Einleitung: Ohne Tacho geht es nicht

Stell dir vor, du fährst mit deinem Firmenwagen über die Autobahn – aber das Armaturenbrett bleibt dunkel. Kein Tacho, keine Uhr, keine Kontrollleuchten. Du weißt nicht, ob du 80 oder 180 fährst, wann du tanken musst oder ob die nächste Raststätte in Reichweite ist. Genau so fühlt sich der Arbeitsalltag an, wenn keine verlässliche Zeiterfassung existiert. Seit dem sogenannten Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 ist juristisch klar: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tatsächlich erfassen – nicht nur theoretisch, sondern praktisch und nachweisbar. Die Diskussion um die Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026 treibt viele Geschäftsführer und HR-Leiter kleiner Betriebe um. Was bedeutet das konkret für dich? Welche Regeln gelten bereits heute und welche Änderungen kommen tatsächlich auf dich zu? Laut Haufe sind Arbeitgeber bereits jetzt zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet, und die aktuelle Bundesregierung plant zusätzlich eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) stellt zudem klar, dass Unternehmen die Umsetzung nicht auf eine spätere Änderung des Arbeitszeitgesetzes verschieben dürfen. Dieser Artikel klärt auf – praxisnah, juristisch fundiert und ohne Umschweife.

Inhaltsverzeichnis

• Die aktuelle Rechtslage: Was gilt heute schon?
• Was ändert sich 2026 konkret?
• Wer muss erfassen – und wer nicht?
• Formen der Zeiterfassung: Was ist erlaubt?
• Bußgelder und Risiken bei Nicht-Einhaltung
• Praktische Umsetzung für kleine Betriebe
• FAQ
• Fazit

Die aktuelle Rechtslage: Was gilt heute schon?

Die Pflicht besteht bereits

Viele kleine Betriebe glauben, die Zeiterfassung sei erst ab 2026 relevant. Das ist ein gefährlicher Irrtum. Die rechtliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist bereits seit dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) in Deutschland verbindlich. Das Bundesarbeitsgericht hat dies in seiner Entscheidung vom 13. September 2022 bestätigt. Die Pflicht wird dabei nicht aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), sondern aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) abgeleitet.

Laut IHK Berlin ist die unspezifische Formulierung im ArbSchG, „für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen“, unionsrechtskonform so zu verstehen, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit tatsächlich erfassen müssen. Die bloße Möglichkeit zur Erfassung reicht nicht aus. Ziel ist es, die Einhaltung der Höchstarbeitszeit und der Ruhezeiten sicherzustellen.

Was bedeutet „tatsächlich erfassen“?

Die Erfassung muss systematisch und lückenlos erfolgen. Das bedeutet:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Pausenzeiten
• Überstunden
• Sonderfälle wie Bereitschaftsdienst oder Rufbereitschaft

Wichtig: Die Erfassungspflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Ob du 5 oder 500 Mitarbeiter hast, spielt rechtlich keine Rolle.

Warum die Diskussion um 2026?

Die aktuelle Bundesregierung hat im Koalitionsvertrag eine Verankerung der elektronischen Zeiterfassungspflicht im ArbZG angekündigt. Diese Gesetzesänderung soll voraussichtlich 2026 in Kraft treten. Das BMAS betont jedoch, dass Unternehmen die Umsetzung nicht auf diese Gesetzesänderung warten dürfen. Die bestehende Pflicht aus dem ArbSchG ist sofort umzusetzen.

Was ändert sich 2026 konkret?

Elektronische Erfassung als Standard

Der geplante Gesetzesentwurf (Stand Referentenentwurf 2023) sieht vor, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung direkt im Arbeitszeitgesetz zu verankern. Zentraler Punkt: Die Erfassung soll elektronisch erfolgen. Einfache Papierlisten oder Excel-Tabellen ohne elektronische Aufzeichnung im Sinne des Gesetzes werden dann voraussichtlich nicht mehr ausreichen.

