Krankmeldung im Unternehmen – Pflichten & Praxis

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Krankmeldung bezeichnet die Mitteilung eines Mitarbeiters an den Arbeitgeber, dass wegen Krankheit nicht gearbeitet werden kann. Sie umfasst die Pflicht zur unverzüglichen Information sowie – je nach Dauer – die Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit.

Kurzfristige Ausfälle durch Krankheit bringen vor allem kleinere Unternehmen schnell in Planungsnot: Schichten müssen umgelegt, Projekte neu priorisiert und Kunden informiert werden. Eine klar geregelte Krankmeldung sorgt dafür, dass Ausfälle früh sichtbar sind, Vertretungen organisiert und Lohnfortzahlung korrekt abgewickelt werden. In Verbindung mit einer digitalen Zeiterfassung lassen sich Abwesenheiten transparent dokumentieren und Auswirkungen auf Stundenkonten, Urlaubsplanung und Lohnabrechnung deutlich einfacher steuern.

Das Wichtigste in Kürze

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• Krankmeldung ist die sofortige Anzeige der Arbeitsunfähigkeit an den Arbeitgeber• Rechtsgrundlage für Lohnfortzahlung ist vor allem das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG)• Digitale Zeiterfassung macht Kranktage, Vertretungen und Abrechnung transparenter und weniger fehleranfällig

Unter Krankmeldung wird der gesamte Prozess verstanden, mit dem ein Mitarbeiter dem Arbeitgeber mitteilt, dass er krankheitsbedingt nicht arbeiten kann. Kernpflicht ist die unverzügliche Information – in der Praxis meist zu Arbeitsbeginn per Telefon, E-Mail oder gemäß betrieblicher Regelung. Ab diesem Zeitpunkt gilt die Zeit als entschuldigte Fehlzeit.

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Rechtlich maßgeblich ist vor allem das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). Es regelt, dass der Arbeitgeber im Krankheitsfall bis zu sechs Wochen Lohnfortzahlung leisten muss, wenn die Arbeitsunfähigkeit ordnungsgemäß nachgewiesen wird. Die ärztliche Bescheinigung (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, eAU) muss spätestens am vierten Kalendertag der Erkrankung vorliegen, wobei der Arbeitgeber auch früher einen Nachweis verlangen kann.

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Für Unternehmen ist wichtig, Krankmeldungen klar im Prozess zu verankern: Wer ist zu informieren? In welcher Form? Bis wann? Und wie werden Abwesenheiten in Dienstplänen, Zeitkonten und Lohnabrechnung berücksichtigt? Besonders in kleinen Teams wirken sich Krankheitsfälle unmittelbar auf Schichtplanung, Fristen und Kundenservice aus.

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Digitale Zeiterfassungssysteme unterstützen, indem Fehlzeiten wie „krank“ zentral erfasst und freigegeben werden. Sie zeigen in Echtzeit, wer anwesend ist, aktualisieren Zeit- und Gleitzeitkonten automatisch und liefern saubere Daten für Lohnabrechnung und Controlling. In vielen Systemen kann die Information aus der elektronischen AU (eAU) durch die Lohnsoftware genutzt werden, sodass weniger manuelle Erfassung nötig ist und Fehlbuchungen vermieden werden.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Bis wann muss eine Krankmeldung erfolgen?

Die Meldung der Arbeitsunfähigkeit sollte unverzüglich erfolgen, in der Regel vor Arbeitsbeginn am ersten Krankheitstag. Viele Betriebe regeln dies in Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung, etwa per Telefon oder E-Mail an eine zentrale Stelle.

Wann ist eine ärztliche Bescheinigung für die Krankmeldung erforderlich?

Spätestens am vierten Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit ist eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen, sofern der Arbeitgeber nichts Abweichendes verlangt. Er kann den Nachweis bereits ab dem ersten Krankheitstag fordern, wenn dies klar kommuniziert ist.

Wie unterstützt digitale Zeiterfassung den Umgang mit Krankmeldungen?

Digitale Systeme erfassen Kranktage als Abwesenheitsart, aktualisieren Zeitkonten automatisch und liefern die Basisdaten für Lohn- und Gehaltsabrechnung. Vorgesetzte sehen schnell, wer ausfällt, und können Schichten sowie Vertretungen zeitnah anpassen.