Das große Lexikon

Arbeitnehmerüberlassung

Arbeitnehmerüberlassung bedeutet, dass ein Arbeitgeber (Verleiher) seine Beschäftigten vorübergehend an ein anderes Unternehmen (Entleiher) überlässt. Die Arbeitsleistung erfolgt beim Entleiher, das Arbeitsverhältnis und die arbeitsvertragliche Verantwortung bleiben jedoch beim Verleiher.

Arbeitsbeginn

Arbeitsbeginn bezeichnet den Zeitpunkt, zu dem ein Mitarbeitender seine tägliche Arbeitszeit offiziell aufnimmt. Er kann arbeitsvertraglich, per Betriebsvereinbarung oder Dienstplan festgelegt sein und ist Grundlage für die Zeiterfassung, Arbeitszeitberechnung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Arbeitsende

Arbeitsende bezeichnet den Zeitpunkt, an dem die vertraglich oder betrieblich festgelegte tägliche Arbeitszeit endet. Es markiert das Ende der vergütungspflichtigen Arbeitsleistung und ist Ausgangspunkt für Ruhezeiten, Pausenbilanz, Überstundenbewertung und die arbeitszeitrechtliche Dokumentation.

Arbeitsortnachweis

Der Arbeitsortnachweis dokumentiert, an welchem Ort Beschäftigte ihre Arbeitsleistung erbringen – etwa Betrieb, Baustelle, Homeoffice oder beim Kunden. Er dient der Transparenz, Organisation, Arbeitsschutzkontrolle und kann bei Lohnabrechnung, Spesen und Prüfungen durch Behörden eine wichtige Rolle spielen.

Arbeitsunterbrechung

Arbeitsunterbrechung bezeichnet die zeitweise Unterbrechung der Arbeitstätigkeit innerhalb eines Arbeitstags. Sie kann geplant (z.B. Pause, Besprechung, Rüstzeit) oder ungeplant (z.B. Maschinenausfall, Kundenanruf) erfolgen und ist für Arbeitszeit, Produktivität und Lohnabrechnung relevant.

Arbeitsvertrag

Der Arbeitsvertrag ist die rechtliche Grundlage des Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Er regelt Aufgaben, Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub, Kündigungsfristen sowie weitere Rechte und Pflichten beider Seiten und dient als zentrales Steuerungsinstrument im Personalmanagement.

Arbeitszeit

Arbeitszeit ist die Zeitspanne, in der Beschäftigte ihre vertraglich geschuldete Arbeitsleistung erbringen. Sie umfasst regelmäßig die vereinbarte tägliche oder wöchentliche Arbeitsdauer und unterliegt gesetzlichen Vorgaben, etwa zur Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Pausenregelung nach dem Arbeitszeitgesetz.

Arbeitszeit bei Krankheit und Arztbesuchen

Arbeitszeit bei Krankheit und Arztbesuchen beschreibt, inwieweit Ausfallzeiten durch Krankheit, notwendige Arzttermine während der regulären Arbeitszeit und damit verbundene Wegezeiten als Arbeitszeit gelten, zu vergüten oder zu dokumentieren sind. Sie berührt Entgeltfortzahlung, Arbeitszeitgesetz und betriebliche Zeiterfassung.

Arbeitszeit bei Praktikanten

Arbeitszeit bei Praktikanten bezeichnet die vertraglich vereinbarte und tatsächlich geleistete Zeit, in der Praktikanten im Betrieb tätig sind. Sie unterliegt – je nach Art des Praktikums – arbeitszeitrechtlichen, jugendarbeitsschutzrechtlichen und ggf. vergütungs- und Dokumentationspflichten.

Arbeitszeit bei Teilzeit in Elternzeit

Arbeitszeit bei Teilzeit in Elternzeit bezeichnet den reduzierten, vertraglich vereinbarten Stundenumfang, den Beschäftigte während einer laufenden Elternzeit arbeiten dürfen. Sie bewegt sich innerhalb gesetzlicher Grenzen und beeinflusst Vergütung, Urlaubsanspruch sowie die Zeiterfassung im Betrieb.

Arbeitszeit bei Werkstudenten

Arbeitszeit bei Werkstudenten beschreibt den zeitlichen Umfang, in dem immatrikulierte Studierende im Rahmen eines Werkstudentenvertrags beschäftigt werden. Sie ist arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlich relevant und muss gesetzliche Grenzen, insbesondere nach ArbZG, beachten.

Arbeitszeitdokumentation bei Behördenprüfungen

Arbeitszeitdokumentation bei Behördenprüfungen bezeichnet die geordnete Bereitstellung und Vorlage von Arbeitszeitnachweisen gegenüber Prüfstellen wie Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit), Rentenversicherung oder Arbeitsschutzbehörden zur Kontrolle von Mindestlohn-, Arbeitszeit- und Aufzeichnungspflichten.

Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung ist die systematische Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden von Beschäftigten. Sie dient dazu, Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden nachvollziehbar zu dokumentieren, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung zu ermöglichen.

Arbeitszeiterfassung bei Auszubildenden

Arbeitszeiterfassung bei Auszubildenden beschreibt die systematische, rechtssichere Aufzeichnung der täglichen und wöchentlichen Arbeits- und Pausenzeiten von Azubis. Ziel ist die Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Jugendarbeitsschutzgesetz und Ausbildungsrahmenplan sowie eine transparente Vergütung.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt in Deutschland die zulässige Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten sowie Nacht- und Sonn- bzw. Feiertagsarbeit. Ziel ist der Schutz der Gesundheit der Beschäftigten und ein verbindlicher Rahmen für die Arbeitszeitgestaltung in Unternehmen.