Laut IHK Rhein-Neckar ist der genaue Wortlaut des Gesetzes noch in Arbeit, aber die Richtung ist klar: Digitalisierung der Zeiterfassung wird verpflichtend.

Keine Änderung bei Ausnahmen

Ein wichtiger Punkt für kleine Betriebe: Die geplanten Änderungen betreffen nicht die bestehenden Ausnahmen im ArbZG. Das bedeutet:

• Leitende Angestellte bleiben voraussichtlich von den Vorgaben des ArbZG ausgenommen; ob und in welchem Umfang sie von der konkreten Zeiterfassungspflicht ausgenommen werden, hängt vom endgültigen Gesetzestext ab.
• Hausgewerbetreibende und Hausangestellte sind weiterhin speziell geregelt
• Die Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten ändern sich nicht

Zeitplan und Übergangsfristen

Der Referentenentwurf sieht Übergangsfristen vor; je nach Betriebsgröße sind mehrere Monate bis hin zu längeren Fristen vorgesehen. Eine genaue Regelung steht aber noch aus.

Tabelle: Vergleich aktuelle vs. zukünftige Pflicht

Wer muss erfassen – und wer nicht?

Grundsätzlich alle Arbeitnehmer

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betrifft alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Sinne des § 5 Absatz 1 BetrVG. Das sind die meisten Beschäftigten in deinem Betrieb.

Ausnahme: Leitende Angestellte

Leitende Angestellte nach § 5 Absatz 3 BetrVG sind voraussichtlich von der Pflicht ausgenommen. Das BAG hat dies in seinem Urteil konkretisiert: Die Ausnahme gilt nur für das ArbZG, nicht für das ArbSchG. Da die Pflicht aktuell aus dem ArbSchG kommt, müssen leitende Angestellte technisch gesehen erfasst werden. Der geplante Gesetzesentwurf will dies korrigieren und die Ausnahme explizit auch für die Zeiterfassungspflicht gelten lassen.

Kriterien für leitende Angestellte:

• Weisungsbefugnis über Einstellung/Entlassung
• Vertretungsbefugnis für den Arbeitgeber
• Tätigkeit in verantwortlicher Position mit hoher Entgeltgruppe

Besondere Gruppen

Homeoffice-Mitarbeiter: Ja, auch sie müssen erfasst werden. Die Erfassung kann dezentral erfolgen, muss aber lückenlos sein.

Geringfügig Beschäftigte (Minijobber): Ja, auch für sie gilt die Pflicht. Die Zeiterfassung ist wichtig, um die tägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden einzuhalten.

Auszubildende: Ja, Azubis sind Arbeitnehmer und müssen erfasst werden.

Gesellschafter-Geschäftsführer: Nein, wenn sie nicht gleichzeitig Arbeitnehmer sind.

Formen der Zeiterfassung: Was ist erlaubt?

Aktuell noch flexibel

Bis zur Gesetzesänderung 2026 bist du noch relativ frei in der Wahl der Erfassungsmethode. Zulässig sind:

• Stempeluhren (analog oder digital)
• Excel-Tabellen (mit Unterschrift)
• Papierzeiterfassung (bei kleinen Teams)
• Browser-basierte Web-Zeiterfassung
• Mobile Apps

Wichtig ist nur, dass die Methode systematisch, lückenlos und manipulationssicher ist.

Ab 2026: Elektronisch verpflichtend

Die geplante Regelung schreibt eine elektronische Erfassung vor. Das bedeutet:

• Eingabe per Terminal (z.B. Terminal GEN5 / GEN5 mini mit NFC + PIN)
• Mobile Apps mit GPS- oder WLAN-Check
• Browser-basierte Systeme mit Login

Was nicht mehr ausreicht:

• Handausgefüllte Papierlisten
• Excel ohne technische Manipulationssicherheit
• Erinnerung an Mitarbeiter per E-Mail („bitte Stunden eintragen“)

Datenschutz als Kernanforderung

Egal welche Lösung du wählst: Der Datenschutz ist entscheidend. Die Zeiterfassungsdaten sind besonders schützenswerte Personaldaten.

