Stell dir vor, du fährst mit deinem Auto zur Arbeit und bemerkst plötzlich, dass die Tankanzeige kaputt ist. Du weißt nicht, wie viel Sprit noch drin ist – ein unangenehmes Gefühl, oder? Genau so fühlt sich das an, wenn ein Mitarbeiter nicht stempelt oder Mitarbeiter ihre Zeiten falsch erfassen. Am Ende des Monats stehst du da ohne klare Daten und musst trotzdem korrekte Lohnabrechnungen erstellen. Das ist nicht nur nervig, sondern kann richtig teuer werden – sowohl für dich als Arbeitgeber als auch für die Mitarbeiter. Denn seit der gesetzlichen Zeiterfassungspflicht und mit den aktuellen Gerichtsurteilen hat sich die Lage deutlich verschärft. Was früher vielleicht noch ein Kavaliersdelikt war, kann heute schnell zum Arbeitszeitbetrug werden – mit Konsequenzen bis hin zur fristlosen Kündigung oder Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro.

Für dich als Geschäftsführer oder HR-Leiter in einem kleinen Betrieb mit 5 bis 50 Mitarbeitern ist das Thema besonders brisant. Ihr habt oft keine große Rechtsabteilung, die euch im Zweifel auffängt. Jeder Fehler kann das gesamte Unternehmen treffen. Dieser Artikel zeigt dir, welche rechtlichen Fallstricke dich erwarten, wenn Mitarbeiter nicht stempeln – und wie du praktisch und rechtssicher damit umgehst. Wir blicken auf aktuelle Urteile, die klare Linie der Gerichte und geben dir einen Überblick über die Sanktionen, die drohen.

Inhalt

• Was genau passiert, wenn Mitarbeiter nicht stempeln?
• Arbeitszeitbetrug: Wann wird Nichtstempeln zum Kündigungsgrund?
• Verdachtskündigung: Schon der Verdacht reicht aus
• Bußgelder und rechtliche Folgen für Arbeitgeber
• Praktische Lösungen für den Alltag
• Was leitende Angestellte beachten müssen
• FAQ
• Fazit

Was genau passiert, wenn Mitarbeiter nicht stempeln?

Wenn ein Mitarbeiter vergisst, seine Arbeitszeit zu erfassen, entsteht zunächst ein Datenloch. Du weißt nicht genau, wann er angefangen hat zu arbeiten oder wann er gegangen ist. Das klingt nach einem kleinen Versehen, kann aber weitreichende Folgen haben. Denn die gesetzliche Zeiterfassungspflicht verlangt von dir als Arbeitgeber, die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter systematisch und lückenlos zu dokumentieren. Laut Haufe müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ordnungsgemäß erfassen und die Nachweise über zwei Jahre aufbewahren.

Die Problematik beginnt bereits bei der Definition: Was ist überhaupt Arbeitszeit? Jede Minute, in der der Mitarbeiter nach Weisung des Arbeitgebers zur Verfügung steht, zählt dazu. Das bedeutet auch: Kurze Raucherpausen oder Kaffeepausen sind grundsätzlich Arbeitszeit, sofern der Mitarbeiter nicht explizit ausstempelt. Wenn er das nicht tut, stempelt er theoretisch für die Pause mit – und du zahlst Lohn für Zeit, in der nicht gearbeitet wurde.

In kleinen Betrieben ist das besonders kritisch. Du kennst deine Mitarbeiter oft persönlich und vertraust ihnen. Das ist gut – aber es schützt dich nicht vor rechtlichen Problemen. Denn selbst wenn du dem Mitarbeiter vertraust, fehlen dir bei einer Betriebsprüfung oder einem Lohnstreit die harten Belege. Die Folge: Nachzahlungen, Bußgelder oder im schlimmsten Fall ein Verfahren wegen Arbeitszeitbetrugs.

