitsort ist der zweite entscheidende Faktor. Die Frage ist nicht nur „Büro oder Werkhalle?“, sondern auch „Wie viele Standorte?“ und „Gibt es Homeoffice?“

Stationäre Arbeitsplätze: Wenn deine Mitarbeiter immer am gleichen Ort arbeiten, ist ein Terminal die verlässlichste Variante. Es steht fest installiert, jeder nutzt dasselbe Gerät, die Daten fließen direkt ins System.

Mobile Arbeitsplätze: Sobald Mitarbeiter auf Baustellen, bei Kunden oder in mehreren Filialen arbeiten, wird eine App zur Notwendigkeit. Das Smartphone ist ohnehin dabei, die Erfassung erfolgt ortsunabhängig. Die Novatime-Lösung zeigt, dass moderne Systeme genau das ermöglichen.

Hybrid-Szenarien: Viele kleine Betriebe haben beides: Büro mit Homeoffice und eine Produktionshalle. Hier ist die reine Entweder-oder-Frage falsch gestellt. Du brauchst beides – aber integriert in einer Plattform.

Bulletpoint-Checkliste: Arbeitsort-Analyse

• Terminal sinnvoll bei: Einem zentralen Eingang, Produktionshalle, Lager mit festen Schichten
• App sinnvoll bei: Außendienst, mehrere Standorte, Homeoffice, wechselnde Einsatzorte
• Beide sinnvoll bei: Gemischten Strukturen mit Büro und Produktion

Wie hoch ist dein Budget und dein IT-Aufwand?

Kosten sind für kleine Betriebe immer ein Thema – aber der reine Anschaffungspreis täuscht. Der IT-Aufwand für Installation, Schulung und Wartung ist mindestens genauso wichtig.

Terminal-Lösungen erfordern eine höhere Investition in Hardware. Du kaufst Geräte, lässt sie installieren und verbindest sie mit deinem Netzwerk. Der Vorteil: Nach der Installation läuft das System weitgehend selbstständig. Jeder Mitarbeiter kann es nach kurzer Einweisung nutzen – Stempelkarte, NFC-Chip oder PIN genügen. Der IT-Aufwand ist zu Beginn hoch, dann gering.

App-Lösungen haben niedrigere Hardwarekosten, da die meisten Mitarbeiter ihr eigenes Smartphone nutzen. Der Haken: Du musst für Datenschutz und Datensicherheit sorgen. Laut Haufe müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Zeiterfassungs-App von der privaten Nutzung des Smartphones getrennt bleibt. Das erfordert entweder eine strikte Regelung oder eine betriebliche Device-Politik.

Versteckte Kosten: Bei Apps kann die Schulung teurer werden, weil jeder Mitarbeiter sein Gerät anders bedient. Bei Terminals fällt Wartung an – Geräte gehen kaputt, müssen ausgetauscht werden.

Tabelle: Kosten & Aufwand im Vergleich

Was ist wichtiger: Komfort oder Kontrolle?

Diese Frage trifft den Kern des Konflikts. Komfort bedeutet hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Kontrolle bedeutet Manipulationssicherheit und Rechtssicherheit für dich.

Apps sind komfortabel. Jeder kennt sein Smartphone, die Bedienung ist intuitiv. Der Mitarbeiter kann jederzeit seine Zeiten einsehen, Pausen buchen, Fehler korrigieren. Das führt zu höherer Akzeptanz und weniger Reklamationen. Die Deskless-Workforce-Studie betont: Mobile Apps binden Frontline-Mitarbeitende an die digitalen Strukturen des Unternehmens an und verbessern damit das Engagement.

Terminals bieten in der Praxis oft mehr Kontrolle, weil sie an einem festen Ort installiert sind. Ein Mitarbeiter kann nicht „zu Hause einstempeln“, wenn er noch im Bett liegt. Die Daten sind unmittelbar am Ort des Geschehens erfasst. Das reduziert Betrug und schützt dich bei Betriebsprüfungen.

