Stell dir vor: Dein Vertriebsmitarbeiter sitzt im ICE auf dem Weg zum wichtigen Kundengespräch in München. Während er die drei Stunden Fahrtzeit mit Lesen und gelegentlichem Mail-Check verbringt, fragst du dich im Büro: Wie ist das bei der Dienstreise-Arbeitszeit – was zählt eigentlich als Arbeitszeit – und was musst du davon bezahlen? Die Antwort ist komplexer als gedacht und hat schon so manchen Betrieb vor unangenehme Überraschungen gestellt. Denn zwischen arbeitszeitrechtlichen Vorgaben und vergütungsrechtlichen Pflichten klafft eine Lücke, die du als Geschäftsführer oder HR-Leiter unbedingt kennen solltest. Besonders für kleine Unternehmen mit 5 bis 50 Mitarbeitern, wo jede Stunde zählt, sind klare Regeln entscheidend.

Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Verständnis und transparenten Absprachen vermeidest du nicht nur Ärger mit dem Betriebsrat oder der Finanzkontrolle, sondern schaffst auch faire Rahmenbedingungen für dein Team. Die schlechte Nachricht: Die Rechtsprechung entwickelt sich ständig weiter, und was gestern noch galt, kann morgen bereits überholt sein. Besonders seit dem europäischen Einfluss auf den deutschen Arbeitszeitbegriff wird die Bewertung von Reisezeiten immer differenzierter.

In diesem Artikel klären wir, welche Stunden bei Dienstreisen als Arbeitszeit gelten – und welche du vergüten musst, auch wenn sie keine Arbeitszeit im rechtlichen Sinne sind. Du erfährst die Unterschiede zwischen arbeitszeitrechtlichen und vergütungsrechtlichen Regelungen, bekommst praktische Beispiele aus der Betriebspraxis und erfährst, wie du deine Dienstreise-Richtlinien rechtssicher gestaltest. Alle Aussagen basieren auf aktuellen Quellen und gesetzlichen Grundlagen, die wir direkt im Text verlinken.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Dienstreise-Arbeitszeit?
• Arbeitszeitrecht vs. Vergütungsrecht
• Wann zählt Reisezeit als Arbeitszeit?
• Vergütungspflicht: Was du zahlen musst
• Grenzen und Fallstricke bei Dienstreisen
• Praktische Umsetzung im Betrieb
• FAQ: Die häufigsten Fragen zur Dienstreise-Arbeitszeit
• Fazit: Transparenz schützt vor Streit

Was ist Dienstreise-Arbeitszeit?

Der Begriff "Arbeitszeit" ist nicht so eindeutig, wie er klingt. Insbesondere bei Dienstreisen trennen sich die Geister – und die Gesetze. Grundsätzlich gilt: Arbeitszeit ist die Zeit, in der du als Arbeitgeber deinen Mitarbeiter nach Weisung tätig werden lässt. Das klingt einfach, wird aber bei Reisen schnell kompliziert.

Laut Haufe ist die Frage, ob Reisezeiten Arbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sind, strikt von der Vergütungspflicht zu trennen. Das ist der entscheidende Punkt, den viele Betriebe übersehen. Es gibt zwei Perspektiven: die arbeitszeitrechtliche, die den Gesundheitsschutz regelt, und die vergütungsrechtliche, die die Bezahlung regelt.

Die IHK Ostthüringen erklärt, dass es auf die Weisung des Arbeitgebers ankommt. Fährt dein Mitarbeiter einen Dienstwagen oder bearbeitet er unterwegs E-Mails auf deine Anweisung, zählt das als Arbeitszeit. Nutzt er hingegen die Zugfahrt, um zu lesen oder zu dösen, ohne dass du ihm konkrete Aufgaben gibst, ist das keine Arbeitszeit im arbeitsschutzrechtlichen Sinne.

Das Bundesarbeitsgericht hat wiederholt betont, dass maßgeblich ist, inwieweit der Mitarbeiter durch eine vom Arbeitgeber veranlasste Tätigkeit "beansprucht" wird. Diese Beanspruchung kann körperlich oder psychisch sein. Ein Mitarbeiter, der im Zug arbeiten muss, ist stärker beansprucht als einer, der frei über seine Zeit verfügen kann.

