Du kennst das: Der Tag ist eigentlich vorbei, aber der letzte Auftrag muss noch raus. Also bleibst du eine Stunde länger. Oder zwei. Vielleicht arbeitest du sogar am Wochenende, um ein wichtiges Projekt fertigzubekommen. Doch wenn es später darum geht, als Arbeitnehmer Überstunden nachweisen zu müssen, um die Bezahlung oder die Abfeierung dieser Überstunden geht, kommt der Chef plötzlich ins Grübeln: „Welche Überstunden genau?“ Und schon stehst du da – ohne klaren Nachweis, ohne Beleg, ohne Geld. Wie ein Fotograf, der die schönsten Momente seines Urlaubs nur in Erinnerung behalten hat, weil er die Speicherkarte vergessen hat. Du weißt, dass sie passiert sind, aber du kannst sie nicht mehr zeigen.

Genau hier beginnt das Problem: Nach deutschem Arbeitsrecht reicht es nicht aus, einfach zu sagen „Ich habe 50 Überstunden gearbeitet“. Du musst sie belegen können – und zwar so präzise wie ein Steuerberater beim Finanzamt. Dieser Artikel zeigt dir, welche drei Belege im Streitfall wirklich zählen und warum die Zeiterfassungspflicht deinen Nachweis nicht automatisch leichter macht. Wir schauen uns an, was das Bundesarbeitsgericht (BAG) wirklich entschieden hat und was das für dich als Arbeitgeber oder HR-Verantwortlichen in kleinen Betrieben bedeutet.

Inhaltsverzeichnis

• Warum der Nachweis so wichtig ist
• Die 3 goldenen Belege im Detail
• Beleg 1: Zeitaufzeichnungen mit System
• Beleg 2: Die schriftliche Anordnung oder Bestätigung
• Beleg 3: Zeugen und digitale Spuren
• Was das BAG wirklich sagt
• Die Rolle der Zeiterfassungspflicht
• Praktische Tipps für den Alltag
• FAQ: Die wichtigsten Fragen
• Fazit

Warum der Nachweis so wichtig ist

Stell dir vor, ein ehemaliger Mitarbeiter fordert von dir als Geschäftsführer eines 20-köpfigen Handwerksbetriebs die Bezahlung von 700 Überstunden. Er behauptet, er habe über zwei Jahre hinweg regelmäßig länger gearbeitet. Du bestreitest das – schließlich hast du nie eine Anordnung dafür erteilt. Wer gewinnt vor Gericht? Die Antwort ist ernüchternd: Der Arbeitnehmer geht fast immer leer aus, wenn er keine konkreten Belege vorlegt.

Laut Haufe verlangen die Gerichte vom klagenden Arbeitnehmer eine detaillierte Auflistung: an welchen Tagen, zu welchen Zeiten und mit welchen konkreten Tätigkeiten er die Überzeit geleistet hat. Eine pauschale Behauptung reicht nicht aus. Das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz hat in einem Fall mit behaupteten 700 Überstunden genau das entschieden – ohne Einzelnachweise kein Anspruch.

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Linie mehrfach bestätigt. In einem Grundsatzurteil aus dem Jahr 2013 hat das BAG klargestellt, dass die bloße Anwesenheit am Arbeitsplatz noch keine Vermutung für geleistete Arbeit und damit auch nicht für Überstunden bewirkt. Selbst die widerspruchslose Entgegennahme von Stundenzetteln durch den Arbeitgeber begründet nach diesem Urteil keine Vermutung für die Richtigkeit der darin enthaltenen Angaben. Das bedeutet: Du als Arbeitgeber bist nicht automatisch in der Beweisnot, nur weil du Zeiterfassungsdaten entgegennimmst.

Die rechtliche Grundlage ist die Darlegungs- und Beweislast. Der Arbeitnehmer muss sowohl die tatsächlich geleistete Mehrarbeit als auch deren Veranlassung durch dich als Arbeitgeber belegen. Das heißt: Er muss nachweisen, dass du die Überstunden angeordnet, geduldet oder nachträglich gebilligt hast. Diese Grundsätze gelten unverändert weiter, wie das BAG in seinem Urteil vom 4. Mai 2022 (Az.: 5 AZR 359/21) noch einmal betont hat.

Für dich als kleinen Betrieb bedeutet das: Ohne klaren Nachweis deinerseits stehst du im Zweifel besser da. Aber Vorsicht – das ist kein Freibrief für schlampige Dokumentation. Denn wenn der Arbeitnehmer seine drei goldenen Belege liefert, musst du als Arbeitgeber widerlegen können.