Die häufigsten Szenarien im Alltag:

• Der Mitarbeiter vergisst das Ausstempeln bei einer Raucherpause und bucht nur den Tagesanfang und -ende
• Kurze Besprechungen werden nicht als Arbeitszeit erfasst, obwohl sie dazu gehören
• Der Mitarbeiter stempelt für einen Kollegen mit (sogenanntes "Stempeln für Dritte")
• Die Zeiterfassung wird systematisch vergessen oder als "nebensächlich" eingestuft

All diese Fälle haben eins gemeinsam: Sie führen zu unvollständigen oder falschen Aufzeichnungen – und damit zu einem Verstoß gegen deine Sorgfaltspflicht als Arbeitgeber.

Arbeitszeitbetrug: Wann wird Nichtstempeln zum Kündigungsgrund?

Hier wird es ernst. Nicht jedes vergessene Stempeln ist automatisch ein Arbeitszeitbetrug. Aber die Grenze ist fließend – und die Gerichte ziehen sie zunehmend strenger. Das Landesarbeitsgericht (LAG) Thüringen hat in einem aktuellen Urteil vom 3. Mai 2022 klare Kriterien aufgestellt. Die Richter entschieden, dass das Nichtausstempeln bei Raucherpausen als Arbeitszeitbetrug gewertet werden kann und eine fristlose Kündigung rechtfertigt.

"Ein Arbeitszeitbetrug stellt eine besonders schwerwiegende Pflichtverletzung dar und kann einen wichtigen Grund i. S. v. § 626 Abs 1 BGB für eine fristlose Kündigung darstellen; denn hierbei täuscht ein Mitarbeiter vor, für einen näher genannten Zeitraum seine Arbeitsleistung erbracht zu haben, obwohl dies tatsächlich nicht der Fall war."

Dieses Zitat aus dem Urteil des LAG Thüringen (Haufe) macht deutlich: Der Kern des Arbeitszeitbetrugs liegt in der vorsätzlichen Täuschung. Der Mitarbeiter gibt vor, gearbeitet zu haben, obwohl er in Wirklichkeit Pause gemacht hat.

Im konkreten Fall war die Klägerin seit 1990 im Arbeitsamt beschäftigt. Bei einer Überprüfung fiel auf, dass sie an drei Tagen keine einzige Pause gebucht hatte – nur Beginn und Ende. Sie verteidigte sich damit, dass sie als Raucherin entsprechende Pausen benötige und es ihr "sehr leid" tue, dass bei ihr "ein solcher nachlässiger ›Schludrian‹ eingerissen sei". Sie versprach, künftig jede Raucherpause minutiös zu erfassen. Das Gericht blieb unbeeindruckt: Die fristlose Kündigung war rechtmäßig.

Wann genau liegt Arbeitszeitbetrug vor?

• Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit: Ein einmaliges Vergessen ist kein Betrug. Aber wenn der Mitarbeiter systematisch nicht stempelt oder die Zeiten bewusst falsch angibt, liegt ein Verstoß vor.
• Fortdauerndes Verhalten: Wenn der Mitarbeiter trotz Abmahnung oder trotz Kenntnis der Regeln weiterhin nicht stempelt, spricht das für eine vorsätzliche Handlung.
• Schaden für den Arbeitgeber: Jede Minute, für die Lohn gezahlt wird ohne Gegenleistung, ist ein Schaden – auch wenn es nur wenige Minuten sind.

Besonders sensibel: Raucherpausen

Raucherpausen sind ein rechtliches Minenfeld. Sie sind grundsätzlich Arbeitszeit, sofern der Mitarbeiter nicht ausstempelt. Viele Mitarbeiter sehen das anders und nehmen sich kurz eine Zigarette – ohne zu stempeln. Genau hier setzen die Gerichte an: Wer das Ausstempeln bei Raucherpausen systematisch unterlässt, begeht Arbeitszeitbetrug.

Für dich als Arbeitgeber bedeutet das: Du musst klare Regeln aufstellen und durchsetzen. Eine mündliche Absprache reicht nicht. Schriftliche Arbeitsanweisungen, regelmäßige Erinnerungen und eine klare Sanktionskette sind Pflicht.

Verdachtskündigung: Schon der Verdacht reicht aus

Hier kommt eine weitere juristische Fallgrube ins Spiel: Die Verdachtskündigung. Vielleicht denkst du: "Ohne harten Beweis kann ich doch nicht kündigen." Falsch. Der dringende Verdacht einer manipulierten Zeiterfassung kann bereits ausreichen, um eine fristlose oder fristgerechte Kündigung auszusprechen.