Der einheitliche Arbeitszeitbegriff

Die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) hat den deutschen Arbeitszeitbegriff erweitert. Laut einer Studie des WSI im Böckler-Verlag ist Arbeitszeit jedes Tun oder Nichtstun, das fremdbestimmt und fremdnützig auf Basis einer arbeitgeberseitigen Weisung erfolgt und eigenwirtschaftliche Tätigkeit ausschließt.

Diese Definition ist weitreichend. Sie bedeutet: Selbst Untätigkeit kann Arbeitszeit sein, wenn der Mitarbeiter nicht frei über seine Zeit verfügen kann. Das ist bei Dienstreisen oft der Fall. Wartezeiten am Flughafen oder Bahnhof sind klassische Beispiele: Der Mitarbeiter kann nicht einfach nach Hause gehen oder seine Zeit eigenständig nutzen – er muss bereitstehen.

Merkmal	Arbeitszeit	Ruhezeit
Bestimmung	Fremdbestimmt durch Weisung	Selbstbestimmt
Nutzen	Fremdnützig für Arbeitgeber	Eigenwirtschaftlich für Arbeitnehmer
Ort	Gebunden an Reiseort	Freie räumliche Gestaltung
Beispiel	Fahren im Dienstwagen	Freie Zeit im Hotel

Diese Unterscheidung ist entscheidend für deine Planung. Denn was als Arbeitszeit gilt, zählt in die Höchstarbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ein. Was nicht als Arbeitszeit gilt, musst du trotzdem oft vergüten – aber es belastet nicht die gesetzlichen Pausen- und Ruhezeiten.

Arbeitszeitrecht vs. Vergütungsrecht

Hier liegt der Hund begraben – und der Grund, warum so viele Betriebe Fehler machen. Arbeitszeitrecht und Vergütungsrecht sind zwei völlig verschiedene Paar Schuhe, die du nicht verwechseln darfst.

Das arbeitsschutzrechtliche Verständnis

Das Arbeitszeitgesetz schützt die Gesundheit deiner Mitarbeiter. Es regelt Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten. Nach dem ArbZG darf die tägliche Arbeitszeit 8 Stunden nicht überschreiten (maximal 10 bei Ausgleich). Hier zählt nur echte Arbeitszeit – also Zeiten, in denen der Mitarbeiter tatsächlich arbeitet oder auf Weisung bereitsteht.

Laut IHK Ostthüringen ist maßgeblich der Umfang der "Beanspruchung" durch eine vom Arbeitgeber veranlasste Tätigkeit. Fährt dein Mitarbeiter selbst und kann er die Zeit frei gestalten, ist es in der Regel keine Arbeitszeit im Sinne des ArbZG. Muss er aber einen Kollegen fahren lassen oder ist er durch Weisungen gebunden, zählt es dazu.

Das vergütungsrechtliche Verständnis

Hier geht es ums Geld. Nach § 611a BGB musst du jede vom Arbeitnehmer erbrachte Arbeitsleistung vergüten. Und das ist der Clou: Vergütungspflichtige Zeit ist nicht identisch mit arbeitszeitrechtlicher Arbeitszeit.

Die IHK formuliert es klar: "Im Gegensatz zur arbeitszeitrechtlichen Arbeitszeit regelt die Arbeitszeit im vergütungsrechtlichen Sinn, wie die erbrachte Arbeitsleistung nach § 611a BGB zu entlohnen ist." Das bedeutet: Selbst wenn die Reisezeit keine Arbeitszeit nach ArbZG ist, musst du sie in der Regel vergüten.

Wichtiger Unterschied: Der Arbeitsschutz wird nicht durch eine Vergütung gewährleistet. Eine bezahlte Reisezeit entbindet dich nicht von der Pflicht, die gesetzlichen Ruhezeiten einzuhalten.

