Du kennst das Gefühl sicherlich: Am Ende eines langen Arbeitstags schlägt dein Zeitkonto noch einmal Plusstunden an. Vielleicht denkst du bei dir: Die verfallen ja eh irgendwann. Doch genau hier liegt der Hase im Pfeffer – und ein Risiko, das für kleine Betriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitenden existenziell werden kann. Stell dir vor, du hast ein Sparkonto, auf das du jahrelang eingezahlt hast. Plötzlich kommt die Bank und erklärt dir: Schade, aber dein Guthaben ist jetzt weg. Das wäre unvorstellbar. Bei Überstunden sieht die Rechtslage aber ähnlich aus – nur dass viele Arbeitgeber glauben, das Guthaben an gearbeiteter Zeit könne einfach so verfallen. Die Wahrheit ist: Das Thema Überstunden verfallen lassen ist ein juristisches Minenfeld. Laut Handelsblatt sind viele Verfallsklauseln in Arbeitsverträgen bereits deshalb unzulässig, weil der Mindestlohn sonst nicht mehr gezahlt würde. Und die Arbeitskammer des Saarlandes warnt: Wer zu lange wartet, geht leer aus – nicht weil die Stunden verfallen, sondern weil Ausschlussfristen greifen. Für dich als Geschäftsführer oder HR-Leiter bedeutet das: Ohne klare Regelungen und systematische Dokumentation kannst du schnell in die teure Falle tappen.

In diesem Artikel zeige ich dir, warum das Thema Überstunden verfallen lassen weit komplexer ist als gedacht, welche rechtlichen Fallstricke auf dich warten und wie du dein Unternehmen effektiv absichern kannst – ohne dabei den Überblick zu verlieren.

Inhaltsverzeichnis

• Was bedeutet „Überstunden verfallen lassen“ rechtlich?
• Warum Überstunden oft nicht einfach verfallen dürfen
• Die Gefahr der Ausschlussfristen: Wann Ansprüche wirklich verfallen
• Arbeitszeitkonten: Die Spielregeln, die du kennen musst
• Systematische Zeiterfassung als Risikomanagement
• So schützt du dein Unternehmen vor rechtlichen Fallstricken
• FAQ: Die wichtigsten Fragen im Überblick
• Fazit: Was du jetzt tun solltest

Was bedeutet „Überstunden verfallen lassen“ rechtlich?

Wenn wir über Überstunden verfallen lassen sprechen, meinen wir zwei völlig verschiedene rechtliche Konstruktionen: den echten Verfall und die Ausschlussfrist. Der Verfall bedeutet, dass Ansprüche auf Ausgleich für geleistete Arbeitszeit erlöschen – ohne Ausgleich, ohne Bezahlung. Die Ausschlussfrist hingegen setzt dem Arbeitnehmer eine Deadline, innerhalb derer er seine Ansprüche geltend machen muss. Verpasst er diese Frist, ist sein Anspruch ebenfalls dahin.

Laut Handelsblatt sind die Spielregeln für Arbeitszeitkonten gesetzlich nicht geregelt. Ob und wann Stunden verfallen, wann sie in Freizeit ausgeglichen werden können oder ob sie ausgezahlt werden dürfen, ist unterschiedlich. Die Einzelheiten findest du in Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträgen. Das bedeutet: Ohne klare vertragliche Grundlage gibt es keinen automatischen Verfall.

Ein wichtiger Unterschied liegt im Mindestlohn. Viele Arbeitsverträge sehen vor, dass Plusstunden nach Erreichen einer bestimmten Höhe verfallen. Das ist schon deshalb nicht zulässig, weil sie dann nicht vergütet werden, obwohl mindestens der Mindestlohn zu zahlen wäre, wie das Handelsblatt zitiert. Kurz gesagt: Du kannst nicht einfach Stunden streichen, wenn dadurch der Stundenlohn unter den gesetzlichen Mindestlohn sinkt.

