Stell dir vor, du musst deine Arbeitszeit nachweisen – etwa vor Gericht – du fährst mit dem Auto zur Arbeit und kommst zu spät. Der Chef fragt nach, du sagst: „Ich war im Stau.“ Doch du hast keine Fotos, keine Verkehrsapp, kein Navi, das die Verspätung dokumentiert hat. Glaubt er dir? Vielleicht. Aber vor Gericht würde dein Wort allein nicht reichen – du brauchst Beweise. Genau so verhält es sich mit der Arbeitszeit. Wenn es um Überstunden, Pausen oder Arbeitszeitstreitigkeiten geht, reicht „Ich war da“ nicht. Du brauchst harte Fakten. Und genau hier liegt die Crux: Viele Arbeitgeber unterschätzen, welche Aufzeichnungen Gerichte wirklich verlangen – bis die erste Klage auf Überstundenvergütung auf dem Tisch liegt. Dann wird es schnell teuer.

Die Arbeitszeiterfassung ist längst keine reine Verwaltungsfrage mehr. Sie ist ein zentrales Risikomanagement-Thema. Seit dem EuGH-Urteil 2019 und den jüngsten Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat sich die Rechtslage deutlich verschärft. Arbeitgeber sind verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Wer das nicht tut, gerät im Streitfall automatisch in die Beweisnot – und zahlt am Ende möglicherweise für Stunden, die nie geleistet wurden. Dieser Artikel zeigt dir, welche Aufzeichnungen vor Gericht standhalten, wie die Beweislast verteilt ist und was du als Arbeitgeber jetzt tun musst, um rechtssicher zu sein.

Inhaltsverzeichnis

• Warum der Nachweis der Arbeitszeit vor Gericht so wichtig ist
• Was das BAG zum Nachweis von Überstunden sagt
• Die EU-Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und ihre Folgen
• Welche Aufzeichnungen Gerichte wirklich akzeptieren
• Was passiert bei fehlender Zeiterfassung
• Praktische Tipps für Arbeitgeber
• FAQ
• Fazit

Warum der Nachweis der Arbeitszeit vor Gericht so wichtig ist

Der Arbeitsalltag ist komplex: Kurze Pausen, frühes Kommen, spätes Gehen, Homeoffice, Dienstreisen. Gerade in kleinen Betrieben läuft die Zeiterfassung oft nebenher – handschriftliche Zettel, Excel-Listen oder mündliche Absprachen. Das mag im Alltag funktionieren, vor Gericht wird daraus ein Bumerang.

Laut Haufe zeigt die Praxis: Viele Klagen auf Überstundenvergütung scheitern nicht am Grundsatz, sondern am fehlenden Nachweis. Der Arbeitnehmer muss detailliert darlegen, an welchen Tagen er von wann bis wann gearbeitet hat. Bloße Anwesenheit reicht nicht. Das bedeutet: Wer keine klaren Aufzeichnungen hat, verliert – egal ob Arbeitnehmer oder Arbeitgeber.

Die Kosten solcher Streitigkeiten sind hoch. Ein einzelner Überstundenprozess kann schnell fünfstellige Beträge verschlingen: Anwaltskosten, Gutachterkosten und am Ende die nachgezahlte Vergütung. Das Arbeitsgericht Emden hat in einem Urteil vom 20.02.2020 klar gemacht: Fehlt eine ordnungsgemäße Zeiterfassung, schwächt das die Position des Arbeitgebers erheblich. Das Gericht argumentierte mit der unmittelbaren Anwendbarkeit von Art. 31 Abs. 2 der EU-Grundrechte-Charta.

Für dich als Geschäftsführer oder HR-Leiter bedeutet das: Die Zeiterfassung ist kein lästiges Pflichtprogramm, sondern dein wichtigster Schutz gegen unbegründete Forderungen. Sie ist das Fundament für rechtssichere Personalentscheidungen.

Was das BAG zum Nachweis von Überstunden sagt

Das Bundesarbeitsgericht hat die Anforderungen an den Nachweis von Arbeitszeit in mehreren Grundsatzentscheidungen geschärft. Der Kernpunkt: Die bloße Anwesenheit am Arbeitsplatz begründet keine Vermutung für tatsächlich erbrachte Arbeitsleistungen.