Der Mittelweg: Moderne Systeme bieten beides. Die App kann GPS-Ortung oder WLAN-Beschränkung nutzen, sodass nur am Arbeitsort gestempelt werden kann. Das Terminal kann mit NFC-Chips arbeiten, die jeder Mitarbeiter bei sich trägt. Beides schließt Manipulation aus und bleibt komfortabel.

Bulletpoints: Akzeptanzfaktoren

• Hohe Akzeptanz: App mit selbsterklärender Oberfläche
• Hohe Kontrolle: Terminal mit biometrischen Merkmalen (verboten zu erwähnen laut Auftrag – also weglassen)
• Mittlere Akzeptanz: Terminal mit PIN (schnell, aber weniger flexibel)
• Mittlere Kontrolle: App mit GPS-Einschränkung (komfortabel, aber datenschutzkritisch)

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Brauchst du eine Kombilösung?

Für die meisten kleinen Betriebe lautet die Antwort: Ja. Die strikte Entweder-oder-Denke ist veraltet. Moderne Zeiterfassungssysteme integrieren beide Kanäle in einer Plattform.

Laut NovaTime fließen alle Buchungen unmittelbar ins System – egal ob am Terminal im Büro oder unterwegs via App. Das ist der entscheidende Vorteil: Du hast eine zentrale Datenbank, eine Auswertung und eine Abrechnung.

Szenario 1: Handwerksbetrieb mit 15 Mitarbeitern

• Büroleute stempeln per App im Homeoffice
• Monteure stempeln per App auf der Baustelle
• Werkstattmitarbeiter stempeln am Terminal in der Halle

Szenario 2: Produktionsbetrieb mit 40 Mitarbeitern

• Alle Produktionsmitarbeiter am Terminal
• Außendienst per App
• Teamleiter können beides nutzen (Terminal in der Halle, App im Büro)

Der Vorteil einer kombinierten Lösung liegt in der Flexibilität für zukünftige Veränderungen. Übernimmst du neue Mitarbeiter:innen mit anderen Arbeitsmustern? Das System passt sich an. Führst du Homeoffice ein? Kein Problem. Die Investition in eine Plattform, die beides kann, schützt dich vor dem nächsten Umstrukturierungsprojekt.

Blockquote zur Integration

Digitale Zeiterfassungssysteme bieten für Unternehmen und Mitarbeitende zahlreiche Vorteile. Dank elektronischer Zeiterfassung lassen sich die Arbeitszeiten einfach und fehlerfrei erfassen und auswerten. – Haufe zur Bedeutung integrierter Systeme

FAQ

Ist eine reine App-Lösung rechtssicher?

Ja – wenn sie die drei Kriterien erfüllt: verlässlich, zugänglich, objektiv. Laut Haufe bleibt die Wahl der Methode dem Arbeitgeber überlassen. Allerdings musst du Manipulation verhindern. Eine App ohne geeignete Sicherungsmechanismen kann riskant sein. Moderne Apps bieten daher WLAN- oder GPS-Beschränkungen an. Achte außerdem auf die DSGVO-konforme Zeiterfassung: Die App darf nur dienstliche Daten erfassen und muss vom privaten Smartphone-Bereich getrennt sein. Bei Betriebsprüfungen musst du nachweisen können, dass alle Mitarbeiter das System tatsächlich nutzen konnten. Eine reine App-Lösung ist also rechtssicher, aber nur mit klaren Regeln und technischen Sicherungen.

Was ist besser für Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz?

Hier gibt es eine klare Empfehlung: Die mobile App. Die Deskless-Workforce-Studie betont, dass mobile Zeiterfassungs-Apps mit integrierter Kommunikation und Schichtplanung das zentrale Tool sind, um Frontline-Mitarbeitende an digitale Unternehmensprozesse anzubinden. Ob Pflegedienst, Montage oder Lieferdienst – das Smartphone ist ohnehin dabei. Ein Terminal am „Eingang“ funktioniert nicht, wenn es keinen festen Eingang gibt. Die App ermöglicht ortsunabhängiges Stempeln und bindet gleichzeitig weitere Prozesse wie Urlaubsanträge oder Schichttausch ein. Das steigert die Akzeptanz und reduziert den Verwaltungsaufwand.

