Stell dir vor, du betreibst ein Verkehrssystem, in dem jeder Autofahrer selbst entscheidet, ob er sich an die Geschwindigkeitsbegrenzungen hält – und das auch noch dokumentieren soll. Chaos wäre vorprogrammiert. Genau so fühlt sich mancher Geschäftsführer oder HR-Leiter seit dem Bundes­arbeits­gerichts­urteil von 2022 zum Thema Arbeitszeiterfassung. Plötzlich stehen Mitarbeiter vor dir, die jahrelang in Vertrauensarbeitszeit gearbeitet haben und nun ihre Zeiten nicht mehr erfassen wollen – kurz: Sie verweigern die Zeiterfassung. Wenn Mitarbeiter die Zeiterfassung verweigern, ist das kein Kavaliersdelikt – sie gefährdet deine Rechtssicherheit und kann teuer werden.

Die Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit ist längst keine Diskussionsfrage mehr. Seit dem BAG-Urteil müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter tatsächlich erfassen, nicht nur die Möglichkeit dazu bereitstellen. Doch gerade in kleinen Betrieben mit 5 bis 50 Mitarbeitern kann der Widerstand groß sein. Vielleicht kennst du das: Deine erfahrenen Entwickler, Kreativen oder Vertriebler sehen die Zeiterfassung als Misstrauens­votum und verweigern konsequent das Stempeln. Was tun, ohne den Betrieb zu spalten oder vor Gericht zu landen?

Dieser Artikel zeigt dir, wie du rechtssicher reagierst, wenn Mitarbeiter die Zeiterfassung verweigern. Du erfährst, welche gesetzlichen Grundlagen dir den Rücken stärken, welche Ausnahmen wirklich gelten und wie du den Dialog mit deinem Team führst – ohne dass es zu einem Konflikt eskaliert. Wir beleuchten auch die praktische Umsetzung und geben dir klare Handlungsempfehlungen, die sowohl juristisch solide als auch alltagstauglich sind.

Inhaltsverzeichnis

• Rechtliche Grundlagen: Was das BAG-Urteil wirklich bedeutet
• Wer muss wirklich erfassen? Ausnahmen und Grenzen
• Vertrauensarbeitszeit vs. Dokumentationspflicht
• Drei rechtssichere Schritte bei Verweigerung
• Kommunikation: So führst du das Gespräch
• Praktische Umsetzung im Betrieb
• FAQ
• Fazit

Rechtliche Grundlagen: Was das BAG-Urteil wirklich bedeutet

Das Bundes­arbeits­gericht hat im September 2022 klare Verhältnisse geschaffen. Laut Haufe verlangt das Urteil eine Pflicht zur Erfassung von Beginn, Ende, Dauer, Pausen und Überstunden für nahezu alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Die Entscheidung basiert auf einer unionsrechtskonformen Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG). Das bedeutet: Als Arbeitgeber musst du nicht nur eine geeignete Organisation schaffen und die Mittel bereitstellen – du musst die Erfassung tatsächlich durchführen.

Laut IHK Berlin ist diese Pflicht unspezifisch und allgemein formuliert. Sie soll sicherstellen, dass die Regelungen über Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten eingehalten werden. Der entscheidende Punkt: Ein Verstoß gegen diese Pflicht ist zwar nicht direkt mit einer Geldbuße bewehrt, doch die zuständige Behörde kann anordnen, welche Maßnahmen du als Arbeitgeber zu treffen hast. Wenn du dieser Anordnung nicht nachkommst, droht ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro.

Die zuständige Behörde kann im Einzelfall anordnen, welche Maßnahmen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber [...] zur Erfüllung der Pflichten zu treffen haben.

Diese rechtliche Position gibt dir eine starke Ausgangs- bzw. Argumentationsbasis. Du musst nicht diskutieren, ob du die Zeiten erfassen darfst – du musst es. Die Frage ist nur noch: Wie gestaltest du die Umsetzung so, dass dein Team mitkommt?

Wer muss wirklich erfassen? Ausnahmen und Grenzen

Einer der größten Irrtümer nach dem BAG-Urteil ist die Annahme, dass bestimmte Mitarbeitergruppen komplett ausgenommen sind. Die Wahrheit sieht anders aus. Das BAG konkretisiert die Zeiterfassungspflicht dahingehend, dass sie alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Sinne des §5 Absatz 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) betrifft.

