Stell dir vor, dein Malerbetrieb ist wie eine gut organisierte Werkzeugkiste. Jeder Pinsel, jede Farbdose hat seinen Platz – nur die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter verteilen sich wie lose Schrauben über den ganzen Tag. Mal eben zur Baustelle gefahren, schnell Material auf dem Hof verladen, dann doch noch ein Kurzauftrag zwischendurch. Am Abend sitzt deine Bürokraft mit handgeschriebenen Zetteln da und rätselt: Wo war wer wie lange? Zeiterfassung im Malerhandwerk ist genau das, was deine Werkzeugkiste braucht: Struktur, Übersicht und vor allem Rechtssicherheit. Denn seit dem EuGH-Urteil zur Zeiterfassung vom Mai 2019 ist eine lückenlose Zeiterfassung im Malerhandwerk Pflicht – auch für kleine Handwerksbetriebe.

Du denkst vielleicht: „Wir sind doch nur fünf Mann auf der Baustelle, da reicht ein handschriftlicher Stundenzettel.“ Doch genau diese Denkweise macht dich angreifbar. Die Zeiten, in denen du dir auf Vertrauen und Erinnerung verlassen konntest, sind vorbei. Moderne Gesetze und tarifliche Regelungen verlangen präzise Aufzeichnungen – nicht nur für die Abrechnung mit dem Kunden, sondern auch für den Schutz deiner Mitarbeiter und deines Betriebs. In diesem Artikel zeige ich dir, welche rechtlichen Fallstricke auf dich warten, welche tariflichen Besonderheiten im Malerhandwerk gelten und wie digitale Lösungen deinen Alltag tatsächlich erleichtern – nicht komplizierter machen.

Inhaltsverzeichnis

• Warum Zeiterfassung im Malerhandwerk Pflicht wird
• Tarifliche Besonderheiten: Was im Malerhandwerk anders läuft
• Von der Fahrt bis zur Baustelle: Was wirklich erfasst werden muss
• Digitale Zeiterfassung: Praxisbeispiel aus dem Handwerk
• Produktive vs. unproduktive Zeiten richtig kalkulieren
• FAQ
• Fazit

Warum Zeiterfassung im Malerhandwerk Pflicht wird

Die rechtliche Lage ist klar: Jeder Arbeitgeber in Deutschland muss die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter erfassen. Das regelt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in § 16 Absatz 2. Dort heißt es:

„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen.“

Diese Pflicht wird nach aktueller Rechtslage voraussichtlich ohne Ausnahme gelten – auch für kleine Malerbetriebe mit fünf oder zehn Mitarbeitern. Das europäische Recht geht noch einen Schritt weiter. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in seinem Urteil vom 14. Mai 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen. Die Begründung: Nur so kann wirksam kontrolliert werden, ob die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.

Für dich als Malerbetriebsinhaber bedeutet das konkret: Du brauchst ein System, das die Zeiten deiner Mitarbeiter lückenlos dokumentiert – von der Ankunft auf dem Hof bis zur Abfahrt von der letzten Baustelle. Handschriftliche Zettel oder Excel-Tabellen reichen nicht aus, wenn sie nicht objektiv und manipulationssicher sind. Das Bundesarbeitsgericht hat in mehreren Entscheidungen betont, dass die Erfassungssysteme tagesgenau sein müssen und nachträgliche Änderungen nur unter strengen Bedingungen erlaubt sind.

Was passiert bei Verstößen? Die Aufsichtsbehörden der Länder können Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro festgestelltem Verstoß verhängen. Noch schlimmer: Im Schadensfall – zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter übermüdet einen Unfall auf der Fahrt zur Baustelle hat – kann eine fehlende Zeiterfassung zu einem Haftungsrisiko für dich führen. Die Unfallversicherung kann Leistungen kürzen, wenn du nicht nachweisen kannst, dass du die Arbeitszeiten ordnungsgemäß kontrolliert hast.

Ein weiterer Punkt: Die Zeiterfassung schützt nicht nur dich, sondern auch deine Mitarbeiter. Im Malerhandwerk sind Überstunden an der Tagesordnung. Ohne klare Aufzeichnungen kann ein Mitarbeiter seine Ansprüche auf Überstunden nicht durchsetzen – oder umgekehrt, du kannst unberechtigte Forderungen nicht widerlegen. Eine saubere Dokumentation ist hier der beste Konfliktvermeider.

