Projektzeiterfassung

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Projektzeiterfassung,Projektberichte,Kostenstellen

Projektzeiterfassung bezeichnet die systematische Erfassung von Arbeitszeiten je Projekt, Auftrag oder Kunde. Sie ermöglicht eine genaue Zuordnung von Stunden zu Tätigkeiten, Kostenstellen und Budgets und bildet die Grundlage für Kalkulation, Abrechnung und Auswertung der Wirtschaftlichkeit.

In vielen kleinen Unternehmen verschwimmen täglich Tätigkeiten zwischen verschiedenen Kunden und Projekten. Am Monatsende ist schwer nachvollziehbar, welche Leistungen rentabel waren und wo Zeit „verpufft“ ist. Projektzeiterfassung schafft hier Transparenz: Arbeitszeiten werden klar Projekten zugeordnet, wodurch Kostenstrukturen, Auslastung und Abrechnungen deutlich besser steuerbar werden – eine wichtige Basis für solide Entscheidungen und verlässliche Angebote.

Das Wichtigste in Kürze

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• Projektzeiterfassung ordnet Arbeitszeit klar Projekten, Kunden oder Aufträgen zu• Sie verbessert Kalkulation, Abrechnung, Auslastungs- und Wirtschaftlichkeitsanalysen• Digitale Systeme verbinden Projekt- und Arbeitszeiterfassung und reduzieren Verwaltungsaufwand

Projektzeiterfassung ist die Erfassung von Arbeitszeit nicht nur insgesamt, sondern differenziert nach Projekten, Aufträgen, Kunden oder Aufgabenpaketen. Mitarbeitende buchen ihre Zeiten zum Beispiel auf „Projekt A – Konzept“, „Projekt B – Umsetzung“ oder „interne Tätigkeiten“. So wird sichtbar, wie viel Zeit und damit Personalkosten in welches Projekt fließen.

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Im Unternehmensalltag ist dies vor allem in Dienstleistungsbranchen (Agenturen, IT, Beratung, Handwerk, Pflege, Kanzleien) wichtig, in denen Leistungen oft nach Stunden oder Pauschalen abgerechnet werden. Eine saubere Projektzeiterfassung verbessert:

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Angebotskalkulation (realistische Stundensätze, passende Pauschalen)
Nachkalkulation (Wirtschaftlichkeit pro Projekt)
Fakturierung (abrechnungsfähige Stunden je Kunde)
Ressourcenplanung (Auslastung von Teams und einzelnen Mitarbeitenden)

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Rechtlich ist Projektzeiterfassung von der allgemeinen Arbeitszeiterfassung zu unterscheiden. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt beispielsweise Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen. Zudem hat das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung und die darauf folgende Rechtsprechung in Deutschland die Pflicht zu einem verlässlichen Zeiterfassungssystem gestärkt. Projektzeiterfassung baut typischerweise auf dieser Basis auf, ersetzt aber nicht die Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben.

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Digitale Zeiterfassungssysteme erleichtern Projektzeiterfassung erheblich: Zeiten können per App, Web oder Terminal direkt dem passenden Projekt zugeordnet werden, Auswertungen zu Kostenstellen, Stundensätzen und Deckungsbeiträgen sind per Knopfdruck möglich. Zudem werden Schnittstellen zu Lohnabrechnung, Projektmanagement oder Buchhaltung unterstützt, sodass Daten nicht doppelt gepflegt werden müssen.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich Projektzeiterfassung von normaler Arbeitszeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung dokumentiert primär Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Projektzeiterfassung geht einen Schritt weiter und ordnet diese Zeiten konkreten Projekten, Kunden oder Aufgaben zu. Beides kann in einem digitalen System kombiniert werden.

Ist Projektzeiterfassung auch für kleine Unternehmen sinnvoll?

Ja, gerade kleinere Betriebe profitieren von Transparenz über rentable und unrentable Projekte. Schon mit wenigen Mitarbeitenden lassen sich Angebote, Stundensätze und Auslastung deutlich besser steuern, wenn Zeiten projektbezogen erfasst werden.

Wie detailliert sollte Projektzeiterfassung sein?

Die Detaillierung sollte zum Geschäftsmodell passen. Zu grob bringt wenig Erkenntnis, zu fein erzeugt unnötigen Aufwand. Bewährt haben sich Projekte mit 3–8 sinnvollen Tätigkeitskategorien, z. B. Planung, Ausführung, Nacharbeit, Verwaltung.