Arbeitszeitkonto

Ein Arbeitszeitkonto erfasst für jeden Mitarbeitenden die geleisteten Arbeitsstunden im Vergleich zur vertraglich vereinbarten Sollarbeitszeit. Plus- oder Minusstunden werden fortlaufend gesammelt, transparent dokumentiert und später durch Freizeit oder Vergütung ausgeglichen.

Arbeitszeitmodell

Ein Arbeitszeitmodell beschreibt die verbindliche Regelung, wie viele Stunden Mitarbeitende in einem bestimmten Zeitraum arbeiten und wie diese Stunden verteilt sind. Dazu zählen z.B. Vollzeit, Teilzeit, Schichtarbeit, Gleitzeit oder Jahresarbeitszeit, oft ergänzt durch Arbeitszeitkonten und digitale Erfassung.

Arbeitszeitnachweis

Ein Arbeitszeitnachweis dokumentiert Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie Pausen und ggf. Überstunden eines Mitarbeitenden. Er dient als Grundlage für Lohnabrechnung, Nachweis gegenüber Behörden und zur Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben.

Arbeitszeitsaldo

Der Arbeitszeitsaldo beschreibt die Differenz zwischen der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit und der vertraglich vereinbarten Sollarbeitszeit in einem bestimmten Zeitraum. Er zeigt, ob Zeitguthaben (Plusstunden) oder Defizite (Minusstunden) auf dem Arbeitszeitkonto eines Mitarbeitenden bestehen.

Datenschutz & Sicherheit

Audit-Trail

Ein Audit-Trail ist ein lückenloses Protokoll aller relevanten Vorgänge in einem System, zum Beispiel einer Zeiterfassungssoftware. Er dokumentiert, wer wann welche Daten erfasst, geändert oder gelöscht hat und macht Prozesse nachträglich nachvollziehbar und prüfbar.

Auftragszeiterfassung

Auftragszeiterfassung bezeichnet die systematische Erfassung von Arbeitszeiten direkt auf konkrete Aufträge, Projekte oder Kunden. Sie ermöglicht es, Personalaufwand, Kosten und Wirtschaftlichkeit einzelner Aufträge transparent zu machen und bildet die Grundlage für Abrechnung, Kalkulation und Controlling.

Aufzeichnungspflicht

Aufzeichnungspflicht bezeichnet die gesetzliche Verpflichtung von Arbeitgebern, bestimmte Arbeitszeiten und Tätigkeiten der Beschäftigten nach festgelegten Vorgaben zu erfassen und zu dokumentieren. Sie dient unter anderem dem Arbeitszeitschutz, der Kontrolle von Mindestlohn und der Lohnabrechnung.

Bereitschaftsdienst

Bereitschaftsdienst ist Arbeitszeit, in der sich Beschäftigte an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort aufhalten müssen, um bei Bedarf sofort die Arbeit aufzunehmen. Er wird meist zusätzlich zur regulären Arbeitszeit geleistet und ist in der Regel vergütungspflichtig.

Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft

Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft sind Sonderformen der Arbeitszeit, bei denen Beschäftigte außerhalb der regulären Arbeitszeit zur Verfügung stehen müssen. Beim Bereitschaftsdienst hält sich die Person an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort auf, bei Rufbereitschaft an einem frei wählbaren Ort mit kurzfristiger Einsatzpflicht.

Betriebsrat Zeiterfassung

Der Begriff „Betriebsrat Zeiterfassung“ beschreibt die Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei Einführung, Ausgestaltung und Kontrolle von Systemen zur Arbeitszeiterfassung im Unternehmen – insbesondere bei digitalen Zeiterfassungslösungen.

Brückentag

Ein Brückentag ist ein regulärer Arbeitstag, der zwischen einem Feiertag und einem Wochenende oder zwei arbeitsfreien Tagen liegt. Unternehmen nutzen Brückentage häufig für gebündelte Urlaubsplanung, Betriebsferien oder reduzierte Besetzung, um Abläufe effizient zu organisieren.

Bundesurlaubsgesetz

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt den gesetzlichen Mindesturlaub für Arbeitnehmer in Deutschland. Es legt unter anderem fest, wie viele Urlaubstage mindestens zustehen, wie Urlaub zu gewähren ist und welche Ansprüche bei Krankheit und Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehen.

Cloud-Zeiterfassung

Cloud-Zeiterfassung bezeichnet die digitale Erfassung, Speicherung und Auswertung von Arbeitszeiten über internetbasierte Systeme. Daten werden zentral auf externen Servern (Cloud) gehalten und sind ortsunabhängig per Browser oder App verfügbar, statt auf lokalen Servern im Unternehmen.

DATEV-Export

DATEV-Export bezeichnet den standardisierten digitalen Export von Lohn- und Zeitdaten aus einer Zeiterfassungs- oder HR-Software in ein Format, das direkt in DATEV-Lohnprogramme importiert werden kann. Ziel ist eine fehlerarme, effiziente Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit Steuerberater oder interner Buchhaltung.

DATEV-Schnittstelle

Eine DATEV-Schnittstelle ist die technische Anbindung zwischen einer Software (z. B. Zeiterfassung oder Lohnprogramm) und DATEV. Sie ermöglicht den standardisierten Austausch von Lohn-, Zeit- und Stammdaten, um Lohnabrechnung, Buchhaltung und Auswertungen effizient und fehlerarm zu übertragen.

Datenschutz & Sicherheit

DSGVO Zeiterfassung

DSGVO Zeiterfassung beschreibt die datenschutzkonforme Erfassung, Speicherung und Auswertung von Arbeitszeiten nach der Datenschutz-Grundverordnung. Dabei geht es um Rechtsgrundlagen, Datenminimierung, Zugriffsrechte, Auftragsverarbeitung und Löschfristen in digitalen Zeiterfassungssystemen.

