SaaS-Zeiterfassung: Cloud-Lösung für Arbeitszeiten

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SaaS-Zeiterfassung ist ein webbasiertes Zeiterfassungssystem, das als Software-as-a-Service über das Internet bereitgestellt wird. Unternehmen nutzen es ohne eigene Server, zahlen meist eine monatliche Gebühr und erhalten automatische Updates, Support und Datensicherung durch den Anbieter.

In vielen kleinen Unternehmen laufen Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden noch in Excel, auf Stundenzetteln oder in Insellösungen – fehleranfällig und zeitaufwendig. SaaS-Zeiterfassung löst dieses Problem, weil sie ohne große IT-Investitionen genutzt werden kann, von überall erreichbar ist und Geschäftsführung wie Personalverantwortlichen eine verlässliche Grundlage für Planung, Abrechnung und Nachweise liefert.

Das Wichtigste in Kürze

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• Webbasierte Zeiterfassung ohne eigene Server, abonniert als Service• Unterstützt bei Nachweispflichten zu Arbeitszeit, Pausen und Mindestlohn• Ideal für mobile Teams, mehrere Standorte und geringe IT-Ressourcen

SaaS-Zeiterfassung (Software-as-a-Service) bezeichnet Zeiterfassungssysteme, die komplett in der Cloud betrieben und über Browser oder App genutzt werden. Es ist keine eigene Serverhardware notwendig; Einrichtung, Wartung, Updates und Datensicherung übernimmt der Anbieter. Abgerechnet wird üblicherweise pro Monat und Nutzer, was die Kosten planbar macht.

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Im Alltag bedeutet dies: Mitarbeiter stempeln ihre Zeiten per Weboberfläche, Terminal, App oder z.B. mit RFID-/QR-Code. Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende werden zentral gespeichert. Führungskräfte erhalten eine Echtzeitübersicht über An- und Abwesenheiten, Überstunden, Urlaub und Fehlzeiten. Für kleinere Betriebe ohne eigene IT-Abteilung ist der geringe Einrichtungsaufwand ein wichtiger Vorteil.

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SaaS-Zeiterfassung unterstützt bei der Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa der Aufzeichnungspflicht nach Mindestlohngesetz (MiLoG) für bestimmte Beschäftigtengruppen und der Dokumentationspflicht nach Arbeitszeitgesetz (ArbZG), etwa bei Überstunden, Ruhezeiten und Pausenregelungen. Moderne Systeme bieten Auswertungen für Lohnabrechnung, Lohnexport (z.B. DATEV) und Projektzeiterfassung, was interne Prozesse deutlich verschlankt.

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Datenschutz spielt eine zentrale Rolle: Seriöse Anbieter berücksichtigen die DSGVO, bieten Auftragsverarbeitungsverträge, Rollen- und Rechtekonzepte und transparente Serverstandorte (idealerweise in der EU). Für Unternehmen ist relevant zu prüfen, welche Daten erhoben werden, wie lange sie gespeichert werden und wer Zugriff hat.

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Durch die Kombination aus ortsunabhängiger Nutzung, automatisierten Auswertungen und geringer technischer Einstiegshürde ist SaaS-Zeiterfassung besonders geeignet für Unternehmen mit mobilen Teams, Homeoffice, Schichtarbeit oder mehreren Standorten.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Welche Vorteile bietet SaaS-Zeiterfassung gegenüber einer lokalen Lösung?

Es werden keine eigenen Server, Backups oder Updates betrieben, das übernimmt der Anbieter. Zudem ist die Lösung standortunabhängig nutzbar und lässt sich schnell für weitere Mitarbeiter oder Standorte skalieren.

Ist SaaS-Zeiterfassung mit dem Arbeitszeitgesetz und der Aufzeichnungspflicht vereinbar?

SaaS-Zeiterfassung kann helfen, Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen rechtssicher zu dokumentieren. Entscheidend ist jedoch, wie das System konfiguriert wird und ob die betrieblichen Prozesse das Arbeitszeitgesetz und weitere Vorgaben tatsächlich einhalten.

Wie sicher sind die Daten bei einer SaaS-Zeiterfassung?

Seriöse Anbieter setzen auf verschlüsselte Übertragung, regelmäßige Backups und Rechenzentren in der EU. Unternehmen sollten einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen und sich zu Serverstandort, Zugriffskontrolle und Löschfristen informieren.