Warum Überstunden oft nicht einfach verfallen dürfen

Der größte Irrtum vieler Arbeitgeber ist die Annahme, Überstunden könnten wie vergängliche Ware einfach verfallen. Rechtlich sieht das anders aus. Der Grund: Die Arbeitsleistung ist erbracht, der Lohnanspruch entstanden. Diesen einfach zu tilgen, widerspricht dem Entgeltfortzahlungsgrundsatz.

Ein zentrales Argument gegen den Verfall ist der Mindestlohn. Wenn ein Mitarbeitender 40 Stunden zu 12 Euro arbeitet und du 10 Überstunden einfach streichst, sinkt sein effektiver Stundenlohn. Das verstößt gegen das Mindestlohngesetz. Laut Handelsblatt sind solche Klauseln schon deshalb unwirksam.

Doch es gibt noch weitere Fallstricke:

• Unklare Regelungen im Arbeitsvertrag sind im Zweifel zugunsten des Arbeitnehmers auszulegen, weil der Arbeitgeber diese in der Regel vorformuliert hat.
• Tarifverträge können andere Regelungen vorsehen, die für den Arbeitgeber bindend sind.
• Betriebsvereinbarungen haben Vorrang vor einzelvertraglichen Klauseln, wenn sie günstiger für den Arbeitnehmer sind.

Wichtig: Ohne klare, wirksame vertragliche Grundlage hast du als Arbeitgeber keinen rechtssicheren Weg, Überstunden einfach verfallen zu lassen. Jede Stunde muss entweder ausgezahlt oder mit Freizeitausgleich ausgeglichen werden.

Die Gefahr der Ausschlussfristen: Wann Ansprüche wirklich verfallen

Hier kommt der eigentliche Stolperstein: die Ausschlussfrist. Während Überstunden selbst nicht einfach verfallen können, gibt es Fristen, innerhalb derer deine Mitarbeitenden ihre Ansprüche geltend machen müssen. Verpassen sie diese Deadline, ist der Anspruch tatsächlich weg – aber nicht durch dein Handeln, sondern durch ihr Unterlassen.

Laut Handelsblatt müssen Ansprüche wie Überstunden rechtzeitig geltend gemacht werden, damit sie nicht verfallen. Die Arbeitskammer des Saarlandes weist darauf hin: Wer Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis nicht rechtzeitig geltend macht, geht schnell leer aus. Der Grund: sogenannte Ausschlussfristen.

Typische Fristlängen sind:

• 3 Monate nach Entstehung des Anspruchs
• 6 Monate in vielen Tarifverträgen
• 12 Monate bei manchen Betriebsvereinbarungen

Die Frist beginnt in der Regel mit der Fälligkeit des Anspruchs; bei einer dreimonatigen Ausschlussfrist wären Überstunden aus Januar typischerweise bis Ende April geltend zu machen, sofern die Klausel dies so vorsieht.

Für dich als Arbeitgeber bedeutet das:

• Du musst Ausschlussfristen klar kommunizieren
• Die Fristen müssen wirksam im Vertrag stehen
• Du darfst die Fristen nicht willkürlich anwenden

Arbeitszeitkonten: Die Spielregeln, die du kennen musst

Arbeitszeitkonten sind wie ein Girokonto für Arbeitszeit: Plusstunden werden gutgeschrieben, Minusstunden abgebucht. Doch anders als bei Banken gibt es keine einheitlichen Gesetze, die die Spielregeln festlegen. Das macht sie zum Risikofaktor.

Laut Handelsblatt finden sich die Einzelheiten in der Regel in Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträgen. Es gibt zwei Hauptformen:

• Transitorische Überstunden: Temporäre Plusstunden, die später mit Freizeit ausgeglichen werden. Sie ändern nicht die Gesamtdauer, sondern nur die Verteilung der Arbeitszeit.
• Definitive Überstunden: Werden als Mehrarbeit vergütet und erhöhen die Gesamtarbeitszeit.