Dienstplan

Ein Dienstplan legt fest, welche Mitarbeitenden zu welchen Zeiten und an welchen Tagen arbeiten. Er regelt die Verteilung von Arbeitszeiten, Pausen und Zuständigkeiten und ist Grundlage für eine geordnete Einsatzplanung, insbesondere bei Schichtarbeit und wechselnden Arbeitszeiten.

Dienstreise

Eine Dienstreise ist eine beruflich veranlasste Reise außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte, die im Auftrag des Arbeitgebers erfolgt. Sie umfasst Fahrtzeiten, Tätigkeiten vor Ort sowie ggf. Übernachtungen und verursacht meist Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten.

Digitale Stechuhr

Eine digitale Stechuhr ist ein elektronisches System zur Erfassung von Arbeitszeiten. Mitarbeitende stempeln Beginn, Ende und Pausen über Terminal, App oder PC. Die Zeiten werden zentral gespeichert, ausgewertet und für Lohnabrechnung und Nachweispflichten genutzt.

Digitale Zeiterfassung

Digitale Zeiterfassung bezeichnet die elektronische Erfassung, Speicherung und Auswertung von Arbeitszeiten per Software oder App. Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende werden in Echtzeit dokumentiert und stehen für Auswertungen, Lohnabrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bereit.

Dokumentationspflicht

Dokumentationspflicht bezeichnet die gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung von Unternehmen, bestimmte Daten – insbesondere zu Arbeitszeiten, Löhnen und Beschäftigungsverhältnissen – vollständig, korrekt und nachvollziehbar zu erfassen, zu speichern und im Prüfungsfall vorlegen zu können.

EuGH-Urteil Zeiterfassung

Das EuGH-Urteil zur Zeiterfassung (C‑55/18) verpflichtet EU-Mitgliedstaaten, Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit zu verpflichten. Es stärkt den Schutz von Arbeitszeit, Ruhezeiten und Gesundheit der Beschäftigten.

Exportformat

Ein Exportformat legt fest, in welcher Struktur und Dateiart Daten aus einem Zeiterfassungssystem ausgegeben werden. Es bestimmt, welche Informationen enthalten sind, wie sie angeordnet werden und in welchen Programmen (z. B. Lohnabrechnung, Excel, DATEV) diese weiterverarbeitet werden können.

Fehlzeiten

Fehlzeiten bezeichnen alle Zeiträume, in denen Beschäftigte trotz bestehender Arbeitsverpflichtung nicht arbeiten, etwa wegen Krankheit, Urlaub, unbezahlter Abwesenheit oder unentschuldigtem Fernbleiben. Sie wirken sich direkt auf Personalplanung, Produktivität und Lohnkosten aus.

Feiertagsarbeit

Feiertagsarbeit ist die Beschäftigung von Arbeitnehmern an gesetzlichen Feiertagen. Sie unterliegt strengen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes, erfordert in der Regel Ausgleich durch bezahlte Freizeit oder Zuschläge und muss korrekt geplant, dokumentiert und vergütet werden.

Feiertagszuschlag

Feiertagszuschlag ist ein zusätzlicher Entgeltbestandteil, der für tatsächlich an gesetzlichen Feiertagen geleistete Arbeit gezahlt wird. Höhe und Anspruch ergeben sich in der Regel aus Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder individuellen Arbeitsverträgen.

Flexible Arbeitszeit

Flexible Arbeitszeit bezeichnet Arbeitszeitmodelle, bei denen Beginn, Ende und Verteilung der Arbeitszeit vom starren 9‑bis‑17‑Uhr-Rahmen abweichen. Ziel ist, betriebliche Anforderungen und individuelle Bedürfnisse besser zu vereinbaren, ohne die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit zu verändern.

Freizeitausgleich

Freizeitausgleich bezeichnet den Ausgleich von geleisteten Überstunden oder Mehrarbeit durch bezahlte freie Zeit statt durch Auszahlung. Er dient dazu, Arbeitszeitspitzen abzubauen, die Gesundheit der Beschäftigten zu schützen und gesetzliche Arbeitszeitgrenzen einzuhalten.

Führungskräfte Zeiterfassung

Führungskräfte Zeiterfassung bezeichnet die systematische Erfassung der Arbeitszeit von Geschäftsführern, leitenden Angestellten und Teamleitern. Sie schafft Transparenz über Arbeitszeiten, Überstunden und Verfügbarkeit und unterstützt Planung, Compliance und faire Verteilung von Arbeitslast.

GPS-Zeiterfassung

GPS-Zeiterfassung bezeichnet die mobile Arbeitszeiterfassung, bei der Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit mit dem aktuellen Standort des Mitarbeiters per GPS verknüpft werden. Sie wird vor allem im Außendienst, Bau, Handwerk und bei Serviceeinsätzen genutzt.

Geringfügige Beschäftigung

Geringfügige Beschäftigung bezeichnet Arbeitsverhältnisse mit begrenztem Entgelt oder begrenzter Dauer (sog. Minijobs). Sie unterscheiden sich insbesondere bei Sozialversicherung, Lohnabrechnung und Dokumentationspflichten von regulären Beschäftigungen.

Gleitzeit

Gleitzeit ist ein Arbeitszeitmodell, bei dem Beschäftigte Beginn und Ende ihrer täglichen Arbeitszeit innerhalb definierter Grenzen selbst bestimmen können. Vorgaben zu Kernarbeitszeit, täglicher/wöchentlicher Sollarbeitszeit und Zeiterfassung bleiben dabei bestehen.

