Urlaubsübertragung ins Folgejahr rechtssicher regeln

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Urlaubsübertragung ins Folgejahr

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Urlaub,Abwesenheit,Arbeitszeitkonto

Urlaubsübertragung ins Folgejahr bezeichnet die Regelung, nach der nicht genommene Urlaubstage aus dem laufenden Kalenderjahr in das nächste Jahr mitgenommen werden können. Grundlage ist insbesondere das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) sowie die dazu entwickelte Rechtsprechung.

Am Jahresende stellt sich oft heraus, dass mehrere Beschäftigte noch erhebliche Resturlaubsansprüche haben. Für Geschäftsführung und Personalverantwortliche entsteht dann die Frage: verfällt der Urlaub oder muss er übertragen werden? Die Urlaubsübertragung ins Folgejahr ist deshalb wichtig, um rechtssicher zu handeln, Urlaubsengpässe zu vermeiden und finanzielle Risiken – etwa bei Beendigung von Arbeitsverhältnissen – zu reduzieren.

Das Wichtigste in Kürze

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• Urlaub ist grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen, Übertragung nur aus bestimmten Gründen• Verfall von Urlaub setzt nach aktueller EuGH/BAG-Rechtsprechung klare Information durch den Arbeitgeber voraus• Digitale Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung machen Resturlaub, Übertragung und Hinweise transparent und nachweisbar

Die Urlaubsübertragung ins Folgejahr regelt, was mit nicht genommenen Urlaubstagen zum Jahresende geschieht. Nach Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist der Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen. Eine Übertragung ist nur aus dringenden betrieblichen oder in der Person des Mitarbeitenden liegenden Gründen vorgesehen. In der Praxis werden durch Arbeits- oder Tarifverträge häufig weitergehende, für Beschäftigte günstigere Regelungen getroffen.

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Klassisch gilt: Übertragener Urlaub ist bis zum 31.03. des Folgejahres zu nehmen, sonst verfällt er. Allerdings hat die Rechtsprechung – insbesondere der Europäische Gerichtshof (EuGH) und das Bundesarbeitsgericht (BAG) – diese Verfallsregeln deutlich eingeschränkt. Nach aktueller Linie verfällt Urlaub regelmäßig nur, wenn der Arbeitgeber zuvor rechtzeitig, transparent und nachweisbar auf den Urlaubsanspruch, mögliche Verfallsfristen und die Konsequenzen hingewiesen und die Inanspruchnahme tatsächlich ermöglicht hat. Unterbleibt dies, können Urlaubsansprüche sich über Jahre ansammeln und im Beendigungsfall abzugelten sein.

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Für kleine und mittlere Unternehmen ist eine saubere Dokumentation von Resturlaub und Übertragungen daher zentral – nicht nur aus organisatorischen Gründen, sondern auch zur Risikominimierung bei Prüfungen oder Streitfällen. Digitale Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung unterstützen, indem Urlaubskonten automatisch geführt, Resturlaub und Übertragungszeiträume transparent angezeigt sowie Hinweisschreiben und Erinnerungen dokumentierbar werden. So lässt sich nachvollziehen, wann informiert wurde, welcher Urlaub übertragen oder verfallen ist und wie sich Urlaubsstände entwickeln.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Bis wann muss übertragener Urlaub im Folgejahr genommen werden?

Nach dem Bundesurlaubsgesetz ist übertragener Urlaub in der Regel bis zum 31.03. des Folgejahres zu nehmen. Allerdings kann durch Verträge oder Tarifverträge etwas anderes gelten, und ohne ordnungsgemäße Information durch den Arbeitgeber kann ein Verfall nach aktueller Rechtsprechung problematisch sein.

Verfällt Urlaub automatisch, wenn er nicht genommen wird?

Ein automatischer Verfall ohne weiteres ist nach EuGH- und BAG-Rechtsprechung nicht mehr zulässig. Der Arbeitgeber muss rechtzeitig und nachweisbar auf den Urlaubsanspruch, Fristen und drohenden Verfall hinweisen und die Inanspruchnahme ermöglichen.

Wie hilft digitale Zeiterfassung bei der Urlaubsübertragung ins Folgejahr?

Digitale Systeme führen Urlaubskonten automatisch und zeigen Resturlaub sowie Übertragungen transparent an. Sie erleichtern Erinnerungen, dokumentieren Hinweise an Beschäftigte und schaffen Nachweise, die bei Streitfällen oder Prüfungen wichtig sind.