Lohnvorschau

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Lohnvorschau ist die vorausschauende Berechnung der zu erwartenden Lohn- und Gehaltskosten eines Abrechnungszeitraums. Sie basiert auf erfassten Arbeitszeiten, Zuschlägen, Abwesenheiten sowie Stammdaten und zeigt vor dem eigentlichen Lohnlauf die voraussichtlichen Personalkosten.

Vor dem Monatsende ist oft unklar, wie hoch die tatsächlichen Lohnkosten ausfallen: Überstunden, Schichtzuschläge, krankheitsbedingte Ausfälle und kurzfristige Dienstplanänderungen erschweren die Planung. Eine Lohnvorschau schafft Transparenz, bevor der Lohnlauf verbindlich gestartet wird. Sie ermöglicht eine bessere Liquiditätsplanung, dient als Kontrollinstrument für die Zeiterfassung und hilft, Fehler in der Lohnabrechnung frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Das Wichtigste in Kürze

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• Lohnvorschau zeigt vor dem Lohnlauf die voraussichtlichen Lohn- und Gehaltskosten.• Sie basiert auf aktuellen Zeit-, Zuschlags- und Abwesenheitsdaten und erleichtert Planung und Kontrolle.• Digitale Zeiterfassung liefert die Datenbasis und reduziert Fehler in der Lohnabrechnung.

Lohnvorschau bezeichnet die vorläufige, nicht verbindliche Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen vor dem endgültigen Lohnlauf. Sie basiert auf den aktuell vorliegenden Arbeitszeiten, Zuschlägen, Abwesenheiten und den Stamm- und Lohnarten-Daten in der Lohnsoftware. Ziel ist es, bereits vor Monatsabschluss einen realistischen Blick auf die zu erwartenden Personalkosten zu erhalten.

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In der Praxis ist Lohnvorschau besonders für kleine und mittlere Unternehmen relevant, die Lohnschwankungen durch Überstunden, Schichtarbeit, Zuschläge oder variable Vergütungsbestandteile haben. Die Lohnvorschau zeigt zum Beispiel, welche Kosten aus Überstunden und Zuschlägen entstehen oder wie sich Krankheit und Urlaub auf die Lohnsumme auswirken. So kann vorab entschieden werden, ob Zeitkonten ausgeglichen, Schichten umgeplant oder Mehrarbeit reduziert werden sollen.

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Rechtlich ist Lohnvorschau kein eigener Begriff, berührt aber indirekt Pflichten aus dem Mindestlohngesetz (Mindestlohn) und Dokumentationspflichten bei geringfügiger Beschäftigung oder Branchen mit Aufzeichnungspflichten. Eine saubere Datenbasis ist entscheidend: Fehlerhafte oder unvollständige Zeiterfassung führt zu falschen Lohnvorschauen und kann im Ergebnis zu fehlerhaften Lohnabrechnungen und Risiken bei Prüfungen von Finanzamt, Rentenversicherung oder Zoll führen.

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Digitale Zeiterfassungssysteme unterstützen die Lohnvorschau, indem sie Arbeitszeiten, Pausen, Zuschläge und Fehlzeiten in Echtzeit bereitstellen und per Lohnexport (z. B. DATEV) an die Lohnsoftware übergeben. Idealerweise lässt sich dort per Knopfdruck eine Lohnvorschau erstellen, um die Zahlen zu prüfen, Plausibilitätskontrollen durchzuführen und Freigabeprozesse zu etablieren. So wird der Monatsabschluss effizienter, transparenter und weniger fehleranfällig.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Wofür wird eine Lohnvorschau im Unternehmen konkret genutzt?

Eine Lohnvorschau dient zur Liquiditätsplanung, zur Kontrolle von Überstunden, Zuschlägen und Fehlzeiten sowie zur Fehlererkennung vor dem endgültigen Lohnlauf. Sie hilft, unerwartete Lohnspitzen zu vermeiden und Personalkosten besser zu steuern.

Welche Daten werden für eine zuverlässige Lohnvorschau benötigt?

Benötigt werden vollständige Arbeitszeitdaten inklusive Pausen, Zuschläge, Urlaub und Krankheit sowie die Stammdaten der Mitarbeitenden und Lohnarten. Je aktueller und genauer die Zeiterfassung, desto verlässlicher die Lohnvorschau.

Wie unterstützt digitale Zeiterfassung die Lohnvorschau?

Digitale Zeiterfassung stellt die Arbeitszeiten in Echtzeit bereit und berechnet automatisch Zuschläge und Zeitkonten. Über Schnittstellen oder Lohnexporte werden diese Daten in die Lohnsoftware übertragen, wo die Lohnvorschau mit wenigen Klicks erstellt werden kann.