Gleitzeitkonto

Ein Gleitzeitkonto ist ein Arbeitszeitkonto, auf dem die Differenz zwischen vertraglich vereinbarter Sollarbeitszeit und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit erfasst wird. Es bildet Plus- und Minusstunden ab und ermöglicht flexiblere Arbeitszeiten innerhalb definierter Regeln.

Homeoffice Zeiterfassung

Homeoffice Zeiterfassung bezeichnet die systematische Erfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden bei Tätigkeit im häuslichen Arbeitsumfeld oder remote. Ziel ist es, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, Arbeitszeiten transparent zu machen und eine korrekte Lohnabrechnung zu ermöglichen.

Höchstarbeitszeit

Höchstarbeitszeit bezeichnet die gesetzlich zulässige maximale täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit eines Arbeitnehmers. In Deutschland wird sie vor allem durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt und dient dem Gesundheitsschutz und der Vermeidung von Überlastung.

Jahresarbeitszeit

Jahresarbeitszeit bezeichnet die insgesamt vertraglich vereinbarte oder betriebsüblich erwartete Arbeitszeit einer Person innerhalb eines Kalenderjahres. Sie ergibt sich in der Regel aus der regelmäßigen Wochenarbeitszeit, umgerechnet auf ein Jahr, und dient u. a. der Personal- und Einsatzplanung.

Kernarbeitszeit

Kernarbeitszeit ist der festgelegte Zeitraum innerhalb eines Arbeitstages, in dem alle oder bestimmte Mitarbeitenden verpflichtend anwesend und erreichbar sein müssen. Sie bildet häufig das feste Element in flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Gleitzeit und dient der Abstimmung und Zusammenarbeit im Team.

Auswertung & Reporting

Kostenstelle

Eine Kostenstelle ist ein abgegrenzter Bereich im Unternehmen – etwa Abteilung, Standort, Projekt oder Maschine –, auf den Kosten systematisch gebucht werden. Sie dient dazu, Gemein- und Personalkosten transparent zuordnen, auswerten und wirtschaftlich steuern zu können.

Krankmeldung

Krankmeldung bezeichnet die Mitteilung eines Mitarbeiters an den Arbeitgeber, dass wegen Krankheit nicht gearbeitet werden kann. Sie umfasst die Pflicht zur unverzüglichen Information sowie – je nach Dauer – die Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit.

Kurzarbeit

Kurzarbeit ist die vorübergehende Verringerung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit mit entsprechend reduziertem Lohn, um bei erheblichem Arbeitsausfall Entlassungen zu vermeiden. Die Bundesagentur für Arbeit kann dafür Kurzarbeitergeld zahlen, wenn gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sind.

Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist die monatliche, gesetzlich vorgeschriebene Abrechnung der Entgeltzahlungen eines Arbeitgebers an Beschäftigte. Sie weist Bruttoentgelt, Abzüge (Steuern, Sozialabgaben) und das auszuzahlende Nettoentgelt transparent und nachvollziehbar aus.

Lohnexport

Lohnexport bezeichnet den automatisierten Export von abrechnungsrelevanten Daten – insbesondere Arbeitszeiten, Zuschläge und Abwesenheiten – aus der Zeiterfassungs- oder HR-Software in ein Lohn- und Gehaltsprogramm oder zum Steuerberater, meist über standardisierte Schnittstellen und Dateiformate.

Lohnvorschau

Lohnvorschau ist die vorausschauende Berechnung der zu erwartenden Lohn- und Gehaltskosten eines Abrechnungszeitraums. Sie basiert auf erfassten Arbeitszeiten, Zuschlägen, Abwesenheiten sowie Stammdaten und zeigt vor dem eigentlichen Lohnlauf die voraussichtlichen Personalkosten.

Mehrarbeit

Mehrarbeit bezeichnet Arbeitsstunden, die über die im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgelegte regelmäßige Arbeitszeit hinausgehen. Sie kann vergütet oder durch Freizeitausgleich abgegolten werden und unterliegt gesetzlichen Grenzen zur Arbeitszeit und Ruhezeit.

Mindestlohn

Der Mindestlohn ist die gesetzlich festgelegte Lohnuntergrenze pro Arbeitsstunde, die in Deutschland Beschäftigten zusteht. Er soll Arbeitnehmer vor unangemessen niedriger Bezahlung schützen und faire Wettbewerbsbedingungen zwischen Unternehmen sichern.

Minijob Zeiterfassung

Minijob Zeiterfassung bezeichnet die systematische Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden von geringfügig Beschäftigten. Sie dient der Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Mindestlohn und 520‑Euro‑Grenze sowie einer korrekten Lohnabrechnung und Dokumentation gegenüber Behörden.

Minusstunden

Minusstunden entstehen, wenn Beschäftigte weniger arbeiten, als laut Arbeitsvertrag oder Dienstplan vorgesehen ist. Die fehlenden Stunden werden auf einem Arbeitszeit- oder Gleitzeitkonto negativ verbucht und müssen später ausgeglichen oder arbeitsrechtlich bewertet werden.

Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei Arbeitszeit

Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei Arbeitszeit umfassen alle gesetzlichen Beteiligungsrechte des Betriebsrats bei der Planung, Einführung und Änderung von Arbeitszeitregelungen, Schichtplänen, Überstunden und Pausen nach dem Betriebsverfassungsgesetz (insbesondere § 87 BetrVG).

Mobile Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung bezeichnet die digitale Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten über mobile Endgeräte wie Smartphone oder Tablet. Sie ermöglicht es Beschäftigten, Zeiten ortsunabhängig zu buchen – etwa beim Kunden, auf der Baustelle, im Homeoffice oder unterwegs.

Monatsabschluss

Monatsabschluss in der Zeiterfassung bezeichnet die Auswertung und Festschreibung aller im Monat erfassten Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Zuschläge. Er bildet die Grundlage für Lohnabrechnung, Auswertungen und interne Planung und verhindert nachträgliche Änderungen.