In einem richtungsweisenden Urteil aus dem Jahr 2013 stellte das BAG klar:

„Die alleinige Anwesenheit des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz noch keine Vermutung für die Durchführung von Arbeitsleistungen in dieser Zeit und damit auch nicht für geleistete Überstunden bewirkt.“

Das Urteil betonte auch: Selbst die widerspruchslose Entgegennahme von Stundenzetteln durch den Arbeitgeber begründet keine solche Vermutung (BAG, Urteil v. 10.4.2013, 5 AZR 122/12).

Was bedeutet das konkret für den Arbeitsalltag? Der Arbeitnehmer muss im Streitfall zunächst substantiiert vortragen. Das heißt: Er muss angeben, an welchem Tag er von welcher Uhrzeit bis zu welcher Uhrzeit gearbeitet hat. Nur so kann er seine Darlegungslast erfüllen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Auslieferungsfahrer klagte auf Vergütung von 348 Überstunden in Höhe von 5.222,67 EUR. Das technische Zeiterfassungssystem seines Arbeitgebers erfasste zwar Beginn und Ende der Arbeitszeit, nicht aber die eingelegten Pausen. Das BAG urteilte, dass der Arbeitgeber seine Einwendungen zu Pausenzeiten konkret nach Zeitpunkt und Dauer darlegen muss. Allgemeine Behauptungen reichen nicht.

Die Rechtsprechung folgt einem klaren Schema:

Diese Abstufung macht deutlich: Ohne klare Aufzeichnungen gerätst du als Arbeitgeber automatisch in die Defensive.

Die EU-Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und ihre Folgen

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat mit seinem Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) den Stein ins Rollen gebracht. Die Richter entschieden eindeutig: Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Die IHK Berlin fasst die Kernforderung so zusammen: Es muss ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Erfassung sämtlicher Arbeitszeiten vorhanden sein. Das betrifft nicht nur die Kernarbeitszeit, sondern explizit auch Überstunden.

Bislang regelte § 16 Abs. 2 ArbZG nur die Erfassung von Überstunden, Mehrarbeit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Der EuGH hat diese Pflicht nun deutlich ausgeweitet. Das Arbeitsgericht Emden hat diese unionsrechtliche Verpflichtung bereits direkt angewandt – ohne dass der deutsche Gesetzgeber die Vorgabe umgesetzt hatte.

Die Konsequenzen sind weitreichend:

• Unmittelbare Verpflichtung: Art. 31 Abs. 2 EU-Grundrechte-Charta ist unmittelbar anwendbar
• Umfang: Erfassung von Beginn, Ende und Überstunden jedes einzelnen Arbeitnehmers
• Kontrolle: Behörden wie das Landesamt für Arbeitsschutz können Bußgelder verhängen
• Prozessrisiko: Fehlende Erfassung führt zu Beweislastnachteilen im Streitfall

Das bedeutet für kleine Betriebe: Die Zeiterfassung ist keine freiwillige Verbesserung, sondern eine gesetzliche Pflicht, deren Nichtbeachtung sanktioniert werden kann.

Welche Aufzeichnungen Gerichte wirklich akzeptieren

Nicht jede Zeiterfassung ist gleichwertig. Gerichte unterscheiden scharf zwischen systematischen, objektiven Nachweisen und willkürlichen Aufzeichnungen. Die IHK Berlin verweist auf ein Muster des Landesamts für Arbeitsschutz, das bis zur gesetzlichen Neuregelung als akzeptabel gilt.

Ein rechtssicherer Arbeitszeitnachweis enthält mindestens:

• Datum des Arbeitstags
• Beginn der Arbeitszeit (Uhrzeit)
• Ende der Arbeitszeit (Uhrzeit)
• Gesamtdauer der Arbeitszeit
• Pausen (Beginn, Ende, Dauer)
• Überstunden (falls anfallend)
• Unterschrift des Arbeitnehmers und ggf. des Vorgesetzten

Was funktioniert nicht:

Was funktioniert:

• Digitale Zeiterfassungssysteme mit NFC- oder PIN-basierter Anmeldung (wie Terminal GEN5 / GEN5 mini)
• Zeitstempeluhren mit physischem Ausdruck
• App-gestützte Erfassung (sofern manipulationssicher und mit Nachverfolgbarkeit)
• Manuelle Erfassung mit sofortiger Unterschriftspflicht und Vorgesetztenkontrolle

Wichtig ist das Prinzip: Objektiv, verlässlich und zugänglich. Das System muss sicherstellen, dass die erfassten Daten nicht nachträglich verändert werden können und jederzeit für Kontrollen bereitstehen.

