Stell dir vor, du fährst mit einem defekten Tacho durch die Stadt. Du glaubst, du hältst das Tempolimit ein – doch die Blitzer haben längst geklickt. Die Strafzettel häufen sich, und am Ende wird es richtig teuer. Genau so läuft es mit Fehlern in der Lohnabrechnung: Was wie ein kleiner Rechenfehler aussieht, kann schnell zu einer teuren Klage vor dem Arbeitsgericht werden. Besonders für kleine Betriebe ohne eigene HR-Abteilung sind Arbeitszeit-Lohnabrechnungsfehler eine tickende Zeitbombe. Laut einer Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Köln ist vor allem wichtig: Die Lohnabrechnung ist in der Regel keine eigenständige Anspruchsgrundlage – auch dann nicht, wenn sie fehlerhaft ist (Handelsblatt). Dieser Artikel zeigt dir die fünf gefährlichsten Stolperfallen und wie du sie rechtssicher umschiffst. (Tipp für die Suchmaschine: Viele Betriebe suchen genau nach „Arbeitszeit Lohnabrechnung Fehler“ – und landen dann mit genau diesen Problemen vor Gericht.)

Inhaltsverzeichnis

1. Die Lohnabrechnung als vermeintliche Anspruchsgrundlage

2. Minusstunden: Wann du den Lohn kürzen darfst – und wann nicht

3. Urlaubsabgeltung: Der teure Rechenfehler im Kündigungsschreiben

4. Pausenzeiten: Die versteckte Falle in der Zeiterfassung

5. Überstunden: Dokumentationslücken, die vor Gericht nicht halten

6. FAQ

7. Fazit

Die Lohnabrechnung als vermeintliche Anspruchsgrundlage

Eine Lohnabrechnung ist keine Garantieurkunde – sie ist eine reine Informationsmitteilung. Das klingt banal, hat aber massive rechtliche Konsequenzen. Das Landesarbeitsgericht Köln hat in einem aktuellen Urteil klargestellt: Selbst wenn du versehentlich zu viel Lohn ausweist, kann der Arbeitnehmer die Auszahlung dieser Summe in der Regel nicht allein aufgrund der Abrechnung verlangen (Handelsblatt). Der Fall ist exemplarisch: Ein Arbeitnehmer klagte auf Auszahlung von fast 7.000 Euro, die aufgrund einer fehlerhaften Neuberechnung irrtümlich in seiner August-2023-Lohnabrechnung ausgewiesen waren. Der Mann war seit längerem arbeitsunfähig erkrankt und machte zusätzlich Schadenersatz geltend, weil seine Krankenkasse eine Nachzahlung forderte.

Das Gericht wies die Klage ab. Die Begründung ist wegweisend: Eine Lohnabrechnung stellt regelmäßig keine rechtsgestaltende Willenserklärung dar. Sie dient primär Informationszwecken und hat nicht den Zweck, streitige Ansprüche endgültig festzulegen. Bei einem Irrtum kann keine Seite die andere am Inhalt der Mitteilung festhalten. Der Kläger hatte weder Anspruch auf Zahlung noch auf Schadenersatz.

Was bedeutet das für deinen Betrieb? Du darfst dich nicht auf die rein informative Natur deiner Abrechnungen verlassen. Jeder Fehler kostet Zeit, Nerven und Anwaltsgebühren – auch wenn du am Ende gewinnst. Die Richter betonen zwar, dass die Abrechnung keine Anspruchsgrundlage schafft, doch der Weg bis zu einem rechtskräftigen Urteil ist mühsam. Praxisrelevant ist vor allem: Der Arbeitnehmer muss nicht akzeptieren, dass ein Betrag „offensichtlich falsch“ ist, nur weil du ihn für erkennbar fehlerhaft hältst. Er kann klagen, und du musst reagieren.

Praktische Tipps für deinen Betrieb:

• Prüfe jede Lohnabrechnung mindestens zweimal – am besten von verschiedenen Personen
• Dokumentiere alle Berechnungsgrundlagen nachvollziehbar
• Kommuniziere Fehler umgehend und schriftlich mit dem Arbeitnehmer
• Verwende eine eindeutige Formulierung: „Diese Abrechnung dient der Information und stellt keine Anerkennung von Ansprüchen dar“

Wichtiger Hinweis: Eine Lohnabrechnung ist keine rechtsgestaltende Willenserklärung, sondern dient primär Informationszwecken (LAG Köln, Urteil vom 4.4.2012, 9 Sa 797/11).