Die 3 goldenen Belege im Detail

Wenn ein Mitarbeiter Überstunden geltend macht, braucht er mehr als nur ein gutes Gedächtnis. Die Rechtsprechung hat drei Belegarten etabliert, die im Streitfall über Erfolg oder Scheitern entscheiden. Diese Belege bilden eine Kette – fehlt ein Glied, reißt sie oft auseinander.

Beleg 1: Zeitaufzeichnungen mit System

Der erste und wichtigste Beleg sind präzise Zeitaufzeichnungen. Aber Vorsicht: Nicht jede Aufzeichnung taugt vor Gericht. Der Arbeitnehmer muss darlegen können, an welchem Tag er wie viele Minuten gearbeitet hat. Eine simple Notiz „Februar: 12 Überstunden“ ist wertlos.

Laut IHK Hannover reicht es nicht aus, nur Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen. In dem dort beschriebenen Fall hatte ein Auslieferungsfahrer zwar technische Zeitaufzeichnungen, aber diese erfassten nur den Arbeitsbeginn und -ende – Pausen fehlten. Der Fahrer behauptete, Pausen seien nicht möglich gewesen, um die Aufträge zu schaffen. Der Arbeitgeber bestreitet das. Ohne konkrete Aufzeichnungen der Pausenzeiten blieb der Nachweis unvollständig.

Was also macht eine gute Zeitaufzeichnung aus?

• Datum und Uhrzeit: Beginn, Ende und jede Pause mit genauer Uhrzeit
• Tätigkeitsbeschreibung: Was wurde in der Überzeit konkret erledigt?
• Dauer: Netto-Überzeit nach Abzug der Pausen
• Regelmäßigkeit: Wurden die Zeiten täglich oder mindestens wöchentlich dokumentiert?

Eine systematische Erfassung per App, Terminal oder selbst per Papierformular mit wöchentlicher Abgabe an den Vorgesetzten ist deutlich glaubwürdiger als ein nachträglich erstelltes Excel-Sheet.

Eine digitale Zeiterfassungssoftware oder ein strukturiertes System zur Arbeitszeiterfassung kann hier entscheidend helfen, weil es Manipulationen erschwert und Daten revisionssicher speichert.

Beleg 2: Die schriftliche Anordnung oder Bestätigung

Der zweite entscheidende Beleg betrifft die Veranlassung der Überstunden. Der Arbeitnehmer muss nachweisen, dass du als Arbeitgeber die Mehrarbeit angeordnet, geduldet oder nachträglich gebilligt hast. Das ist oft der schwierigste Teil des Nachweises.

„Der Arbeitnehmer hat zweitens vorzutragen, dass der Arbeitgeber die geleisteten Überstunden ausdrücklich oder konkludent angeordnet, geduldet oder nachträglich gebilligt hat.“

Dieses Zitat aus dem IHK-Bericht zeigt die hohe Hürde. Konkret bedeutet das:

• Anordnung: Eine explizite Weisung per E-Mail, Messenger oder schriftlich: „Bitte bleiben Sie heute bis 18 Uhr.“
• Duldung: Du weißt als Vorgesetzter, dass der Mitarbeiter länger arbeitet, um eine Aufgabe zu erledigen, und unternimmst nichts dagegen.
• Nachträgliche Billigung: Du bestätigst im Nachhinein, dass die Überstunden notwendig waren, zum Beispiel durch Genehmigung im System oder schriftliche Bestätigung.

Die reine Tatsache, dass ein Mitarbeiter länger im Büro war, reicht nicht. Er muss belegen, dass du von seiner Mehrarbeit wusstest und sie billigend in Kauf genommen oder aktiv veranlasst hast. Eine E-Mail vom Chef um 17:30 Uhr mit dem Betreff „Noch wichtig“ kann bereits als konkludente Anordnung gewertet werden.

Beleg 3: Zeugen und digitale Spuren

Der dritte Beleg ergänzt die beiden ersten: Zeugen und digitale Spuren können eine Lücke schließen, wenn die Dokumentation lückenhaft ist.

Zeugen sind Kollegen, die die Mehrarbeit mitbekommen haben. Ein Zeuge, der glaubhaft aussagt „Ich habe gesehen, dass Herr Müller drei Abende hintereinander bis 19 Uhr an seinem Schreibtisch saß und die Quartalsbilanz bearbeitet hat“, kann den Nachweis stützen. Allerdings: Zeugenaussagen allein sind selten ausreichend, wenn keine weiteren Indizien vorliegen.

