Stell dir vor, du fährst einen Kleintransporter durch die Stadt – und musst wie bei der Mindestlohn Dokumentationspflicht jede Minute nachweisen. Wenn dich die Polizei anhält und nach deiner Fahrzeit fragt, stehst du da ohne Beweis. So ähnlich geht es vielen kleinen Betrieben mit der Mindestlohn Dokumentationspflicht: Die Zeiten müssen lückenlos nachweisbar sein, sonst drohen Bußgelder. Doch anders als beim Fahrtenschreiber gibt es hier klare Regeln, was du aufschreiben musst – und was nicht. Dieser Leitfaden zeigt dir, welche Stunden wirklich zählen, wer die Pflicht hat und wie du sie im Alltag schlank umsetzt.

Inhaltsverzeichnis

• Was die Mindestlohn Dokumentationspflicht wirklich bedeutet
• Für wen die Pflicht gilt (und wer verschont bleibt)
• Was du genau aufzeichnen musst: Die drei wichtigen Zeiten
• Die 7-Tage-Frist: Was bei der Zeiterfassung wirklich zählt
• Aufbewahrung und Prüfung: Zwei Jahre im Visier der Behörden
• Praxisbeispiele und Ausnahmen im Alltag
• FAQ: Die häufigsten Fragen zur Mindestlohn Dokumentationspflicht
• Fazit: Der nächste Schritt für deinen Betrieb

Was die Mindestlohn Dokumentationspflicht wirklich bedeutet

Die Mindestlohn Dokumentationspflicht ist keine freiwillige Serviceleistung – sie ist gesetzlich in § 17 MiLoG verankert. Das Ziel ist einfach: Jede geleistete Stunde muss so nachvollziehbar sein, dass du beweisen kannst, der Mindestlohn wurde gezahlt. Die Regelung greift, wo das Risiko besonders hoch ist, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer untertariflich bezahlt werden.

Laut Gesetze im Internet musst du als Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Die Pflicht beginnt nicht erst bei der Lohnabrechnung, sondern schon bei der reinen Tatsache der Beschäftigung. Das heißt: Du darfst keine Stunde vergessen, egal ob es um einen kurzen Einsatz am Vormittag oder eine Spätschicht geht.

Der Gesetzgeber hat die Regelung bewusst auf bestimmte Risikogruppen beschränkt. Nicht jeder Betrieb muss mitwirken – nur die, wo die Gefahr der Unterbezahlung besonders groß ist. Das sind zum einen geringfügig Beschäftigte (Minijobber) und zum anderen Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwArbG) genannt werden. Für dich als Geschäftsführer eines kleinen Unternehmens bedeutet das: Prüfe zunächst, ob dein Betrieb überhaupt betroffen ist.

Die Dokumentationspflicht ist kein Selbstzweck. Sie schützt dich als Arbeitgeber genauso wie deine Mitarbeitenden. Du kannst nachweisen, dass du rechtskonform gehandelt hast – und deine Beschäftigten haben eine klare Beweisgrundlage, falls Fragen zum Lohn auftreten.

Für wen die Pflicht gilt (und wer verschont bleibt)

Die Mindestlohn Dokumentationspflicht trifft nicht jeden Betrieb gleichermaßen. Das Gesetz unterscheidet scharf zwischen verschonten und betroffenen Arbeitgebern. Laut dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) gilt die Pflicht für zwei Hauptgruppen:

Erste Gruppe: Geringfügig Beschäftigte (Minijobber)

Wenn du Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer mit einem Verdienst bis zu 520 Euro im Monat beschäftigst, musst du ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Eine wichtige Ausnahme: Private Haushalte, die eine Putzhilfe oder Gärtnerin beschäftigen, sind davon ausgenommen. Für gewerbliche Betriebe gilt die Ausnahme nicht.

Zweite Gruppe: Branchen nach § 2a SchwArbG

Hier liegt die eigentliche Stärke der Regelung. Betroffen sind Wirtschaftsbereiche mit besonderer Missbrauchsgefahr. Das BMAS nennt konkret:

• Baugewerbe
• Gaststätten und Herbergen
• Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe (inkl. plattformbasierter Lieferdienste)
• Gebäudereinigung
• Messebau
• Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk)
• Friseur- und Kosmetikgewerbe
• Zeitungszustellung
• Paketdienste

Wer ist verschont?

