Dienstreise

Eine Dienstreise liegt vor, wenn Beschäftigte ihre regelmäßige Arbeitsstätte verlassen, um im Auftrag des Arbeitgebers eine berufliche Aufgabe zu erledigen – etwa Kundenbesuche, Baustellentermine, Messen oder Schulungen. Entscheidend ist der betriebliche Anlass, nicht die Entfernung.

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Arbeitsrechtlich spielen insbesondere das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und ggf. Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen eine Rolle. Zu klären ist vor allem, inwieweit Reisezeit als Arbeitszeit gilt. Grundsatz in der Praxis: Aktive Fahrtzeit mit dem Auto oder das Arbeiten im Zug (E-Mails, Vorbereitung von Terminen) wird überwiegend als Arbeitszeit behandelt. Reine Mitfahrt ohne Arbeitsleistung ist im Einzelfall zu prüfen; hier kommt es auf vertragliche oder tarifliche Regelungen an. Trotz Dienstreise müssen Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen beachtet werden.

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Kostenrechtlich geht es um Fahrtkosten (Kilometerpauschale, Tickets), Übernachtung und Verpflegungsmehraufwand. Für die steuerliche Behandlung gelten insbesondere die Vorgaben des Einkommensteuergesetzes (EStG) und der Reisekostenrichtlinien des Unternehmens. Klare interne Regelungen vermeiden Diskussionen mit Mitarbeitenden und dem Steuerberater.

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Digitale Zeiterfassung erleichtert den Umgang mit Dienstreisen erheblich: Mitarbeitende können Beginn, Ende und Art der Reisezeiten (Fahrtzeit, Arbeit vor Ort, Wartezeit) mobil per App erfassen. Systeme ordnen Zeiten Projekten oder Kostenstellen zu und unterstützen bei der Einhaltung des ArbZG, etwa durch Warnungen bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit. Integrierte Reisekostenfunktionen ermöglichen, Belege zu fotografieren und Spesen automatisch zu berechnen, was die Abrechnung in der Lohnbuchhaltung beschleunigt.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.