Minusstunden: Wann du den Lohn kürzen darfst – und wann nicht

Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto sind kein Freibrief für Lohnkürzungen. Das Haufe-Fachportal betont: Du darfst Minusstunden nur dann mit ausstehendem Arbeitsentgelt verrechnen, wenn der Arbeitnehmer zu vertreten hat, dass das Konto nicht ausgeglichen ist (Haufe). Das ist der entscheidende Punkt – und genau hier stolpern viele kleine Betriebe.

Die Rechtslage ist klar: Sind die Minusstunden durch den Arbeitgeber verursacht, weil er nicht genug Arbeit ermöglicht, ist eine Verrechnung grundsätzlich ausgeschlossen. Der Arbeitnehmer hat einen vertraglichen Anspruch darauf, im Umfang der vereinbarten Arbeitszeit beschäftigt zu werden. Gleiches gilt für Krankheit oder gesetzliche Feiertage. Hier entstehen keine anrechenbaren Minusstunden, weil das Entgeltfortzahlungsgesetz greift. Der Mitarbeiter muss im Arbeitszeitkonto so gestellt werden, als hätte er die Soll-Arbeitszeit erbracht.

Ein typischer Fehler in der Praxis: Du setzt deinen Mitarbeiter bei Krankheit automatisch auf Minusstunden, weil das Zeiterfassungssystem dies vorschlägt. Das ist rechtswidrig. Die Folge: Der Arbeitnehmer kann die vollständige Lohnfortzahlung einklagen. Noch schlimmer: Er kann auch Schadenersatz wegen Entgangsurlaubs oder Verzugszinsen geltend machen.

Die Beweislast liegt bei dir als Arbeitgeber. Du musst nachweisen können, warum Minusstunden entstanden sind und dass der Arbeitnehmer dafür verantwortlich ist.

Was du beachten musst:

Praxistipps:

• Dokumentiere jede Arbeitsausfallsituation schriftlich
• Prüfe automatische Systemvorschläge manuell
• Schließe im Arbeitsvertrag klar, wer für das Ausgleichen von Minusstunden zuständig ist
• Verzichte bei Krankheit vollständig auf Minusstunden-Buchungen

Urlaubsabgeltung: Der teure Rechenfehler im Kündigungsschreiben

Ein Kündigungsschreiben ist mehr als eine Kündigung – es kann zum teuren Schuldanerkenntnis werden. Das Landesarbeitsgericht Köln musste sich mit einem besonders bitteren Fall befassen: Ein Arbeitgeber hatte seinem Mitarbeiter in der Kündigung und letzten Abrechnung fälschlicherweise 43 Urlaubstage zur Abgeltung anstatt der tatsächlich zustehenden 13 Tage ausgewiesen (Haufe). Der Fehler entstand durch ein neues Personalabrechnungssystem. Der Arbeitgeber weigerte sich zu zahlen und argumentierte, der Mitarbeiter habe positive Kenntnis vom Berechnungsirrtum.

Das Gericht urteilte gegen den Arbeitgeber. Die Anerkennung von 43 Urlaubstagen wurde als deklaratorisches Schuldanerkenntnis gewertet – und das ist nur in Ausnahmefällen anfechtbar. Der bloße Motivirrtum, also der Irrtum über den Grund für die Verpflichtung, begründet kein Anfechtungsrecht. Der Arbeitgeber musste die Differenz zahlen.

Diese Entscheidung zeigt: Ein Fehler in der Urlaubsabgeltung ist kein einfacher Rechenfehler, sondern kann zu einer verbindlichen Zahlungsverpflichtung führen. Die Richter lassen nur einen engen Ausweg: Die Annahme der fehlerhaften Verpflichtung muss für den Arbeitgeber schlechthin unzumutbar sein, etwa weil er dadurch in erhebliche wirtschaftliche Schwierigkeiten gerät.