Digitale Spuren sind in der modernen Arbeitswelt oft übersehene Beweise:

• Zeitstempel in Dokumenten (Word, Excel)
• E-Mails versendet nach offizieller Arbeitszeit
• Teams/Slack-Nachrichten außerhalb der Kernzeit
• Login-Daten im System
• GPS-Daten bei Außendienstmitarbeitern

Diese Spuren müssen allerdings in einen zeitlichen und inhaltlichen Zusammenhang mit der behaupteten Überzeit gebracht werden. Eine E-Mail um 20 Uhr beweist nicht automatisch eine Arbeitsleistung – vielleicht wurde sie auch nur zeitversendet.

Die Kombination aus präzisen Zeitaufzeichnungen, einer klaren Veranlassung durch dich als Arbeitgeber und unterstützenden Zeugen oder digitalen Spuren bildet eine stabile Beweiskette. Fehlt ein Element, wird es für den Arbeitnehmer vor Gericht schwierig.

Was das BAG wirklich sagt

Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist für die Praxis entscheidend. Zwei Urteile prägen die aktuelle Lage besonders.

Das Grundsatzurteil von 2013

In seinem Urteil vom 10. April 2013 (5 AZR 122/12) hat das BAG klare Maßstäbe gesetzt:

„Selbst die widerspruchslose Entgegennahme von Stundenzetteln durch den Arbeitgeber begründet nach dem Urteil des BAG eine solche Vermutung nicht.“

Das bedeutet: Auch wenn du als Arbeitgeber die Stundenzettel deines Mitarbeiters wochenlang ohne Beanstandung entgegennimmst, heißt das nicht automatisch, dass du die darin enthaltenen Überstunden anerkennst. Der Mitarbeiter muss weiterhin aktiv belegen, dass du sie angeordnet oder geduldet hast.

Die Bestätigung 2022

Im Urteil vom 4. Mai 2022 (5 AZR 359/21) hat das BAG diese Linie konsequent fortgesetzt. Der Fall betraf einen Auslieferungsfahrer mit 348 behaupteten Überstunden. Das Gericht bestätigte:

• Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ändert nichts an der Beweislastverteilung.
• Der Arbeitnehmer muss weiterhin detailliert darlegen, wann er welche Überstunden geleistet hat.
• Er muss zusätzlich beweisen, dass diese vom Arbeitgeber veranlasst wurden.

Laut Haufe hat das BAG damit die Hoffnung vieler Gewerkschaften auf eine Erleichterung beim Überstundennachweis enttäuscht. Die Darlegungs- und Beweislast liegt weiterhin beim Arbeitnehmer.

Was das konkret für dich bedeutet

Als Geschäftsführer eines kleinen Betriebs kannst du dich auf diese Rechtsprechung berufen, wenn ein ehemaliger Mitarbeiter unkonkrete Forderungen stellt. Du musst aber auch wissen: Wenn der Mitarbeiter seine drei Belege liefert, bist du gefordert. Dann musst du gegenteiliges Beweismaterial vorlegen – zum Beispiel Zeiterfassungsdaten, die zeigen, dass er pünktlich gegangen ist, oder E-Mails, in denen du ihn ausdrücklich von Mehrarbeit freigestellt hast.

Die Rolle der Zeiterfassungspflicht

Seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung aus dem Jahr 2019 sind viele Arbeitgeber verunsichert. Müssen wir jetzt alles aufzeichnen? Und hilft das den Mitarbeitern bei ihrem Überstundennachweis?

Was die Pflicht wirklich bringt

Die Pflicht zur Einführung eines Systems zur Messung der täglichen Arbeitszeit folgt aus dem EuGH-Urteil, ist aber in Deutschland noch nicht vollständig gesetzlich umgesetzt. Aber wie das BAG 2022 klargestellt hat, ändert das nichts an der Beweislastverteilung im Überstundenvergütungsprozess.

Das bedeutet:

• Du musst als Arbeitgeber ein System haben, das die Arbeitszeit erfasst.
• Dieses System muss aber nicht automatisch die Dauer jeder Tätigkeit oder die Veranlassung von Mehrarbeit protokollieren.
• Der Mitarbeiter muss weiterhin aktiv belegen, dass er über die vertragliche Zeit hinaus gearbeitet und dass du das veranlasst hast.