Die größten Stolperfallen bei Arbeitszeitkonten:

• Kappungsgrenzen: Viele Verträge sehen vor, dass Stunden nach Erreichen einer Obergrenze (z.B. 50 Stunden) verfallen. Diese Klauseln sind oft unwirksam.
• Ausgleichsfristen: Wie lange hast du Zeit, Plusstunden abzubauen? Ohne klare Regelung wird es problematisch.
• Auszahlungsmodalitäten: Wann darf ein Mitarbeitender sein Guthaben auszahlen lassen?

Kernproblem: Durch Plusstunden auf einem Arbeitszeitkonto gewähren Beschäftigte ihrem Arbeitgeber „eine Art Kredit“, so zitiert das Handelsblatt Rechtsanwältin Bender. Der Arbeitgeber muss die Mehrstunden nicht sofort bezahlen, aber das bedeutet auch: Du schuldest deinen Mitarbeitenden diese Zeit.

Systematische Zeiterfassung als Risikomanagement

Hier kommt ein entscheidender Faktor ins Spiel: die Dokumentation. Ohne systematische Zeiterfassung oder Arbeitszeitkonto werden Überstunden deutlich seltener ausgeglichen und verfallen häufiger. Das zeigt eine Studie der BAuA.

Für kleine Betriebe bedeutet das konkret:

• Ohne Erfassung: Du hast keine Beweislast für geleistete Zeit, was im Streitfall zu deinem Nachteil sein kann.
• Mit digitalem System: Du dokumentierst präzise und kannst Ausgleichsfristen transparent verwalten.
• Mit Arbeitszeitkonto: Mitarbeitende sehen ihr Guthaben in Echtzeit und können rechtzeitig Ausgleich verlangen.

Die BAuA-Studie betont auch: Der meistgenannte Grund für Überstunden ist, dass die Arbeit in der vorgegebenen Zeit nicht zu schaffen ist. Das weist auf eine Hauptursache hin: Zu wenige personelle Ressourcen. Wenn du als Arbeitgeber dieses Problem nicht löst, sondern nur die Symptome (die Überstunden) verfallen lässt, verschärft sich das Problem langfristig.

Praxistipp: Moderne digitale Zeiterfassung mit NFC-Terminal oder App-basierter Erfassung helfen, den Überblick zu behalten. Wichtig ist nur, dass das System transparent ist und die Mitarbeitenden jederzeit ihre Stunden einsehen können.

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So schützt du dein Unternehmen vor rechtlichen Fallstricken

Jetzt kommen wir zum praktischen Teil: Wie vermeidest du teure Abmahnungen oder Klagen? Die Lösung liegt in der Kombination aus klarer Vertragsgestaltung, transparenter Kommunikation und systematischer Dokumentation.

1. Klare Vertragsklauseln vermeiden Missverständnisse

• Vereinbare wirksame Ausschlussfristen (3-6 Monate sind üblich)
• Regel den Verfall nur für Minusstunden, nie für Plusstunden
• Definiere Kappungsgrenzen realistisch (max. 50-100 Stunden)
• Bestimme Ausgleichsfristen (z.B. innerhalb des laufenden Jahres)

2. Transparente Kommunikation ist Pflicht

• Informiere monatlich über den Stand des Arbeitszeitkontos
• Erinnere rechtzeitig an laufende Ausschlussfristen
• Dokumentiere diese Kommunikation schriftlich

3. Systematische Dokumentation schützt beide Seiten

Nutze eine digitale Lösung, die:

• Jede Erfassung protokolliert
• Automatische Benachrichtigungen bei Fristablauf sendet
• Exportmöglichkeiten für Nachweise bietet

4. Proaktives Management verhindert Überlastung

• Plane Pufferzeiten in Projekten ein
• Ermögliche flexible Arbeitszeiten statt Mehrarbeit
• Führe regelmäßige Gespräche über Arbeitsbelastung

Wichtiger Hinweis: Wenn deine Klausel mehrdeutig ist, entscheidet das Gericht im Zweifel für den Mitarbeitenden.

