RFID-Zeiterfassung

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RFID-Zeiterfassung

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RFID-Zeiterfassung ist ein System, bei dem Arbeitszeiten mit kontaktlosen RFID-Chips oder -Karten an einem Terminal erfasst werden. Die Buchungen werden automatisch digital gespeichert und können für Auswertung, Lohnabrechnung und Nachweise genutzt werden.

Viele Geschäftsführer kämpfen mit ungenauen Stundenzetteln, vergessenen Einträgen und Diskussionen über geleistete Zeiten. RFID-Zeiterfassung schafft hier klare, nachvollziehbare Arbeitszeitdaten. Mitarbeitende melden sich per Chip oder Karte an und ab, die Zeiten landen direkt im System. Das reduziert Fehler, spart Zeit in der Verwaltung und schafft eine objektive Grundlage für Lohnabrechnung und Einsatzplanung.

Das Wichtigste in Kürze

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• Kontaktlose Erfassung von Arbeitszeiten per RFID-Chip oder -Karte am Terminal• Daten stehen sofort digital für Auswertung, Planung und Lohnabrechnung bereit• Unterstützt Dokumentationspflichten und hilft bei der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes

RFID-Zeiterfassung (Radio Frequency Identification) nutzt kleine Chips oder Karten, die kontaktlos an einem Zeiterfassungsterminal gelesen werden. Beim Kommen, Gehen oder bei Pausen wird der RFID-Transponder kurz vor das Gerät gehalten, das System speichert Datum, Uhrzeit und Buchungsart. Jeder Chip ist eindeutig einer Person zugeordnet, Verwechslungen werden so vermieden.

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In kleinen und mittleren Unternehmen ersetzt RFID-Zeiterfassung häufig die klassische Stechuhr oder handschriftliche Stundenzettel. Der größte Vorteil im Alltag: Die Daten liegen sofort digital vor. Sie können automatisch an Lohnprogramme übergeben, für Auswertungen (z. B. Überstunden, Fehlzeiten, Projektzeiten) genutzt und für gesetzliche Dokumentationspflichten herangezogen werden, etwa im Zusammenhang mit Mindestlohn oder Arbeitszeitnachweisen.

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Moderne Systeme kombinieren RFID-Terminals mit Zeiterfassungssoftware in der Cloud. So lassen sich Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit, Schichtarbeit) hinterlegen, Pausenregeln abbilden sowie Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz überwachen. Auch die vom EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung angestoßene Pflicht zu einem objektiven, verlässlichen System kann mit RFID-Lösungen praktisch umgesetzt werden.

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Wichtig ist ein datenschutzkonformer Einsatz nach DSGVO: klare Zweckbindung, begrenzte Auswertungen (kein permanentes Mitarbeitermonitoring), sichere Speicherung und definierte Löschfristen. Viele Anbieter stellen dafür passende Rollen- und Rechtekonzepte bereit. In der Praxis sorgt RFID-Zeiterfassung so für einfache Bedienung für Mitarbeitende, weniger Verwaltungsaufwand und belastbare Arbeitszeitdaten für Geschäftsführung und Personalverantwortliche.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Wie funktioniert RFID-Zeiterfassung im täglichen Einsatz?

Mitarbeitende halten ihren persönlichen RFID-Chip oder ihre Karte kurz vor das Terminal. Das System erkennt die Person, bucht Kommen, Gehen oder Pause und speichert alles digital. Die Daten können anschließend automatisch ausgewertet werden.

Ist RFID-Zeiterfassung datenschutzkonform nach DSGVO?

Ja, wenn das System richtig konfiguriert wird: klare Zweckbestimmung, begrenzte Zugriffsrechte, verschlüsselte Speicherung und definierte Löschfristen sind wichtig. Zudem sollten Mitarbeitende transparent informiert und Betriebsrat bzw. Arbeitnehmervertretung frühzeitig eingebunden werden.

Lohnt sich RFID-Zeiterfassung für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden?

Auch für kleine Betriebe kann sich RFID-Zeiterfassung lohnen, weil Fehler und Nachträge bei Stundenzetteln entfallen und Auswertungen automatisch erfolgen. Zudem ist das Unternehmen besser auf künftige Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung vorbereitet und spart Zeit in der Administration.