NFC-Zeiterfassung

NFC-Zeiterfassung ist eine digitale Form der Arbeitszeiterfassung, bei der Mitarbeiter ihre Kommen- und Gehen-Zeiten per NFC-Chip (z. B. Karten, Anhänger, Handy) an einem Lesegerät oder Smartphone erfassen. Die Daten werden automatisch in einer Zeiterfassungssoftware gespeichert und ausgewertet.

Nachtarbeit

Nachtarbeit ist die Arbeitsleistung in einem gesetzlich definierten Zeitraum während der Nacht, meist zwischen 23 und 6 Uhr. Sie unterliegt besonderen Schutzvorschriften, etwa zu Arbeitszeitbegrenzung, Gesundheitsschutz und Ausgleichsansprüchen, und muss zuverlässig dokumentiert werden.

Nachtzuschlag

Der Nachtzuschlag ist ein zusätzlicher Lohnaufschlag für in der Nacht geleistete Arbeit. Er soll die besondere Belastung durch Nachtarbeit ausgleichen. Höhe, Anspruch und Ausgestaltung ergeben sich aus Gesetz, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag.

Branchen & Beispiele

Notdienst

Notdienst bezeichnet die Arbeitszeit, in der ein Unternehmen außerhalb der regulären Öffnungs- oder Geschäftszeiten Leistungen zur Verfügung stellt, etwa bei Störungen, Havarien oder dringenden Kundenanfragen. Notdienst fällt häufig in Abend‑, Nacht‑, Wochenend‑ oder Feiertagszeiten und berührt arbeitszeitrechtliche Vorgaben.

Offline-Zeiterfassung

Offline-Zeiterfassung bezeichnet die Erfassung von Arbeitszeiten ohne permanente Internetverbindung. Daten werden lokal erfasst – z.B. auf Papier, in Excel-Listen oder auf offlinefähigen Terminals/Apps – und später manuell oder automatisch in ein zentrales System übertragen und dort ausgewertet.

Pause

Pause ist die im Arbeitsalltag fest eingeplante Unterbrechung der Arbeitszeit, in der nicht gearbeitet wird und der Beschäftigte frei über die Zeit verfügen kann. Sie dient der Erholung und ist im Arbeitszeitgesetz mit Mindestdauern und -zeitpunkten geregelt.

Pausenabzug

Pausenabzug bezeichnet den automatischen oder manuellen Abzug der gesetzlichen oder betrieblich vereinbarten Ruhepausen von der erfassten Arbeitszeit. Er beeinflusst die vergütete Arbeitszeit, die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes und die Lohnabrechnung maßgeblich.

Pausenregelung

Pausenregelung umfasst alle betrieblichen und gesetzlichen Vorgaben zu Dauer, Lage und Dokumentation von Arbeitsunterbrechungen. Sie legt fest, wann und wie lange Mitarbeiter Pausen nehmen müssen oder dürfen und wie diese in der Arbeitszeit erfasst werden.

Personalplanung

Personalplanung bezeichnet die systematische Ermittlung, Sicherstellung und Steuerung des Personalbedarfs eines Unternehmens. Ziel ist es, zur richtigen Zeit die richtige Anzahl qualifizierter Mitarbeiter mit passenden Arbeitszeiten und Kosten zur Verfügung zu haben.

Plusstunden

Plusstunden sind Arbeitszeiten, die über die vertraglich vereinbarte Sollarbeitszeit hinausgehen, aber noch nicht als vergütungspflichtige Überstunden abgerechnet oder durch Freizeitausgleich ausgeglichen wurden. Sie werden meist auf einem Arbeitszeit- oder Gleitzeitkonto geführt.

Projektzeiterfassung

Projektzeiterfassung bezeichnet die systematische Erfassung von Arbeitszeiten je Projekt, Auftrag oder Kunde. Sie ermöglicht eine genaue Zuordnung von Stunden zu Tätigkeiten, Kostenstellen und Budgets und bildet die Grundlage für Kalkulation, Abrechnung und Auswertung der Wirtschaftlichkeit.

QR-Code Zeiterfassung

QR-Code Zeiterfassung ist eine digitale Methode, bei der Mitarbeiter Arbeitszeiten erfassen, indem sie mit Smartphone oder Terminal einen QR-Code scannen. So werden Kommen-, Gehen- und Pausenzeiten ortsbezogen und minutengenau dokumentiert – ohne klassische Stechuhr oder Papierlisten.

RFID-Zeiterfassung

RFID-Zeiterfassung ist ein System, bei dem Arbeitszeiten mit kontaktlosen RFID-Chips oder -Karten an einem Terminal erfasst werden. Die Buchungen werden automatisch digital gespeichert und können für Auswertung, Lohnabrechnung und Nachweise genutzt werden.

Reisezeit

Reisezeit ist die Zeit, die Beschäftigte im Auftrag des Unternehmens für Fahrten zu einem auswärtigen Einsatz- oder Kundenort aufwenden. Je nach Zweck, Entfernung und Tätigkeit kann Reisezeit ganz oder teilweise als vergütungspflichtige Arbeitszeit gelten und ist sauber zu dokumentieren.

Remote Work

Remote Work bezeichnet eine Arbeitsform, bei der Beschäftigte ihre Tätigkeit ganz oder teilweise außerhalb des Unternehmensstandorts erbringen – etwa im Homeoffice, im Coworking-Space oder unterwegs. Kommunikation, Zusammenarbeit und Zeiterfassung erfolgen überwiegend digital.