Für sogenannte leitende Angestellte gibt es in §5 Absatz 3 BetrVG speziellere Regelungen. Doch hier wird es juristisch komplex: Die Abweichung für leitende Angestellte besteht nur im Arbeitszeitgesetz (ArbZG), nicht jedoch im Arbeitsschutzgesetz. Das BAG leitet die Pflicht zur Zeiterfassung gerade aus dem ArbSchG ab. Das bedeutet: Auch deine leitenden Angestellten müssen ihre Zeiten erfassen – auch wenn sie das anders interpretieren.

Laut Haufe sind echte Ausnahmen selten. Die Möglichkeit, dass die Arbeitszeit erst gar nicht erfasst werden muss, besteht für den Großteil der Beschäftigten nicht mehr. Das gilt auch für Mitarbeiter im Homeoffice oder für Teams, die bisher ergebnisorientiert gearbeitet haben.

Die Tabelle zeigt: Du musst mit sehr wenigen Ausnahmen rechnen. Selbst wenn Mitarbeiter argumentieren, dass ihre Tätigkeit ergebnisorientiert sei, bleibt die Dokumentationspflicht bestehen. Das ist der juristische Hebel, den du brauchst, wenn es zum Konflikt kommt.

Vertrauensarbeitszeit vs. Dokumentationspflicht

Hier liegt der Hund begraben. Viele Mitarbeiter verweigern die Zeiterfassung nicht aus Trotz, sondern weil sie glauben, ihre hart erkämpfte Vertrauensarbeitszeit sei nun Geschichte. Das ist ein fundamentales Missverständnis. Laut Haufe ändert das BAG-Urteil am inhaltlichen Kern der Vertrauensarbeitszeit nichts. Der Grundgedanke bleibt: Der Arbeitgeber schreibt den Mitarbeitern nicht die Arbeitszeiten vor, sondern stellt das Arbeitsergebnis in den Vordergrund.

Was neu hinzukommt, ist eine Dokumentationspflicht. Die Mitarbeiter müssen Beginn, Ende, Dauer, Pausen und Überstunden erfassen. Das bedeutet nicht, dass du jeden Tag um 9:00 Uhr kontrollierst, ob sie am Platz sind. Es bedeutet, dass am Ende des Tages oder der Woche eine Zeiterfassung vorliegen muss – auch wenn die Mitarbeiter diese selbst durchführen.

Für alle Verantwortlichen in den Betrieben ist wichtig, Vertrauensarbeitszeit mit Zeiterfassung in Einklang zu bringen. Alle Mitarbeitenden mit Vertrauensarbeitszeit werden dafür motiviert werden müssen, ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren und gleichzeitig das in den letzten Jahren entwickelte Arbeitsverständnis (Ergebnis statt Zeit) zu behalten.

Das Zitat verdeutlicht die zentrale Herausforderung: Du musst Gewohnheiten verändern. Ein Haufe-Artikel berichtet von einer Schweizer IT-Firma, bei der es zwei Jahre dauerte, bis auch die letzten Mitarbeitenden mit Vertrauensarbeitszeit ihre Zeiten dokumentierten. Dieses Beispiel zeigt: Geduld und kommunikative Finesse sind mindestens so wichtig wie juristische Durchsetzungskraft.

Drei rechtssichere Schritte bei Verweigerung

Wenn ein Mitarbeiter trotz Aufklärung weiterhin die Zeiterfassung verweigert, brauchst du einen klaren, rechtssicheren Fahrplan. Hier sind die drei Schritte, die du gehen solltest:

Schritt 1: Persönliches Aufklärungsgespräch führen

Nimm den Mitarbeiter beiseite und erkläre die rechtliche Pflicht. Betone, dass es nicht um Kontrolle, sondern um gesetzliche Vorgaben geht. Dokumentiere das Gespräch in einer kurzen Notiz für die Personalakte. Laut IHK Berlin ist die rechtliche Position des Arbeitgebers so stark, dass du keinen Konflikt scheuen musst.

Schritt 2: Schriftliche Anordnung mit Frist

Wenn das Gespräch nicht fruchtet, folgt eine schriftliche Anordnung. Setze eine klare Frist von z.B. einer Woche. Erkläre darin nochmals die Rechtslage und die Folgen bei Nichtbefolgung. Dieses Schreiben ist wichtig, um bei späteren behördlichen Prüfungen nachzuweisen, dass du deine Fürsorgepflicht wahrgenommen hast.

