Mobile Zeiterfassung

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Mobile Zeiterfassung bezeichnet die digitale Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten über mobile Endgeräte wie Smartphone oder Tablet. Sie ermöglicht es Beschäftigten, Zeiten ortsunabhängig zu buchen – etwa beim Kunden, auf der Baustelle, im Homeoffice oder unterwegs.

In vielen kleinen Unternehmen werden Zeiten noch auf Papier oder in Excel erfasst – gerade bei Außendienst, Baustellen oder Homeoffice führt das schnell zu Lücken, Übertragungsfehlern und Streit über Stunden. Mobile Zeiterfassung setzt hier an: Arbeitszeiten werden direkt vor Ort per App oder Browser erfasst. Das sorgt für aktuelle Daten, weniger Verwaltungsaufwand und eine bessere Grundlage für Lohnabrechnung, Projektkalkulation und gesetzlich erforderliche Dokumentation.

Das Wichtigste in Kürze

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• Arbeitszeiten werden per Smartphone/Tablet direkt vor Ort erfasst• Verringert Zettelwirtschaft, Nachtragsfehler und Rückfragen in der Lohnabrechnung• Hilft bei Erfüllung von Dokumentationspflichten und besserer Einsatzplanung

Mobile Zeiterfassung ist eine Form der digitalen Zeiterfassung, bei der Arbeits- und Projektzeiten nicht nur am stationären PC oder Terminal, sondern per Smartphone, Tablet oder mobilem Browser festgehalten werden. Sie eignet sich besonders für Unternehmen mit Mitarbeitenden im Außendienst, auf Baustellen, in Pflege, Handwerk, Logistik oder im Homeoffice.

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Typische Funktionen sind das Starten und Stoppen von Arbeitszeiten per App (Kommen/Gehen), das Buchen von Pausen, Projekt- oder Auftragszeiten sowie optional die Erfassung von Einsatzorten (z. B. per GPS oder Auswahl einer Baustelle). Daten werden in Echtzeit an das zentrale Zeiterfassungssystem übertragen und stehen dort für Auswertungen, Freigaben und die Lohnabrechnung zur Verfügung.

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Rechtlich kann mobile Zeiterfassung helfen, Pflichten aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zu erfüllen – etwa zur Einhaltung von Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten – sowie die vom Bundesarbeitsgericht abgeleitete generelle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung umzusetzen. Bei Mindestlohn, Minijobs und bestimmten Branchen (z. B. Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz) unterstützt sie die geforderte lückenlose Dokumentation der Arbeitszeit.

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Gleichzeitig sind Datenschutzanforderungen nach DSGVO zu beachten, insbesondere bei Standortdaten und mobilen Geräten: Datenminimierung, klare Zwecke, begrenzte Speicherfristen und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Zugriffsschutz, Rollen & Rechte) sind wichtig. In der Praxis reduziert mobile Zeiterfassung Nachträge auf Papier, Rückfragen in der Lohnbuchhaltung sowie Diskussionen über Stunden. Sie liefert eine einheitliche Datenbasis für Auswertungen nach Projekt, Kostenstelle oder Standort und erleichtert die Steuerung von Personal- und Einsatzplanung.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Für welche Unternehmen lohnt sich mobile Zeiterfassung besonders?

Besonders profitieren Betriebe mit viel Außendienst, Baustellen, Pflegeeinsätzen, Servicefahrten oder Homeoffice. Überall dort, wo Mitarbeitende selten ins Büro kommen oder ständig den Einsatzort wechseln, sorgt mobile Zeiterfassung für vollständige und aktuelle Daten.

Ist mobile Zeiterfassung rechtssicher?

Mobile Systeme können helfen, gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung, Höchstarbeitszeit und Dokumentationspflicht zu erfüllen. Entscheidend sind eine korrekte Konfiguration, klare betriebliche Regeln und die Einhaltung von Datenschutzanforderungen nach DSGVO.

Werden bei mobiler Zeiterfassung automatisch GPS-Standorte mit erfasst?

Nicht zwingend. Viele Systeme bieten GPS nur optional an oder arbeiten mit festen Auftrags- bzw. Baustellenlisten. Ob Standortdaten genutzt werden, sollte bewusst entschieden, transparent kommuniziert und datenschutzkonform gestaltet werden.