Praxistipp: Beginne mit der Zeiterfassung schon beim Betreten des Firmengeländes. Der Weg vom Hof zum LKW, das Verladen von Material, die Fahrt zur Baustelle – all das ist Arbeitszeit. Nur die reine Anfahrt von der Wohnung zum Betrieb (Erstwohnsitz) ist keine Arbeitszeit. Alles andere gehört erfasst.

Tarifliche Besonderheiten: Was im Malerhandwerk anders läuft

Im Maler- und Lackiererhandwerk gelten eigene Tarifverträge (z.B. RTV/MTV Maler- und Lackiererhandwerk); der TV L-W ist ein Tarifvertrag der Bauwirtschaft. Diese tariflichen Vereinbarungen sind für deine Zeiterfassung entscheidend, denn sie legen fest, wie viele Überstunden möglich sind und wie sie abgegolten werden.

Laut Böckler-Studie sieht der Tarifvertrag für das Malerhandwerk eine Obergrenze von 170 Plusstunden vor. Das ist deutlich mehr als in vielen anderen Branchen, wo oft nur 150 Stunden erlaubt sind. Diese 170 Stunden können auf einem Arbeitszeitkonto angesammelt werden, bevor sie entweder ausgezahlt oder als Freizeit abgebaut werden müssen.

Was bedeutet das für deine Zeiterfassung? Du musst nicht nur die täglichen Arbeitszeiten erfassen, sondern auch ein transparentes Arbeitszeitkonto für jeden Mitarbeiter führen. Das System muss in Echtzeit anzeigen, wie viele Plus- oder Minusstunden ein Mitarbeiter hat. Das verhindert, dass die 170-Stunden-Grenze überschritten wird.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Im Malerhandwerk ist die Berechnung eines Zeitzuschlags beim Freizeitausgleich ausdrücklich vereinbart. Wenn ein Mitarbeiter seine Überstunden nicht auszahlen lassen, sondern als Freizeit nehmen möchte, kann ein Zuschlag von bis zu 25 Prozent auf die auszugleichenden Stunden anfallen. Dein Zeiterfassungssystem muss also nicht nur die reinen Überstunden zählen, sondern auch den korrekten Ausgleich mit Zuschlag berechnen können.

Tarifliche Kernpunkte im Malerhandwerk:

• Maximale Plusstunden: 170 Stunden
• Maximale Minusstunden: 30 Stunden
• Zeitzuschlag bei Freizeitausgleich: bis zu 25 %
• Übertragung von Zeitguthaben: möglich, aber befristet

Die meisten Tarifverträge im Baugewerbe sehen außerdem eine Verfallfrist für nicht genutzte Zeitguthaben vor. Im Malerhandwerk verfallen Plusstunden in der Regel nach 24 Monaten, wenn sie nicht abgebaut oder ausgezahlt wurden. Dein Zeiterfassungssystem muss dich also auch an diese Fristen erinnern.

Praxistipp: Richte dein Zeiterfassungssystem so ein, dass es automatisch Warnmeldungen bei 150 und 170 Plusstunden generiert. So hast du immer genug Vorlauf, um mit dem Mitarbeiter eine Lösung zu finden – sei es Auszahlung, Freizeit oder eine temporäre Arbeitszeitreduzierung.

Von der Fahrt bis zur Baustelle: Was wirklich erfasst werden muss

Die größte Herausforderung im Malerhandwerk ist die Ortsflexibilität. Deine Mitarbeiter beginnen den Tag nicht an einem festen Schreibtisch, sondern auf dem Hof, im LKW oder direkt auf der Baustelle. Das ArbZG definiert Arbeitszeit als „die Zeit von Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhezeiten“. Was das konkret bedeutet, muss klar geregelt sein.

Arbeitszeit beginnt:

• Beim Betreten des Firmengeländes (Hof, Werkstatt)
• Beim Verladen von Material und Werkzeug
• Bei der Teilnahme an morgendlichen Besprechungen

Keine Arbeitszeit:

• Die reine Anfahrt vom Wohnort zum Betrieb (Erstwohnsitz)
• Die Mittagspause (wenn sie mindestens 30 Minuten beträgt)

Die Fahrzeit zwischen Baustellen ist ein heikles Thema. Laut Bundesarbeitsgericht ist die Fahrt mit einem Firmenfahrzeug zwischen verschiedenen Einsatzorten eindeutig Arbeitszeit. Das gilt auch für die Rückfahrt zum Betrieb am Ende des Tages. Wenn dein Mitarbeiter aber mit seinem privaten Pkw zur Baustelle fährt und dafür eine Fahrtkostenpauschale erhält, kann die Fahrzeit unter bestimmten Umständen als Arbeitszeit gelten – vor allem wenn du die Route vorgibst oder die Fahrt im direkten Zusammenhang mit der Arbeit steht.

