Auftragszeiterfassung

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Projektzeiterfassung,Kostenstellen,Auswertungen

Auftragszeiterfassung bezeichnet die systematische Erfassung von Arbeitszeiten direkt auf konkrete Aufträge, Projekte oder Kunden. Sie ermöglicht es, Personalaufwand, Kosten und Wirtschaftlichkeit einzelner Aufträge transparent zu machen und bildet die Grundlage für Abrechnung, Kalkulation und Controlling.

In vielen kleinen Unternehmen ist zwar bekannt, wie ausgelastet die Mitarbeiter sind – aber nicht, welche Aufträge tatsächlich Geld verdienen. Stunden landen pauschal auf „Allgemeines“ oder werden gar nicht sauber zugeordnet. Auftragszeiterfassung schafft hier Klarheit, indem Arbeitszeiten konsequent den jeweiligen Aufträgen zugeordnet werden. So entstehen belastbare Zahlen für Angebotspreise, Nachkalkulation und Abrechnung gegenüber Kunden.

Das Wichtigste in Kürze

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• Ordnet Arbeitszeiten direkt konkreten Aufträgen, Projekten oder Kunden zu• Ermöglicht realistische Kalkulation, Nachkalkulation und transparente Abrechnung• Digitale Systeme liefern Auswertungen zu Wirtschaftlichkeit und Auslastung

Auftragszeiterfassung bedeutet, dass geleistete Arbeitszeit nicht nur allgemein als Arbeitsstunden erfasst wird, sondern direkt einem bestimmten Auftrag, Projekt oder Kunden zugeordnet wird. Im Unterschied zur reinen Arbeitszeiterfassung (Beginn, Ende, Pausen) steht hier der wirtschaftliche Bezug im Mittelpunkt: Welche Tätigkeiten werden für welchen Auftrag erbracht – und zu welchem Zeitaufwand.

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In der Praxis wird häufig mit Auftragsnummern, Projektnamen oder Kostenstellen gearbeitet. Mitarbeitende wählen bei Arbeitsbeginn oder Tätigkeitswechsel den passenden Auftrag aus und buchen ihre Zeit darauf. Gerade in Branchen wie Handwerk, Bau, Agenturen, IT-Dienstleistung, Pflege oder Gebäudereinigung ist dies entscheidend, um Angebote realistisch zu kalkulieren, Nachträge zu begründen und Leistungen transparent gegenüber Kunden abzurechnen.

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Rechtlich ist zwischen Arbeitszeiterfassung und Auftragszeiterfassung zu unterscheiden: Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Pausen; nach EuGH-Urteil und aktueller Diskussion wird eine verlässliche Arbeitszeiterfassung erwartet. Die Auftragszeiterfassung dient dagegen vor allem betriebswirtschaftlichen Zwecken. Dennoch müssen datenschutzrechtliche Vorgaben der DSGVO beachtet werden, etwa Datenminimierung und transparente Information der Beschäftigten.

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Digitale Zeiterfassungssysteme erleichtern die Auftragszeiterfassung erheblich: Per App, Terminal oder Weboberfläche können Zeiten in Echtzeit auf Aufträge gebucht werden. Auswertungen zeigen Deckungsbeiträge, Stundensätze und Auslastung pro Auftrag. Schnittstellen zu Lohnabrechnung und Faktura reduzieren manuelle Übertragungen und Fehler. Für kleine und mittlere Unternehmen entsteht so eine fundierte Basis für Preisgestaltung, Ressourcenplanung und strategische Entscheidungen.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen sollte ein Fachanwalt oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich Auftragszeiterfassung von Arbeitszeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung dokumentiert vor allem Beginn, Ende und Pausen im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Auftragszeiterfassung ordnet diese Zeiten zusätzlich konkreten Aufträgen oder Projekten zu. Sie dient damit vor allem der Kalkulation, Abrechnung und dem Controlling.

Ist Auftragszeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?

Es gibt keine allgemeine Pflicht zur Auftragszeiterfassung, wohl aber zur Arbeitszeiterfassung nach Arbeitszeitgesetz und EuGH-Rechtsprechung. In vielen Branchen ist auftragsbezogene Erfassung jedoch faktisch notwendig, um Leistungen nachweisbar abzurechnen und wirtschaftlich zu steuern.

Wie detailliert sollte Auftragszeiterfassung im Alltag sein?

Die Erfassung sollte so detailliert sein, dass aussagekräftige Auswertungen möglich sind, ohne den Aufwand für Mitarbeitende zu übertreiben. In der Praxis bewährt sich eine Struktur aus Auftrag/Projekt plus wenigen Tätigkeitsarten, die digital mit wenigen Klicks gebucht werden können.