Das LAG Mecklenburg-Vorpommern hat dies in einem Urteil vom 28. März 2023 bestätigt. Die Richter betonten, dass der dringende Verdacht des Arbeitszeitbetrugs unweigerlich zum Verlust der Vertrauenswürdigkeit führt. Damit gibt die Rechtsprechung dir als Arbeitgeber wirksame Sanktionen an die Hand, falls Mitarbeiter die selbstständige Erfassung ihrer Arbeitszeiten missbrauchen.

Was bedeutet "dringender Verdacht"?

Es reicht nicht ein bloßes Bauchgefühl. Du brauchst konkrete Anhaltspunkte:

• Auffällige Zeiterfassungsmuster (z. B. immer genau 8 Stunden ohne Pausen)
• Zeugenaussagen von Kollegen
• Videoaufzeichnungen oder Zutrittskontrollen, die den Zeiterfassungen widersprechen
• Widersprüche in den Aussagen des Mitarbeiters

Wichtig: Der Verdacht muss so schwer wiegen, dass ein vernünftiger Arbeitgeber die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr zumuten kann. Das ist bei Arbeitszeitbetrug schnell der Fall, denn es geht um den Kern des Arbeitsverhältnisses: die gegenseitige Vertrauensbasis.

Verdachtskündigung vs. normale Kündigung

Bei einer Verdachtskündigung musst du die Kündigungsgründe nicht vollständig beweisen. Es reicht, dass du den Verdacht glaubhaft darlegst. Der Mitarbeiter kann sich dagegen wehren, indem er den Verdacht entkräftet. Das ist aber oft schwierig, wenn die Zeiterfassung lückenhaft ist.

Für kleine Betriebe ist das ein zweischneidiges Schwert: Einerseits hast du eine wirksame Möglichkeit, unzuverlässige Mitarbeiter zu entlassen. Andererseits musst du sehr vorsichtig sein, dass du keine fahrlässige Kündigung aussprichst. Ein falscher Schritt kann teuer werden.

Praxistipp: Dokumentiere alle Auffälligkeiten sorgfältig. Schreibe auf, wann du welche Unstimmigkeiten bemerkt hast, welche Gespräche du geführt hast und welche Maßnahmen du ergriffen hast. Diese Dokumentation ist deine beste Verteidigung im Kündigungsprozess.

Bußgelder und rechtliche Folgen für Arbeitgeber

Bisher haben wir vor allem über die Folgen für Mitarbeiter gesprochen. Aber auch du als Arbeitgeber bist in der Pflicht – und zwar hart. Die gesetzliche Zeiterfassungspflicht ist keine freiwillige Spielerei. Verstöße gegen diese Pflicht werden künftig mit empfindlichen Bußgeldern geahndet.

Laut Haufe müssen Arbeitgeber mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro rechnen, wenn sie die Arbeitszeiten nicht ordnungsgemäß erfassen oder die Nachweise nicht über den vorgeschriebenen Zeitraum von zwei Jahren aufbewahren. Das ist kein Pappenstiel – für einen kleinen Betrieb kann eine solche Strafe existenzbedrohend sein.

Wann drohen Bußgelder?

• Systematische Unterlassung: Wenn du überhaupt keine Arbeitszeiterfassung betreibst oder sie nur auf dem Papier existiert
• Unvollständige Aufzeichnungen: Wenn du zwar eine Zeiterfassung hast, aber diese lückenhaft oder fehlerhaft ist
• Fehlende Aufbewahrung: Wenn du die Nachweise nicht mindestens zwei Jahre lang sicher aufbewahrst
• Keine Nachvollziehbarkeit: Wenn die erfassten Zeiten nicht nachprüfbar sind (z. B. durch fehlende Unterschriften)

Die Bußgeldandrohung ist bereits beschlossen

Sobald die Gesetzesänderung in Kraft tritt, werden Verstöße unmittelbar bußgeldbewährt sein. Das bedeutet: Die Behörden können sofort Strafen verhängen, ohne dass es einer langen Übergangsfrist bedarf.

