Terminal Zeiterfassung

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Terminal Zeiterfassung bezeichnet die Erfassung von Arbeitszeiten über ein fest installiertes Zeiterfassungsterminal im Unternehmen. Mitarbeitende buchen Kommen-, Gehen- und Pausenzeiten z. B. per Chip, Karte, PIN oder biometrischem Scan direkt am Gerät.

In vielen kleinen Unternehmen werden Zeiten noch auf Papierlisten oder in Excel erfasst – mit hohem Kontrollaufwand, Streit über Stunden und fehleranfälligen Übertragungen in die Lohnabrechnung. Terminal Zeiterfassung bietet hier eine strukturierte, leicht verständliche Lösung: feste Geräte am Arbeitsort, klare Buchungen pro Mitarbeiter und automatische Übergabe an die digitale Zeiterfassung im Hintergrund.

Das Wichtigste in Kürze

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• Feste Geräte im Betrieb zur Erfassung von Kommen-, Gehen- und Pausenzeiten• Ideal für Standorte mit vielen Mitarbeitenden und klaren Arbeitsplätzen• Digitale Anbindung erleichtert Einhaltung von ArbZG, Mindestlohn und Lohnabrechnung

Terminal Zeiterfassung beschreibt die Arbeitszeiterfassung über ein oder mehrere fest installierte Geräte im Betrieb. Mitarbeitende melden sich dort z. B. mit RFID-Chip, Magnetkarte, NFC-Transponder, PIN oder biometrischen Merkmalen (Fingerabdruck, Handvenen) an und buchen Kommen-, Gehen- und Pausenzeiten. Die Daten werden im angeschlossenen Zeiterfassungssystem gespeichert und ausgewertet.

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Für kleine und mittlere Unternehmen ist Terminal Zeiterfassung vor allem dort praxisnah, wo viele Personen an einem festen Ort arbeiten: Produktion, Lager, Werkstatt, Gastronomie oder Pflegeeinrichtungen. Ein Terminal schafft einen klaren „Stechpunkt“, reduziert Nachträgliches „Schönschreiben“ von Zeiten und erleichtert den Überblick über An- und Abwesenheiten in Echtzeit.

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Moderne Terminals sind in der Regel online mit einer Zeiterfassungssoftware verbunden. So lassen sich Arbeitszeitkonten, Überstunden, Zuschläge und Abwesenheiten automatisch berechnen und für die Lohnabrechnung (z. B. DATEV-Export) aufbereiten. Gleichzeitig können Regeln aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) wie Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Pausen besser überwacht werden, etwa durch automatische Hinweise bei Überschreitungen.

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Datenschutz spielt eine wichtige Rolle, insbesondere bei biometrischen Verfahren. Hier sind u. a. Vorgaben der DSGVO (z. B. Datenminimierung, Zweckbindung, Löschfristen) und ggf. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten. In vielen Fällen genügt eine datensparsame Lösung über RFID-Chips oder Karten mit klar geregelten Zugriffsrechten.

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Dank digitaler Terminal Zeiterfassung können Dokumentationspflichten zur Arbeitszeit und zum Mindestlohn effizienter erfüllt, Fehlerquellen reduziert und Prozesse in HR und Lohnbuchhaltung deutlich verschlankt werden.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Für welche Unternehmen eignet sich Terminal Zeiterfassung besonders?

Terminal Zeiterfassung eignet sich vor allem für Betriebe mit festen Arbeitsorten und Schichtarbeit, z. B. Produktion, Lager, Handwerk, Pflege oder Gastronomie. Wo viele Personen gleichzeitig kommen und gehen, bietet ein Terminal klare Prozesse und weniger Diskussionen über Zeiten.

Ist Terminal Zeiterfassung DSGVO-konform nutzbar?

Ja, wenn technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt werden: klare Zugriffsrechte, Protokollierung, datensparsame Identifikationsmedien und definierte Löschfristen. Bei biometrischen Daten sind besonders strenge Anforderungen zu beachten und eine Prüfung mit Datenschutzbeauftragtem sinnvoll.

Wie unterscheidet sich Terminal Zeiterfassung von einer App-Zeiterfassung?

Terminal Zeiterfassung erfolgt an festen Geräten im Betrieb, App-Zeiterfassung über Smartphone oder Browser von überall. Terminals eignen sich für stationäre Arbeitsplätze, Apps sind vorteilhaft für Außendienst, Homeoffice oder wechselnde Einsatzorte. Viele Unternehmen kombinieren beide Ansätze.