Monatsabschluss in der Zeiterfassung einfach erklärt

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Monatsabschluss in der Zeiterfassung bezeichnet die Auswertung und Festschreibung aller im Monat erfassten Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Zuschläge. Er bildet die Grundlage für Lohnabrechnung, Auswertungen und interne Planung und verhindert nachträgliche Änderungen.

Zum Monatsende stehen Geschäftsführung und Personalverantwortliche oft unter Druck: Löhne müssen pünktlich und korrekt abgerechnet, Überstunden sauber dokumentiert und Fehlzeiten geklärt sein. Der Monatsabschluss in der Zeiterfassung bündelt diese Themen. Er sorgt für Transparenz, nachvollziehbare Zahlen und reduziert Rückfragen von Mitarbeitenden, Steuerberater und Lohnbüro.

Das Wichtigste in Kürze

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• Monatsabschluss schließt alle Zeitdaten eines Monats verbindlich ab• Er ist Grundlage für Lohnabrechnung, Auswertungen und Prüfungen• Digitale Zeiterfassung vereinfacht Prüfung, Freigabe und Lohnexport erheblich

Der Monatsabschluss in der Zeiterfassung ist der strukturierte Abschluss aller Arbeitszeitdaten eines Kalendermonats. Dabei werden erfasste Arbeitszeiten, Überstunden, Feiertage, Urlaube, Kranktage und Zuschläge geprüft, korrigiert und anschließend „geschlossen“. Nach diesem Schritt dienen die Daten als verbindliche Basis für Lohnabrechnung, Controlling und Auswertungen.

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In kleinen und mittleren Unternehmen bedeutet das in der Praxis: Prüfung offener Stundenzettel, Freigabe von Überstunden, Abgleich mit Urlaubslisten sowie Kontrolle von Krankmeldungen. Häufig fließen die Daten anschließend per Lohnexport oder DATEV-Schnittstelle direkt ins Lohnprogramm oder zum Steuerberater. Ein sauberer Monatsabschluss verhindert Fehler bei Lohn und Mindestlohn-Berechnung und reduziert spätere Korrekturläufe.

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Rechtlich ist der Monatsabschluss eng mit Dokumentationspflichten verknüpft, etwa nach Mindestlohngesetz (MiLoG) und Arbeitszeitgesetz (ArbZG), insbesondere bei Überstunden, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit. Auch interne oder externe Prüfungen (z. B. Zoll, Rentenversicherung) verlangen nachvollziehbare, abgeschlossene Zeitnachweise.

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Digitale Zeiterfassungssysteme unterstützen den Monatsabschluss, indem sie fehlende Buchungen markieren, Urlaubs- und Kranktage automatisch übernehmen, Zuschläge berechnen und Freigabe-Workflows bereitstellen. Mit einem Klick lassen sich Zeitkonten „festschreiben“ und revisionssichere Berichte erzeugen. Das spart Zeit, minimiert Übertragungsfehler im Vergleich zu Excel oder Papier und sorgt für transparente, prüffähige Unterlagen.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Was gehört typischerweise zum Monatsabschluss in der Zeiterfassung?

Dazu gehören die Kontrolle aller Zeitbuchungen, Überstunden, Urlaube, Kranktage und Zuschläge sowie die Klärung offener oder fehlerhafter Buchungen. Anschließend werden die Daten freigegeben und für Lohnabrechnung und Auswertungen festgeschrieben.

Wann sollte der Monatsabschluss durchgeführt werden?

Der Monatsabschluss sollte zeitnah nach Ende des Kalendermonats erfolgen, meist vor oder parallel zur Lohnabrechnung. So bleiben offene Fragen aktuell, und Korrekturen lassen sich schnell mit Mitarbeitenden abstimmen.

Kann der Monatsabschluss nachträglich geändert werden?

In vielen Systemen sind nachträgliche Änderungen nur mit speziellen Rechten oder über Korrekturbuchungen möglich, um die Nachvollziehbarkeit zu wahren. Für Lohnabrechnung und Prüfungen sollten Änderungen stets dokumentiert und klar ersichtlich sein.