Praktische Konsequenzen für deinen Betrieb

Diese Trennung hat massive Auswirkungen auf deine Planung:

• Arbeitszeit: Zählt für Pausen (mind. 30 Minuten bei 6-9 Stunden), Ruhezeiten (mind. 11 Stunden ununterbrochen) und Höchstarbeitszeiten
• Vergütungspflicht: Betrifft das Gehalt, auch wenn keine Arbeitsleistung im engeren Sinne erbracht wird

Ein Beispiel aus der Praxis: Dein Mitarbeiter fährt am Sonntagabend drei Stunden mit dem Zug zur Kundeveranstaltung am Montagmorgen. Die drei Stunden sind vergütungspflichtig, weil sie im überwiegenden Interesse des Betriebs liegen. Sie sind aber möglicherweise keine Arbeitszeit im Sinne des ArbZG, wenn er die Zeit frei gestalten kann – etwa durch Lesen oder Schlafen im Zug.

Aber Vorsicht: Die europäische Rechtsprechung tendiert dazu, auch solche Zeiten als Arbeitszeit anzuerkennen, wenn die Reise notwendig ist und der Mitarbeiter nicht frei über seine Zeit verfügen kann. Das zeigt eine Entwicklung, auf die du als Arbeitgeber vorbereitet sein solltest.

Wann zählt Reisezeit als Arbeitszeit?

Die Abgrenzung ist der Kern deiner Frage. Nicht jede Minute auf Reisen ist automatisch Arbeitszeit. Die Rechtsprechung hat klare Kriterien entwickelt.

Die drei entscheidenden Kriterien

Nach dem WSI-Paper des Böckler-Verlags gilt als Arbeitszeit, was:

1. Fremdbestimmt ist (durch Weisung oder Vertrag)

2. Fremdnützig für den Arbeitgeber erfolgt

3. Eigenwirtschaftliche Tätigkeit ausschließt

Das bedeutet: Wenn dein Mitarbeiter während der Reise nicht frei über seine Zeit verfügen kann, weil er für dich erreichbar sein muss oder Aufgaben erledigen soll, ist es Arbeitszeit.

Konkrete Fallgestaltungen

Fahrt im Dienstwagen: Hier ist die Sache klar. Wer im Auftrag des Betriebs fährt – ob als Fahrer oder Beifahrer mit Arbeitsauftrag – leistet Arbeitszeit. Der Fahrer ist physisch und psychisch beansprucht, der Beifahrer kann nicht frei über seine Zeit verfügen.

Öffentliche Verkehrsmittel ohne Weisung: Fährt dein Mitarbeiter mit dem Zug und du gibst ihm keine konkreten Aufgaben mit, kann er lesen, schlafen oder Musik hören. Diese Zeit gilt nach aktueller Rechtsprechung als Ruhezeit, nicht als Arbeitszeit. Das betont auch die IHK Ostthüringen in ihrer Klärung.

Wartezeiten: Wartezeiten am Flughafen, beim Zug umsteigen oder vor Terminen sind grundsätzlich Arbeitszeit. Der Grund: Der Mitarbeiter kann nicht frei über diese Zeit verfügen. Er muss an Ort und Stelle bleiben und ist gebunden.

Reise außerhalb der Regelarbeitszeit: Fährt dein Mitarbeiter abends oder am Wochenende, wird es komplex. Die Zeit ist vergütungspflichtig, aber nicht immer arbeitszeitrechtlich relevant. Allerdings: Wenn die Reise so früh beginnt, dass der Mitarbeiter seine 11-stündige Ruhezeit nicht einhalten kann, musst du als Arbeitgeber reagieren – etwa durch späteren Arbeitsbeginn am Folgetag.

Der Bauingenieur-Fall aus der Rechtsprechung

Ein anschauliches Beispiel aus dem Böckler-Papier: Ein Bauingenieur mit Jahresverdienst von 70.000 Euro verlangte Vergütung für 32 Stunden Reisezeit pro Woche. Der Fall zeigt das Dilemma: Der Ingenieur war viel unterwegs, aber nicht immer aktiv tätig. Die Frage war: Welche Anteile sind Arbeitszeit, welche nur Vergütungszeit?

Die Antwort des Gerichts: Es kommt auf die konkrete Beanspruchung an. Reine Fahrtzeiten ohne Weisung sind keine Arbeitszeit, aber vergütungspflichtig. Zeiten mit Arbeitsauftrag oder Wartezeiten sind dagegen beides.

Für deinen Betrieb bedeutet das: Dokumentiere genau, wann dein Mitarbeiter welche Tätigkeiten ausführt. Eine klare Reiseplanung mit definierten Arbeitszeiten und eine saubere Arbeitszeiterfassung schützen vor Nachforderungen.

