Exportformat in der Zeiterfassung einfach erklärt

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Ein Exportformat legt fest, in welcher Struktur und Dateiart Daten aus einem Zeiterfassungssystem ausgegeben werden. Es bestimmt, welche Informationen enthalten sind, wie sie angeordnet werden und in welchen Programmen (z. B. Lohnabrechnung, Excel, DATEV) diese weiterverarbeitet werden können.

In vielen Unternehmen werden Arbeitszeiten digital erfasst, doch spätestens bei der Lohnabrechnung oder beim Reporting entsteht Aufwand: Daten müssen manuell übertragen, umformatiert oder korrigiert werden. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig. Das richtige Exportformat sorgt dafür, dass Zeiterfassungsdaten strukturiert, kompatibel und ohne Medienbrüche in Lohnprogramme, Buchhaltung oder Controlling übernommen werden können.

Das Wichtigste in Kürze

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• Exportformate legen Struktur und Dateityp der Zeiterfassungsdaten fest• Passende Formate sparen Zeit bei Lohnabrechnung, Controlling und Steuerberater• Digitale Zeiterfassung bietet vordefinierte und anpassbare Exportformate für nahtlose Weiterverarbeitung

Ein Exportformat beschreibt die technische und inhaltliche Form, in der Daten aus der Zeiterfassungssoftware ausgegeben werden. Dazu gehören unter anderem Dateityp (z. B. CSV, Excel, PDF, XML), Zeichensatz, Trennzeichen und die konkrete Spaltenstruktur (z. B. Personalnummer, Kostenstelle, Stunden je Lohnart, Zuschläge). Je besser das Exportformat zu den eingesetzten Lohn- und ERP-Systemen passt, desto weniger manuelle Nacharbeit ist nötig.

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Im Alltag kleiner und mittlerer Unternehmen spielt das Exportformat vor allem in zwei Bereichen eine Rolle:

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Lohn & Gehalt: Export von Stunden, Zuschlägen und Abwesenheiten für Lohnprogramme oder DATEV. Passende Lohnarten und feste Feldreihenfolgen vermeiden Korrekturen in der Lohnabrechnung.
Auswertung & Controlling: Export von Projektzeiten, Kostenstellen oder Abteilungen zur Auswertung in Excel, BI-Tools oder zur Weitergabe an Steuerberater.

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Moderne digitale Zeiterfassung bietet meist mehrere vordefinierte Exportformate (z. B. "DATEV-Export", "Lohnexport" oder CSV-Vorlagen) und teilweise frei konfigurierbare Formate. So lässt sich festlegen, welche Daten enthalten sein sollen (z. B. nur abrechnungsrelevante Stunden, keine Detailbewegungen) und in welchen Aggregationen (Tag, Woche, Monat, Mitarbeiter, Projekt).

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Auch Compliance-Aspekte spielen eine Rolle: Für Aufzeichnungspflichten nach Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Mindestlohn und Nachweisgesetz sowie für interne Prüfungen ist wichtig, dass Daten vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher exportiert werden können, etwa im Rahmen eines Audit-Trails. Ein strukturiertes Exportformat erleichtert zudem die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und vereinfacht Betriebsprüfungen.

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Digitale Zeiterfassungssysteme übernehmen hier die technische Komplexität: Sie stellen passende Exportformate bereit, sorgen für konsistente Daten und reduzieren so Übertragungsfehler und manuellen Aufwand in Verwaltung und Lohnabrechnung.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Welche Exportformate sind für die Lohnabrechnung besonders wichtig?

Für die Lohnabrechnung werden häufig standardisierte Formate wie DATEV-Export, spezielle Lohnexport-Formate einzelner Lohnprogramme oder strukturierte CSV-Dateien genutzt. Wichtig ist, dass Personalnummern, Lohnarten und Zeitarten exakt zu den Vorgaben der Lohnsoftware passen.

Worin liegt der Unterschied zwischen CSV-, Excel- und PDF-Exportformaten?

CSV und Excel eignen sich für die Weiterverarbeitung in Lohn- oder Controlling-Systemen, da die Daten strukturiert und maschinenlesbar sind. PDF ist vor allem für Nachweise, Archivierung und Ausdruck gedacht, aber nur eingeschränkt für automatische Weiterverarbeitung geeignet.

Kann ein Exportformat individuell angepasst werden?

Viele Zeiterfassungssysteme erlauben die Konfiguration eigener Exportformate, etwa Auswahl der Felder, Reihenfolge oder Aggregation. So lassen sich Exporte genau auf Anforderungen von Lohnbüro, Steuerberater oder internen Auswertungen zuschneiden.