Lohnexport

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Lohnexport

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Lohnexport bezeichnet den automatisierten Export von abrechnungsrelevanten Daten – insbesondere Arbeitszeiten, Zuschläge und Abwesenheiten – aus der Zeiterfassungs- oder HR-Software in ein Lohn- und Gehaltsprogramm oder zum Steuerberater, meist über standardisierte Schnittstellen und Dateiformate.

Viele Geschäftsführer und Personalverantwortliche verbringen zum Monatsende Stunden mit dem manuellen Übertragen von Stundenzetteln in die Lohnabrechnung und kämpfen dabei mit Übertragungsfehlern und Rückfragen. Lohnexport ist relevant, weil er diesen Prozess deutlich vereinfacht, die Fehlerquote reduziert und die Zusammenarbeit mit Steuerberater oder Lohnbüro strukturiert. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen schafft ein durchdachter Lohnexport Überblick, spart Zeit und sorgt für nachvollziehbare, prüfsichere Abläufe.

Das Wichtigste in Kürze

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• Lohnexport überträgt Zeit- und Abwesenheitsdaten automatisiert in die Lohnabrechnung• Reduziert manuelle Eingaben, Fehler und Rückfragen zwischen Betrieb und Steuerberater• Digitale Zeiterfassung liefert strukturierte, prüfsichere Daten für den Lohnexport

Beim Lohnexport werden Daten aus der Zeiterfassung in ein Format gebracht, das Lohn- und Gehaltsprogramme direkt verarbeiten können. Typische Inhalte sind geleistete Stunden, Überstunden, Schicht- und Nachtzuschläge, Sonn- und Feiertagszuschläge, Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) sowie ggf. Kostenstellen. Ziel ist, Doppelarbeiten zu vermeiden und eine konsistente Datenbasis für die Lohnabrechnung zu schaffen.

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In der Praxis bedeutet das: Am Ende des Abrechnungszeitraums werden die freigegebenen Zeitdaten im Zeiterfassungssystem geprüft, ggf. korrigiert und dann mit wenigen Klicks exportiert. Häufig gibt es vordefinierte Exporte für gängige Lohnprogramme und Steuerberater, etwa über DATEV-Schnittstellen oder standardisierte CSV-/XML-Formate. So können die Daten direkt in die Lohnsoftware eingelesen werden, ohne manuelle Nacherfassung.

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Ein sauber aufgesetzter Lohnexport unterstützt auch die Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa der Aufzeichnungspflicht von Arbeitszeiten (u. a. relevant für Mindestlohn und Arbeitszeitgesetz) und der Dokumentation für Betriebsprüfungen. Digitale Zeiterfassung sorgt dafür, dass Zeiten strukturiert, vollständig und plausibel erfasst werden. Über definierte Lohnarten-Mappings (z. B. „Nachtzuschlag 25 %“, „Sonntagszuschlag“) werden diese Daten beim Export direkt den richtigen Lohnarten im Abrechnungssystem zugeordnet.

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Für kleinere Unternehmen ist wichtig, den Prozess möglichst einfach zu halten: klare Verantwortlichkeiten (wer prüft die Zeiten, wer löst den Export aus), ein fester Stichtag und einheitliche Regeln für Rundungen, Pausen und Zuschläge. So wird der Lohnexport zu einem wiederkehrenden, planbaren Prozess statt zu einer fehleranfälligen „Feuerwehraktion“ am Monatsende.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Welche Daten sollten beim Lohnexport mindestens enthalten sein?

Mindestens erforderlich sind die geleisteten Stunden pro Mitarbeiter, Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit) sowie relevante Zuschläge. In vielen Unternehmen kommen Kostenstellen und Projektzeiten hinzu, um Lohnkosten intern besser auswerten zu können.

Wie unterscheidet sich Lohnexport von einer DATEV-Schnittstelle?

DATEV ist ein verbreitetes System für Lohn- und Finanzbuchhaltung, vor allem bei Steuerberatern. Ein Lohnexport kann allgemein (z. B. CSV) oder speziell als DATEV-Export vorbereitet sein. Eine DATEV-Schnittstelle ist damit eine spezielle Form des Lohnexports mit definiertem Format.

Ist Lohnexport auch für sehr kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden sinnvoll?

Ja, denn gerade bei knappen administrativen Ressourcen spart ein automatisierter Lohnexport Zeit und reduziert Fehler. Selbst bei fünf bis zehn Mitarbeitenden lohnt sich eine digitale Zeiterfassung mit Lohnexport, insbesondere wenn mit einem Steuerberater zusammengearbeitet wird.