Schritt 3: Abmahnung bei fortgesetzter Verweigerung

Kommt der Mitarbeiter auch der schriftlichen Anordnung nicht nach, ist eine Abmahnung angebracht. Bei wiederholten Verstößen kann dies bis zur fristlosen Kündigung führen – allerdings nur bei schwerwiegenden oder wiederholten Pflichtverletzungen. Die Abmahnung sollte konkret benennen, welche Zeiten nicht erfasst wurden und welche rechtlichen Pflichten verletzt wurden.

• Dokumentiere jeden Schritt lückenlos
• Bleibe sachlich und emotionslos
• Biete technische Unterstützung an (Schulung, Hilfe)
• Prüfe, ob systembedingte Probleme vorliegen
• Hole bei Bedarf den Betriebsrat ins Boot

Die Bußgeldandrohung von bis zu 30.000 Euro ist kein Papiertiger. Sie ist ein wichtiger Hebel, um deutlich zu machen, dass die Verweigerung nicht nur ein internes Problem ist, sondern das gesamte Unternehmen rechtlich gefährden kann.

Kommunikation: So führst du das Gespräch

Die Technik allein reicht nicht. Wie du mit deinem Team sprichst, entscheidet über Erfolg oder Scheitern der Umsetzung. Hier sind die wichtigsten Kommunikationsregeln:

Zeige Verständnis für den Widerstand

Viele Mitarbeiter empfinden die Zeiterfassung als Rückschritt in ein Misstrauensverhältnis. Nimm diese Sorge ernst und erkläre, dass du das neue System ebenfalls nicht gewählt hast. Laut Haufe ist die größte Herausforderung, Gewohnheiten zu ändern.

Mach die rechtliche Pflicht transparent

Erkläre das BAG-Urteil in einfachen Worten. Betone: Es geht nicht um Kontrolle, sondern um den Schutz vor Überlastung und um die Einhaltung gesetzlicher Höchstarbeitszeiten. Dein Unternehmen muss den Vorschriften folgen – sonst drohen Bußgelder.

Biete Flexibilität bei der Erfassung

Selbsterfassung durch die Mitarbeiter ist ausdrücklich möglich. Laut Haufe kann der Arbeitgeber auf die Kontrolle verzichten, wenn die Aufzeichnung durch die Arbeitnehmenden erfolgt und Verstöße automatisiert gemeldet werden.

• Führe das Gespräch ohne Publikum
• Nimm die Sorgen ernst, aber bleibe bei der Sache
• Erkläre den rechtlichen Rahmen klar und nachvollziehbar
• Betone die Selbststeuerungsmöglichkeiten
• Biete Schulungen oder ein FAQ-Dokument an
• Dokumentiere das Gespräch neutral

Ein offener Dialog verhindert, dass sich Widerstand manifestiert. Zeige deinem Team, dass du die neue Pflicht genauso kritisch siehst, aber gemeinsam einen Weg finden willst.

GEN5 Mini WiFi: Das smarte Terminal für moderne Arbeitsplätze

Schnell installiert, einfach bedienbar und ideal für Büros, Werkstätten, Praxen oder jegliche Eingangsbereiche – unser kompaktes GEN5 Mini WiFi macht Zeiterfassung endlich stressfrei.

Bestelle dir jetzt dein Terminal!

Praktische Umsetzung im Betrieb

Die beste Strategie nützt nichts, wenn die technische Umsetzung hakt. In kleinen Betrieben musst du pragmatische Lösungen finden, die sowohl rechtskonform als auch akzeptabel sind.

Technische Optionen im Überblick

Ein modernes Zeiterfassungsterminal mit NFC und PIN kann die Akzeptanz erhöhen, weil es schnell und unkompliziert ist. App- oder Browser-basierte Lösungen bieten Flexibilität für Homeoffice und unterwegs. Wichtig ist, dass das System Manipulationen erschwert und automatische Warnmeldungen bei Überschreitungen generiert.

Datenschutzkonforme Gestaltung

Speicher nur die notwendigen Daten: Beginn, Ende, Pausen, Überstunden. Zeitstempel müssen manipulationssicher sein. Informiere dein Team über die Speicherdauer und die Zwecke der Verarbeitung. Das schafft Vertrauen und erfüllt deine Aufklärungspflicht nach DSGVO – insbesondere im Kontext DSGVO-konformer Zeiterfassung.

