GPS-Zeiterfassung

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GPS-Zeiterfassung

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GPS-Zeiterfassung bezeichnet die mobile Arbeitszeiterfassung, bei der Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit mit dem aktuellen Standort des Mitarbeiters per GPS verknüpft werden. Sie wird vor allem im Außendienst, Bau, Handwerk und bei Serviceeinsätzen genutzt.

Viele Unternehmen mit Mitarbeitern im Außendienst kämpfen mit unklaren Einsatzzeiten, unvollständigen Stundenzetteln und Diskussionen über Fahrt- und Arbeitswege. GPS-Zeiterfassung schafft hier Transparenz: Arbeitszeiten werden direkt vor Ort per Smartphone oder Gerät erfasst und mit dem Standort verknüpft. So lassen sich Einsätze nachvollziehbar dokumentieren, Touren besser planen und Abrechnungen gegenüber Kunden und Mitarbeitern plausibel belegen.

Das Wichtigste in Kürze

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• GPS-Zeiterfassung verknüpft Arbeitszeiten mit Standortdaten, vor allem im Außendienst• Hilft bei transparenter Einsatzdokumentation, Kundenabrechnung und Planung• Erfordert strikte Einhaltung der DSGVO, Datenminimierung und transparente Regeln

GPS-Zeiterfassung kombiniert mobile Zeiterfassung mit Standortdaten. Mitarbeitende stempeln per App oder mobilem Gerät, während das System den jeweiligen Standort über GPS speichert. Typische Einsatzbereiche sind Bau- und Handwerksbetriebe, Gebäudereinigung, Pflege- und Lieferservices, bei denen Mitarbeitende täglich mehrere Einsatzorte anfahren.

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In der Praxis wird häufig festgelegt, dass GPS nur beim Kommen/Gehen oder bei Statuswechseln (z. B. „Fahrtzeit“, „Arbeitszeit vor Ort“) erfasst wird. So entsteht eine nachvollziehbare Zeitleiste der Einsätze, ohne eine permanente Bewegungsüberwachung. Moderne Systeme erlauben Geofencing: Arbeitszeiten können nur in definierten Zonen (Baustelle, Objekt, Kunde) gestartet werden, was die Plausibilität der Daten erhöht und Manipulation erschwert.

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Rechtlich ist GPS-Zeiterfassung datenschutzsensibel. Es gelten insbesondere DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Entscheidend sind Datenminimierung, klare Zwecke (z. B. Arbeitszeitdokumentation, Einsatzplanung), begrenzte Speicherfristen und transparente Information der Beschäftigten. Eine dauerhafte Live-Ortung ohne konkreten Anlass ist meist kritisch und kann unverhältnismäßig sein; der Betriebsrat – sofern vorhanden – hat bei Einführung mitzubestimmen.

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Gleichzeitig unterstützt GPS-Zeiterfassung die Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten: Arbeitszeitnachweise nach Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Kontrolle von Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen sowie die korrekte Zuordnung von Zeiten zu Projekten oder Kostenstellen. Digitale Zeiterfassungssysteme bieten Auswertungen für Lohnabrechnung, Kundenabrechnung und Controlling und reduzieren fehleranfällige handschriftliche Stundenzettel.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Ist GPS-Zeiterfassung für Arbeitgeber rechtlich erlaubt?

GPS-Zeiterfassung kann zulässig sein, wenn sie verhältnismäßig, zweckgebunden und datenschutzkonform gestaltet wird. Wichtig sind transparente Information der Beschäftigten, Datenminimierung und angemessene Speicherfristen; bei Betriebsrat ist dessen Mitbestimmung erforderlich.

Müssen Mitarbeiter der GPS-Zeiterfassung zustimmen?

Im Arbeitsverhältnis ist eine freiwillige Einwilligung oft problematisch. Üblicher sind Regelungen über Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Richtlinien, die Zweck, Umfang und Technik klar festlegen und die Vorgaben der DSGVO beachten.

Werden Mitarbeiter mit GPS-Zeiterfassung dauerhaft überwacht?

Das sollte ausdrücklich vermieden werden. In der Praxis werden meist nur Zeitpunkte oder kurze Phasen beim Stempeln oder Statuswechsel erfasst, nicht der komplette Bewegungsverlauf. Eine dauerhafte Ortung ist datenschutzrechtlich in der Regel unverhältnismäßig.