Datenschutz & Sicherheit

Rollen und Rechte

Rollen und Rechte beschreiben in einer Zeiterfassungssoftware, welche Benutzergruppen es gibt (z.B. Mitarbeiter, Teamleiter, Geschäftsführung) und welche Aktionen diese ausführen dürfen. So wird gesteuert, wer Zeiten sehen, bearbeiten, auswerten oder verwalten kann.

Rufbereitschaft

Rufbereitschaft ist eine außerhalb der regulären Arbeitszeit liegende Zeitspanne, in der sich Beschäftigte an einem frei wählbaren Ort aufhalten können, aber jederzeit erreichbar sein müssen, um bei Bedarf kurzfristig die Arbeit aufzunehmen. Sie gilt in der Regel nicht als Arbeitszeit, Einsätze darin jedoch schon.

Ruhezeit

Ruhezeit ist der gesetzlich vorgeschriebene ununterbrochene Zeitraum zwischen dem Ende einer täglichen Arbeitszeit und dem Beginn der nächsten. Sie dient der Erholung der Beschäftigten und wird im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt, meist mit mindestens elf Stunden Dauer.

Rüstzeit

Rüstzeit ist die Zeit, die Beschäftigte benötigen, um Arbeitsmittel, Maschinen, Fahrzeuge oder Arbeitsplätze für die eigentliche Tätigkeit vorzubereiten bzw. nachzubereiten. Sie zählt in der Regel als Arbeitszeit und ist für Planung, Kalkulation und Entlohnung relevant.

SaaS-Zeiterfassung

SaaS-Zeiterfassung ist ein webbasiertes Zeiterfassungssystem, das als Software-as-a-Service über das Internet bereitgestellt wird. Unternehmen nutzen es ohne eigene Server, zahlen meist eine monatliche Gebühr und erhalten automatische Updates, Support und Datensicherung durch den Anbieter.

Schichtarbeit

Schichtarbeit ist eine Form der Arbeitsorganisation, bei der sich mehrere Mitarbeitergruppen zeitlich versetzt abwechseln, um Arbeitszeiten außerhalb der klassischen Bürozeiten abzudecken – etwa früh, spät oder nachts. Sie dient der besseren Auslastung von Maschinen, Anlagen oder Servicezeiten.

Schichtplan

Ein Schichtplan legt fest, welche Mitarbeitenden zu welchen Zeiten an welchen Tagen arbeiten. Er strukturiert Arbeitszeiten in Schichten (z. B. Früh-, Spät-, Nachtschicht), sorgt für eine geregelte Besetzung und berücksichtigt betriebliche Anforderungen und gesetzliche Vorgaben.

Schichtwechsel

Schichtwechsel bezeichnet den geregelten Übergang von einer Arbeits- oder Produktionsschicht zur nächsten. Er umfasst die zeitliche Ablösung von Mitarbeitenden, die Übergabe von Informationen und Verantwortlichkeiten sowie die Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben bei wechselnden Einsatzzeiten.

Schichtzuschlag

Schichtzuschlag ist ein zusätzlicher Lohnanteil, der für Arbeit außerhalb der üblichen Tagesarbeitszeit gezahlt wird, etwa für Früh-, Spät-, Nacht-, Sonn- oder Feiertagsschichten. Höhe und Anspruch ergeben sich meist aus Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag.

Schwarzarbeit

Schwarzarbeit bezeichnet bezahlte Tätigkeiten, die unter Verstoß gegen steuerliche, sozialversicherungsrechtliche oder arbeitsrechtliche Pflichten erbracht werden. Löhne, Arbeitszeiten und Beschäftigungsverhältnisse werden bewusst nicht oder falsch gemeldet, um Abgaben und Auflagen zu umgehen.

Selbstständige Zeiterfassung

Selbstständige Zeiterfassung bedeutet, dass Beschäftigte ihre Arbeitszeiten eigenverantwortlich und ohne ständige Kontrolle durch Vorgesetzte erfassen. Grundlage sind klare Regeln, Prozesse und Werkzeuge, häufig in Form digitaler Zeiterfassungssysteme mit definierter Prüfinstanz.

Sollarbeitszeit

Sollarbeitszeit bezeichnet die vertraglich oder betrieblich festgelegte Arbeitszeit, die eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum (Tag, Woche, Monat oder Jahr) regulär leisten soll. Sie dient als Grundlage für Planungen, Überstundenbewertung und Entgeltabrechnung.

Sonntagsarbeit

Sonntagsarbeit ist die Ausübung regulärer oder gelegentlicher Arbeitstätigkeiten an Sonntagen. Sie ist nach dem Arbeitszeitgesetz grundsätzlich verboten, mit Ausnahmen für bestimmte Branchen und Notfälle und erfordert in der Regel Ersatzruhetage und oft Zuschläge.

Sonntagszuschlag

Sonntagszuschlag ist ein zusätzlicher Lohnaufschlag auf den Grundstundenlohn für tatsächlich an Sonntagen geleistete Arbeit. Er soll die besondere Belastung von Sonntagsarbeit ausgleichen und wird je nach Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag prozentual festgelegt.

Stechuhr

Eine Stechuhr ist ein Gerät zur Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen über das Ein- und Ausstempeln von Mitarbeitern. Früher meist mechanisch mit Stempelkarten, heute zunehmend elektronisch oder digital umgesetzt.

Stempelkorrektur

Stempelkorrektur bezeichnet die nachträgliche Änderung einer bereits erfassten Kommen-/Gehen-Buchung in einem Zeiterfassungssystem. Ziel ist es, Fehlbuchungen – etwa durch Vergessen, Technikfehler oder falsches Projekt – zu berichtigen und die Arbeitszeitdokumentation zu vervollständigen.