Praktische Umsetzung in kleinen Betrieben

Für einen Betrieb mit 15 Mitarbeitern bedeutet das: Du brauchst ein funktionierendes Zeiterfassungssystem – digital oder analog. Aber das System allein schützt dich nicht vor unberechtigten Forderungen.

Vorteile einer guten Zeiterfassung für dich:

• Du kannst die behaupteten Überstunden konkret überprüfen.
• Du hast Nachweise, wenn ein Mitarbeiter zu Unrecht mehr Geld fordert.
• Du erfüllst deine gesetzlichen Pflichten.

Grenzen der Zeiterfassung:

• Sie erfasst meist nur Anwesenheit, nicht die Veranlassung von Mehrarbeit.
• Sie zeigt nicht, ob der Mitarbeiter effektiv gearbeitet oder nur anwesend war.
• Sie beweist nicht automatisch deine Billigung der Überzeit.

Tabelle: Was Zeiterfassung leistet – und was nicht

Die Zeiterfassungspflicht ist also kein Freischein für Mitarbeiter, sondern ein Werkzeug für beide Seiten – wenn es richtig genutzt wird.

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Praktische Tipps für den Alltag

Theorie ist gut, Praxis ist besser. Wie sieht der Alltag in einem 30-köpfigen Ingenieurbüro aus? Hier sind konkrete Maßnahmen, die sowohl dich als Arbeitgeber schützen als auch fairen Übersicht für deine Mitarbeiter schaffen.

Für dich als Arbeitgeber

1. Klare Regeln kommunizieren

• Leg im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung fest: Überstunden bedürfen der vorherigen schriftlichen Genehmigung durch den Vorgesetzten.
• Mache deine Mitarbeiter darauf aufmerksam, dass sie ihre Zeiten regelmäßig dokumentieren sollen.
• Definiere Prozesse: Wie und wann müssen Stundenzettel abgegeben werden?

2. Dokumentation pflegen

• Speichere alle Genehmigungen zu Überstunden (E-Mails, Formulare) mindestens drei Jahre.
• Lass dir wöchentliche oder monatliche Zeitsalden von den Mitarbeitern bestätigen.
• Führe bei Bedarf Gesprächsprotokolle über mündliche Anordnungen.

3. Systematisch prüfen

• Vergleiche die behaupteten Überstunden mit Projektzeiten oder Auftragsdaten.
• Prüfe digitale Spuren (E-Mails, System-Logins) auf Plausibilität.
• Widersprich unplausiblen Angaben schriftlich und fristgerecht.

Für deine Mitarbeiter

1. Sofort dokumentieren

• Trage Überstunden am gleichen Tag oder spätestens am nächsten Tag ein.
• Notiere neben der Dauer auch die konkrete Tätigkeit („Fertigstellung Angebot XY“).
• Markiere klar: Wer hat die Mehrarbeit angeordnet oder geduldet?

2. Schriftlichkeitskultur etablieren

• Frage bei mündlichen Anordnungen nach einer Bestätigung per E-Mail.
• Sende deinen Vorgesetzten eine kurze Info nach getaner Mehrarbeit („Wie besprochen, heute bis 19 Uhr gearbeitet“).
• Nutze dafür auch mobile Zeiterfassungs-Terminals oder eine App – aber achte darauf, dass diese auch Pausen erfassen können.

3. Regelmäßig abstimmen

• Lass dir dein Arbeitszeitkonto bzw. Stundensaldo monatlich von deinem Chef bestätigen.
• Sprich frühzeitig über Überstunden, nicht erst beim Austritt.

Was bei Konflikten hilft

Wenn ein Konflkt unvermeidlich ist:

• Sammle alle Belege systematisch: Chronologische Auflistung mit Datum, Uhrzeit, Tätigkeit, Anordner.
• Prüfe Zeugen: Wer war noch da? Wer kann bestätigen, dass du gearbeitet hast?
• Suche digitale Spuren: E-Mails, Dokumenten-Versionen, System-Zugriffe.
• Versuche eine außergerichtliche Einigung: Gerade in kleinen Betrieben ist der Gang zum Anwalt teuer und belastend.

Bulletpoint-Checkliste für Mitarbeiter: Was ich bei Überstunden sofort tun sollte

• Zeitpunkt und Dauer der Mehrarbeit notieren
• Konkrete Tätigkeit beschreiben
• Anordnung oder Duldung durch Vorgesetzten dokumentieren
• Zeugen notieren
• Digitale Spuren sichern (E-Mails, Dokumente)

FAQ: Die wichtigsten Fragen

Muss ich als Arbeitgeber alle Überstunden bezahlen, wenn der Mitarbeiter sie aufzeichnet?