Vergütungspflicht: Was du zahlen musst

Hier kommt der Punkt, der deinen Geldbeutel interessiert: Was musst du bezahlen, auch wenn es keine Arbeitszeit ist?

Grundsatz: Jede verlangte Tätigkeit ist zu vergüten

Nach § 611a BGB musst du jede Tätigkeit vergüten, die du vom Mitarbeiter verlangst. Das gilt auch für Reisezeiten. Die IHK Ostthüringen stellt klar: "Jede vom Arbeitgeber verlangte Tätigkeit – einschließlich Reise- oder Wegezeiten für die Gesamtdauer der Dienstreise" ist zu entlohnen.

Das heißt: Selbst wenn dein Mitarbeiter im Zug schläft und keine konkrete Anweisung hast, musst du die Zeit bezahlen – wenn die Reise im betrieblichen Interesse liegt.

Was genau ist vergütungspflichtig?

• Anfahrts- und Rückfahrtszeit: Vom Wohnort bis zum Zielort und zurück
• Wartezeiten: Am Flughafen, Bahnhof oder vor Terminen
• Umsteigezeiten: Zwischen verschiedenen Verkehrsmitteln
• Zeiten mit Arbeitsauftrag: Bearbeiten von E-Mails, Telefonate, etc.
• Hotelübernachtungen: Wenn keine echte Ruhephase möglich ist (z.B. bei frühem Termin)

Nicht vergütungspflichtig sind dagegen:

• Private Umwege oder Verlängerungen
• Zeiten für teurere Verkehrsmittel ohne Notwendigkeit
• Pausen, die der Mitarbeiter frei gestalten kann

Die Kostengünstigkeitsgrenze

Ein wichtiger Punkt aus der IHK-Quelle: Du musst nur Reisezeiten vergüten, "wie sie mit dem kostengünstigsten und effizientesten Verkehrsmittel angefallen wären". Wählt dein Mitarbeiter bewusst ein teureres oder langsameres Verkehrsmittel ohne triftigen Grund, musst du nur die Zeit der kostengünstigsten Alternative bezahlen.

Beispiel: Die Strecke Hamburg-Köln dauert mit dem ICE 4 Stunden, mit dem Flugzeug inklusive Anfahrt und Wartezeit auch 4 Stunden. Wählt dein Mitarbeiter den teureren Flug aus Komfortgründen, zahlst du trotzdem nur für 4 Stunden.

Praktische Berechnung

Für einen Mitarbeiter mit 40-Stunden-Woche und 25 Euro Stundenlohn sieht eine typische Dienstreise so aus:

Komponente	Dauer	Arbeitszeit?	Vergütungspflichtig?
Zugfahrt (ohne Auftrag)	3h	Nein	Ja (25 € × 3 = 75 €)
Wartezeit am Bahnhof	30 min	Ja	Ja (12,50 €)
Aktive Arbeit vor Ort	4h	Ja	Ja (100 €)
Rückfahrt (mit Arbeitsauftrag)	3h	Ja	Ja (75 €)
Gesamt	10,5h	7,5h	262,50 €

Diese Tabelle zeigt: Du zahlst für 10,5 Stunden, aber nur 7,5 Stunden belasten die gesetzlichen Arbeitszeitenlimits. Das ist der entscheidende Unterschied für deine Planung.

Grenzen und Fallstricke bei Dienstreisen

Nicht alles, was nach Dienstreise aussieht, ist auch eine solche – und nicht jede Zeit ist unbegrenzt zu vergüten. Hier sind die Fallen, in die Betriebe tappen.

Private Verlängerungen und Umwege

Dein Mitarbeiter nutzt die Dienstreise nach Berlin, um das Wochenende dort zu verbringen. Die Rückfahrt am Sonntagabend ist deutlich teurer als am Freitag. Was nun?

Laut Haufe sind "Aufwendungen von Arbeitnehmern, die sie allein im privaten Interesse verursachen" nicht zu vergüten. Du musst die Mehrkosten für die private Verlängerung nicht tragen. Die zusätzlichen Übernachtungskosten und die teurere Rückfahrt sind Sache des Mitarbeiters.