Wie du dich schützt:

• Prüfe Urlaubsansprüche immer manuell vor Abgabe des Kündigungsschreibens
• Lass die Abrechnung von einer zweiten Person unterschreiben
• Verwende eine Klausel wie: „Diese Angaben erfolgen unter Vorbehalt von Rechen-, Schreib- und Übermittlungsfehlern“
• Kommuniziere offen: „Wir prüfen die Urlaubstage noch einmal final“

Kernbotschaft: Ein bloßer Motivirrtum begründet kein Anfechtungsrecht. Wer zu viele Urlaubstage anerkennt, zahlt in der Regel (BAG, Urteil vom 11.5.1983, 7 AZR 500/79).

Pausenzeiten: Die versteckte Falle in der Zeiterfassung

Pausenzeiten sind der Klassiker unter den Arbeitszeit Lohnabrechnung Fehlern. Das ArbZG regelt in § 4 die Mindestpausen: Bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten (Gesetze im Internet). Doch wo genau liegt das Problem? In der automatischen Zeiterfassung.

Viele Systeme – auch moderne Terminals wie das GEN5 – bieten die Möglichkeit, Pausen automatisch abzuziehen. Klingt praktisch, ist aber rechtlich hochriskant. Denn: Du musst die tatsächliche Inanspruchnahme der Pause nachweisen können. Automatische Abzüge sind nur dann rechtskonform, wenn du sicherstellst, dass die Pause tatsächlich genommen wurde. Das ist in der Praxis kaum möglich.

Die Folge eines Fehlers: Der Arbeitnehmer kann unter Berufung auf das ArbZG die volle Arbeitszeit geltend machen und seinen Lohn einfordern. Bei systematischen Fehlern droht sogar ein Bußgeld nach § 22 ArbZG. Besonders kritisch wird es, wenn Mitarbeitende ihre Pausen tatsächlich nicht nehmen können – etwa wegen Personalmangel oder hohem Arbeitsaufkommen. Dann arbeiten sie ungewollt länger und haben Anspruch auf Mehrarbeitsvergütung.

Praxisbeispiel: Dein Mitarbeiter arbeitet von 8:00 bis 17:00 Uhr. Das System zieht automatisch 30 Minuten Pause ab. In Wirklichkeit hat er nur 15 Minuten Pause gemacht, weil ein Kundenanruf hereinkam. Die fehlenden 15 Minuten sind Mehrarbeitszeit, die du vergüten musst.

Was du tun solltest:

• Verzichte auf automatische Pausenabzüge, wenn du die Pausenregelung nicht sicherstellen kannst
• Dokumentiere tatsächliche Pausen manuell oder durch gesonderte Buchungen
• Sensibilisiere deine Mitarbeitenden für die Pausenpflicht
• Führe bei systematischen Problemen eine Betriebsvereinbarung ein

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Überstunden: Dokumentationslücken, die vor Gericht nicht halten

Überstunden sind nicht gleich Mehrarbeit – und genau da liegt der Hase im Pfeffer. Laut Haufe entstehen Plusstunden, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschritten wird. Doch wer trägt die Beweislast? Du als Arbeitgeber musst nachweisen, dass etwaige Überstunden nicht von dir veranlasst oder gebilligt wurden oder dass sie bereits abgegolten sind.

Die häufigsten Fehler in der Praxis:

• Keine schriftliche Vereinbarung zur Überstundenvergütung
• Unklare Abgrenzung zwischen Mehrarbeit und Überstunden
• Fehlende Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeit
• Automatische Annahme, Überstunden seien im Gehalt enthalten

Besonders gefährlich: Die stillschweigende Billigung. Wenn du als Arbeitgeber wiederholt Überstunden siehst und nichts dagegen unternimmst, kann das Gericht daraus einen stillschweigenden Änderungsvertrag ableiten. Der Mitarbeiter kann dann auf dauerhafte Überstundenvergütung klagen.

Beweislastverteilung im Überblick:

• Der Arbeitnehmer muss glaubhaft machen, dass er länger gearbeitet hat
• Du als Arbeitgeber musst beweisen, dass die Zeit keine Überstunden waren oder bereits vergütet wurde
• Ohne Arbeitszeiterfassung stehst du mit leeren Händen da

Praxistipps:

• Verwende eine eindeutige Überstundenklausel im Arbeitsvertrag
• Dokumentiere jede Überstunde schriftlich mit Datum, Dauer und Grund
• Lass Überstunden vom Mitarbeiter bestätigen (z.B. durch Unterschrift)
• Prüfe regelmäßig, ob Überstundenkonten ausgeglichen werden

FAQ

Was passiert, wenn ich zu viel Lohn ausweise?