Tabelle: Bußgelder im Vergleich

Der Druck auf Arbeitgeber nimmt zu – aber das ist kein Grund zur Panik. Mit einem funktionierenden System und klaren Prozessen bist du auf der sicheren Seite.

Praktische Lösungen für den Alltag

Theorie ist gut, Praxis ist besser. Was kannst du konkret tun, wenn Mitarbeiter nicht stempeln? Hier sind Maßnahmen, die sofort umsetzbar sind und rechtssicher wirken.

1. Klare Regeln schaffen

Schreibe eine Betriebsanweisung zur Zeiterfassung. Darin sollte stehen:

• Wann genau gestempelt werden muss (Anfang/Ende der Arbeitszeit, Pausen)
• Was bei Vergessen zu tun ist (z. B. sofort beim Vorgesetzten melden)
• Welche Sanktionen bei wiederholtem Nichtstempeln drohen

2. Technische Hilfen nutzen

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten Erinnerungsfunktionen per App oder Browser. Der Mitarbeiter bekommt nach 15 Minuten ohne Stempel eine automatische Benachrichtigung. Das ist freundlich, aber bestimmt.

3. Regelmäßige Kontrollen

Führe wöchentliche Stichproben durch. Prüfe, ob alle Zeiten erfasst sind und ob auffällige Muster auftreten (z. B. immer gleiche Pausenzeiten). Diese Kontrollen sind keine Willkür, sondern deine gesetzliche Pflicht.

4. Sofortiges Handeln bei Auffälligkeiten

Wenn du feststellst, dass ein Mitarbeiter systematisch nicht stempelt, reagiere sofort:

• Erstes Mal: Persönliches Gespräch mit Hinweis auf die Regeln
• Zweites Mal: Schriftliche Abmahnung
• Drittes Mal: Weitere rechtliche Schritte bis hin zur Kündigung

5. Dokumentation ist alles

Jede Maßnahme muss schriftlich festgehalten werden. Das gilt für Gespräche, Abmahnungen aber auch für die regelmäßigen Kontrollen. Diese Dokumente sind deine einzige Verteidigung im Streitfall.

Bulletpoints: Checkliste für die Praxis

• Betriebsanweisung zur Zeiterfassung vorhanden und unterschrieben?
• Alle Mitarbeiter wurden geschult?
• Regelmäßige Kontrollen sind fest im Kalender verankert?
• Es gibt eine klare Eskalationsstufen bei Verstößen?
• Alle Dokumente werden mindestens zwei Jahre aufbewahrt?

Tabelle: Vergleich verschiedener Zeiterfassungsmodelle

Wichtig: Welches System du auch wählst – es muss funktionieren und akzeptiert werden. Technik allein löst keine Probleme.

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Was leitende Angestellte beachten müssen

Eine wichtige Ausnahme von der Zeiterfassungspflicht betrifft leitende Angestellte. Aber Vorsicht: Diese Ausnahme ist eng gefasst und betrifft nur wenige Mitarbeiter in kleinen Betrieben.

Laut Haufe sind "echte" leitende Angestellte von der Zeiterfassungspflicht ausgenommen. Dazu gehören Personen, die zur selbstständigen Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern berechtigt sind oder eine nicht unbedeutende Prokura haben.

Was das für dich bedeutet:

• Prüfe genau, wer bei dir tatsächlich als leitender Angestellter gilt. Die bloße Bezeichnung "Teamleiter" reicht nicht aus.
• Dokumentiere die Ausnahme: Wenn ein Mitarbeiter von der Zeiterfassung befreit ist, sollte das schriftlich vermerkt sein – idealerweise im Arbeitsvertrag.
• Achtung bei Grenzfällen: Wenn du unsicher bist, lass es lieber vom Anwalt prüfen. Eine fälschlicherweise befreite Person kann teuer werden.

Für alle anderen gilt: Jeder Mitarbeiter, der nicht eindeutig als leitender Angestellter definiert ist, muss stempeln – egal wie vertrauenswürdig er ist.

FAQ

Was tun, wenn ein Mitarbeiter einmal vergisst zu stempeln?