Wichtig: Dokumentiere solche Absprachen schriftlich. Am besten im Arbeitsvertrag oder einer Dienstreiserichtlinie. Sonst drohen spätere Streitigkeiten.

Die "Sowieso-Kosten"-Falle

Viele Arbeitgeber denken: "Der Mitarbeiter fährt sowieso zur Arbeit, also sind die ersten 30 Minuten keine Dienstreisezeit." Das ist falsch! Sobald der Mitarbeiter über die normale Arbeitsstätte hinausreist, beginnt die Dienstreise – und die Vergütungspflicht.

Allerdings: Wenn dein Mitarbeiter von zu Hause direkt zum Kunden fährt und dabei seine normale Pendelstrecke überschreitet, musst du nur die Mehrzeit vergüten. Die normale Pendelzeit bleibt unberücksichtigt.

Ruhezeit vs. Arbeitszeit bei Übernachtungen

Ein klassischer Streitpunkt: Der Mitarbeiter übernachtet im Hotel. Ist das Arbeitszeit? Die Antwort: Nein, wenn er frei über seine Zeit verfügen kann. Das Hotel ist dann sein "temporärer Wohnsitz".

Anders sieht es aus, wenn der Mitarbeiter nach einem späten Termin erst um 23 Uhr im Hotel ankommt und um 7 Uhr bereits beim Frühstückstreffen sein muss. Die 11-stündige Ruhezeit nach ArbZG wird unterschritten. Hier musst du reagieren – etwa durch späteren Arbeitsbeginn oder einen zusätzlichen Tag zur Erholung.

Grenzen der Vergütungspflicht

Die IHK nennt eine wichtige Einschränkung: Du musst nur Reisezeiten vergüten, "wie sie mit dem kostengünstigsten und effizientesten Verkehrsmittel angefallen wären". Das bedeutet:

• Unnötige Umwege: Zahlt der Mitarbeiter 50 Kilometer mehr, weil er einen Freund besuchen will, musst du nur die direkte Strecke vergüten
• Luxus-Upgrade: Fliegt er Business Class statt Economy ohne triftigen Grund, musst du nur den Economy-Preis vergüten
• Fehlplanung: Kommt er zu spät zum Flughafen und muss einen teureren Flug nehmen, musst du nur den ursprünglich geplanten Flug vergüten

Die Rolle der Arbeitsverträge

Dein Arbeitsvertrag kann viele dieser Fragen vorab klären. Eine klare Dienstreiserichtlinie sollte regeln:

• Welche Verkehrsmittel sind erlaubt
• Wann private Verlängerungen möglich sind
• Wie mit Wartezeiten umzugehen ist
• Wer für Mehrkosten aufkommt

Tipp: Lass die Richtlinie von jedem Mitarbeiter schriftlich bestätigen. Das schützt vor späteren Ansprüchen.

Praktische Umsetzung im Betrieb

Jetzt kommt es auf die Umsetzung an. Theorie ist gut, Praxis ist besser. So machst du deine Dienstreise-Abrechnung rechtssicher und transparent.

Schritt 1: Klare Regeln schaffen

Erstelle eine Dienstreiserichtlinie. Diese sollte mindestens enthalten:

• Definition, wann eine Dienstreise beginnt und endet
• Regelungen zur Vergütung von Reisezeiten
• Festlegung erlaubter Verkehrsmittel
• Umgang mit Wartezeiten und Übernachtungen
• Regeln für private Verlängerungen

Die Haufe empfiehlt: "Arbeitgeber sollten daher transparente Absprachen über die Handhabung von Dienstreisen mit den Arbeitnehmern treffen." Das verhindert Missverständnisse.

Schritt 2: Dokumentation und Nachweis

Ohne Nachweis hast du keine Handhabe. Setze auf ein klares System:

• Reiseantrag: Vorab genehmigen lassen mit Route und Verkehrsmittel
• Zeiterfassung: Getrennte Erfassung von Arbeitszeit und Reisezeit
• Belege: Tickets, Hotelrechnungen, Parkscheine sammeln
• Nachbereitung: Abgleich geplanter und tatsächlicher Zeiten

Für kleine Betriebe reicht oft ein einfaches Excel-Formular oder eine digitale Lösung. Wichtig ist nur, dass du die Daten nachvollziehbar dokumentierst – etwa über eine digitale Zeiterfassung.

