DATEV-Export
DATEV-Export bezeichnet den standardisierten digitalen Export von Lohn- und Zeitdaten aus einer Zeiterfassungs- oder HR-Software in ein Format, das direkt in DATEV-Lohnprogramme importiert werden kann. Ziel ist eine fehlerarme, effiziente Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit Steuerberater oder interner Buchhaltung.
In vielen kleinen Unternehmen kostet die Vorbereitung der Lohnabrechnung jeden Monat unnötig Zeit: Stundenzettel sammeln, Überstunden prüfen, Zuschläge berechnen und alles manuell an den Steuerberater übermitteln. Der DATEV-Export schafft hier Entlastung, indem Arbeitszeiten und relevante Lohndaten strukturiert und digital an DATEV übergeben werden. So sinkt der manuelle Aufwand, Fehlerquoten gehen zurück und die Lohnabrechnung wird planbarer und transparenter.
Das Wichtigste in Kürze
- DATEV-Export überträgt Zeit- und Lohndaten standardisiert in DATEV-Lohnprogramme
- Digitale Zeiterfassung liefert die Datenbasis für korrekte Lohnabrechnung und Nachweispflichten
- Weniger manueller Aufwand, geringere Fehlerquote und bessere Abstimmung mit dem Steuerberater
DATEV-Export ist ein Sammelbegriff für standardisierte Datenformate, mit denen Arbeitszeit- und Lohndaten aus einer Zeiterfassungs- oder Personalsoftware direkt in DATEV-Lohnprogramme übernommen werden können. Typische Inhalte sind Arbeitsstunden, Überstunden, Zuschläge (z. B. Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge), Fehlzeiten, Kostenstellen und ggf. Projektzeiten.
In der Praxis bedeutet das: Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit digital, etwa per Terminal, App oder Weboberfläche. Das Zeiterfassungssystem berechnet daraus die relevanten Lohnarten, prüft Regelungen zu Arbeitszeitgesetz, Pausen und Ruhezeiten technisch mit und stellt die Daten anschließend im passenden DATEV-Format bereit. Der Steuerberater oder die interne Lohnbuchhaltung importiert diese Datei in das DATEV-System, ohne manuelles Nachtippen. Dadurch sinkt das Fehlerrisiko, und Änderungen (z. B. neue Mitarbeitende, angepasste Arbeitszeitmodelle) lassen sich schneller abbilden.
Besonders wichtig ist der DATEV-Export für Unternehmen mit Dokumentationspflichten, etwa im Zusammenhang mit Mindestlohn oder branchenspezifischen Aufzeichnungspflichten. Eine saubere digitale Zeiterfassung unterstützt dabei, die notwendigen Nachweise zu Arbeitszeit, Zuschlägen und Abwesenheiten strukturiert vorzuhalten und revisionssicher auszugeben.
Moderne Zeiterfassungssysteme bieten oft eine direkte DATEV-Schnittstelle, bei der der DATEV-Export automatisiert und regelmäßig ausgeführt wird. So entsteht ein durchgängiger Prozess von der Arbeitszeiterfassung über die Prüfung bis hin zur Lohnabrechnung – mit weniger Rückfragen zwischen Unternehmen und Steuerberater und einer besseren Transparenz über Personalkosten.
Über den Autor
Linda Fürth
Customer Success Manager
Linda Fürth ist Customer Success Manager bei zeitstrom.com. Mit ihrer Expertise im Aufbau nachhaltiger Kundenbeziehungen sowie der Maximierung des Nutzens maßgeschneiderter Softwarelösungen unterstützt sie Unternehmen bei erfolgreicher Implementierung und langfristiger Wertschöpfung.
Häufige Fragen
Meist werden Arbeitsstunden, Überstunden, Zuschläge, Fehlzeiten, ggf. Projektzeiten und Kostenstellen übertragen. Je nach Konfiguration lassen sich auch individuelle Lohnarten und Zeitkonten an DATEV übergeben.
Nicht zwingend. Viele Systeme bieten Datei-Exporte im DATEV-kompatiblen Format, die manuell in DATEV importiert werden. Eine direkte Schnittstelle automatisiert diesen Schritt und reduziert Medienbrüche und Fehlerquellen.
Digitale Exporte vermeiden Übertragungsfehler, sparen Zeit in der Lohnabrechnung und schaffen mehr Transparenz. Zudem lassen sich gesetzliche Vorgaben und interne Regeln technisch abbilden und konsistent anwenden.