Ein einmaliges Vergessen ist kein Arbeitszeitbetrug. Führe ein kurzes Gespräch, weise freundlich aber bestimmt auf die Regeln hin und lass dich das vom Mitarbeiter schriftlich bestätigen. Dokumentiere diesen Vorgang. Wichtig: Wenn es sich wiederholt, wird es zur Pflichtverletzung.

Kann ich einen Mitarbeiter sofort kündigen, wenn er nicht stempelt?

Nein, nicht bei einem einmaligen Versehen. Bei systematischem Nichtstempeln, besonders bei Raucherpausen, kann eine fristlose Kündigung gerechtfertigt sein. Das LAG Thüringen hat dies in seinem Urteil vom 3. Mai 2022 bestätigt. Der Schlüssel ist die Systematik und der Vorsatz.

Muss ich wirklich Bußgelder bis zu 30.000 Euro fürchten?

Ja, wenn du die Zeiterfassungspflicht grundsätzlich missachtest oder die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß führst. Die Bußgelder sind bereits beschlossen und werden sofort wirksam, sobald die Gesetzesänderung in Kraft tritt. Einzelne Fehler deiner Mitarbeiter führen nicht zu Bußgeldern, solange du deine Kontrollpflichten erfüllst.

Wie lange muss ich Zeiterfassungsnachweise aufbewahren?

Mindestens zwei Jahre. Das gilt für alle Aufzeichnungen, egal ob digital oder analog. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung erstellt wurde. Also: Alle Zeiten aus 2024 musst du bis Ende 2026 aufbewahren.

Kann ich Mitarbeiter zur Zeiterfassung zwingen?

Ja, das ist deine gesetzliche Pflicht. Du musst sicherstellen, dass die Zeiten erfasst werden. Das kann bedeuten, dass du bei wiederholtem Nichtstempeln disziplinarisch vorgehen musst. Technische Hilfen wie automatische Erinnerungen sind aber oft wirksamer als Druck.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Homeoffice?

Ja, absolut. Für im Homeoffice tätige Mitarbeiter musst du ebenfalls eine Homeoffice-Zeiterfassung sicherstellen. App-basierte Systeme sind hier oft die beste Lösung. Die gleichen Regeln wie im Büro gelten: Pausen müssen erfasst werden, Arbeitsbeginn und -ende müssen dokumentiert sein.

Fazit

Wenn Mitarbeiter nicht stempeln, ist das kein Kavaliersdelikt mehr – es ist ein Risiko für dein gesamtes Unternehmen. Die Rechtsprechung hat in den letzten Jahren deutlich verschärft: Was früher vielleicht noch mit einem freundlichen Hinweis abgetan wurde, kann heute schnell zum Arbeitszeitbetrug werden. Das LAG Thüringen hat gezeigt, dass selben langjährige Mitarbeiter bei systematischem Nichtausstempeln fristlos gekündigt werden können. Das LAG Mecklenburg-Vorpommern bestätigt, dass schon der dringende Verdacht ausreicht.

Für dich als Geschäftsführer oder HR-Leiter in einem kleinen Betrieb bedeutet das: Du musst aktiv werden. Klare Regeln, konsequente Kontrollen und lückenlose Arbeitszeitdokumentation bei Behördenprüfungen sind jetzt Pflicht, nicht Kür. Die Bußgelder von bis zu 30.000 Euro sind kein leeres Drohpotenzial – sie sind Realität, sobald die Gesetzesänderung in Kraft tritt.

Gleichzeitig darfst du nicht überreagieren. Ein einmaliges Vergessen ist kein Betrug. Der Schlüssel liegt in der Systematik und im Vorsatz. Schaffe also ein System, das Fehler auffängt und Verstöße transparent macht. Dann bist du auf der sicheren Seite – und deine Mitarbeiter wissen, woran sie sind.

Der nächste logische Schritt ist die Überprüfung deines aktuellen Zeiterfassungssystems. Funktioniert es zuverlässig? Sind alle Mitarbeiter eingewiesen? Gibt es klare Regeln und Eskalationsstufen? Wenn du diese Fragen mit Ja beantworten kannst, bist du gut gerüstet für die neue Rechtslage.