DATEV-Export

DATEV-Export ist ein Sammelbegriff für standardisierte Datenformate, mit denen Arbeitszeit- und Lohndaten aus einer Zeiterfassungs- oder Personalsoftware direkt in DATEV-Lohnprogramme übernommen werden können. Typische Inhalte sind Arbeitsstunden, Überstunden, Zuschläge (z. B. Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge), Fehlzeiten, Kostenstellen und ggf. Projektzeiten.

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In der Praxis bedeutet das: Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit digital, etwa per Terminal, App oder Weboberfläche. Das Zeiterfassungssystem berechnet daraus die relevanten Lohnarten, prüft Regelungen zu Arbeitszeitgesetz, Pausen und Ruhezeiten technisch mit und stellt die Daten anschließend im passenden DATEV-Format bereit. Der Steuerberater oder die interne Lohnbuchhaltung importiert diese Datei in das DATEV-System, ohne manuelles Nachtippen. Dadurch sinkt das Fehlerrisiko, und Änderungen (z. B. neue Mitarbeitende, angepasste Arbeitszeitmodelle) lassen sich schneller abbilden.

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Besonders wichtig ist der DATEV-Export für Unternehmen mit Dokumentationspflichten, etwa im Zusammenhang mit Mindestlohn oder branchenspezifischen Aufzeichnungspflichten. Eine saubere digitale Zeiterfassung unterstützt dabei, die notwendigen Nachweise zu Arbeitszeit, Zuschlägen und Abwesenheiten strukturiert vorzuhalten und revisionssicher auszugeben.

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Moderne Zeiterfassungssysteme bieten oft eine direkte DATEV-Schnittstelle, bei der der DATEV-Export automatisiert und regelmäßig ausgeführt wird. So entsteht ein durchgängiger Prozess von der Arbeitszeiterfassung über die Prüfung bis hin zur Lohnabrechnung – mit weniger Rückfragen zwischen Unternehmen und Steuerberater und einer besseren Transparenz über Personalkosten.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.