Stempeluhr

Eine Stempeluhr ist ein Gerät zur Erfassung von Arbeitszeiten, bei dem Mitarbeitende Beginn, Ende und Pausen ihrer Arbeitszeit durch „Stempeln“ registrieren. Klassisch erfolgt dies mechanisch auf Papierkarten, heute meist elektronisch an Terminals, oft verbunden mit Software.

Stundenerfassung

Stundenerfassung bezeichnet die systematische Aufzeichnung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden von Mitarbeitenden. Sie bildet die Grundlage für Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kontrolle von Arbeitszeiten, Projektkalkulation sowie die Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten im Unternehmen.

Stundenlohn

Stundenlohn ist das Entgelt, das Beschäftigte pro geleisteter Arbeitsstunde erhalten. Er bildet die Grundlage für die Berechnung von Lohn, Überstunden, Zuschlägen und ggf. für die Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG).

Stundennachweis

Ein Stundennachweis ist die strukturierte Aufzeichnung geleisteter Arbeitszeiten von Mitarbeitern, meist pro Tag und Projekt oder Tätigkeit. Er dient als Grundlage für Lohnabrechnung, Projektkalkulation, Nachweise gegenüber Auftraggebern sowie zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten.

Stundenzettel

Ein Stundenzettel ist ein Formular zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit von Mitarbeitern. Er dokumentiert Beginn, Ende, Pausen und ggf. Projekt- oder Auftragsbezug und dient als Grundlage für Lohnabrechnung, Projektkalkulation und rechtlich erforderliche Arbeitszeitnachweise.

Tarifvertrag Arbeitszeit

Ein Tarifvertrag zur Arbeitszeit regelt in tarifgebundenen Betrieben die Dauer, Lage und Verteilung der Arbeitszeit sowie Pausen, Zuschläge und Ausgleichsregelungen. Er konkretisiert das Arbeitszeitgesetz und setzt verbindliche Standards für Arbeitgeber und Arbeitnehmer einer Branche oder Region.

Teilzeit

Teilzeit bezeichnet ein Arbeitsverhältnis, bei dem die vertraglich vereinbarte regelmäßige Arbeitszeit unter der betriebsüblichen Vollzeit liegt. Umfang und Verteilung der Wochenarbeitszeit werden individuell im Arbeitsvertrag oder per Betriebsvereinbarung geregelt.

Teilzeitarbeit

Teilzeitarbeit liegt vor, wenn die regelmäßige Wochenarbeitszeit eines Arbeitnehmers kürzer ist als die eines vergleichbaren Vollzeitangestellten im Betrieb. Sie ist im Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) geregelt und umfasst unterschiedliche Arbeitszeitmodelle.

Terminal Zeiterfassung

Terminal Zeiterfassung bezeichnet die Erfassung von Arbeitszeiten über ein fest installiertes Zeiterfassungsterminal im Unternehmen. Mitarbeitende buchen Kommen-, Gehen- und Pausenzeiten z. B. per Chip, Karte, PIN oder biometrischem Scan direkt am Gerät.

Urlaub

Urlaub ist die gesetzlich oder vertraglich geregelte, bezahlte Freistellung von der Arbeit zur Erholung. Er dient dem Gesundheitsschutz der Beschäftigten, ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt und muss vom Arbeitgeber gewährt und dokumentiert werden.

Urlaubsanspruch

Urlaubsanspruch bezeichnet das Recht von Arbeitnehmern auf bezahlte Freistellung von der Arbeit. Grundlage sind insbesondere das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), Arbeits- oder Tarifverträge sowie Betriebsvereinbarungen, die Umfang, Berechnung und Planung des Urlaubs regeln.

Urlaubsplanung

Urlaubsplanung bezeichnet die systematische Abstimmung und Verteilung von Urlaubstagen im Unternehmen. Ziel ist es, betriebliche Abläufe sicherzustellen, gesetzliche Urlaubsansprüche zu berücksichtigen und Engpässe durch gleichzeitige Abwesenheiten zu vermeiden.

Urlaubstage

Urlaubstage sind die arbeitsfreien Tage, die Beschäftigten pro Kalenderjahr als Erholungsurlaub zustehen. Sie ergeben sich aus dem Bundesurlaubsgesetz, eventuell geltenden Tarifverträgen und individuellen Arbeitsverträgen und dienen der Regeneration der Arbeitskraft.

Urlaubsübertragung ins Folgejahr

Urlaubsübertragung ins Folgejahr bezeichnet die Regelung, nach der nicht genommene Urlaubstage aus dem laufenden Kalenderjahr in das nächste Jahr mitgenommen werden können. Grundlage ist insbesondere das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) sowie die dazu entwickelte Rechtsprechung.

Verfall von Überstunden

Unter Verfall von Überstunden wird der Verlust von Ansprüchen auf Vergütung oder Freizeitausgleich für geleistete Mehrarbeit verstanden. Dies kann durch arbeitsvertragliche Ausschlussfristen, tarifliche Regelungen, Verjährung oder fehlende bzw. verspätete Geltendmachung der Überstunden entstehen.

Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell, bei dem Arbeitgeber auf die minutengenaue Kontrolle der Arbeitszeit verzichtet und stattdessen auf die eigenverantwortliche Einteilung der Arbeitszeit durch die Beschäftigten vertraut. Entscheidend ist das Arbeitsergebnis, nicht die Anwesenheitszeit.

Vollzeit

Vollzeit bezeichnet ein Arbeitsverhältnis, in dem die vertraglich vereinbarte regelmäßige Wochenarbeitszeit der im Betrieb oder der Branche üblichen Standardarbeitszeit entspricht. Sie liegt in Deutschland meist zwischen 35 und 40 Stunden pro Woche, je nach Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag.

