QR-Code Zeiterfassung

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QR-Code Zeiterfassung ist eine digitale Methode, bei der Mitarbeiter Arbeitszeiten erfassen, indem sie mit Smartphone oder Terminal einen QR-Code scannen. So werden Kommen-, Gehen- und Pausenzeiten ortsbezogen und minutengenau dokumentiert – ohne klassische Stechuhr oder Papierlisten.

In vielen kleinen Unternehmen fehlt oft eine praktische Lösung, um Arbeitszeiten auf Baustellen, bei Kunden oder im Homeoffice zuverlässig zu erfassen. Zettel gehen verloren, Excel-Listen sind fehleranfällig und Nachfragen von Lohnbüro oder Prüfern kosten Zeit. QR-Code Zeiterfassung bietet einen einfachen Einstieg in die digitale Arbeitszeiterfassung – besonders dort, wo kein fester Terminal-Platz vorhanden ist.

Das Wichtigste in Kürze

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• Arbeitszeiten per Scan eines QR-Codes erfassen – ohne klassische Stechuhr• Ideal für mobile Einsätze, Baustellen und mehrere Standorte• Unterstützt Dokumentationspflichten und erleichtert Lohnabrechnung und Auswertungen

QR-Code Zeiterfassung nutzt gedruckte oder digital angezeigte QR-Codes, um Arbeitszeiten schnell und ortsgebunden zu erfassen. Mitarbeiter scannen beim Arbeitsbeginn, Pausenstart, Pausenende oder Feierabend den jeweiligen Code mit einer Zeiterfassungs-App oder einem Tablet/Terminal. Die Daten werden direkt in das Zeiterfassungssystem übernommen.
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‍In der Praxis werden QR-Codes häufig an Eingängen, Baustellen, Lagern, Filialen oder Fahrzeugen angebracht. So lässt sich dokumentieren, wann welche Person an welchem Ort gearbeitet hat – ein Vorteil für Einsatzplanung, Nachkalkulation und bei Nachweisen gegenüber Auftraggebern. Im Vergleich zur klassischen Stechuhr ist die Lösung günstiger, flexibler und schnell ausrollbar, insbesondere bei mobilen oder wechselnden Einsatzorten.

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Rechtlich kann QR-Code Zeiterfassung helfen, Pflichten zur Arbeitszeitdokumentation zu erfüllen, etwa nach Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Mindestlohngesetz (MiLoG) und den vom EuGH geforderten „objektiven, verlässlichen und zugänglichen“ Systemen zur Arbeitszeiterfassung. Auch Pausen, Ruhezeiten und Überstunden lassen sich transparenter kontrollieren. Wichtig ist dabei, Datenschutzanforderungen nach DSGVO zu beachten – insbesondere Zweckbindung, Datenminimierung und Zugriffsrechte.

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Digitale Systeme mit QR-Codes bieten oft Auswertungen für Lohnabrechnung und Projektcontrolling, z. B. Export an Steuerberater oder DATEV. Fehlende Buchungen, Doppel-Scans oder ungewöhnliche Zeiten werden automatisch angezeigt. Für kleine und mittlere Unternehmen ist QR-Code Zeiterfassung damit ein pragmatischer Weg, von Papier und Stundenzetteln auf eine rechtssicherere und effizientere digitale Lösung umzustellen.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Wie funktioniert QR-Code Zeiterfassung in der Praxis?

Mitarbeiter scannen beim Kommen, Gehen oder bei Pausen einen QR-Code mit einer App oder einem Terminal. Das System speichert Zeitpunkt, Benutzer und Standort und erstellt daraus die Arbeitszeitbuchungen.

Ist QR-Code Zeiterfassung rechtlich zulässig?

Ja, sofern Arbeitszeit- und Datenschutzvorgaben beachtet werden. Das System sollte Arbeitszeiten vollständig und unveränderbar dokumentieren und die DSGVO-Anforderungen an Datensicherheit und Zugriffsschutz erfüllen.

Eignet sich QR-Code Zeiterfassung auch für sehr kleine Teams?

Ja, gerade kleine Betriebe profitieren vom geringen Aufwand und den niedrigen Kosten. Es reicht oft ein Smartphone oder Tablet plus ausgedruckte QR-Codes, um sofort strukturiert Zeiten zu erfassen.