Du bist nicht automatisch zur Zahlung verpflichtet. Laut dem Urteil des LAG Köln ist die Lohnabrechnung keine eigenständige Anspruchsgrundlage (Handelsblatt). Praktisch heißt das: Der Arbeitnehmer kann die irrtümlich ausgewiesene Summe nicht allein wegen der Abrechnung verlangen. Wichtig ist aber, dass du den Fehler schnell korrigierst und schriftlich mitteilst – idealerweise noch vor der Auszahlung. So vermeidest du Missverständnisse, unnötige Diskussionen und mögliche Folgeansprüche.

Darf ich bei Krankheit Minusstunden buchen?

Nein, das ist ausdrücklich unzulässig. Das Entgeltfortzahlungsgesetz greift und stellt den Arbeitnehmer so, als hätte er die volle Soll-Arbeitszeit erbracht (Haufe). Minusstunden entstehen durch Krankheit oder Feiertage erst gar nicht. Automatische Buchungen in deinem Zeiterfassungssystem sind rechtswidrig und führen zu unzulässigen Lohnkürzungen. Der Mitarbeiter kann die vollständige Lohnfortzahlung einklagen und ggf. Schadenersatz verlangen. Du musst die Minusstunden manuell korrigieren oder das System so einstellen, dass es bei Krankmeldungen keine Abzüge vornimmt.

Muss ich einen Rechenfehler in der Urlaubsabgeltung korrigieren?

Das kommt darauf an, wann und wie du den Fehler entdeckst. Hast du den Fehler bereits im Kündigungsschreiben oder in der Abrechnung anerkannt, kann dies als deklaratorisches Schuldanerkenntnis gelten (Haufe). Ein bloßer Motivirrtum erlaubt keine Anfechtung. Du bleibst zahlungspflichtig, selbst wenn die ursprüngliche Berechnung falsch war. Hast du den Fehler noch nicht kommuniziert, kannst du ihn korrigieren. Wichtig: Tue dies schriftlich und begründe die Korrektur nachvollziehbar. Lass dich dabei von einer zweiten Person unterstützen, um neue Fehler zu vermeiden.

Wer trägt die Beweislast bei fehlerhafter Zeiterfassung?

Die Beweislast ist geteilt, liegt aber letztlich schwer auf deinen Schultern. Der Arbeitnehmer muss zunächst glaubhaft machen, dass er länger gearbeitet hat als erfasst. Danach musst du beweisen, dass die Zeit entweder keine Überstunden waren oder bereits vergütet wurden (Haufe). Ohne lückenlose digitale Zeiterfassung stehst du mit leeren Händen da. Das Gericht geht dann davon aus, dass die Angaben des Arbeitnehmers zutreffend sind. Daher ist eine zuverlässige, nachvollziehbare Zeiterfassung deine beste Verteidigung.

Fazit

Arbeitszeit Lohnabrechnung Fehler sind kein Kavaliersdelikt – sie sind teure Fallstricke für kleine Betriebe. Die fünf Stolperfallen zeigen: Was wie ein simpler Rechenfehler aussieht, kann schnell zu verbindlichen Zahlungsverpflichtungen, Beweislastnachteilen oder gar Bußgeldern führen. Das Landesarbeitsgericht Köln hat klargestellt, dass selbst offensichtlich falsche Lohnabrechnungen keine Freikarte für Korrekturen sind. Die rechtliche Natur der Abrechnung als Informationsmitteilung schützt dich nicht vor langwierigen Streitigkeiten.

Das zentrale Erkenntnis: Prävention ist dein stärkstes Argument. Eine doppelte Prüfung der Abrechnungen, klare Vereinbarungen im Arbeitsvertrag und eine lückenlose Dokumentation sind unverzichtbar. Besonders bei Krankheit, Feiertagen und Pausenzeiten greifen gesetzliche Schutzvorschriften, die du nicht durch Systemvorgaben oder Automatismen außer Kraft setzen kannst.

Dein nächster Schritt sollte eine systematische Überprüfung deiner aktuellen Prozesse sein. Prüfe, ob deine Zeiterfassung den rechtlichen Anforderungen standhält und ob deine Arbeitsverträge alle kritischen Punkte klar regeln. Eine kurze interne Auditierung verhindert teure Überraschungen vor Gericht.