Stundennachweis

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Stundennachweis

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Ein Stundennachweis ist die strukturierte Aufzeichnung geleisteter Arbeitszeiten von Mitarbeitern, meist pro Tag und Projekt oder Tätigkeit. Er dient als Grundlage für Lohnabrechnung, Projektkalkulation, Nachweise gegenüber Auftraggebern sowie zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten.

In vielen kleinen Unternehmen fehlt oft der transparente Überblick, wer wann wie lange gearbeitet hat. Zettelwirtschaft, unvollständige Excel-Listen oder verspätet abgegebene Zeiten verursachen Stress bei Abrechnung, Kontrolle und Planung. Der Stundennachweis schafft hier eine einheitliche Basis: Arbeitszeiten werden strukturiert erfasst, sind nachvollziehbar dokumentiert und können effizient für Lohnabrechnung, Projektsteuerung und rechtliche Anforderungen genutzt werden.

Das Wichtigste in Kürze

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• Stundennachweis dokumentiert Arbeitszeiten strukturiert und nachvollziehbar• Wichtige Grundlage für Lohnabrechnung, Projektkalkulation und Prüfungen• Digitale Zeiterfassung spart Zeit, reduziert Fehler und erfüllt Dokumentationspflichten besser

Ein Stundennachweis dokumentiert Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, häufig ergänzt um Pausen, Art der Tätigkeit, Projekt oder Kostenstelle. Er kann handschriftlich auf Papier, in Tabellen oder – zunehmend üblich – in einer digitalen Zeiterfassungslösung geführt werden.

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Praxisrelevant ist der Stundennachweis vor allem für die Lohnabrechnung (z. B. bei Stundenlohn, Minijob, Werkstudenten oder Teilzeit), für die Abrechnung von Projekten gegenüber Kunden sowie zur internen Auswertung von Produktivität und Auslastung. Für bestimmte Gruppen, etwa geringfügig Beschäftigte, gelten nach Mindestlohngesetz (MiLoG) und Arbeitszeitgesetz (ArbZG) besondere Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten, damit Arbeitszeiten und Überstunden im Streitfall nachgewiesen werden können.

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Ein sauber geführter Stundennachweis unterstützt zudem die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten nach ArbZG. In Branchen mit hoher Prüfdichte (z. B. Bau, Gastronomie, Pflege) reduziert eine lückenlose Dokumentation das Risiko von Beanstandungen durch Zoll oder Aufsichtsbehörden.

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Digitale Zeiterfassungssysteme erleichtern den Stundennachweis erheblich: Mitarbeiter buchen Zeiten per App, Terminal oder Web, Daten fließen automatisch in Stundennachweise, die sich für Lohnabrechnung, Projektcontrolling oder Export (z. B. an DATEV) auswerten lassen. Fehler durch manuelle Übertragung werden reduziert, Nachweise sind revisionssicher gespeichert und können bei Prüfungen schnell bereitgestellt werden.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Ist ein Stundennachweis gesetzlich vorgeschrieben?

Für bestimmte Arbeitnehmergruppen und Branchen besteht eine Aufzeichnungspflicht nach Mindestlohngesetz und Arbeitszeitgesetz. Zudem fordert die aktuelle Rechtsprechung eine verlässliche Arbeitszeiterfassung. Ein strukturierter Stundennachweis ist dafür ein gängiges Mittel, ersetzt aber keine individuelle Rechtsberatung.

Wie lange sollten Stundennachweise aufbewahrt werden?

Für Zeiten im Zusammenhang mit Mindestlohn gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren, steuer- und lohnrelevante Unterlagen häufig länger. In der Praxis werden Stundennachweise meist mindestens zwei bis sechs Jahre archiviert, abhängig von gesetzlichen Vorgaben und betrieblichen Anforderungen.

Was sind Vorteile eines digitalen Stundennachweises gegenüber Papier?

Digitale Stundennachweise reduzieren Übertragungsfehler, sind schneller auswertbar und jederzeit abrufbar. Automatische Prüfregeln (z. B. Pausen, Höchstarbeitszeit) erhöhen die Rechtssicherheit und erleichtern Lohnabrechnung sowie Projektcontrolling.