Nein. Die bloße Aufzeichnung beweist noch nicht, dass du die Mehrarbeit veranlasst hast. Der Mitarbeiter muss zusätzlich nachweisen, dass du die Überstunden angeordnet, geduldet oder nachträglich gebilligt hast. Laut BAG-Rechtsprechung reicht auch die widerspruchslose Entgegennahme von Stundenzetteln nicht aus, um eine Vermutung für geleistete Überstunden zu begründen.

Reicht ein Excel-Sheet als Nachweis für den Mitarbeiter aus?

Ein nachträglich erstelltes Excel-Sheet hat vor Gericht kaum Beweiskraft. Wichtig ist, dass die Aufzeichnungen zeitnah und systematisch erfolgen. Idealerweise täglich oder wöchentlich. Noch besser: Eine Bestätigung durch den Vorgesetzten oder ein digitales Zeiterfassungssystem, das Manipulationen erschwert.

Was passiert, wenn ich als Chef die Überstunden mündlich angeordnet habe?

Mündliche Anordnungen sind rechtlich wirksam, aber schwer nachzuweisen. Sowohl für dich als auch für den Mitarbeiter. Praktischerweise solltest du solche Anordnungen per E-Mail bestätigen oder zumindest eine Notiz im System hinterlegen. Der Mitarbeiter kann dir eine kurze Bestätigungs-E-Mail senden: „Wie heute besprochen, arbeite ich bis 19 Uhr.“ Das schützt beide Seiten.

Ändert die Zeiterfassungspflicht nach EuGH die Beweislast?

Nein. Das BAG hat in seinem Urteil vom 4. Mai 2022 ausdrücklich klargestellt, dass die Pflicht zur Einführung eines Systems zur Messung der täglichen Arbeitszeit die Darlegungs- und Beweislast im Überstundenvergütungsprozess nicht verändert. Die Pflicht betrifft nur die Erfassung der Arbeitszeit, nicht aber automatisch die Dokumentation deren Veranlassung. Das ist ein wichtiger Unterschied, der oft missverstanden wird.

Kann ich als Mitarbeiter Überstunden verlangen, die ich nicht vorher angekündigt habe?

Grundsätzlich ja, wenn du beweisen kannst, dass sie vom Arbeitgeber veranlasst waren. Praktisch wird es aber sehr schwierig. Ohne vorherige Ankündigung fehlt oft der Beleg der Anordnung oder Duldung. Wenn du als Mitarbeiter siehst, dass eine Aufgabe nur mit Mehrarbeit zu schaffen ist, solltest du deinen Chef informieren und dessen Zustimmung einholen.

Fazit

Der Nachweis von Überstunden ist für Arbeitnehmer eine echte Herausforderung. Sie müssen nicht nur die Zeit, sondern auch deren Veranlassung detailliert belegen – und das überzeugt vor Gericht. Die drei goldenen Belege (präzise Zeitaufzeichnungen, schriftliche Anordnung oder Bestätigung sowie Zeugen und digitale Spuren) bilden eine stabile Beweiskette. Fehlt ein Glied, droht das Scheitern der Forderung.

Als Geschäftsführer oder HR-Leiter eines kleinen Betriebs kannst du dich auf die klare Rechtsprechung des BAG verlassen: Pauschale Behauptungen reichen nicht. Die Zeiterfassungspflicht nach EuGH ist kein Freibrief für Mitarbeiter, sondern eine Pflicht für dich, die aber die Beweislast nicht verschiebt.

Gleichzeitig solltest du nicht auf deiner Dokumentationssicherheit ausruhen. Ein systematisches Zeiterfassungssystem, klare Regeln zur Überstundengenehmigung und regelmäßige Abstimmungen mit deinen Mitarbeitern schützen beide Seiten vor bösen Überraschungen. Denn am Ende des Tages geht es nicht nur um Recht, sondern auch um Vertrauen und faire Zusammenarbeit.

Der nächste logische Schritt ist die Überprüfung deines aktuellen Prozesses: Funktioniert eure Arbeitszeitdokumentation bei Behördenprüfungen? Sind die Regeln zur Überstundengenehmigung klar kommuniziert? Klärt das intern – bevor ein Gericht es für euch tut.