Schritt 3: Unterscheidung in der Praxis

Lehre deine Mitarbeiter, Unterschiede zu machen:

• Arbeitszeit: Aktive Tätigkeit, Wartezeiten, Fahrt mit Auftrag
• Vergütungszeit: Alle Reisezeiten im betrieblichen Interesse
• Ruhezeit: Freie Verfügbarkeit, echte Erholung

Ein praktisches Beispiel für deine Mitarbeiter:

"Du fährst mit dem Zug zum Kunden. Von 9-12 Uhr arbeitest du aktiv – das ist Arbeitszeit. Von 12-13 Uhr wartest du auf den Anschlusszug – auch Arbeitszeit. Von 13-16 Uhr schläfst du im Zug – keine Arbeitszeit, aber Vergütungszeit."

Schritt 4: Gesundheitsschutz beachten

Vergiss nicht: Auch wenn du Reisezeit vergütest, musst du die Ruhezeiten einhalten. Ein Mitarbeiter, der 12 Stunden unterwegs ist, darf nicht am nächsten Tag wieder um 7 Uhr im Büro sein. Die 11-stündige Ruhezeit ist Pflicht.

Praktische Lösungen:

• Flexibles Arbeitszeitmodell nach Dienstreisen
• Homeoffice-Tag zur Erholung
• Ausgleichstag bei besonders langen Reisen

Schritt 5: Regelmäßige Überprüfung

Die Rechtsprechung ändert sich. Was heute noch gilt, kann morgen überholt sein. Besonders der Einfluss des Europäischen Gerichtshofs auf den deutschen Arbeitszeitbegriff ist dynamisch.

Tipp: Lass deine Dienstreiserichtlinie jährlich von einem Arbeitsrechtsexperten prüfen oder informiere dich über aktuelle Entwicklungen bei Haufe oder der IHK.

Digitale Hilfen für kleine Betriebe

Für Unternehmen mit 5-50 Mitarbeitern sind manuelle Prozesse oft aufwendig. Moderne Zeiterfassungssysteme können helfen:

• Mobile Zeiterfassung: Mitarbeiter erfassen Reisebeginn und -ende per App
• GPS-Tracking: Automatische Erfassung von Fahrtzeiten (mit Datenschutz-Rücksicht!)
• Integration: Verknüpfung mit Abrechnungssystemen

Wichtig: Achte auf Datenschutz (DSGVO). Tracking ist nur mit Einverständnis und nur im betrieblichen Kontext erlaubt.

FAQ: Die häufigsten Fragen zur Dienstreise-Arbeitszeit

Muss ich Reisezeit am Wochenende vergüten?

Ja, grundsätzlich schon. Wenn dein Mitarbeiter am Wochenende reist, weil das betriebliche Interesse es erfordert (z.B. Montagmorgen früher Termin), ist die Zeit vergütungspflichtig. Ob es zusätzlich Arbeitszeit nach ArbZG ist, hängt von der konkreten Beanspruchung ab.

Laut IHK zählt "jede vom Arbeitgeber verlangte Tätigkeit – einschließlich Reise- oder Wegezeiten für die Gesamtdauer der Dienstreise". Das Wochenende spielt für die Vergütung keine Rolle.

Praxis-Tipp: Regle Wochenend-Reisen im Arbeitsvertrag oder durch Zuschläge. Das schafft Transparenz.

Was ist mit Wartezeiten am Flughafen?

Wartezeiten sind fast immer Arbeitszeit. Der Grund: Der Mitarbeiter kann nicht frei über seine Zeit verfügen. Er muss am Flughafen bleiben, ist an deine Reisepläne gebunden und muss erreichbar sein.

Das Böckler-Papier stellt klar: "Arbeit(szeit) ist jedes Tun oder Nichtstun, das fremdbestimmt und fremdnützig auf der Basis einer arbeitgeberseitigen Weisung erfolgt und eigenwirtschaftliche Tätigkeit oder Freizeit ausschließt." Warten am Gate schließt Freizeit aus.