FAQ: Die wichtigsten Fragen im Überblick

Können Überstunden generell verfallen?

Nein, grundsätzlich nicht. Überstunden sind geleistete Arbeitsleistung, für die ein Lohnanspruch besteht. Ein einseitiger Verfall würde gegen das Entgeltfortzahlungsprinzip verstoßen. Allerdings können sie durch Ausschlussfristen erlöschen, wenn der Mitarbeitende seine Ansprüche nicht rechtzeitig geltend macht. Laut Handelsblatt sind Verfallsklauseln oft schon deshalb unwirksam, weil sonst der Mindestlohn nicht mehr gezahlt würde.

Was passiert bei Kündigung mit dem Zeitguthaben?

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss das Guthaben ausgeglichen werden. Das kann durch Freizeit (bei Resturlaub) oder durch Auszahlung erfolgen. Die BAuA betont, dass transitorische Überstunden ohne Ausgleichsmöglichkeit zu definitiven Überstunden werden und ausgezahlt werden müssen. Eine Klausel, die bei Kündigung den Verfall vorsieht, ist nahezu immer unwirksam.

Wie lange kann ich Überstunden geltend machen?

Das hängt von der vereinbarten Ausschlussfrist ab. Ohne Vereinbarung gelten die gesetzlichen Verjährungsfristen von 3 Jahren. Mit Vereinbarung sind 3-6 Monate üblich. Wichtig: Die Frist muss klar und verständlich im Arbeitsvertrag stehen. Laut Handelsblatt müssen Ansprüche innerhalb dieser Fristen aktiv geltend gemacht werden.

Was tun, wenn der Mitarbeiter die Frist verpasst hat?

Hast du eine wirksame Ausschlussfrist vereinbart und der Mitarbeiter hat sie verpasst, ist sein Anspruch erloschen. Du bist nicht mehr zur Zahlung verpflichtet. Allerdings: Ist die Fristenklausel unwirksam (z.B. weil sie zu kurz ist oder nicht klar formuliert wurde), bleibt der Anspruch bestehen. Im Zweifel solltest du Rechtsrat einholen.

Fazit: Was du jetzt tun solltest

Das Thema Überstunden verfallen lassen ist ein klassisches Beispiel dafür, wie schnell gut gemeinte Regelungen zum juristischen Bumerang werden. Die Kernbotschaft ist klar: Überstunden verfallen nicht automatisch, sondern müssen entweder ausgeglichen oder ausgezahlt werden. Ausschlussfristen können zwar den Anspruch erlöschen lassen, aber nur wenn sie wirksam vereinbart und eingehalten wurden.

Für dein Unternehmen bedeutet das:

1. Prüfe deine Arbeitsverträge auf unwirksame Verfallsklauseln

2. Implementiere ein systematisches Zeiterfassungssystem, das die BAuA-Empfehlungen erfüllt

3. Kommuniziere Ausschlussfristen transparent und dokumentiere dies

4. Führe Arbeitszeitkonten proaktiv, damit keine unüberschaubaren Guthaben entstehen

Ein neutraler nächster Schritt könnte sein: Lass deine Verträge und Prozesse von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht prüfen. So stellst du sicher, dass du nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite bist, sondern auch ein faires und transparentes System für deine Mitarbeitenden anbietest. Denn am Ende geht es darum, Vertrauen zu bewahren und teure Streitigkeiten zu vermeiden – und das gelingt nur mit klaren Regeln und konsequenter Dokumentation. Wer Überstunden verfallen lassen will, muss erst einmal beweisen, dass die rechtlichen Voraussetzungen dafür überhaupt vorliegen.