Was passiert bei fehlender Zeiterfassung

Die Folgen einer unzureichenden Zeiterfassung treffen den Arbeitgeber doppelt: administrativ und finanziell.

Prozessuale Nachteile:

Laut Haufe greift bei fehlender Dokumentation die sogenannte abgestufte Darlegungs- und Beweislast:

1. Der Arbeitnehmer macht konkrete Angaben

2. Der Arbeitgeber kann nur schwer substantiiert bestreiten

3. Das Gericht nimmt den Vortrag des Arbeitnehmers oft als zugestanden an (§ 138 Abs. 3 ZPO)

Das führt praktisch zu einer Beweislastumkehr: Du musst als Arbeitgeber beweisen, dass der Mitarbeiter nicht gearbeitet hat – was ohne Aufzeichnungen fast unmöglich ist.

Finanzielle Risiken:

• Nachzahlungen: Überstunden müssen mit dem vollen Zuschlag vergütet werden
• Anwaltskosten: Prozesse sind teuer auch im Erfolgsfall
• Betriebsprüfungen: Das Finanzamt kann fehlende Nachweise bei Lohnprüfungen beanstanden
• Bußgelder: Das Landesamt für Arbeitsschutz kann Geldbußen verhängen

Praxisbeispiel: Ein Mitarbeiter behauptet 50 Überstunden im letzten Quartal. Du hast keine Zeiterfassung. Er nennt konkrete Tage und Uhrzeiten. Du kannst nur sagen: „Das glaube ich nicht.“ Das Gericht wird seine Aussage akzeptieren und dir die Nachzahlung auferlegen – plus Zinsen und Kosten.

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Praktische Tipps für Arbeitgeber

Um rechtssicher zu arbeiten, brauchst du ein System, das den Anforderungen des EuGH und BAG standhält. Das muss nicht teuer sein, aber es muss funktionieren.

Schritt 1: Systemwahl

Entscheide dich für ein System, das objektiv und manipulationssicher ist. Für kleine Betriebe mit 5-50 Mitarbeitern bieten sich an:

• Digitale Terminals mit NFC-Chip oder PIN-Eingabe (z.B. Terminal GEN5 / GEN5 mini)
• Mobile Apps mit GPS-Tracking und Zeitstempel
• Web-basierte Lösungen mit Login/Logout-Funktion

Schritt 2: Prozessgestaltung

Definiere klare Regeln:

1. Jeder Mitarbeiter erfasst Beginn und Ende täglich

2. Pausen werden separat gebucht oder automatisch abgezogen

3. Wöchentliche Abstimmung mit Vorgesetztem

4. Monatliche Unterschriftspflicht des Mitarbeiters

5. Archivierung mindestens 2 Jahre (besser 3 Jahre)

Schritt 3: Dokumentation

Das Landesamt für Arbeitsschutz empfiehlt ein einheitliches Formular:

• Tägliche Erfassung mit Datum und Unterschrift
• Wöchentliche Sichtung und Gegenzeichnung
• Monatliche Bestätigung durch den Mitarbeiter

Schritt 4: Schulung

Informiere deine Mitarbeiter:

• Warum die Erfassung wichtig ist (rechtliche Sicherheit für beide Seiten)
• Wie das System technisch funktioniert
• Was bei Fehlern oder Vergessen zu tun ist
• Dass Nicht-Erfassen nicht als „Zeitgutschrift“ gilt

Schritt 5: Regelmäßige Kontrolle

Prüfe monatlich:

• Vollständigkeit der Einträge
• Plausibilität (z.B. 20-Stunden-Tage ohne Kommentar)
• Unterschriften der Mitarbeiter

Ein funktionierendes System schützt dich nicht nur vor unbegründeten Forderungen, sondern dokumentiert auch tatsächlich geleistete Mehrarbeit – was deine Mitarbeiter fair behandelt und dein Betriebsklima stärkt.