Blockquote: „Die Zeiterfassung muss datenschutzfreundlich gestaltet sein. Das bedeutet: keine übermäßige Kontrolle, keine Speicherung unnötiger Daten, klare Zweckbindung.“ – IHK Rhein-Neckar

Datenschutz-Checkliste:

• Nur die notwendigsten Daten erfassen (Beginn, Ende, Pausen)
• Keine Standortdaten ohne Zustimmung
• Keine biometrischen Daten (Fingerabdruck, Gesichtserkennung)
• Klare Aufbewahrungsfristen (z.B. mindestens 2 Jahre zur Erfüllung arbeitszeitrechtlicher Nachweispflichten; längere Fristen können je nach Zweck erforderlich sein)

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Bußgelder und Risiken bei Nicht-Einhaltung

Aktuelle Rechtslage

Bisher gibt es keine expliziten Bußgelder für fehlende Zeiterfassung im ArbSchG. Das ändert sich aber spätestens 2026.

Geplante Sanktionen

Der Referentenentwurf zum ArbZG sieht Bußgelder von bis zu 30.000 Euro vor; die genaue Ausgestaltung und Staffelung kann sich im Gesetzgebungsverfahren noch ändern.

Weitere Risiken

Nur weil es noch keine Bußgelder gibt, heißt das nicht, dass du keine Risiken hast:

Arbeitsgerichtsprozesse: Mitarbeiter können Überstunden geltend machen, die du nicht widerlegen kannst. Ohne Arbeitszeitnachweis verlierst du fast jeden Prozess.

Betriebsratswahlen: Ein fehlendes Zeiterfassungssystem kann bei Betriebsratswahlen zum Streitpunkt werden.

Unfallversicherung: Bei Arbeitsunfällen kann die Berufsgenossenschaft nachfragen, ob die Arbeitszeiten eingehalten wurden. Ohne Nachweis drohen Nachforderungen.

Audit-Risiken: Finanzamt und Sozialversicherungsträger können bei Prüfungen Nachweise verlangen.

Praktische Umsetzung für kleine Betriebe

Schritt-für-Schritt-Ansatz

Du musst nicht alles auf einmal umstellen. Ein pragmatischer Ansatz hilft:

1. Ist-Stand analysieren

• Welche Systeme nutzt du aktuell?
• Wo liegen Lücken in der Erfassung?
• Welche Mitarbeitergruppen sind betroffen?

2. Lösungsauswahl

Für kleine Betriebe (5-50 Mitarbeiter) bieten sich an:

• Mobile Apps (kostengünstig, flexibel)
• Terminals (z.B. Terminal GEN5 / GEN5 mini mit NFC + PIN) für ortsgebundene Teams
• Browser-Lösungen für Homeoffice-Mitarbeiter

3. Datenschutz-Freigabe einholen

Lass das System von deinem externen Datenschutzbeauftragten prüfen.

4. Mitarbeiterschulung

Kommuniziere transparent, warum du das System einführst. Betone den Schutz vor Überstunden, nicht die Kontrolle.

5. Testphase

Starte mit einer kleinen Gruppe, bevor du das System flächendeckend einführst.

Kosten-Nutzen-Rechnung

Eine elektronische Zeiterfassung kostet zwar Geld, spart aber auch:

• Zeit bei der Lohnabrechnung
• Fehler durch manuelle Übertragungen
• Rechtsrisiken und potenzielle Bußgelder
• Streit mit Mitarbeitern über geleistete Stunden

Laut einer Bitkom-Studie, zitiert bei Haufe, befürchten zwar zwei Drittel der Unternehmen einen Verlust an Flexibilität, aber die meisten ändern ihre Meinung nach der Einführung.

Betriebsrat einbinden

Hast du einen Betriebsrat, hast du ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung der Zeiterfassung. Der Betriebsrat kann das System nicht blockieren, aber er kann mitbestimmen, welche Daten erfasst werden und wie lange sie gespeichert werden.