Vollzeit- und Teilzeitkräfte, die über der Geringfügigkeitsgrenze verdienen und nicht in einer Risikobranche arbeiten, fallen nicht unter die Pflicht. Das bedeutet: Ein Büro mit fünf Angestellten, die alle regulär beschäftigt sind, muss keine Arbeitszeiten für das Mindestlohngesetz separat dokumentieren – sofern es sich nicht um eine der genannten Branchen handelt.

Die Unterscheidung ist wichtig: Du musst nicht für alle Mitarbeitenden dokumentieren, sondern nur für die, die unter die genannten Kategorien fallen. Das reduziert den Aufwand erheblich.

Was du genau aufzeichnen musst: Die drei wichtigen Zeiten

Die Mindestlohn Dokumentationspflicht ist erstaunlich schlank. Du musst nicht jede Pause, jede Kaffeepause oder jeden Toilettengang notieren. Das Gesetz verlangt nur drei Daten pro Arbeitstag:

1. Arbeitsbeginn – die Uhrzeit, zu der die Beschäftigung startet

2. Arbeitsende – die Uhrzeit, zu der die Beschäftigung endet

3. Dauer der Arbeitszeit – die tatsächlich geleisteten Stunden

Mehr ist nicht gefordert. Weder Pausen noch Tätigkeitsbeschreibungen müssen vermerkt werden. Das macht die Pflicht praktikabel für kleine Betriebe.

Laut Gesetze im Internet heißt es in § 17 Absatz 1 MiLoG:

"Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen."

Diese drei Angaben reichen aus, um nachzuweisen, dass pro Stunde mindestens der gesetzliche Mindestlohn gezahlt wurde. Du musst also nicht stundenweise aufschlüsseln, sondern nur den Gesamtzeitraum des Arbeitstags erfassen.

Praktisches Beispiel:

Deine Minijobberin Maria arbeitet am Montag von 9:00 bis 13:30 Uhr mit einer halbstündigen Pause. Du notierst: Beginn 9:00 Uhr, Ende 13:30 Uhr, Dauer 4,5 Stunden. Die Pause ist nicht gesondert aufzuzeichnen. Wenn sie am Dienstag von 14:00 bis 18:00 Uhr arbeitet ohne Pause: Beginn 14:00 Uhr, Ende 18:00 Uhr, Dauer 4 Stunden.

Was du nicht brauchst:

• Pausenzeiten (sofern nicht zur Arbeitszeit dazugehörend)
• Tätigkeitsbeschreibungen
• Projektnummern oder Kundennummern
• Unterschriften der Mitarbeitenden

Die Schlichtheit ist gewollt. Das BMAS betont, dass unnötige Bürokratie vermieden werden soll. Du musst nur die Rohdaten erfassen, aus denen sich der Lohn errechnen lässt.

Die 7-Tage-Frist: Was bei der Zeiterfassung wirklich zählt

Die Frist ist klar und streng: Du musst die Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzeichnen. Das ist keine Richtlinie, sondern eine harte gesetzliche Vorgabe.

Was bedeutet "siebter folgender Kalendertag"?

Wenn deine Mitarbeitende am Montag, dem 3. März, gearbeitet hat, läuft die Frist am Montag, dem 10. März, ab. Der Tag der Arbeit selbst zählt nicht mit. Wochenenden und Feiertage werden wie normale Tage gezählt – es gibt keine Verlängerung.

Das heißt praktisch: Du hast eine Woche Zeit, die Daten niederzuschreiben. Wer am Samstag arbeitet, muss die Aufzeichnung spätestens am darauffolgenden Samstag erledigt haben. Eine Übertragung auf den nächsten Werktag ist nicht vorgesehen.

"spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages"

Diese Formulierung aus § 17 MiLoG lässt keinen Spielraum zu. Die Aufzeichnung muss rechtzeitig vorliegen, damit bei einer Kontrolle keine Lücken entstehen.