Was genau musst du erfassen?

• Anwesenheitszeit: Einchecken auf dem Hof oder per App
• Projektzeiten: Welche Baustelle, welche Tätigkeit
• Fahrzeiten: Zwischen Hof und Baustelle sowie zwischen Baustellen
• Pausen: Beginn, Ende, Dauer (mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit)
• Materialbeschaffung: Kurzfristige Einkäufe im Baumarkt
• Rüstzeiten: Aufbau und Abbau von Gerüsten, Mischen von Farben

Besonderheit: Wechselnde Einsatzorte

Wenn ein Mitarbeiter an einem Tag mehrere Baustellen bedient, musst du für jede Station die Zeiten separat erfassen. Das ist wichtig für die Kundenabrechnung, aber auch für den Nachweis der gesetzlichen Pausenregelungen.

Praxistipp: Nutze ein System, das die Ortsdaten automatisch erfasst (Geofencing). So kann dein Mitarbeiter sich nicht versehentlich auf der falschen Baustelle einchecken, und du hast einen objektiven Nachweis für den Kunden.

Digitale Zeiterfassung: Praxisbeispiel aus dem Handwerk

Du fragst dich, wie digitale Zeiterfassung im Malerhandwerk praktisch funktioniert, ohne die Mitarbeiter zu überfordern? Das Beispiel des Malerbetriebs Massmann aus Lüdinghausen zeigt, wie es geht. Laut IHK-Praxisbericht setzt der Betrieb seit Jahren erfolgreich eine Smartphone-App ein.

Die Lösung ist denkbar einfach: Jeder Handwerker hat alle Auftragsdaten auf dem Smartphone. Per Knopfdruck bucht er in Echtzeit auf die jeweilige Baustelle, die gerade bearbeitet wird. Die App zeigt live, wer wo arbeitet und dokumentiert die Zeit minutengenau – sowohl intern als auch für den Kunden.

Vorteile für den Betrieb:

• Papierloses Büro: Keine Zettelwirtschaft mehr
• Minutengenaue Abrechnung: Kein Nachverhandeln mit Kunden
• Echtzeit-Übersicht: Wer ist wo, wer hat Kapazitäten?
• Flexible Arbeitsgestaltung: Mitarbeiter können Aufträge nach Anfahrtsweg optimieren

Für deine Mitarbeiter bedeutet das: Sie brauchen am Abend keine detaillierten Berichte mehr schreiben. Die App erledigt das automatisch. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Streitigkeiten über geleistete Stunden.

Wichtig: Das System muss manipulationssicher sein. Das bedeutet:

• Zeitstempel können nachträglich nur mit Admin-Rechten geändert werden
• Jede Änderung wird protokolliert
• Die Daten werden automatisch gesichert

NFC-Terminals als Alternative

Wenn deine Mitarbeiter keine Smartphones nutzen wollen oder dürfen, sind NFC-Terminals eine gute Alternative. Ein einfaches Anhalten der Mitarbeitenkarte am Zeiterfassungsterminal auf dem Hof oder in der Werkstatt reicht zum Einchecken. Die Terminals sind wetterfest, kostengünstig und funktionieren auch ohne Internetverbindung – die Daten werden synchronisiert, sobald wieder Empfang ist.

Praxistipp: Starte mit einer Pilotphase. Lass zwei bis drei motivierte Mitarbeiter das System testen und sammle Feedback. So vermeidest du einen Aufstand und kannst Probleme lösen, bevor du das System flächendeckend einführst.

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Produktive vs. unproduktive Zeiten richtig kalkulieren

Hier kommt der wirtschaftliche Kern: Ohne saubere Zeiterfassung kalkulierst du blind. Jeder Handwerksbetrieb muss wissen, wie viel Zeit tatsächlich produktiv auf der Baustelle verbracht wird – und wie viel für Fahrten, Rüsten oder Materialbeschaffung draufgeht.

Laut Haufe liegen die unproduktiven Zeiten im Handwerk typischerweise bei 25–35 % der Gesamtarbeitszeit. Das sind keine erfundenen Zahlen, sondern Erfahrungswerte aus der Praxis. Für deinen Malerbetrieb bedeutet das: Von 2.000 Jahresarbeitsstunden sind nur 1.300–1.500 Stunden tatsächlich auf der Baustelle produktiv.