Flexibilität wahren

Erlaube deinen Mitarbeitern, ihre Zeiten selbst zu erfassen – wöchentlich oder sogar monatlich, wenn die Tätigkeit das zulässt. Das System sollte Warnmeldungen generieren, wenn jemand die Höchstarbeitszeit überschreitet oder zu wenig Pausen macht. So bleibt die Verantwortung beim Mitarbeiter, du erfüllst aber deine Dokumentationspflicht bei Behördenprüfungen.

• Wähle ein System, das intuitiv bedienbar ist
• Schulung für alle Beteiligten anbieten
• Testphase von 4 Wochen einplanen
• Feedbackschleife einrichten
• Regelmäßige Überprüfung auf Datenschutzkonformität

Die praktische Umsetzung ist der Schlüssel zum Erfolg. Je einfacher und transparenter das System ist, desto geringer ist der Widerstand.

FAQ

Darf ich bei Verweigerung das Gehalt kürzen?

Nein, eine einseitige Gehaltskürzung ist nicht rechtens. Die Erfassung der Arbeitszeit ist eine arbeitsvertragliche Nebenpflicht, keine Hauptleistungspflicht des Arbeitnehmers. Bei Verweigerung musst du den ordentlichen Maßregelungsweg gehen: Gespräch, schriftliche Anordnung, Abmahnung und im schlimmsten Fall Kündigung. Eine Gehaltskürzung wäre eine unzulässige Eigenmacht und könnte dir selbst eine Abmahnung einbringen.

Was ist mit Datenschutz? Darf ich die Zeiten wirklich speichern?

Ja, du darfst die Zeiten speichern, denn es besteht eine gesetzliche Grundlage (ArbSchG). Allerdings musst du datenschutzkonform vorgehen. Speichere nur die notwendigen Daten (Beginn, Ende, Pausen, Überstunden). Informiere deine Mitarbeiter transparent über Zweck und Dauer der Speicherung. Achte auf manipulationssichere Systeme und beschränke den Zugriff auf berechtigte Personen (z.B. HR). Eine Datenschutzfolgeabschätzung kann sinnvoll sein.

Muss ich auch im Homeoffice erfassen?

Ja, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt unabhängig vom Arbeitsort. Ob dein Mitarbeiter im Büro, im Homeoffice oder von einer Außenstelle arbeitet – du musst die Arbeitszeit dokumentieren können. Das bedeutet praktisch, dass du flexible Erfassungsmethoden anbieten musst (App, Browser). Die Selbsterfassung durch den Mitarbeiter ist hier besonders wichtig, da du die Arbeitszeit nicht physisch beobachten kannst.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter systematisch falsche Zeiten einträgt?

Systematisches Fälschen von Arbeitszeiten ist eine schwerwiegende Pflichtverletzung und kann eine fristlose Kündigung rechtfertigen – vorausgesetzt, du kannst den Vorsatz nachweisen. Technische Systeme sollten deshalb Plausibilitätsprüfungen und Warnfunktionen haben. Bei Verdacht musst du zunächst ermitteln (Gespräch), dann eine Abmahnung aussprechen und bei Wiederholung konsequent handeln. Dokumentiere alle Auffälligkeiten lückenlos.

Fazit

Die Zeiterfassungspflicht ist keine Debatte mehr – sie ist juristische Realität seit dem BAG-Urteil 2022. Als Geschäftsführer oder HR-Leiter stehst du in der Pflicht, diese Umsetzung sicherzustellen, und das geht über behördliche Anordnungen und Bußgelder von bis zu 30.000 Euro auch mit rechtlichen Druckmitteln gegenüber verweigernden Mitarbeitern. Deine Position ist gesetzlich klar und stark.

Dennoch gewinnt derjenige, der klug kommuniziert und pragmatisch umsetzt. Die größte Herausforderung ist nicht der juristische Konflikt, sondern die Veränderung langjähriger Gewohnheiten – besonders bei Teams, die in Vertrauensarbeitszeit gearbeitet haben. Offene Gespräche, transparente Erklärungen der rechtlichen Notwendigkeit und flexible Erfassungsmöglichkeiten sind der Schlüssel zur Akzeptanz.

Prüfe deine internen Regelungen auf rechtssichere Prozesse und etabliere ein System, das sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den Bedürfnissen deines Teams gerecht wird.