Tipps für den Alltag:

• Führe die Aufzeichnung täglich oder spätestens wöchentlich durch
• Nutze digitale Zeiterfassungssysteme mit automatischer Speicherung
• Vermeide das Sammeln von Monatsendabrechnungen – das ist zu spät

Aufbewahrung und Prüfung: Zwei Jahre im Visier der Behörden

Die Aufzeichnung allein reicht nicht – du musst sie auch aufbewahren. Die Mindestlohn Dokumentationspflicht verlangt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Tag, an dem du die Aufzeichnung erstellt hast.

Laut Gesetze im Internet heißt es in § 17 Absatz 1 MiLoG:

"diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren."

Wo musst du die Unterlagen aufbewahren?

Die Unterlagen müssen im Inland in deutscher Sprache bereitgehalten werden. Das bedeutet: Entscheidend ist, dass die Daten im Inland verfügbar und bei einer Kontrolle abrufbar sind – sie müssen nicht zwingend physisch auf Servern in Deutschland gespeichert sein. Wenn die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) oder das Zollamt vorbeikommt, musst du die Dokumente sofort vorlegen können.

Prüfbehörden und Kontrollen

Die Kontrolle obliegt der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls. Die Beamten können unangekündigt auftreten und die Unterlagen einsehen verlangen. Sie prüfen, ob:

• Die Aufzeichnungen vollständig sind
• Die 7-Tage-Frist eingehalten wurde
• Die Lohnabrechnung zu den Zeiten passt

Was passiert bei Verstößen?

Bußgelder können bis zu 30.000 Euro betragen. Bei systematischen Verstößen drohen deutlich höhere Strafen. Die Behörden sind bei der Mindestlohn Dokumentationspflicht sensibilisiert – gerade in den Risikobranchen.

Praxistipp für kleine Betriebe:

Speichere die Daten digital lokal oder auf deutschen Servern. Exporte im PDF-Format am Monatsende sind eine gute Backup-Lösung. Achte darauf, dass du jederzeit Zugriff hast – auch wenn dein Zeiterfassungsanbieter mal ausfällt. Hilfreich ist eine Lösung, die eine rechtssichere Arbeitszeitdokumentation bei Behördenprüfungen unterstützt.

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Praxisbeispiele und Ausnahmen im Alltag

Die Theorie ist klar – aber wie sieht es im Betrieb aus? Hier sind typische Szenarien für kleine Unternehmen:

Szenario 1: Café mit 3 Minijobbern

Du führst ein kleines Café und beschäftigst drei Aushilfen, die alle unter 520 Euro verdienen. Jede Arbeitsstunde muss dokumentiert werden. Am einfachsten geht das mit einem digitalen Zeiterfassungssystem am Eingang. Die Mitarbeitenden stempeln per PIN oder NFC-Terminal. Die Daten landen automatisch in einer Datei, die du monatlich exportierst.

Szenario 2: Handwerksbetrieb mit wechselnden Einsätzen

Du bist Dachdecker und hast zwei Minijobber für kleine Reparaturen. Sie arbeiten oft auf Baustellen im Außendienst. Hier reicht ein Smartphone mit einer einfachen Zeiterfassung-App. Wichtig: Die Zeiten müssen spätestens am siebten Tag nach dem Einsatz im System sein.

Szenario 3: Bürobetrieb (keine Pflicht)

Du führst eine kleine Marketingagentur mit 10 festen Angestellten, alle über 520 Euro. Euer Branche ist nicht im SchwArbG gelistet. In diesem Fall musst ihr keine gesonderten Mindestlohn-Dokumentationen führen – die normale Arbeitszeitverwaltung reicht aus.

Vereinfachungsmöglichkeiten

§ 17 Absatz 4 MiLoG ermöglicht Vereinfachungen durch Rechtsverordnung. Das Bundesministerium der Finanzen kann Branchen-spezifische Erleichterungen schaffen. Bisher gibt es aber nur wenige konkrete Ausnahmen. Die Regel bleibt: Beginn, Ende, Dauer.

Bulletpoints: So geht’s schlank

• Nutze digitale Systeme mit automatischer Speicherung
• Führe die Aufzeichnung wöchentlich als Routine ein
• Exportiere monatlich ein Backup
• Halte die Daten zwei Jahre bereit
• Prüfe regelmäßig auf Vollständigkeit

Die Mindestlohn Dokumentationspflicht ist keine Bürokratie-Welle – sie ist ein überschaubarer Prozess, wenn du ihn konsequent in deine Arbeitsabläufe integrierst.