Unproduktive Zeiten im Malerhandwerk:

• Fahrzeiten zwischen Hof und Baustelle
• Materialbeschaffung und -transport
• Rüstzeiten (Gerüste auf- und abbauen)
• Reinigung von Werkzeug und Maschinen
• Morgendliche Besprechungen

Warum ist das wichtig für deine Kalkulation?

Wenn du deinen Stundensatz nur auf den reinen Arbeitsstunden aufbaust, ohne die unproduktiven Zeiten einzurechnen, machst du Verluste. Der Kunde muss auch die Fahrzeit bezahlen, denn sonst arbeitest du diese Stunden umsonst.

Beispiel-Kalkulation:

Praxistipp: Nutze deine Zeiterfassungssoftware, um diese Prozentsätze zu konkretisieren. Nach drei Monaten hast du genug Daten, um genau zu wissen: Wie viel Prozent meiner Kosten sind Fahrzeit? Wie viel Rüsten? So kannst du deine Angebote deutlich präziser kalkulieren und vermeidest Preisdrückerei.

FAQ

Muss ich auch die Pausen meiner Mitarbeiter erfassen?

Ja, unbedingt. Das ArbZG schreibt in § 4 Mindestpausen vor: Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden mindestens 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Diese Pausen müssen dokumentiert werden, damit du nachweisen kannst, dass du die gesetzlichen Vorgaben eingehalten hast. Die Pausenzeit selbst ist keine Arbeitszeit und wird nicht vergütet – aber ihr Beginn und ihr Ende müssen erfasst werden.

Darf ich die Zeiten nachträglich korrigieren?

Nur unter strengen Bedingungen. Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass nachträgliche Änderungen nur dann zulässig sind, wenn sie begründet und nachvollziehbar sind. Jede Änderung muss protokolliert werden: Wer hat wann warum geändert? Ein System, das Änderungen nicht protokolliert, ist nicht rechtskonform. Achte darauf, dass deine Software einen vollständigen Audit-Trail führt.

Was kostet mich eine fehlende Zeiterfassung wirklich?

Das kann teuer werden. Die Aufsichtsbehörden der Länder können Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro festgestelltem Verstoß verhängen. Im Schadensfall (Arbeitsunfall) kann die Berufsgenossenschaft die Leistungen kürzen oder ganz verweigern, wenn du keine ordnungsgemäße Zeiterfassung nachweisen kannst. Zudem riskierst du im Streitfall vor Gericht, dass Überstundenansprüche deiner Mitarbeiter anerkannt werden, weil du keine Gegennachweise hast.

Muss ich die Anfahrt meiner Mitarbeiter bezahlen?

Die reine Anfahrt vom Wohnort zum Betrieb (Erstwohnsitz) ist grundsätzlich keine Arbeitszeit und wird nicht vergütet – es sei denn, ihr habt etwas anderes im Arbeitsvertrag vereinbart. Sobald der Mitarbeiter aber das Firmengelände betritt oder mit einem Firmenfahrzeug zur Baustelle fährt, beginnt die bezahlte Arbeitszeit. Die Fahrt zwischen verschiedenen Baustellen ist immer Arbeitszeit und muss vergütet werden.

Fazit

Zeiterfassung im Malerhandwerk ist kein Bürokratie-Irrsinn, sondern dein wichtigstes Werkzeug für Rechtssicherheit und wirtschaftlichen Erfolg. Die gesetzliche Pflicht zur lückenlosen Dokumentation gilt auch für kleine Betriebe – ohne Ausnahme. Die tariflichen Besonderheiten im Malerhandwerk mit 170 Plusstunden und Zeitzuschlägen machen eine automatisierte Führung von Arbeitszeitkonten unverzichtbar.

Digitale Lösungen, wie das Praxisbeispiel des Malerbetriebs Massmann zeigt, machen den Alltag einfacher, nicht komplizierter. Sie sparen Zeit, verhindern Streitigkeiten und ermöglichen eine minutengenaue Abrechnung. Zugleich liefern sie die Daten, die du brauchst, um deine unproduktiven Zeiten realistisch zu kalkulieren und deine Stundensätze zu optimieren.

Der nächste logische Schritt ist die Evaluierung geeigneter Systeme, die manipulationssicher, tarifkonform und praxistauglich sind. Achte dabei besonders auf die Möglichkeit der automatischen Arbeitszeitkonten-Führung und die Protokollierung aller Änderungen. So stellst du sicher, dass dein Malerbetrieb nicht nur rechtlich abgesichert ist, sondern auch wirtschaftlich auf solider Grundlage steht.