FAQ

Muss ich als Arbeitgeber alle Pausen meiner Mitarbeiter erfassen?

Ja, das ist mittlerweile unstrittig. Nach dem EuGH-Urteil 2019 und der BAG-Rechtsprechung musst du nicht nur Beginn und Ende der Arbeitszeit erfassen, sondern auch die Pausenzeiten. Das BAG verlangt, dass du als Arbeitgeber Einwendungen zu Pausen konkret nach Zeitpunkt und Dauer darlegst. Das geht nur, wenn du die Pausen systematisch erfasst hast. Praktisch bedeutet das: Dein Zeiterfassungssystem muss die Möglichkeit bieten, Pausen separat zu buchen, oder du musst automatische Pausenabzüge definieren und diese regelmäßig überprüfen.

Was tun, wenn der Mitarbeiter seine Arbeitszeit nicht meldet?

Das ist eine Verstoß gegen die arbeitsvertragliche Pflicht. Du solltest:

1. Schriftliche Mahnung mit Fristsetzung

2. Abmahnung bei wiederholtem Verstoß

3. Entgeltkürzung ist nur möglich, wenn du den tatsächlichen Arbeitsaufwand nachweisen kannst – was ohne Erfassung schwierig ist

4. Ordnungsmittel im Rahmen des Betriebsverfassungsgesetzes (mit Betriebsrat abstimmen)

Wichtig: Du darfst die Vergütung nicht pauschal kürzen. Ohne Nachweis des tatsächlichen Fehlens musst du die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit bezahlen. Das zeigt: Die Erfassungspflicht gilt für beide Seiten.

Reicht ein handschriftlicher Stundenzettel vor Gericht?

Nein, allein nicht. Laut BAG-Urteil 2013 begründet sogar die widerspruchslose Entgegennahme von Stundenzetteln keine Vermutung für die Richtigkeit der darin enthaltenen Angaben. Handschriftliche Zettel können als Teil einer Gesamtdokumentation dienen, müssen aber:

• Vom Mitarbeiter unterschrieben sein
• Vom Vorgesetzten gegenzeichnet werden
• In einem geschlossenen System geführt werden (nicht lose Zettel)

Idealerweise scanne oder fotografierst du die Zettel und archivierst sie digital mit Zeitstempel. Das erhöht die Beweiskraft erheblich.

Wie lange muss ich Arbeitszeitnachweise aufbewahren?

Für bestimmte Arbeitszeitaufzeichnungen – insbesondere zu Überstunden, Mehrarbeit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit – sieht § 16 Abs. 2 ArbZG eine Aufbewahrungspflicht von mindestens zwei Jahren vor. Die IHK Berlin empfiehlt jedoch aus Gründen der Rechtssicherheit eine Aufbewahrung von drei Jahren, da einige Ansprüche erst später verjähren (z.B. Urlaubsansprüche). Für Betriebe mit Tarifvertrag zur Arbeitszeit kann die Frist noch länger sein. Am sichersten ist eine digitale Archivierung mit automatischer Löschung nach Ablauf der Fristen.

Fazit

Der Nachweis der Arbeitszeit vor Gericht ist kein formelles Spiel, sondern eine existenzielle Frage für jeden Betrieb. Ohne objektive, verlässliche Aufzeichnungen gerätst du als Arbeitgeber automatisch in die Beweisnot – und zahlst am Ende für Behauptungen, die du nicht widerlegen kannst. Die Rechtsprechung des BAG und des EuGH ist eindeutig: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist unmittelbar anwendbares Recht. Sie schützt nicht nur die Arbeitnehmer, sondern auch dich vor unberechtigten Forderungen.

Die gute Nachricht: Ein rechtssicheres System muss nicht komplex oder teuer sein. Digitale Terminals, manipulationssichere Apps oder sogar gut organisierte Papierprozesse mit Unterschriften reichen aus, wenn sie konsequent angewendet werden. Der nächste logische Schritt ist daher, deinen aktuellen Stand zu analysieren: Welche Lücken hat deine Zeiterfassung? Wo fehlen Unterschriften? Welche Pausenzeiten sind unklar? Kläre diese Fragen intern und dokumentiere deine Prozesse schriftlich. So gehst du rechtssicher in die Zukunft – und sparst dir teure Überraschungen vor Gericht.