Sollarbeitszeit verständlich erklärt für KMU

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Grundlagen

Sollarbeitszeit

Digitale Stejkjkjchuhr

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Arbeitszeitkonto,Überstunden,Digitale Stechuhr

Sollarbeitszeit bezeichnet die vertraglich oder betrieblich festgelegte Arbeitszeit, die eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum (Tag, Woche, Monat oder Jahr) regulär leisten soll. Sie dient als Grundlage für Planungen, Überstundenbewertung und Entgeltabrechnung.

In vielen kleinen Unternehmen fehlt eine klare Grundlage, um Arbeitszeit, Überstunden und Auslastung einheitlich zu bewerten. Ohne definierte Sollarbeitszeit wird es schwer, Dienstpläne, Urlaubsvertretungen und Lohnabrechnungen sauber zu organisieren. Der Begriff Sollarbeitszeit ist deshalb zentral, um Arbeitszeit transparent zu steuern, Mitarbeitende fair zu behandeln und gesetzliche Vorgaben indirekt im Blick zu behalten – insbesondere in Verbindung mit moderner, digitaler Zeiterfassung.

Das Wichtigste in Kürze

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• Sollarbeitszeit ist die vertraglich festgelegte reguläre Arbeitszeit pro Zeitraum.• Sie ist Grundlage für Dienstplanung, Zeitkonten, Überstunden und Lohnabrechnung.• Digitale Zeiterfassung vergleicht Ist- mit Sollzeiten und macht Abweichungen sichtbar.

Sollarbeitszeit ist die vertraglich vereinbarte oder betrieblich festgelegte Arbeitszeit, die eine Person in einem definierten Zeitraum leisten soll – zum Beispiel 8 Stunden pro Tag, 40 Stunden pro Woche oder 173 Stunden pro Monat. Sie ergibt sich in der Regel aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung und ist die Referenz für Planung, Kontrolle und Bewertung der tatsächlichen Arbeitszeit.

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Im Unternehmensalltag wird die Sollarbeitszeit unter anderem für folgende Punkte benötigt:

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Erstellung von Dienst- und Schichtplänen
Berechnung von Überstunden, Mehrarbeit und Minusstunden
Führung von Arbeitszeit- oder Gleitzeitkonten
Lohn- und Gehaltsabrechnung (insbesondere bei Stundenlohn oder Zuschlägen)
Auswertung der Personalauslastung und Produktivität

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Die Sollarbeitszeit steht immer im Kontext gesetzlicher Grenzen, etwa der Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Pausenregelungen nach Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Sie darf diese Grenzen nicht überschreiten, definiert aber selbst keine gesetzlichen Mindest- oder Höchstwerte, sondern bildet den betrieblichen „Normalfall“ ab.

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Digitale Zeiterfassungssysteme arbeiten typischerweise mit hinterlegten Sollarbeitszeiten pro Mitarbeitendem oder pro Arbeitszeitmodell. Dadurch können Ist-Zeiten automatisch abgeglichen, Plus- und Minusstunden berechnet und Abweichungen (z. B. zu lange Tage, fehlende Pausen) schnell erkannt werden. Gleichzeitig erleichtert eine saubere Definition der Sollarbeitszeit die Einhaltung von Dokumentationspflichten und ermöglicht aussagekräftige Auswertungen, etwa zur Wochenarbeitszeit oder zum Urlaubsverbrauch.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Wie unterscheidet sich Sollarbeitszeit von Ist-Arbeitszeit?

Die Sollarbeitszeit ist die vereinbarte reguläre Arbeitszeit, die geleistet werden soll. Die Ist-Arbeitszeit ist die tatsächlich erfasste Arbeitszeit. Abweichungen zwischen Soll und Ist führen zu Plus- oder Minusstunden und wirken sich auf Zeitkonten und Vergütung aus.

Wie wird die Sollarbeitszeit im Arbeitsvertrag festgelegt?

Üblich ist eine Angabe in Stunden pro Woche, zum Beispiel 20 oder 40 Stunden. Daraus leiten sich tägliche oder monatliche Sollstunden ab, häufig ergänzt durch Regelungen zu Arbeitszeitmodellen wie Vollzeit, Teilzeit oder Gleitzeit.

Wie unterstützt digitale Zeiterfassung beim Umgang mit Sollarbeitszeit?

Digitale Systeme hinterlegen für jede Person oder jedes Modell eine Sollarbeitszeit und vergleichen diese automatisch mit den gebuchten Zeiten. So entstehen transparente Zeitkonten, Überstunden werden sauber ausgewiesen und Auswertungen für Lohnabrechnung und Personalplanung vereinfacht.