FAQ: Die häufigsten Fragen zur Mindestlohn Dokumentationspflicht

Was passiert, wenn ich die 7-Tage-Frist mal verpasse?

Die 7-Tage-Frist ist eine Ausschlussfrist – theoretisch gilt sie als verbindlich. In der Praxis bewerten die Prüfbehörden aber auch, ob es sich um ein einmaliges Versehen oder systematisches Versäumnis handelt. Bei einem Einzelfall können Bußgelder von bis zu 30.000 Euro verhängt werden. Systematische Verspätungen werden deutlich härter geahndet und können zu Nachzahlungen führen. Wichtig: Die Frist beginnt am Tag nach der Arbeitsleistung zu laufen. Du solltest daher eine Routine entwickeln, die Aufzeichnungen spätestens wöchentlich zu erledigen – besser noch täglich.

Gilt die Dokumentationspflicht auch für Teilzeitkräfte über 520 Euro?

Nein – sofern euer Betrieb nicht in einer der Branchen nach § 2a SchwArbG tätig ist. Teilzeitkräfte mit einem Verdienst über 520 Euro fallen nicht unter die Mindestlohn Dokumentationspflicht. Das Gesetz zielt primär auf Minijobber und Risikobranchen ab. Allerdings: Wenn ihr in der Logistik oder im Bau tätig seid, müsst ihr auch für eure festen Teilzeitkräfte dokumentieren – unabhängig von ihrer Verdiensthöhe. Die Branchenzugehörigkeit entscheidet hier, nicht das Gehalt.

Kann ich die Aufzeichnungen digital führen oder muss es Papier sein?

Digital ist erlaubt – und oft praktikabler. Die gesetzliche Regelung schreibt kein Medium vor. Wichtig ist nur, dass die Daten vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sind. Wenn du digitale Arbeitszeiterfassung nutzt, musst du sicherstellen, dass die Daten im Inland gespeichert werden und bei einer Prüfung sofort ausgedruckt oder als PDF übergeben werden können. Papier ist also nicht Pflicht, aber die Bereithaltung muss gewährleistet sein. Viele kleine Betriebe nutzen Tablets mit NFC-Terminals oder einfache Apps – das ist vollkommen rechtskonform, solange die 7-Tage-Frist und die 2-Jahres-Aufbewahrung eingehalten werden.

Wer kontrolliert eigentlich – und was droht bei Verstößen?

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls ist zuständig. Die Beamten können unangekündigt auftreten und die Unterlagen einsehen verlangen. Sie prüfen auf Vollständigkeit, Fristgerechtigkeit und Plausibilität mit der Lohnabrechnung. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro. Bei schwerwiegenden oder systematischen Verstößen können die Strafen deutlich höher ausfallen. Zusätzlich kann die FKS Nachforderungen beim Lohn veranlassen, wenn der Mindestlohn nicht nachgewiesen werden kann. Die Kontrolldichte ist besonders in den genannten Risikobranchen hoch – gerade Bau, Gastronomie und Logistik werden regelmäßig geprüft.

Fazit: Der nächste Schritt für deinen Betrieb

Die Mindestlohn Dokumentationspflicht ist keine unüberwindbare Hürde – sie ist ein klar umrissener Prozess, der sich in den Arbeitsalltag integrieren lässt. Prüfe zunächst, ob dein Betrieb überhaupt betroffen ist: Minijobber oder Branchenzugehörigkeit nach § 2a SchwArbG sind die entscheidenden Kriterien. Wenn ja, dann reichen drei Daten pro Tag: Beginn, Ende, Dauer. Die 7-Tage-Frist und die 2-Jahres-Aufbewahrung sind die einzigen Zeitvorgaben, an denen du dich orientieren musst.

Digitale Systeme erleichtern die Umsetzung erheblich – sie automatisieren die Speicherung und machen die Daten bei Prüfungen sofort verfügbar. Die Investition in eine solche Lösung zahlt sich aus, weil sie Bußgelder vermeidet und dir Sicherheit gibt. Die Mindestlohn Dokumentationspflicht ist damit kein Bürokratiemonster, sondern eine überschaubare Aufgabe, die du mit der richtigen Routine schnell im Griff hast.