Rollen und Rechte
Rollen und Rechte beschreiben in einer Zeiterfassungssoftware, welche Benutzergruppen es gibt (z.B. Mitarbeiter, Teamleiter, Geschäftsführung) und welche Aktionen diese ausführen dürfen. So wird gesteuert, wer Zeiten sehen, bearbeiten, auswerten oder verwalten kann.
In vielen kleinen Unternehmen greifen schnell „alle auf alles zu“ – aus Zeitdruck oder Gewohnheit. Spätestens bei sensiblen Daten zu Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Löhnen wird das zum Risiko. Rollen und Rechte helfen, Aufgaben klar zu trennen, Zugriffe zu begrenzen und interne Abläufe in der Zeiterfassung effizient und datenschutzkonform zu organisieren.
Das Wichtigste in Kürze
- Rollen und Rechte steuern, wer in der Zeiterfassung was sehen und bearbeiten darf
- Sie sichern sensible Arbeitszeit- und Personaldaten ab und schaffen klare Zuständigkeiten
- Digitale Zeiterfassungssysteme bieten flexible Rollenmodelle zur Einhaltung von ArbZG und DSGVO
Rollen und Rechte bezeichnen das Berechtigungsmodell in einer Zeiterfassungssoftware. Über Rollen werden typische Funktionen im Unternehmen abgebildet – etwa Mitarbeiter, Teamleiter, Personalverantwortliche oder Geschäftsführung. Den Rollen werden dann konkrete Rechte zugewiesen, zum Beispiel „Zeiten buchen“, „Zeiten freigeben“, „Berichte einsehen“ oder „Mitarbeiter verwalten“.
In der Praxis bedeutet das: Mitarbeiter können nur ihre eigenen Zeiten erfassen und sehen. Teamleiter dürfen Zeiten ihrer Teams prüfen, korrigieren und freigeben. Personalverantwortliche erhalten erweiterte Auswertungen zu Arbeitszeit, Überstunden, Urlaub und Fehlzeiten. Die Geschäftsführung sieht aggregierte Kennzahlen, aber muss nicht in jede Einzelbuchung einsteigen.
Ein klar definiertes Rollen- und Rechtesystem unterstützt auch die Einhaltung rechtlicher Anforderungen. Nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sowie aus EuGH-Urteil und nationaler Rechtsprechung ergibt sich die Pflicht, Arbeitszeiten vollständig, korrekt und nachvollziehbar zu erfassen. Gleichzeitig sind personenbezogene Daten nach DSGVO besonders zu schützen. Rollen und Rechte helfen, den Zugriff auf notwendige Personen zu beschränken ("need-to-know"-Prinzip) und Missbrauch zu vermeiden.
Moderne digitale Zeiterfassungssysteme bieten vordefinierte Rollen sowie die Möglichkeit, individuelle Rollen anzulegen – etwa für externe Lohnbüros, Projektleiter oder Standortleiter. Änderungen an Rollen und Rechten werden idealerweise protokolliert (Audit-Trail), damit nachverfolgbar bleibt, wer wann welche Daten eingesehen oder geändert hat.
Gut eingerichtete Rollen und Rechte erhöhen damit Datensicherheit, Transparenz und Effizienz: weniger Rückfragen, weniger Fehler bei Korrekturen und Freigaben sowie klar geregelte Verantwortung im Prozess der Arbeitszeiterfassung.
Über den Autor
Linda Fürth
Customer Success Manager
Linda Fürth ist Customer Success Manager bei zeitstrom.com. Mit ihrer Expertise im Aufbau nachhaltiger Kundenbeziehungen sowie der Maximierung des Nutzens maßgeschneiderter Softwarelösungen unterstützt sie Unternehmen bei erfolgreicher Implementierung und langfristiger Wertschöpfung.
Häufige Fragen
Sie verhindern, dass alle auf alle Daten zugreifen, und schützen sensible Mitarbeiterinformationen. Gleichzeitig werden Verantwortlichkeiten im Freigabe- und Korrekturprozess klar geregelt und Abläufe effizienter gestaltet.
Üblich sind Rollen wie Mitarbeiter, Teamleiter, Standortleiter, Personalabteilung, Geschäftsführung und Administrator. Je nach System können diese Rollen angepasst oder zusätzliche, feinere Rollen definiert werden.
Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten auf das notwendige Maß zu beschränken und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Mit Rollen und Rechten lässt sich technisch steuern, welche Personen welche Daten sehen oder bearbeiten dürfen.