Ausnahme: Hat der Mitarbeiter eine lange Wartezeit von z.B. 5 Stunden und kann das Flughafengelände verlassen, um die Stadt zu besichtigen? Dann könnte es sich um Ruhezeit handeln – aber das musst du individuell vereinbaren.

Gilt die Reisezeit als Überstunde?

Nur wenn sie arbeitszeitrechtliche Arbeitszeit ist. Überstunden entstehen nur durch Überschreitung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit und wenn sie arbeitszeitrechtlich als Arbeitszeit gilt.

Beispiel: Dein Mitarbeiter hat eine 40-Stunden-Woche. Er reist am Montag 3 Stunden (ohne Auftrag) und arbeitet 8 Stunden vor Ort. Die 3 Reisestunden sind keine Überstunden, weil sie keine arbeitsschutzrechtliche Arbeitszeit sind. Er hat 8 Stunden gearbeitet – das passt.

Anders bei Wartezeiten: Er wartet 2 Stunden am Flughafen (Arbeitszeit) und arbeitet 8 Stunden vor Ort. Das sind 10 Stunden Arbeitszeit – 2 Stunden müssen als Überstunde ausgeglichen oder vergütet werden.

Wichtig: Die Vergütungspflicht besteht unabhängig davon. Selbst wenn keine Überstunde entsteht, musst du die Reisezeit bezahlen. Achte darauf, wie sich das auf das Arbeitszeitkonto deiner Mitarbeiter auswirkt.

Darf ich Pausen während der Reise abziehen?

Ja, aber nur unter bestimmten Bedingungen. Pausen nach ArbZG müssen eingehalten werden – auch auf Reisen. Aber: Du darfst sie nur dann von der Arbeitszeit abziehen, wenn der Mitarbeiter die Pause tatsächlich frei gestalten kann.

Beispiel: Dein Mitarbeiter macht eine 30-minütige Pause auf der Autobahn-Raststätte. Er kann essen gehen, sich bewegen, telefonieren. Das ist echte Pause, abziehbar.

Anders im Flugzeug: Während des Flugs kann der Mitarbeiter nicht frei über seine Zeit verfügen. Selbst wenn er isst und schläft, ist es keine Pause im Sinne des ArbZG. Die Zeit bleibt Arbeitszeit.

Praxis-Tipp: Plane bewusste Pausen ein, in denen der Mitarbeiter frei ist. Kurze Stopps mit Freigabe von 30-60 Minuten schaffen klare Verhältnisse und helfen, eine saubere Pausenregelung einzuhalten.

Fazit: Transparenz schützt vor Streit

Die Dienstreise-Arbeitszeit ist ein Minenfeld aus arbeitszeitrechtlichen und vergütungsrechtlichen Regelungen. Der entscheidende Punkt ist die klare Trennung: Nicht alles, was du vergüten musst, ist automatisch Arbeitszeit im Sinne des Gesundheitsschutzes. Und nicht alles, was als Arbeitszeit gilt, belastet dein Budget gleich stark.

Was du mitnehmen solltest:

• Vergütungspflicht gilt für jede Reisezeit im betrieblichen Interesse – unabhängig von tatsächlicher Tätigkeit
• Arbeitszeit im Sinne des ArbZG ist nur gegeben bei fremdbestimmter, fremdnütziger Beanspruchung
• Wartezeiten sind fast immer beides: Arbeitszeit und vergütungspflichtig
• Private Verlängerungen musst du nicht vergüten – aber nur, wenn du sie vorab schriftlich ausgeschlossen hast
• Ruhezeiten gelten auch auf Reisen; lange Reisen erfordern ausreichende Erholungsphasen

Für kleine Betriebe ist eine schriftliche Dienstreiserichtlinie das A und O. Sie schafft Transparenz für beide Seiten und schützt vor späteren Ansprüchen. Kombiniere sie mit einer klaren Zeiterfassung, die Arbeitszeit und Vergütungszeit getrennt erfasst – idealerweise über eine moderne Zeiterfassungssoftware.

Die Rechtsprechung entwickelt sich weiter – besonders durch den europäischen Einfluss. Was heute noch als Ruhezeit gilt, kann morgen bereits Arbeitszeit sein. Bleib deshalb informiert über aktuelle Entwicklungen bei Haufe oder deiner IHK