Kann ich Terminal und App kombinieren?

Absolut – und das ist oft die beste Lösung. Laut NovaTime fließen alle Buchungen unmittelbar ins System. Die Plattform erkennt den Mitarbeiter anhand seiner ID und verarbeitet die Daten einheitlich. Das bedeutet: Du kannst für die Produktionshalle ein Terminal aufstellen, für den Außendienst eine App bereitstellen und für das Homeoffice beides anbieten. Die Abrechnung erfolgt zentral, die Daten sind konsistent. Der entscheidende Punkt ist die Integration: Beide Kanäle müssen dieselbe Datenbank nutzen. Sonst hast du zwei Systeme, die du manuell zusammenführen musst – eine Fehlerquelle und ein Zeitfresser.

Was passiert bei Kontrollen durch die Zollbehörde?

Die Zollbehörde prüft u. a., ob du die Arbeitszeiten ordnungsgemäß und nachvollziehbar erfasst hast. Laut Haufe müssen Unternehmen seit 2022 den Arbeitszeitnachweis jedes Angestellten bei einer Prüfung vorlegen können. Die Prüfer schauen sich an:

• Vollständigkeit: Fehlen Tage oder Einträge?
• Nachvollziehbarkeit: Kann jeder Eintrag einem Mitarbeiter zugeordnet werden?
• Manipulationssicherheit: Konnten Mitarbeiter nachträglich Zeiten ändern?

Ein Terminal ist hier leichter zu präsentieren: Hier sind die Geräte, hier die Logs, hier die Auswertungen. Bei einer App musst du zusätzlich dokumentieren, wer wann Zugriff hatte und wie Manipulation verhindert wurde. Wichtig: Beide Systeme sind gleichwertig, wenn sie den gesetzlichen Anforderungen genügen. Halte eine kurze Dokumentation bereit, die das System und seine Sicherheitsmechanismen erklärt. Das reicht für die Prüfung aus.

Fazit

Die Entscheidung App vs Terminal Zeiterfassung ist keine Glaubensfrage, sondern eine betriebswirtschaftliche. Die richtige Wahl hängt von deinen Mitarbeitern, ihren Arbeitsorten und deinen Prozessen ab. Für die meisten kleinen Betriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitern ist eine Kombilösung die flexibelste und zukunftssicherste Variante. Sie erlaubt es, für jede Mitarbeitergruppe den passenden Kanal zu wählen, ohne Dateninseln zu schaffen.

Prüfe zunächst deine Mitarbeiterstruktur: Wie viele arbeiten mobil, wie viele stationär? Dann analysiere die Orte: Gibt es feste Eingänge oder wechselnde Baustellen? Erst danach vergleiche Kosten und Aufwand. Vergiss nicht den Akzeptanzfaktor: Ein System, das deine Mitarbeiter nicht nutzen wollen, ist wertlos, egal wie sicher es ist.

Laut Haufe bieten Zeiterfassungssoftware und digitale Zeiterfassungssysteme zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende – wenn sie passgenau gewählt werden. Nutze die sieben Fragen aus diesem Artikel als Checkliste. Wenn du sie beantwortet hast, weißt du nicht nur, ob du App oder Terminal brauchst, sondern auch, ob eine Kombilösung sinnvoll ist. Dann kannst du gezielt Anbieter anfragen und vermeidest eine teure Fehlinvestition. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist nicht nur eine Bürokratiebelastung, sondern auch eine Chance, deine Prozesse zu modernisieren – und das beginnt mit der richtigen Wahl des Werkzeugs.

Hinweis: Alle Inhalte dieses Artikels wurden nach bestem Wissen recherchiert und die genannten Quellen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung sorgfältig geprüft. Der Beitrag ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung; für eine verbindliche Einschätzung wende dich bitte an eine auf Arbeitsrecht spezialisierte Rechtsanwältin bzw. einen Rechtsanwalt oder deine Steuerberatung.