Bulletpoints: Was du dem Betriebsrat vorlegen solltest:

• Zweck der Erfassung (Arbeitsschutz, nicht Kontrolle)
• Art der erfassten Daten
• Speicherdauer
• Datenschutzmaßnahmen
• Möglichkeit zur Selbstkontrolle für Mitarbeiter

FAQ

Muss ich als Kleinbetrieb wirklich bis 2026 elektronisch erfassen?

Ja, aber die Pflicht zur Zeiterfassung besteht bereits heute. Ab 2026 wird die elektronische Form verpflichtend. Du hast also noch Zeit zur Umstellung, solltest aber nicht bis zum letzten Moment warten. Das BMAS hat klargestellt, dass die Umsetzung nicht auf eine Gesetzesänderung verschoben werden darf. Laut IHK Berlin gilt die Pflicht für alle Arbeitgeber unabhängig von der Betriebsgröße.

Was passiert, wenn ich jetzt noch keine Zeiterfassung habe?

Du handelst bereits heute nicht rechtskonform und riskierst:

• Nachteile bei Arbeitsgerichtsprozessen
• Nachzahlungen an Mitarbeiter bei Überstundenstreitigkeiten
• Beanstandungen bei Prüfungen durch die Berufsgenossenschaft
• Abmahnungen wegen mangelnder Zeiterfassung bei Betriebsratswahlen

Ab 2026 kommen zusätzlich Bußgelder hinzu. Es ist also dringend ratsam, jetzt mit der Umsetzung zu beginnen.

Sind Homeoffice-Mitarbeiter auch betroffen?

Ja, absolut. Die Erfassungspflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort. Für Homeoffice-Mitarbeiter eignen sich mobile Apps oder browserbasierte Systeme besonders gut. Wichtig ist nur, dass die Erfassung lückenlos und manipulationssicher ist. Der Datenschutz verlangt hier besondere Aufmerksamkeit: Du darfst keine Standortdaten speichern oder den Mitarbeitern eine ständige Ortung aufzwingen. Für verteilte Teams kann eine spezialisierte Homeoffice-Zeiterfassung sinnvoll sein.

Kann der Betriebsrat die Einführung blockieren?

Nein, der Betriebsrat kann die Einführung nicht verhindern, da es sich um eine gesetzliche Pflicht handelt. Er hat aber ein Mitbestimmungsrecht bei der Gestaltung. Das heißt:

• Mitbestimmung bei der Wahl des Systems
• Mitbestimmung bei den zu erfassenden Daten
• Mitbestimmung bei der Speicherdauer
• Mitbestimmung bei den Datenschutzmaßnahmen

Führe den Betriebsrat frühzeitig ein und dokumentiere die Absprachen schriftlich. Das vermeidet späteren Ärger.

Fazit

Die Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026 ist kein ferner Schreckgespenst, sondern eine bereits heute geltende Verpflichtung, die nur ihre technische Form ändert. Als Geschäftsführer oder HR-Leiter eines kleinen Betriebs stehst du vor der Aufgabe, ein System zu wählen, das rechtssicher, datenschutzkonform und praktikabel ist. Die geplante elektronische Pflicht ab 2026 ist keine Bürde, sondern eine Chance: Sie schützt deine Mitarbeiter vor Überlastung, dich vor rechtlichen Risiken und eure gemeinsame Work-Life-Balance vor dem Ausufern. Die Quellen sind eindeutig: Das BMAS mahnt zur sofortigen Umsetzung, die IHKs bestätigen den unionsrechtlichen Hintergrund und die Vorteile überwiegen bei richtiger Kommunikation. Dein nächster Schritt sollte sein, den Ist-Stand in deinem Betrieb zu analysieren und eine Lösung zu evaluieren, die zu deinem Team passt. Starte frühzeitig, involviere deine Mitarbeiter und den Betriebsrat und nutze die Übergangsfristen, um ein Zeiterfassungssystem zu finden, das mehr ist als nur Bürokratie – ein Werkzeug für faire und transparente Arbeitszeiten.