Web-Zeiterfassung

Web-Zeiterfassung bezeichnet die Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten über einen Webbrowser. Mitarbeiter melden Kommen, Gehen, Pausen und Projekte online, Daten werden zentral gespeichert, ausgewertet und für Lohnabrechnung, Controlling und Nachweise bereitgestellt.

Wegezeit

Wegezeit bezeichnet die Zeit, die Beschäftigte benötigen, um von einem Ort zum anderen zu gelangen, etwa von der Wohnung zur Arbeitsstätte oder zwischen verschiedenen Einsatzorten. Je nach Situation kann Wegezeit arbeitszeitrechtlich und vergütungsrechtlich unterschiedlich behandelt werden.

Wochenarbeitszeit

Wochenarbeitszeit bezeichnet die vertraglich oder tariflich vereinbarte Anzahl an Arbeitsstunden, die eine Arbeitskraft innerhalb einer Kalenderwoche zu leisten hat. Sie ist Grundlage für Personalplanung, Entgeltberechnung, Überstundenbewertung und die Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben.

Wochenendarbeit

Wochenendarbeit bezeichnet die Arbeitsleistung an Samstagen und insbesondere an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen. Sie ist in Deutschland arbeitszeitrechtlich besonders geregelt, unterliegt strengen Schutzvorschriften und erfordert in vielen Fällen Ausgleichsruhezeiten und Zuschläge nach Gesetz oder Tarifvertrag.

Zeitausgleich

Zeitausgleich bezeichnet den Ausgleich von Mehrarbeit oder Überstunden durch bezahlte Freizeit statt durch zusätzliche Vergütung. Er basiert in der Regel auf Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag und wird oft über ein Arbeitszeit- oder Gleitzeitkonto gesteuert und dokumentiert.

Zeitbuchung

Zeitbuchung bezeichnet den Vorgang, mit dem Beginn, Ende und Art einer Arbeitszeit oder Tätigkeit erfasst werden – zum Beispiel Arbeitsbeginn, Pause, Projektarbeit oder Dienstreise. Sie ist Grundlage für Lohnabrechnung, Überstundenberechnung und betriebliche Auswertungen.

Zeiterfassung App

Eine Zeiterfassung App ist eine Software für Smartphone oder Tablet, mit der Arbeitszeiten digital erfasst, gespeichert und ausgewertet werden. Sie ersetzt handschriftliche Stundenzettel, erleichtert die Dokumentation und unterstützt bei Lohnabrechnung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Zeiterfassung Pflicht

Zeiterfassung Pflicht beschreibt die gesetzlichen und rechtlichen Vorgaben, nach denen Unternehmen Arbeitszeiten dokumentieren müssen. Sie betrifft insbesondere Mindestlohnkontrollen, das Arbeitszeitgesetz, bestimmte Beschäftigtengruppen und die sich abzeichnende allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Zeiterfassungsrichtlinie

Eine Zeiterfassungsrichtlinie legt verbindlich fest, wie Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden und Abwesenheiten im Unternehmen erfasst, geprüft und freigegeben werden. Sie regelt Zuständigkeiten, Prozesse, Systeme und Mindestanforderungen aus Gesetz, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung.

Zeiterfassungssoftware

Zeiterfassungssoftware ist eine digitale Lösung zur systematischen Erfassung, Auswertung und Dokumentation von Arbeitszeiten. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitszeiten rechtssicher aufzuzeichnen, Personalprozesse zu automatisieren und Lohnabrechnungen sowie Projekt- und Kostenkontrolle zu vereinfachen.

Zeiterfassungssystem

Ein Zeiterfassungssystem ist eine organisatorische und technische Lösung zur systematischen Erfassung, Speicherung und Auswertung von Arbeitszeiten. Es bildet Anwesenheit, Pausen, Überstunden und Abwesenheiten ab und unterstützt Unternehmen bei Planung, Abrechnung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Zeiterfassungsterminal

Ein Zeiterfassungsterminal ist ein stationäres Gerät, an dem Mitarbeitende Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende erfassen. Die Buchung erfolgt meist per Chip, Karte, PIN oder biometrisch und wird an ein zentrales, oft digitales Zeiterfassungssystem übertragen.

Zeitfreigabe

Zeitfreigabe bezeichnet den Prozess, bei dem erfasste Arbeitszeiten von verantwortlichen Personen geprüft, bestätigt oder abgelehnt werden. Sie bildet die verbindliche Grundlage für Lohnabrechnung, Überstundenbewertung, Projektabrechnung und interne Auswertungen im Unternehmen.

Zeitkonto

Ein Zeitkonto erfasst fortlaufend die Differenz zwischen der vertraglich vereinbarten Sollarbeitszeit und der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit eines Mitarbeitenden. Es zeigt Plus- und Minusstunden und dient als Grundlage für Freizeitausgleich oder Vergütung.

Zeitwirtschaft

Zeitwirtschaft bezeichnet die systematische Planung, Erfassung, Auswertung und Steuerung von Arbeitszeiten in Unternehmen. Ziel ist es, Personaleinsatz, Kosten, rechtliche Vorgaben und betriebliche Abläufe so zu steuern, dass Arbeitszeit effizient, transparent und rechtskonform genutzt wird.

Zuschläge

Zuschläge sind zusätzliche Entgeltbestandteile, die zum Grundlohn bzw. Grundgehalt hinzukommen. Sie werden z. B. für Nacht‑, Sonn‑ und Feiertagsarbeit, Überstunden oder besondere Erschwernisse gezahlt und sind meist in Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträgen geregelt.

Überstunden

Überstunden sind Arbeitszeiten, die über die vertraglich oder tariflich vereinbarte regelmäßige Wochen- bzw. Tagesarbeitszeit hinausgehen. Sie unterliegen gesetzlichen Grenzen, müssen erfasst werden und können bezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen werden.